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Votre guide d’administrateur Dropbox

30 minutes de lecture

Dropbox Business héberge tous les fichiers professionnels de votre équipe. Avec son interface d'administration intuitive, son espace d'équipe et ses puissantes fonctionnalités de sécurité, Dropbox vous offre les outils dont vous avez besoin pour rendre votre équipe rapidement opérationnelle.

Ce guide vous présente les fonctionnalités, autorisations et contrôles de sécurité que vous gérerez en tant qu'administrateur. Pour en savoir plus sur les notions de base de Dropbox (comment synchroniser et partager des documents, par exemple), consultez le guide destiné aux membres d'équipe.

Il est maintenant temps d'apprendre à configurer votre équipe.

Comment vous connecter à votre compte Dropbox en tant qu'administrateur

Vous pouvez accéder à votre compte Dropbox de trois manières différentes : sur dropbox.com, depuis l'application de bureau Dropbox et avec l'application mobile Dropbox.

Connexion à votre compte d'administrateur Dropbox sur dropbox.com

Lors de votre inscription pour ouvrir un compte Dropbox Business, nous vous invitons à configurer un compte sur dropbox.com en tant qu'administrateur. Pour utiliser Dropbox, il vous suffit de vous connecter à votre compte avec les identifiants choisis pendant la configuration initiale.

  1. Ouvrez un navigateur Web.

  2. Accédez au site www.dropbox.com.

  3. Sélectionnez l'une des options de connexion suivantes :

    • Cliquez sur Se connecter avec Google.

    • Cliquez sur Se connecter avec Apple.

  4. Cliquez sur Se connecter.

  5. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.

Afin de profiter au mieux de votre compte, installez ensuite l'application Dropbox sur votre ordinateur, votre tablette et votre téléphone. 

Pour en savoir plus sur ces applications, consultez le guidedestiné aux membres d'équipe.

Connexion à un compte Dropbox en utilisant la connexion à Google

Comment vous connecter à votre compte Dropbox via le service Connexion avec Apple

Comment vous connecter à votre compte Dropbox avec l'authentification unique

Vous ne parvenez pas à vous connecter à votre compte Dropbox ?

Comment accéder à l'interface d'administration

L'interface d'administration constitue le cœur de votre système, un élément indispensable à la visibilité et au contrôle. Vous pouvez y accéder en deux étapes simples :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale gauche.

En fonction de votre rôle d'administrateur, vous accédez à différents onglets qui vous aident à superviser l'activité des membres, à surveiller le workflow de votre équipe, mais aussi à inviter des membres à créer des comptes.

Comment configurer une arborescence de dossiers pour votre équipe

Avec Dropbox Business, votre équipe dispose d'un espace de travail qui fonctionne comme un lecteur partagé. Pour profiter au mieux de Dropbox Business, veillez à ce que la structure de l'espace d'équipe reflète celle de votre organisation. 

Avant d'inviter des collègues à rejoindre leur équipe, les administrateurs configurent généralement une structure de dossiers et créent les groupes d'utilisateurs qu'ils prévoient d'attribuer à ces dossiers.

Créer un dossier d'équipe

Un dossier d'équipe est un peu comme un classeur à tiroirs disponible en ligne, sans s'encombrer de documents papier. Vous définissez son arborescence de dossiers et son organisation pour retrouver facilement ce dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. 

Utilisez la page du contenu pour organiser l'arborescence de dossiers dans votre nouvel espace d'équipe. Depuis cette page, certains types d'administrateurs peuvent également gérer les membres qui ont accès aux contenus partagés.

Comment créer un dossier d'équipe

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec votre compte d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Cliquez sur Contenu dans la barre latérale de gauche.

  4. Cliquez sur Nouveau dossier.

  5. Décidez si tous les membres de votre équipe ou certaines personnes seulement ont accès à ce dossier.

  6. Indiquez si les membres disposent d'un accès Peut consulter ou Peut modifier sur le contenu du dossier.

    • Peut consulter : les membres peuvent uniquement consulter

      (et télécharger) le contenu de ce dossier.

    • Peut modifier : les membres peuvent consulter et modifier le contenu du dossier, mais aussi en gérer l'accès.

  7. Cliquez sur Créer.

Remarque : par défaut, tous les utilisateurs autorisés à modifier un dossier peuvent en modifier l'ensemble des sous-dossiers. Par exemple, si les membres d'un groupe peuvent modifier le dossier “Design”, ils peuvent aussi modifier tous les dossiers qu'il contient.

