Votre guide d’administrateur Dropbox
30 minutes de lecture
Le compte d’équipe Dropbox permet d’héberger tous les fichiers professionnels de votre équipe. Avec son interface d’administration intuitive, son espace d’équipe et ses puissantes fonctionnalités de sécurité, Dropbox vous offre les outils dont vous avez besoin pour rendre votre équipe rapidement opérationnelle.
Ce guide vous présente les fonctionnalités, les autorisations et les contrôles de sécurité que vous gérerez en tant que nouvel administrateur. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de base de Dropbox (comme la synchronisation et le partage), consultez le guide des membres de l’équipe.
Types d’administrateurs
Les comptes d’équipe comprennent des administrateurs et des membres d’équipe. Les administrateurs gèrent la facturation du compte, les paramètres de l’équipe et l’adhésion à l’équipe. Nous recommandons que tous les comptes d’équipe Dropbox aient au moins deux administrateurs.
Les administrateurs d’une équipe Dropbox Standard ou Dropbox Business ont accès à toutes les autorisations en tant qu’administrateurs d’équipe. Les administrateurs des équipes Dropbox Advanced, Business Plus ou Enterprise disposent de toutes les autorisations en tant qu’administrateur d’équipe ou d’un ensemble d’autorisations plus limité.
Il existe huit droits d’accès d’administrateur, chacun disposant d’un ensemble d’autorisations différentes.
Les administrateurs d’équipe peuvent accéder à toutes les autorisations.
Les administrateurs des utilisateurs peuvent ajouter, supprimer et gérer les comptes des membres de l’équipe.
Les administrateurs d’assistance peuvent aider les membres dans certaines tâches, comme la réinitialisation des mots de passe.
Les administrateurs de facturation peuvent effectuer des paiements et renouveler les contrats.
Les administrateurs de contenu peuvent définir des autorisations sur les contenus et les gérer.
Les administrateurs de conformité peuvent gérer les politiques de conservation et les conservations légales. Ce rôle d’administrateur existe uniquement dans les équipes qui ont souscrit l’option de gouvernance des données.
Les administrateurs de rapports peuvent créer des rapports sur l’activité et les données des membres.
Les administrateurs de sécurité peuvent gérer les alertes de sécurité, le partage à l’extérieur de l’équipe et les risques relatifs à la sécurité.
Pour en savoir plus sur les différentes autorisations pour chaque type d’administrateur, consultez notre liste détaillée des autorisations d’administrateur Dropbox.
Il est maintenant temps d’apprendre à configurer votre équipe.
Téléchargement de Dropbox sur votre ordinateur et vos appareils mobiles
Que ce soit pour travailler de chez vous, au bureau ou en déplacement pour une réunion, Dropbox vous permet d’accéder facilement à tous vos contenus (fichiers, photos et vidéos) où que vous soyez.
Une fois Dropbox installé sur votre ordinateur, vous verrez une icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre de menus (Mac) et un dossier Dropbox sur votre disque dur, où vous pouvez travailler avec les mêmes fichiers que sur dropbox.com.
Comment télécharger l’application de bureau Dropbox ?
Téléchargez l’application de bureau Dropbox.
Ouvrez le fichier que vous avez téléchargé.
Il vous sera demandé de vous connecter en utilisant les identifiants de votre compte d’équipe Dropbox.
Veuillez utiliser les mêmes adresse e‑mail et mot de passe que ceux utilisés sur dropbox.com (cela vaut pour tous vos appareils).
L’application de bureau Dropbox est disponible sous les systèmes d’exploitation Linux, Windows et macOS.
Ressources associées
En savoir plus sur l’utilisation de l’application Dropbox avec Windows 10 en mode S ou sous Linux.
En savoir plus sur la compatibilité de Dropbox avec votre système d’exploitation
Comment télécharger l’application mobile Dropbox
Téléchargez‑la depuis le site dropbox.com/mobile ou la plateforme de téléchargement d’applications de votre choix.
Si l’application mobile Dropbox est déjà installée sur votre téléphone ou sur votre tablette, connectez-vous simplement à votre compte avec votre adresse e‑mail et votre mot de passe. Vous pouvez aussi vous connecter en utilisant l’authentification unique avec votre compte Google ou Apple.
Comment vous connecter à votre compte Dropbox en tant qu’administrateur
Connexion à votre compte d’administrateur Dropbox sur dropbox.com
Lors de votre inscription pour créer un compte d’équipe Dropbox, nous vous invitons à configurer un compte sur dropbox.com en tant qu’administrateur. Pour utiliser Dropbox, vous devez vous connecter à votre compte avec les identifiants choisis pendant la configuration initiale.
Accédez au site www.dropbox.com.
