Votre guide d’administrateur Dropbox
30 minutes de lecture
Un compte d’équipe Dropbox est un espace regroupant tous les travaux de votre équipe. Grâce à une console d’administration intuitive, un espace d’équipe et des fonctionnalités de sécurité puissantes, Dropbox vous fournit les outils nécessaires pour que votre équipe soit opérationnelle.
Ce guide vous présente les fonctionnalités, les autorisations et les contrôles de sécurité que vous gérerez en tant que nouvel administrateur. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de base de Dropbox (comme la synchronisation et le partage), consultez le guide des membres de l’équipe.
Types d’administrateurs
Dropbox propose plusieurs rôles d’administrateur pensés pour gérer des responsabilités spécifiques au sein de votre équipe. Cette approche par rôles garantit que les administrateurs n’ont accès qu’aux outils et paramètres nécessaires à leur fonction, favorisant ainsi la clarté, la sécurité et l’efficacité au fur et à mesure que votre organisation se développe.
En attribuant des autorisations ciblées plutôt qu’un accès général à chaque administrateur, les équipes peuvent mieux gérer les comptes utilisateurs, le contenu, les paramètres de sécurité et les flux de travail opérationnels, sans chevauchement ni confusion.
Cette approche structurée protège non seulement les données de votre organisation, mais facilite aussi un support plus rapide, une meilleure traçabilité des responsabilités et une collaboration plus efficace dès le départ.
Les comptes d’équipe Dropbox comprennent des membres d’équipe et des administrateurs. Les administrateurs supervisent les paramètres, les membres et la facturation. Si vous faites partie d’une équipe Dropbox Standard ou Business, vous disposerez de toutes les fonctionnalités d’administration de l’équipe. Avec les forfaits Advanced, Business Plus ou Enterprise, il existe plusieurs rôles d’administrateur, chacun offrant des autorisations spécifiques.
Remarque : pour plus de fiabilité et une meilleure couverture de l’assistance, nous vous recommandons d’avoir au moins deux administrateurs dans chaque équipe.
Il existe huit droits d’accès d’administrateur, chacun disposant d’un ensemble d’autorisations différentes.
Les administrateurs d’équipe peuvent accéder à toutes les autorisations.
Les administrateurs des utilisateurs peuvent ajouter, supprimer et gérer les comptes des membres de l’équipe.
Les administrateurs d’assistance peuvent aider les membres dans certaines tâches, comme la réinitialisation des mots de passe.
Les administrateurs de facturation peuvent effectuer des paiements et renouveler les contrats.
Les administrateurs de contenu peuvent définir des autorisations sur les contenus et les gérer.
Les administrateurs de conformité peuvent gérer les politiques de conservation et les conservations légales. Ce rôle d’administrateur existe uniquement dans les équipes qui ont souscrit l’option de gouvernance des données.
Les administrateurs de rapports peuvent créer des rapports sur l’activité et les données des membres.
Les administrateurs de sécurité peuvent gérer les alertes de sécurité, le partage à l’extérieur de l’équipe et les risques relatifs à la sécurité.
Pour en savoir plus sur les différentes autorisations pour chaque type d’administrateur, consultez notre liste détaillée des autorisations d’administrateur Dropbox.
Il est maintenant temps d’apprendre à configurer votre équipe.
Téléchargement de Dropbox sur votre ordinateur et vos appareils mobiles
Que ce soit pour travailler de chez vous, au bureau ou en déplacement pour une réunion, Dropbox vous permet d’accéder facilement à tous vos contenus (fichiers, photos et vidéos) où que vous soyez.
Une fois Dropbox installé sur votre ordinateur, vous verrez une icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre de menus (Mac) et un dossier Dropbox sur votre disque dur, où vous pouvez travailler avec les mêmes fichiers que sur dropbox.com.
Comment télécharger l’application de bureau Dropbox ?
Téléchargez l’application de bureau Dropbox.
Ouvrez le fichier que vous avez téléchargé.