Créer un groupe

Un groupe rassemble des personnes qui ont besoin d'accéder aux mêmes informations, qu'elles fassent partie de l'équipe, du service ou du projet seulement. Vous utiliserez ces groupes pour attribuer l'accès aux dossiers d'équipe. Seuls certains types d'administrateurs peuvent créer un groupe géré par l'entreprise.

Création d'un groupe

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Cliquez sur Groupes dans la barre latérale gauche.

  4. Cliquez sur Créer un groupe.

  5. Attribuez un nom au groupe.

  6. Choisissez si le groupe sera géré par l'entreprise ou par les utilisateurs.

  7. Cliquez sur Créer.

Ajout de membres à un groupe

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres à un groupe géré par l'entreprise. Les membres de l'équipe ne peuvent pas demander à rejoindre ce type de groupe.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Cliquez sur Groupes dans la barre latérale gauche.

  4. Sélectionnez le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.

  5. Cliquez sur Ajouter des membres.

  6. Saisissez le nom de la personne à inviter.

  7. Cliquez sur Ajouter des membres.

Découvrez comment supprimer des membres d'un groupe ou en ajouter. 

En savoir plus sur les dossiers dans l'espace d'équipe

Comprendre la signification des icônes qui apparaissent sur les dossiers

Apprendre à déplacer des fichiers et dossiers dans l'espace d'équipe et comment les en retirer

Configuration des paramètres de partage de vos équipes Dropbox pour les entreprises

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer et gérer le partage automatique au moyen des dossiers d’équipe. Vous pouvez aussi personnaliser les règles qui s'appliquent à l'échelle de l'équipe pour tous les dossiers partagés créés par votre équipe.

  1.  Connectez-vous au site dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Cliquez sur Paramètres.

  4. Cliquez sur Partage.

Remarque : les modifications apportées à ces paramètres ne sont pas rétroactives.

Interdiction du partage de contenus en dehors de l'équipe

Selon la façon dont votre équipe a besoin d'utiliser Dropbox pour les entreprises, vous devrez peut-être restreindre le partage en externe.

  1. Accédez à l'onglet Paramètres, puis faites défiler jusqu'à l'option Contenu.

  2. Sélectionnez Partage.

  3. À côté de Partage de liens à l'extérieur de l'équipe, choisissez Désactivé.

    • Cette option permet de garantir que les membres de votre équipe partagent uniquement des fichiers et dossiers avec d'autres personnes de l'équipe.

Afin d'en savoir plus sur les autorisations de partage qu'il est possible de définir pour toute l'équipe, consultez notre cours de formation réservé aux administrateurs.

Comment configurer Dropbox Paper pour votre équipe

Dropbox Paper est un excellent moyen pour votre équipe de prendre des notes, de collaborer et de partager ses idées.

En savoir plus sur l'utilisation de Dropbox Paper

Comment inviter des membres de l'équipe à rejoindre un compte Dropbox pour les entreprises

À moins que vous n'ayez autorisé des membres de l'équipe à inviter des utilisateurs, seuls certains types d'administrateurs peuvent inviter des membres à rejoindre le compte de votre équipe. Chaque membre invité utilise une des licences de votre forfait.

Vous pouvez inviter des membres à partir de l'interface d'administration ou du Dropbox Active Directory Connector (connecteur Active Directory pour Dropbox). Nous vous recommandons d'utiliser l'interface d'administration pour inviter des membres.

Utilisation de l'interface d'administration pour inviter des membres de l'équipe

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.

  4. Cliquez sur Inviter des membres.

  5. Saisissez les adresses e‑mail des personnes à inviter.

  6. Cliquez sur Envoyer des invitations.

    • Remarque : vous pouvez aussi importer un fichier CSV pour inviter des membres de façon groupée à rejoindre votre compte.

Si un membre de l'équipe possède déjà un compte Dropbox personnel qu'il utilise à des fins professionnelles, il peut le convertir en compte Dropbox pour les entreprises. Il peut également créer un autre compte.

Utilisation d'une intégration pour inviter des membres de l'équipe

Si vous utilisez déjà une procédure d'authentification unique ou si vous prévoyez d'en implémenter une, nous vous recommandons d'inviter des membres de l'équipe au moyen d'un connecteur Active Directory.

Comment ajouter un autre administrateur à votre compte Dropbox Business

Nous vous recommandons de désigner au moins deux administrateurs par équipe et de leur attribuer des tâches spécifiques comme la gestion de la sécurité du compte ou l'accueil des nouveaux membres. 

Pour ajouter de nouveaux administrateurs depuis l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.

  4. Recherchez le membre que vous voulez désigner comme administrateur.

  5. Sélectionnez l'icône représentant une roue dentée à droite de son nom.

  6. Sélectionnez Ajouter un rôle d'administrateur.

Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment. Il existe huit rôles d'administrateur prédéfinis, chacun disposant d'un ensemble d'autorisations distinct. 

