Seu guia para ser um administrador do Dropbox
30 Leitura de minutos
A conta de equipe do Dropbox é o lugar ideal para armazenar todo o trabalho da sua equipe. Com um painel de administração intuitivo, espaço da equipe e recursos avançados de segurança, o Dropbox oferece as ferramentas necessárias para deixar sua equipe pronta para trabalhar.
Este guia apresenta as funcionalidades, permissões e controles de segurança que você gerenciará como um novo administrador. Para saber mais sobre os recursos principais do Dropbox (como sincronizar e compartilhar), consulte o guia para membros da equipe.
Como entrar na sua conta do Dropbox como administrador
Como entrar na sua conta de administrador do Dropbox no site dropbox.com
Ao fazer uma assinatura de uma conta de equipe do Dropbox, você deve configurar uma conta como administrador no site dropbox.com. Para usar o Dropbox, você precisa entrar na sua conta com as credenciais selecionadas nessa configuração inicial.
Acesse www.dropbox.com.
Selecione a opção de entrada correta.
Recursos relacionados
Como acessar a seção de Administração
A seção de Administração é seu núcleo central de visibilidade e controle. Você pode acessá‑la em dois passos simples:
Acesse sua conta no site dropbox.com usando as credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Dependendo da sua função de administrador, você obterá opções diferentes que ajudam a supervisionar os membros, analisar o fluxo de trabalho da sua equipe e convidar membros da equipe para criar contas.
Que tal conhecer a seção de Administração? Assista ao nosso tutorial sobre a sessão de Administração.
Como configurar uma estrutura de pastas para a sua equipe
Com uma conta de equipe do Dropbox, sua equipe tem um espaço de trabalho que funciona como uma unidade compartilhada. O Dropbox funciona melhor quando a estrutura do espaço da equipe reflete a estrutura da sua empresa.
Recomendamos que você conclua os seguintes passos antes de convidar seus colegas para entrar na sua equipe do Dropbox:
Crie os grupos de usuários que você planeja atribuir a essas pastas. Uma equipe pode ser funcional, como “Vendas” ou “RH”, ou multifuncional, se reunindo para trabalhar em um projeto, como “Integração de novos colaboradores”.
Crie a estrutura de pastas com uma pasta para cada equipe.
Como criar uma pasta da equipe
Uma pasta da equipe é como um arquivo on‑line, mas sem a papelada. Você define a estrutura da pasta e o sistema de organização; assim, fica mais encontrar o que você precisa, quando precisa.
Na página Conteúdo, você pode organizar a estrutura de pastas no seu novo espaço de equipe. Nesta página, certos tipos de administradores também podem gerenciar a participação no conteúdo compartilhado.
Criar uma pasta de equipe:
Entre no dropbox.com usando sua conta de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Conteúdo na barra lateral esquerda.
Clique em Nova pasta.
Escolha se todos os membros da equipe devem ter acesso a essa pasta ou apenas membros específicos.
Escolha o tipo de acesso que os membros devem ter ao conteúdo da pasta através das opções Pode visualizar ou Pode editar.
Pode visualizar: os membros podem somente visualizar (e baixar) o conteúdo desta pasta.
Pode editar: os membros podem visualizar, editar e gerenciar o acesso ao conteúdo da pasta.
Clique em Criar.
Observação: como padrão, qualquer pessoa com permissões de edição em uma pasta tem também permissões de edição em todas as suas subpastas. Por exemplo, se os membros de um grupo puderem editar “Design”, eles também poderão editar qualquer pasta dentro de “Design”.
Como criar um grupo
Um grupo é um conjunto de membros da equipe que precisam de acesso às mesmas informações, seja por equipe, departamento ou até mesmo projeto. Você usará esses grupos para atribuir acesso às pastas da equipe. Apenas certos tipos de administradores podem criar um grupo gerenciado pela empresa.
Para criar um grupo:
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Grupos na barra lateral esquerda.
Clique em Criar grupo.
Digite o nome do grupo.
Escolha se o grupo será gerenciado pela empresa ou pelo usuário.
Clique em Criar.