Choisissez l’option de connexion appropriée.
Ressources associées
Comment accéder à l’interface d’administration
L’interface d’administration constitue le cœur de votre système, un élément indispensable à la visibilité et au contrôle. Vous pouvez y accéder en deux étapes simples :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
En fonction de vos droits d’accès d’administrateur, vous verrez différentes options qui vous aideront à superviser les membres, à analyser le workflow de votre équipe et à inviter ses membres à créer des comptes.
Une visite guidée de l’interface d’administration, ça vous dit ? Regardez notre tutoriel sur l’interface d’administration.
Comment configurer une arborescence de dossiers pour votre équipe
Avec un compte d’équipe Dropbox, votre équipe dispose d’un espace de travail qui fonctionne comme un lecteur partagé. Dropbox est encore plus efficace lorsque la structure de l’espace d’équipe reflète la structure de votre organisation.
Nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes avant d’inviter des collaborateurs à rejoindre votre équipe dans Dropbox :
créez les groupes d’utilisateurs que vous prévoyez d’affecter à ces dossiers. Une équipe peut être une équipe fonctionnelle comme « Ventes » ou « RH », ou une équipe interfonctionnelle qui se réunit pour travailler sur un projet, comme « Intégration des nouveaux employés ».
Créez la structure de dossiers avec un dossier pour chaque équipe.
Créer un dossier d’équipe
Un dossier d’équipe est un peu comme un classeur à tiroirs disponible en ligne, sans s’encombrer de documents papier. Vous définissez son arborescence de dossiers et son organisation pour retrouver facilement ce dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.
Sur la page Contenu, vous pouvez organiser la structure des dossiers dans votre nouvel espace d’équipe. Dans cette page, certains types d’administrateurs peuvent également gérer l’accès des membres au contenu partagé.
Pour créer un dossier d’équipe :
Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Contenu dans la barre latérale de gauche.
Cliquez sur Nouveau dossier.
Décidez si tous les membres de votre équipe ou certaines personnes seulement ont accès à ce dossier.
Indiquez si les membres disposent d’un accès Peut consulter ou Peut modifier sur le contenu du dossier.
Peut consulter : les membres peuvent uniquement consulter (et télécharger) le contenu de ce dossier.
Peut modifier : les membres peuvent consulter et modifier le contenu du dossier, mais aussi en gérer l’accès.
Cliquez sur Créer.
Remarque : par défaut, toute personne disposant d’autorisations de modification d’un dossier dispose d’autorisations de modification pour tous ses sous-dossiers. Par exemple, si les membres d’un groupe peuvent modifier « Design », ils peuvent également modifier tous les dossiers inclus au sein de « Design ».
Créer un groupe
Un groupe est un ensemble de coéquipiers qui ont besoin d’accéder aux mêmes informations, qu’ils soient répartis par équipe, par service ou même par projet. Vous utiliserez ces groupes pour attribuer les accès aux dossiers d’équipe. Seuls certains types d’administrateurs peuvent créer un groupe géré par l’entreprise.
Pour créer un groupe :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Groupes dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur Créer un groupe.
Attribuez un nom au groupe.
Choisissez si le groupe sera géré par l’entreprise ou par les utilisateurs.
Cliquez sur Créer.
Ajout de membres à un groupe
Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres à un groupe géré par l’entreprise. Les membres de l’équipe ne peuvent pas demander à rejoindre un groupe géré par l’entreprise.
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Groupes dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.
Cliquez sur Ajouter des membres.
Saisissez le nom de la personne à inviter, puis cliquez sur Ajouter des membres.
Ressources associées
Comment configurer des paramètres de partage pour votre compte d’équipe Dropbox
En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer et gérer le partage automatique au moyen des dossiers d’équipe. Vous pouvez aussi personnaliser les règles qui s’appliquent à l’échelle de l’équipe pour tous les dossiers partagés créés par votre équipe.
vous connecter à dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Paramètres.
Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
Remarque : les modifications apportées à ces paramètres ne s’appliquent pas rétroactivement.
Interdiction du partage de contenus en dehors de l’équipe
Selon la façon dont votre équipe doit utiliser Dropbox, vous pouvez restreindre ce qui peut être partagé en externe.
Accédez à la page Paramètres et faites défiler la page jusqu’à Contenu.
Cliquez sur Partage.
À côté de Partage de liens à l’extérieur de l’équipe, choisissez Désactivé.
Cette option permet de garantir que les membres de votre équipe partagent uniquement des fichiers et dossiers avec d’autres personnes de l’équipe.