  • Les administrateurs d'équipe peuvent accéder à toutes les autorisations.

  • Les administrateurs des utilisateurs peuvent ajouter, supprimer et gérer les comptes des membres de l'équipe.

  • Les administrateurs d'assistance peuvent aider les membres dans certaines tâches, comme la réinitialisation des mots de passe.

  • Les administrateurs de facturation peuvent effectuer des paiements et renouveler les contrats.

  • Les administrateurs de contenu peuvent définir des autorisations sur les contenus et les gérer.

  • Les administrateurs de conformité* peuvent gérer les règles de conservation et les conservations légales. * Ce rôle d'administrateur est uniquement disponible auprès des équipes qui ont acheté l'option de gouvernance des données.

  • Administrateurs de rapports

    peuvent créer des rapports sur l'activité de l'équipe et les données des membres.

  • Administrateurs de sécurité

    peuvent gérer les alertes de sécurité, le partage à l'extérieur de l'équipe et les risques liés à la sécurité.

Pour en savoir plus sur ce que peut faire chaque type d'administrateur, consultez notre programme de formation pour les administrateurs

Comment se connecter en tant qu'un des membres de votre équipe Dropbox pour les entreprises

Vous pouvez vous connecter au compte d'un membre de l'équipe en utilisant la fonctionnalité de connexion en tant qu'utilisateur

Connexion en tant qu'utilisateur de certains types d'administrateurs

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration.

  3. Ouvrez la page Membres.

  4. Pour vous connecter au compte d'un membre de l'équipe, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée à côté du nom de ce membre.

  5. Cliquez sur Se connecter en tant qu'utilisateur.

  6. Cliquez sur Se connecter pour confirmer que vous souhaitez vous connecter au compte de l'utilisateur sélectionné.

Vous accédez au compte de l'utilisateur que vous avez sélectionné et vous pouvez intervenir en son nom.

Cet accès permet de :

  • Visualiser l'arborescence des dossiers d'un membre de l'équipe

  • Partager des fichiers et dossiers avec les autres

  • Visualiser, ouvrir et télécharger des fichiers

  • Supprimer des fichiers ou restaurer des fichiers supprimés

Quand vous avez terminé, n'oubliez pas de cliquer sur Se déconnecter dans la bannière rouge en haut de la page. Cela vous évitera par la suite d'apporter par erreur des modifications dans le mauvais compte.

Remarque : cette fonctionnalité est uniquement proposée aux équipes Dropbox pour les entreprises possédant un forfait Advanced ou Enterprise.

En savoir plus sur la fonctionnalité de connexion en tant qu'utilisateur

Suspension ou suppression d'un membre d'une équipe Dropbox pour les entreprises

Que vous souhaitiez suspendre ou supprimer un membre de votre équipe, vous pouvez le faire via l'interface d'administration.

Suspension d'un membre de l'équipe Dropbox pour les entreprises

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Sélectionnez l'onglet Membres.

  4. Recherchez le membre à suspendre.

  5. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée. 

  6. Dans le menu, sélectionnez Suspendre le membre.

Annulation de la suspension d'un membre

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Sélectionnez l'onglet Membres.

  4. Recherchez le membre dont vous souhaitez annuler la suspension.

  5. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée. 

  6. Dans le menu, sélectionnez Annuler la suspension du membre.

Suppression d'un membre de l'équipe Dropbox pour les entreprises

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.

  3. Sélectionnez l'onglet Membres.

  4. Recherchez le membre à supprimer.

  5. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée. 

  6. Dans le menu, sélectionnez Supprimer.

Le membre supprimé perdra immédiatement l'accès à son compte Dropbox pour les entreprises et à tout ce qu'il contient. Les administrateurs peuvent réutiliser la licence du membre supprimé et inviter une autre personne à rejoindre l'équipe. 

Transfert des comptes Dropbox pour les entreprises à de nouveaux membres de l'équipe

Si quelqu'un reprend le poste d'un employé qui a quitté l'entreprise, vous voudrez peut-être lui fournir facilement et rapidement tous les éléments dont il a besoin. Le transfert de compte vous offre deux possibilités : 

  • Transférer tout ce que contient l'ancien compte à un nouveau membre (y compris les fichiers, dossiers et relations de partage)

  • Transférer le contenu dans votre compte administrateur pour ensuite sélectionner ce qu'il convient d'envoyer au nouvel employé

Découvrez comment transférer les fichiers d'un membre dont le compte a été supprimé.

Comment former votre équipe à l'utilisation de Dropbox

La réussite de votre déploiement dépend grandement de la façon dont vous formez les membres et de l'aide que vous leur apportez sur Dropbox. 