Adicionar membros a um grupo
Somente administradores podem adicionar membros a um grupo gerenciado pela empresa. Membros da equipe não podem pedir para entrar em um grupo gerenciado pela empresa.
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Grupos na barra lateral esquerda.
Clique no nome do grupo ao qual deseja adicionar membros.
Clique em Adicionar membros.
Digite o nome da pessoa que deseja convidar e clique em Adicionar membros.
Recursos relacionados
Como baixar o Dropbox para o seu computador e dispositivos móveis
Independentemente de estar trabalhando em casa, no escritório ou viajando para uma reunião de negócios, o Dropbox facilita o acesso a todos os seus arquivos, fotos e vídeos em qualquer lugar.
Depois que o Dropbox estiver instalado no seu computador, aparecerá um ícone do Dropbox na barra de tarefas (Windows) ou na barra de menu (Mac) e uma pasta do Dropbox no seu disco rígido, onde você poderá trabalhar com os mesmos arquivos que estão em dropbox.com.
Como baixar o aplicativo do Dropbox para desktop
Baixe o aplicativo do Dropbox para desktop.
Abra o arquivo que você baixou.
Você deverá entrar na sua conta com suas credenciais da conta de equipe do Dropbox.
Informe o mesmo endereço de e‑mail e senha usados para acessar sua conta no site dropbox.com (esses dados serão os mesmos para todos os seus dispositivos).
O aplicativo Dropbox para desktop está disponível para os sistemas operacionais Linux, Windows e macOS.
Recursos relacionados
Saiba mais sobre o uso do aplicativo do Dropbox no Windows 10 em modo S ou no Linux
Saiba mais sobre a compatibilidade do Dropbox com seu sistema operacional
O que fazer se eu não estiver conseguindo instalar o Dropbox
Como baixar o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis
Baixe o aplicativo em dropbox.com/mobile ou na loja de aplicativos de sua preferência.
Se você já tiver o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis no seu celular ou tablet, basta entrar na sua conta com seu e‑mail e senha. Você também pode acessar a sua conta usando o SSO com a conta do Google ou da Apple.
Como adicionar arquivos e pastas à sua conta do Dropbox
Assim que baixar o aplicativo para dispositivos móveis e o aplicativo para desktop, é hora de colocar o Dropbox para funcionar, adicionando arquivos, fotos e vídeos.
Adicionar um arquivo ou pasta à sua conta via dropbox.com
Depois de iniciar uma sessão no dropbox.com, adicionar arquivos à sua conta é tão fácil quanto arrastar e soltar a partir do sistema de arquivos do computador. Ou siga estes passos para enviar um arquivo ou pasta a partir do computador:
Faça login no dropbox.com.
Clique em Enviar na barra de busca na parte superior.
Clique em Arquivos ou Pasta.
Se você escolher Arquivos, selecione quantos arquivos desejar e clique em Abrir.
Se você escolher Pasta, selecione uma pasta e clique em Enviar.
Adicionar arquivos ou pastas ao Dropbox do seu computador
Arraste e solte os arquivos ou pastas na pasta do Dropbox do seu computador. Ou use a opção de menu Salvar como, disponível na maioria dos aplicativos, para salvar os arquivos diretamente na sua pasta do Dropbox.
Os arquivos e pastas contidos na sua pasta do Dropbox serão sincronizados automaticamente com o dropbox.com e com os aplicativos do Dropbox para desktop ou para dispositivos móveis em qualquer outro dispositivo conectado à sua conta.
Adicionar um arquivo ou pasta do computador à sua conta do Dropbox
Assim como no Explorador de Arquivos (Windows) ou no Finder (Mac), você pode arrastar e soltar arquivos no aplicativo para desktop:
Arraste e solte o arquivo ou a pasta na pasta do Dropbox em seu disco rígido.
Selecione a pasta do Dropbox com a opção Salvar como disponível na maioria dos aplicativos.
Você costuma usar o Microsoft Office? Em “Preferências”, na aba “Geral” você pode tornar o Dropbox um local padrão para salvar arquivos. Com isso você economiza um pouco mais de tempo.