Il vous sera demandé de vous connecter en utilisant les identifiants de votre compte d’équipe Dropbox.
Veuillez utiliser les mêmes adresse e‑mail et mot de passe que ceux utilisés sur dropbox.com (cela vaut pour tous vos appareils).
L’application de bureau Dropbox est disponible sous les systèmes d’exploitation Linux, Windows et macOS.
Ressources associées
En savoir plus sur l’utilisation de l’application Dropbox avec Windows 10 en mode S ou sous Linux.
En savoir plus sur la compatibilité de Dropbox avec votre système d’exploitation
Comment télécharger l’application mobile Dropbox
Téléchargez‑la depuis le site dropbox.com/mobile ou la plateforme de téléchargement d’applications de votre choix.
Si l’application mobile Dropbox est déjà installée sur votre téléphone ou sur votre tablette, connectez-vous simplement à votre compte avec votre adresse e‑mail et votre mot de passe. Vous pouvez aussi vous connecter en utilisant l’authentification unique avec votre compte Google ou Apple.
Comment vous connecter à votre compte Dropbox en tant qu’administrateur
Connexion à votre compte d’administrateur Dropbox
En tant qu’administrateur d’un compte Dropbox Business, votre parcours commence sur dropbox.com. La connexion est simple et rapide. Voici comment procéder :
Accédez au site www.dropbox.com.
Cliquez sur Se connecter en haut à droite.
Saisissez l’adresse e-mail et le mot de passe utilisés lors de la configuration du compte Dropbox de votre équipe.
Comment accéder à vos outils d’administration ?
Une fois la connexion établie, localisez Interface d’administration dans la barre latérale de gauche. C’est là que vous pourrez gérer les utilisateurs, les paramètres et toutes les fonctionnalités d’administration accessibles à votre équipe.
Remarque : si vous ne voyez pas l’interface d’administration, assurez-vous d’utiliser la bonne adresse e-mail d’administrateur pour votre compte Entreprises.
Comment accéder à l’interface d’administration
L’interface d’administration constitue le cœur de votre système, un élément indispensable à la visibilité et au contrôle. Vous pouvez y accéder en deux étapes simples :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
En fonction de vos droits d’accès d’administrateur, vous verrez différentes options qui vous aideront à superviser les membres, à analyser le workflow de votre équipe et à inviter ses membres à créer des comptes.
Une visite guidée de l’interface d’administration, ça vous dit ? Regardez notre tutoriel sur l’interface d’administration.
Comment configurer une arborescence de dossiers pour votre équipe
Dans Dropbox, une structure de dossiers bien pensée constitue la base d’une expérience fluide, organisée et sécurisée. Lorsque la hiérarchie des dossiers de votre équipe reflète le fonctionnement de votre entreprise (que ce soit par service, fonction ou projet), il devient beaucoup plus facile pour les membres de trouver ce dont ils ont besoin et de collaborer efficacement.
Au lieu de recourir à des partages ponctuels ou à des dossiers personnels, les utilisateurs peuvent travailler dans un espace d’équipe centralisé et standardisé, où tout est clairement identifié et où les accès sont correctement gérés. Cette configuration permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire la confusion, les fichiers en double et les problèmes de gestion des versions.
Ce que vous pouvez faire dans la section Contenu
En tant qu’administrateur Dropbox, les dossiers d’équipe sont votre outil de prédilection pour maintenir le contenu de votre entreprise structuré, centralisé et facile à gérer.
Imaginez-les comme le classeur en ligne de votre équipe, sans l’encombrement du papier.
Ce que vous pouvez faire dans la section Contenu de votre interface d’administration :
Créez des dossiers d’équipe et organisez-les selon la façon dont votre équipe travaille le mieux.
Partagez l’accès avec des individus, des groupes ou l’ensemble de l’équipe.
Gérez les autorisations, par exemple l’accès en lecture seule ou en modification.
Ajoutez ou supprimez des personnes (selon votre rôle d’administrateur).