Découvrez comment configurer des autorisations de partage à l’échelle de l’équipe dans cette vidéo :
Comment inviter des membres de l’équipe à rejoindre votre compte d’équipe Dropbox
À moins que vous n’ayez autorisé des membres de l’équipe à inviter des utilisateurs, seuls certains types d’administrateurs peuvent inviter des membres à rejoindre le compte de votre équipe. Chaque membre invité utilise une des licences de votre forfait.
Vous pouvez inviter des membres à partir de l’interface d’administration ou du Dropbox Active Directory Connector (connecteur Active Directory pour Dropbox). Nous vous recommandons d’utiliser l’interface d’administration pour inviter des membres.
Utilisation de l’interface d’administration pour inviter des membres de l’équipe
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Inviter des membres.
Saisissez les adresses e‑mail des personnes à inviter.
Cliquez sur Inviter.
Remarque : vous pouvez aussi importer un fichier CSV pour inviter des membres de façon groupée à rejoindre votre compte.
Si un membre de l’équipe possède déjà un compte Dropbox personnel qu’il utilise à des fins professionnelles, il peut le convertir en compte d’équipe Dropbox. Il peut également créer un autre compte.
Utilisation d’une intégration pour inviter des membres de l’équipe
Si vous utilisez déjà une procédure d’authentification unique ou si vous prévoyez d’en implémenter une, nous vous recommandons d’inviter les membres de votre équipe au moyen d’un connecteur Active Directory.
Comment ajouter un autre administrateur à votre compte d’équipe Dropbox
Nous vous recommandons de désigner au moins deux administrateurs par équipe et de leur attribuer des tâches spécifiques comme la gestion de la sécurité du compte ou l’accueil des nouveaux membres.
Pour ajouter de nouveaux administrateurs depuis l’interface d’administration :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.
Recherchez et sélectionnez le membre que vous souhaitez ajouter en tant qu’administrateur.
Cliquez sur « ... » (points de suspension) figurant à droite de leur nom.
Sélectionnez Définir comme administrateur.
Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment.
Pour en savoir plus sur ce que chaque administrateur peut faire, explorez ce module.
Comment se connecter en tant qu’utilisateur au compte d’un membre de votre équipe Dropbox
Certains types d’administrateurs peuvent se connecter en tant que membre pour se connecter au compte de n’importe quel membre de leur équipe. Cet accès vous permet d’effectuer les opérations suivantes :
Visualiser l’arborescence des dossiers d’un membre de l’équipe
Partager des fichiers et dossiers avec les autres
Visualiser, ouvrir et télécharger des fichiers
Supprimer des fichiers ou restaurer des fichiers supprimés
Pour vous connecter en tant que membre :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
accédez à la page Membres.
Cliquez sur « ... » (points de suspension) figurant à côté du nom du membre de l’équipe dont vous allez utiliser le compte.
Cliquez sur Se connecter en tant que membre.
Cliquez sur Se connecter pour confirmer votre choix.
Vous serez redirigé vers le compte de l’utilisateur que vous avez sélectionné, où vous pourrez agir au nom de ce membre.
Quand vous avez terminé, n’oubliez pas de cliquer sur Se déconnecter dans la bannière rouge en haut de la page. Cela vous évitera par la suite d’apporter par erreur des modifications dans le mauvais compte.
Remarque : cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes d’équipe Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
En savoir plus sur la fonctionnalité se connecter en tant que membre
Comment suspendre ou supprimer un membre d’un compte d’équipe Dropbox
Que vous souhaitiez suspendre ou supprimer un membre de votre équipe, vous pouvez le faire via l’interface d’administration.
Comment suspendre un membre de l’équipe Dropbox ?
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres.
Cliquez sur « … » (points de suspension) figurant à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez suspendre.
Cliquez sur Suspendre.
Sélectionnez Suspendre et décidez de supprimer ou non les fichiers de cet utilisateur de tous les appareils auxquels il peut être connecté.
Comment suspendre ou supprimer un membre suspendu
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres.
Cliquez sur Suspendu.
Cliquez sur « … » (points de suspension) figurant à côté du nom de l’utilisateur suspendu.
Cliquez sur Annuler la suspension du membre ou sur Supprimer le membre.*
*Si vous supprimez le membre suspendu, vous devez décider de transférer ou non le contenu de son fichier.Cliquez sur Annuler la suspension ou sur Supprimer.
Si vous annulez la suspension d’un membre de l’équipe, il récupère immédiatement l’accès à son compte. Ce dernier recevra un e-mail indiquant que son compte est de nouveau actif et qu’il peut se connecter à l’aide de son mot de passe existant (sauf si votre équipe utilise l’authentification unique).