Adicionar um arquivo ou pasta usando o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis
Também é possível enviar arquivos, fotos e vídeos manualmente para sua conta do Dropbox usando o aplicativo móvel. Os passos para enviar arquivos manualmente do seu dispositivo móvel podem variar um pouco dependendo do tipo de dispositivo que você usa.
Celular ou tablet Android
- Abra o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.
- Abra a pasta onde deseja salvar seus arquivos.
- Toque em " + " (sinal de mais).
- Toque em Enviar arquivos .
- Localize os arquivos que deseja enviar e toque neles para selecioná-los para envio.
- Toque em Enviar .
Celular ou tablet iOS
- Abra o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.
- Abra a pasta onde deseja salvar seus arquivos.
- Toque em " + " (sinal de mais).
- Toque Criar ou enviar arquivo .
- Toque Enviar arquivo .
- Toque em Navegar e encontre o arquivo que deseja enviar.
- Selecione o local onde deseja salvar o arquivo na sua conta do Dropbox.
- Toque em Enviar .
Como configurar o compartilhamento da sua conta de equipe do Dropbox
Os administradores podem configurar e gerenciar o compartilhamento automático através das pastas da equipe. Também é possível personalizar regras para toda a equipe que sejam válidas para todas as pastas compartilhadas criadas pela equipe.
Acesse dropbox.com com suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Configurações.
Em Conteúdo, clique em Compartilhar.
Observação: as alterações nessas configurações não se aplicam retroativamente.
Como evitar que os membros compartilhem conteúdo com pessoas que não fazem parte da equipe
Dependendo de como sua equipe precisa usar o Dropbox, você pode querer restringir o que será compartilhado externamente.
Acesse a página Configurações e role a tela para baixo até Conteúdo.
Clique em Compartilhamento.
Ao lado de Compartilhar links externamente, selecione a opção Desativado.
Isso garante que os membros da equipe só possam compartilhar arquivos e pastas com outros membros.
Saiba mais sobre como configurar permissões de compartilhamento para toda a equipe neste vídeo:
Como compartilhar um arquivo ou pasta na sua conta do Dropbox
Compartilhar um arquivo ou pasta no dropbox.com
Faça login no dropbox.com.
Passe o cursor sobre o item que você gostaria de compartilhar.
Clique no ícone Compartilhar que aparece.
Digite o e‑mail ou nome da pessoa, pessoas ou grupo com quem deseja compartilhar.
Selecione Pode editar ou Pode visualizar no menu suspenso.
Clique em Configurações para personalizar quem tem acesso ou desabilitar os downloads. Você pode exigir uma senha e definir um prazo de validade.
Clique em Compartilhar arquivo ou Compartilhar pasta. Os destinatários receberão um convite por e‑mail para acessar o conteúdo que você compartilhou.
Você também pode clicar em Copiar link (se ainda não tiver criado um link, clique em Criar e copiar link).
O link será copiado para a área de transferência. Em seguida, você pode colá‑lo em um e‑mail, bate‑papo ou outra mensagem.
Compartilhar um arquivo ou pasta localizado na pasta do Dropbox usando o aplicativo do Dropbox para desktop
Clique em Compartilhar.
Digite o e-mail, nome ou grupo da pessoa (ou das pessoas) com quem você quer compartilhar.
Selecione Pode editar ou Pode visualizar no menu suspenso.
Clique em Compartilhar. A pessoa receberá um e-mail com um link para o arquivo ou pasta.
Compartilhar um arquivo ou pasta usando o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis
Navegue até o arquivo ou pasta que deseja compartilhar.
Toque em "…" (reticências).
Toque em Compartilhar.
Toque em Criar um link.
Se um link para esse conteúdo já tiver sido criado, toque em Compartilhar link ao lado de Qualquer pessoa com este link pode visualizar.
Selecione a forma como deseja compartilhar o link nas opções Pode editar ou Pode visualizar. É possível deixar comentários nas duas opções.
Como configurar o Dropbox Paper para a sua equipe
O Dropbox Paper é uma ótima forma de sua equipe escrever opiniões, colaborar e compartilhar ideias.