Comment créer un dossier d’équipe
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
Cliquez sur Contenu.
Cliquez sur Créer un dossier d’équipe à droite.
Nommez votre dossier et choisissez qui doit avoir l’accès initial : l’ensemble de l’équipe ou seulement certaines personnes.
Cliquez sur Créer.
Définir les niveaux d’accès une fois le dossier créé
Une fois votre dossier d’équipe créé, vous pouvez affiner les autorisations d’accès :
Localisez votre nouveau dossier d’équipe dans Contenu.
Cliquez sur •••(plus d’options) à côté du nom du dossier, puis sélectionnez Gérer l’accès.
Choisissez si chaque personne ou groupe :
Peut consulter : voir et télécharger des fichiers uniquement.
Peut modifier : ajouter, modifier ou supprimer des fichiers et gérer les paramètres de partage.
Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Remarque : si une personne dispose d’un accès en écriture à un dossier d’équipe, elle peut également modifier tout ce qui s’y trouve par défaut, y compris les sous-dossiers.
Par exemple, si un groupe peut modifier un dossier nommé « Design », il pourra aussi modifier tous ses sous-dossiers et fichiers, sauf si les autorisations sont ajustées individuellement.
Créer un groupe
Les groupes permettent d’accorder aux membres de l’équipe l’accès aux mêmes informations, qu’ils soient regroupés par équipe, service ou projet. Selon le fonctionnement de votre équipe, vous pouvez créer des groupes personnalisés et les utiliser pour gérer l’accès aux dossiers d’équipe. Seuls certains types d’administrateurs peuvent créer et gérer ces groupes.
Pour créer un groupe :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Groupes dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur Créer un groupe.
Attribuez un nom au groupe.
Choisissez si le groupe sera géré par les administrateurs ou par les membres.
Cliquez sur Créer.
Ajout de membres à un groupe
Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres à un groupe géré par un administrateur.
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Groupes dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.
Cliquez sur Ajouter des membres.
Saisissez le nom de la personne à inviter, puis cliquez sur Ajouter des membres.
Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez ces ressources associées
Comment configurer des paramètres de partage pour votre compte d’équipe Dropbox
En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer et gérer le partage automatique au moyen des dossiers d’équipe. Vous pouvez aussi personnaliser les règles qui s’appliquent à l’échelle de l’équipe pour tous les dossiers partagés créés par votre équipe.
vous connecter à dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Paramètres.
Sous Partage externe, personnalisez qui peut être ajouté aux fichiers et dossiers, qui peut partager des liens et d’autres autorisations de partage.
Remarque : les modifications apportées à ces paramètres ne s’appliquent pas rétroactivement.
Interdiction du partage de contenus en dehors de l’équipe
Selon la façon dont votre équipe doit utiliser Dropbox, vous pouvez restreindre ce qui peut être partagé en externe.
Accédez aux Paramètres.
Sur la page Partage en externe, faites défiler l’écran jusqu’à Partager des liens vers des fichiers et des dossiers.
Sélectionnez Désactivé dans le menu déroulant à droite.
Cette option permet de garantir que les membres de votre équipe partagent uniquement des fichiers et dossiers avec d’autres personnes de l’équipe.
Comment inviter des membres de l’équipe à rejoindre votre compte d’équipe Dropbox
À moins que vous n’ayez autorisé des membres de l’équipe à inviter des utilisateurs, seuls certains types d’administrateurs peuvent inviter des membres à rejoindre le compte de votre équipe. Chaque membre invité utilise une des licences de votre forfait.
Vous pouvez inviter des membres à partir de l’interface d’administration ou du Dropbox Active Directory Connector (connecteur Active Directory pour Dropbox). Nous vous recommandons d’utiliser l’interface d’administration pour inviter des membres.
Utilisation de l’interface d’administration pour inviter des membres de l’équipe
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Inviter des membres.
Saisissez les adresses e‑mail des personnes à inviter.
Cliquez sur Inviter.