Nous vous recommandons de demander à tous les membres de votre équipe de lire le guide de démarrage rapide Dropbox destiné aux membres d'équipe. Ce document se révèle très utile aux nouveaux utilisateurs en entreprise. Il explique, entre autres, comment ajouter et partager des fichiers, et comment trouver des solutions de dépannage.

Autres formations

Dans notre bibliothèque de cours d'autoformation, les membres de votre équipe peuvent choisir les rubriques qui les intéressent et explorer les fonctionnalités de Dropbox à leur rythme, en fonction de leurs besoins. En tant qu'administrateur, vous pouvez créer le parcours de formation idéal pour votre équipe en lui assignant des rubriques spécifiques.

Cours virtuels

Votre équipe peut également assister à une session gratuite de formation Dropbox en direct. Ces sessions aident les nouveaux membres à découvrir les principales fonctionnalités de Dropbox dans une salle de classe virtuelle où l'interactivité est de mise.

Utilisation des intégrations d'applications avec Dropbox

Les administrateurs peuvent gérer les intégrations d'applications à partir de l'interface d'administration, tandis que les membres d'équipe peuvent connecter et gérer les applications tierces dans les paramètres de leur compte, sauf si les administrateurs leur en ont interdit l'accès.

Les membres de l'équipe peuvent également utiliser le Dropbox App Center pour découvrir et connecter des applications.

Prise en main du Dropbox App Center

  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur l'icône en forme de grille en haut à gauche et sélectionnez App Center.

  3. Parcourez les applications ou recherchez une application que vous souhaitez connecter ou sur laquelle vous voulez en savoir plus.

Faites des présentations avec Zoom

Avec Dropbox et Zoom, les membres de votre équipe engagent des conversations en temps réel sur les contenus partagés. Grâce à l'intégration Zoom, votre équipe peut présenter des fichiers dans Zoom, mais aussi créer et rejoindre des réunions Zoom, directement à partir de Dropbox.

  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur Tous les fichiers dans la barre latérale située à gauche.

  3. Déplacez le curseur sur le fichier que vous souhaitez présenter, puis cochez la case qui apparaît sur la gauche.

  4. Cliquez sur la flèche à côté de Partager dans l'angle supérieur droit.

  5. Cliquez sur Zoom

  6. Cliquez sur Saisir l'identifiant de réunion Zoom, puis saisissez votre identifiant de réunion.

  7. Cliquez sur Present.

En savoir plus sur l'utilisation de Zoom avec Dropbox

Partagez vos contenus avec Slack

Dropbox et Slack rassemblent vos contenus et vos conversations pour faciliter la collaboration. Grâce à l'intégration Slack, les membres de votre équipe peuvent partager des fichiers et envoyer des messages dans Slack directement à partir de Dropbox. Ils peuvent voir qui a partagé leur fichier dans Slack, quand ce fichier a été partagé et sur quels canaux il a été partagé.

  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur Tous les fichiers dans la barre latérale située à gauche.

  3. Passez le curseur sur le nom du fichier, puis cochez la case qui apparaît sur la gauche.

  4. Cliquez sur la flèche à côté de Partager dans l'angle supérieur droit.

  5. Cliquez sur Slack.

    • Vous avez la possibilité d'ajouter un message.

  6. Cliquez sur Envoyer à côté du canal ou de l'utilisateur avec lequel vous souhaitez le partager.

En savoir plus sur l'utilisation de Slack avec Dropbox

Connectez votre agenda

En connectant un agenda Google ou Outlook à leur compte Dropbox, les membres de l'équipe peuvent trouver facilement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. L'intégration d'un agenda facilite la gestion de leurs réunions. Ils peuvent ainsi les afficher, y participer et y joindre des fichiers directement à partir de leur ordinateur.

Pour vous connecter à votre agenda dans l'App Center :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur l'icône en forme de grille en haut à droite et sélectionnez App Center.

  3. Cliquez sur Google Agenda ou sur Outlook Agenda et contacts.

    Remarque : si vous ne voyez pas ces options, utilisez la barre de recherche de l'App Center.

  4. Cliquez sur Connecter et suivez les instructions.

Découvrez comment joindre des fichiers et participer à des réunions depuis Dropbox.

Comment assurer la réussite de votre équipe avec Dropbox Business

Il est tout aussi important de garder votre équipe sur la même longueur d'onde que de s'assurer de la synchronisation de l'ensemble de ses fichiers et dossiers. Découvrez comment contrôler l'accès de votre équipe à Dropbox, définir des autorisations à l'échelle de l'équipe, et bien plus encore.

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