Como convidar membros da equipe para sua conta de equipe do Dropbox
A menos que você tenha dado aos membros permissão para convidar, apenas certos tipos de administradores podem convidar membros para a conta da equipe. Cada membro convidado usa uma das licenças do plano.
Você pode convidar membros por meio da seção de Administração ou do Dropbox Active Directory Connector. Recomendamos que você use a seção de Administração para fazer isso.
Convidar membros para a equipe através da seção de Administração
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Membros na barra lateral esquerda.
Clique em Convidar membros.
Insira os endereços de e‑mail das pessoas que deseja convidar.
Clique em Convidar.
Observação: Você também pode importar um arquivo CSV se quiser convidar membros em massa para a sua equipe.
Os membros da equipe que já usam uma conta do Dropbox para trabalhar podem converter suas contas pessoais em uma conta de equipe do Dropbox. Outra opção é criar uma nova conta.
Convidando os membros da equipe através de uma integração
Se você já tiver um SSO ou se estiver planejando implementar um, recomendamos convidar os membros da equipe usando o conector Active Directory.
Como adicionar outro administrador à sua conta de equipe do Dropbox
Recomendamos que todas as equipes tenham pelo menos dois administradores que possam ajudar com tarefas específicas, como o gerenciamento da segurança das contas e a integração de novos membros.
Para adicionar novos administradores pela seção de Administração:
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Membros na barra lateral esquerda.
Encontre e selecione o membro que você deseja tornar administrador.
Clique em “...” (reticências) à direita do nome dele.
Selecione Tornar administrador.
Você pode alterar essas permissões a qualquer momento.
Para saber mais sobre o que cada administrador pode fazer, consulte este módulo.
Como entrar como um dos membros da sua equipe do Dropbox
Certos tipos de administradores podem entrar como membro para acessar a conta de qualquer pessoa da sua equipe. Esse acesso permite que você faça o seguinte:
Visualizar a estrutura de pastas de um membro da equipe.
Compartilhar arquivos e pastas com outros usuários.
Visualizar, abrir e baixar arquivos.
Excluir arquivos ou restaurar arquivos excluídos.
Para entrar como membro:
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Acesse a página Membros.
Clique em “...” (reticências) ao lado do nome do membro da equipe para entrar na conta dele.
Clique em Entrar como membro.
Clique em Entrar para confirmar a seleção.
Redirecionaremos você para a conta de usuário selecionada, onde poderá agir em nome desse membro.
Quando terminar, não se esqueça de clicar em Sair no banner vermelho que fica na parte superior da página. Isso ajudará a evitar posteriores alterações acidentais na conta errada.
Observação: esse recurso está disponível apenas para contas de equipe do Dropbox nos planos Advanced ou Enterprise.
Como suspender ou excluir um membro de uma conta de equipe do Dropbox
Você pode usar a seção Administração para suspender ou remover alguém da sua equipe.
Como suspender um membro do Dropbox para equipes
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Membros.
Clique em “…” (reticências) ao lado do nome do usuário que você quer suspender.
Clique em Suspender.
Selecione Suspender e escolha se deseja excluir os arquivos deste usuário de qualquer dispositivo em que ele esteja conectado.
Como cancelar a suspensão ou excluir um membro suspenso
Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
Clique em Membros.
Clique em Suspender.
Clique em “…” (reticências) ao lado do nome do usuário suspenso.
Clique em Cancelar suspensão do membro ou Excluir membro.*
*Se você estiver excluindo o membro suspenso, será necessário escolher se deseja transferir o conteúdo dos arquivos dele.Clique em Cancelar suspensão ou em Excluir.
Se você cancelar a suspensão de um membro da equipe, ele recuperará imediatamente o acesso à conta. Ele receberá um e-mail informando que a conta está ativa novamente e poderá entrar usando sua senha atual (a menos que a equipe use SSO [logon único]).