Comment transférer des comptes d’équipe Dropbox vers de nouveaux membres d’équipe
Une fois qu’un membre de l’équipe est supprimé, certains types d’administrateurs Dropbox peuvent transférer les fichiers et les dossiers de ce membre de l’équipe supprimé à un autre membre de leur équipe. Cette fonctionnalité permet une transition fluide de la propriété et garantit que les fichiers et dossiers importants ne sont pas perdus ou inaccessibles après le départ d’un membre de l’équipe.
Avec le transfert de compte, vous pouvez choisir d’effectuer l’une des opérations suivantes :
transférer tout le contenu de l’ancien compte à un nouveau membre (y compris les fichiers, les dossiers et les relations de partage),
transférer le contenu vers votre compte d’administrateur et choisissez quels éléments seront transférés au compte du nouvel employé,
Découvrez comment transférer les fichiers d’un membre dont le compte a été supprimé.
Comment former votre équipe à l’utilisation de Dropbox
La réussite de votre déploiement dépend grandement de la façon dont vous formez les membres et de l’aide que vous leur apportez sur Dropbox.
Nous vous recommandons d’inviter votre équipe à étudier le guide de prise en main Dropbox conçu pour les membres de l’équipe. Ce guide aide les nouveaux membres de l’équipe à ajouter et partager des fichiers, à trouver des ressources pour résoudre les problèmes, et plus encore.
Autres formations
Dans notre bibliothèque de cours d’autoformation, les membres de votre équipe peuvent choisir les rubriques qui les intéressent et explorer les fonctionnalités de Dropbox à leur rythme, en fonction de leurs besoins. En tant qu’administrateur, vous pouvez créer le parcours de formation idéal pour votre équipe en lui assignant des rubriques spécifiques.
Cours virtuels
Votre équipe peut également assister à une session gratuite de formation Dropbox en direct. Ces sessions aident les nouveaux membres à découvrir les principales fonctionnalités de Dropbox dans une salle de classe virtuelle où l’interactivité est de mise.
Utilisation des intégrations d’applications avec Dropbox
Les administrateurs peuvent gérer les intégrations d’applications à partir de l’interface d’administration, tandis que les membres d’équipe peuvent connecter et gérer les applications tierces dans les paramètres de leur compte, sauf si les administrateurs leur en ont interdit l’accès.
Les membres de l’équipe peuvent également utiliser le Dropbox App Center pour découvrir et connecter des applications.
Prise en main du Dropbox App Center
Connectez-vous au site dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite et sélectionnez App Center.
Parcourez les applications ou recherchez une application que vous souhaitez connecter ou sur laquelle vous voulez en savoir plus.
Partagez vos contenus avec Slack
Dropbox et Slack rassemblent vos contenus et vos conversations pour faciliter la collaboration. Grâce à l’intégration Slack, les membres de votre équipe peuvent partager des fichiers et envoyer des messages dans Slack directement à partir de Dropbox. Ils peuvent voir qui a partagé leur fichier dans Slack, quand ce fichier a été partagé et sur quels canaux il a été partagé.
Connectez-vous au site dropbox.com.
Cliquez sur Tous les fichiers dans la barre latérale située à gauche.
Passez le curseur sur le nom du fichier, puis cochez la case qui apparaît sur la gauche.
Cliquez sur la flèche à côté de Partager dans l’angle supérieur droit.
Cliquez sur Slack.
Vous avez la possibilité d’ajouter un message.
Cliquez sur Envoyer à côté du canal ou de l’utilisateur avec lequel vous souhaitez le partager.
En savoir plus sur l’utilisation de Slack avec Dropbox
Connectez votre agenda
En connectant un agenda Google ou Outlook à leur compte Dropbox, les membres de l’équipe peuvent trouver facilement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. L’intégration d’un agenda facilite la gestion de leurs réunions. Ils peuvent ainsi les afficher, y participer et y joindre des fichiers directement à partir de leur ordinateur.
Pour vous connecter à votre agenda dans l’App Center :
Connectez-vous au site dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite et sélectionnez App Center.
Cliquez sur Google Agenda ou sur Outlook Agenda et contacts.
Remarque : si vous ne voyez pas Google Agenda ou Outlook Agenda et Contacts, utilisez la barre Rechercher dans l’App Center en haut pour trouver les applications.
Cliquez sur Connecter et suivez les instructions.
Découvrez comment joindre des fichiers et participer à des réunions depuis Dropbox.
Faites que votre équipe tire le meilleur parti de son compte d’équipe Dropbox
Il est tout aussi important de garder votre équipe sur la même longueur d’onde que de s’assurer de la synchronisation de l’ensemble de ses fichiers et dossiers. Découvrez comment contrôler l’accès de votre équipe à Dropbox, définir des autorisations à l’échelle de l’équipe, et bien plus encore.