Como transferir contas de equipe do Dropbox para novos membros da equipe
Uma vez que um membro da equipe é excluído, certos tipos de administradores do Dropbox podem transferir os arquivos e pastas desse membro excluído para outra pessoa da equipe. Esse recurso permite uma transição de propriedade sem interrupções, além de garantir que arquivos e pastas importantes não sejam perdidos ou fiquem inacessíveis após a saída de um membro da equipe.
Com a transferência de conta, você pode optar por fazer o seguinte:
Transfira tudo da conta antiga para um novo membro (inclusive arquivos, pastas e relacionamentos de compartilhamento)
Transfira o conteúdo para sua conta de administrador e escolha o que será enviado para o novo colaborador
Como treinar sua equipe a usar o Dropbox
A capacitação e o apoio aos membros da equipe durante a transição para o Dropbox é fundamental para o sucesso da implementação.
Recomendamos que você convide sua equipe a concluir o guia rápido do Dropbox, criado especificamente para membros da equipe. Este guia ajuda novos membros da equipe a adicionar e compartilhar arquivos, encontrar recursos de solução de problemas e muito mais.
Outros treinamentos
Em nossa biblioteca de aprendizado autoguiado, os membros da sua equipe podem escolher os tópicos e explorar os recursos do Dropbox em seus próprios ritmos, levando em conta seus próprios trabalhos. Como administrador, você pode atribuir tópicos específicos no treinamento para criar a melhor jornada de aprendizado possível para a sua equipe.
Aulas virtuais
Sua equipe também pode participar de uma sessão gratuita de aprendizado ao vivo do Dropbox. Essas sessões mostram aos novos membros as principais funções do Dropbox com a interatividade de uma sala de aula virtual.
Como usar integrações de aplicativos com o Dropbox
Os administradores podem gerenciar integrações de aplicativos na seção de Administração e os membros da equipe podem se conectar e gerenciar aplicativos de terceiros nas configurações da conta, a menos que os administradores bloqueiem a capacidade de conexão.
Os membros da equipe também podem usar o Dropbox App Center para encontrar e conectar aplicativos.
Comece a usar o Dropbox App Center
Entre no dropbox.com.
Clique no ícone de grade no canto superior direito e selecione App Center.
Navegue ou pesquise um aplicativo com o qual você gostaria de se conectar ou saber mais a respeito.
Compartilhar com o Slack
O Dropbox e o Slack reúnem seu conteúdo e suas conversas de maneira eficiente. A integração com o Slack permite que a sua quipe compartilhe arquivos e envie mensagens diretamente do Dropbox para as pessoas que usam o Slack. Você pode ver quem compartilhou o arquivo da sua equipe no Slack, quando isso ocorreu e em que canais ele foi compartilhado.
Faça login no dropbox.com.
Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda.
Passe o mouse sobre o nome do arquivo e clique na caixa de seleção que aparece à esquerda.
Clique na seta ao lado de Compartilhar na parte superior direita.
Clique em Slack.
Você tem a opção de adicionar uma mensagem.
Clique em Enviar ao lado do canal ou da pessoa com quem deseja compartilhar.
Saiba mais sobre como usar o Slack com o Dropbox
Conecte seu calendário
Quando os membros da equipe conectam o Google Agenda ou o calendário do Outlook à conta do Dropbox, podem facilmente encontrar o que precisam, quando precisam. A integração com o calendário permite que sua equipe visualize as próximas reuniões, participe delas e anexe arquivos às reuniões diretamente do computador.
Para conectar seu calendário no App Center:
Faça login no dropbox.com.
Clique no ícone de grade no canto superior direito e selecione App Center.
Clique em Google Calendar ou Outlook Calendar and Contacts.
Observação: se o Google Calendar ou o calendário do Outlook e Contatos não aparecer, use a barra de busca no App Center na parte superior da tela para encontrar os aplicativos.
Clique em Conectar e siga as instruções.
Descubra como anexar arquivos e participar de reuniões no Dropbox
Prepare sua equipe para o sucesso com a conta de equipe do Dropbox
É muito importante manter todos os seus arquivos e pastas em sincronia, assim como também é importante manter a equipe em sincronia. Saiba como controlar o acesso da sua equipe ao Dropbox, definir permissões para toda a equipe e muito mais.