Remarque : vous pouvez aussi importer un fichier CSV pour inviter des membres de façon groupée à rejoindre votre compte.
Si un membre de l’équipe possède déjà un compte Dropbox personnel qu’il utilise à des fins professionnelles, il peut le convertir en compte d’équipe Dropbox. Il peut également créer un autre compte.
Utilisation d’une intégration pour inviter des membres de l’équipe
Si vous utilisez déjà une procédure d’authentification unique ou si vous prévoyez d’en implémenter une, nous vous recommandons d’inviter les membres de votre équipe au moyen d’un connecteur Active Directory.
Comment ajouter un autre administrateur à votre compte d’équipe Dropbox
Disposer de plusieurs administrateurs dans votre compte d’équipe Dropbox est essentiel pour garantir la continuité des activités, la responsabilité et une gestion efficace. Les administrateurs jouent un rôle clé dans la réalisation de tâches critiques, comme gérer les accès utilisateurs, définir les politiques de sécurité, répondre aux besoins de support et superviser les autorisations de contenu.
S’il n’y a qu’un seul administrateur et qu’il est indisponible (en raison de vacances, de congé ou d’imprévus) cela peut retarder des actions importantes, comme l’intégration de nouveaux membres de l’équipe ou le traitement de problèmes de sécurité. La présence de plusieurs administrateurs garantit qu’une personne est disponible pour gérer et soutenir votre équipe.
Nous vous recommandons de désigner au moins deux administrateurs par équipe et de leur attribuer des tâches spécifiques comme la gestion de la sécurité du compte ou l’accueil des nouveaux membres.
Pour ajouter de nouveaux administrateurs depuis l’interface d’administration :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres dans la barre latérale située à gauche.
Recherchez et sélectionnez le membre que vous souhaitez ajouter en tant qu’administrateur.
Cliquez sur Plus à droite de leur nom.
Sélectionnez Définir comme administrateur.
Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment.
Pour en savoir plus sur ce que chaque administrateur peut faire, explorez ce module.
Comment se connecter en tant qu’utilisateur au compte d’un membre de votre équipe Dropbox
Certains droits d’accès permettent aux administrateurs de se connecter temporairement en tant que membre de l’équipe, ce qui vous donne un accès sécurisé à leur compte professionnel. Cela peut être particulièrement utile si un membre de votre équipe est absent du bureau, a besoin d’aide pour organiser des fichiers ou si vous devez résoudre un problème en son nom.
Avec cet accès, vous pouvez :
Voir la structure de ses dossiers et la façon dont le contenu est organisé.
Partager des fichiers ou des dossiers en son nom.
Afficher, ouvrir ou télécharger les fichiers auxquels il a accès.
Supprimez ou restaurez des fichiers selon vos besoins.
Attention : cet accès concerne uniquement le compte d’équipe Dropbox de la personne. Vous ne pourrez par afficher ou interagir avec son compte Dropbox personnel.
Pour vous connecter en tant que membre :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
accédez à la page Membres.
Cliquez sur Plus à côté du nom du membre de l’équipe dont vous souhaitez utiliser le compte.
Cliquez sur Se connecter en tant que membre.
Cliquez sur Se connecter pour confirmer votre choix.
Vous serez redirigé vers le compte de l’utilisateur que vous avez sélectionné, où vous pourrez agir au nom de ce membre.
Quand vous avez terminé, n’oubliez pas de cliquer sur Se déconnecter dans la bannière rouge en haut de la page. Cela vous évitera par la suite d’apporter par erreur des modifications dans le mauvais compte.
Remarque : cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes d’équipe Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
En savoir plus sur la fonctionnalité Se connecter en tant que membre.
Comment suspendre ou supprimer un membre d’un compte d’équipe Dropbox
Que vous souhaitiez suspendre ou supprimer un membre de votre équipe, vous pouvez le faire via l’interface d’administration.
Comment suspendre un membre de l’équipe Dropbox ?
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres.
Cliquez sur Plus à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez suspendre.
Cliquez sur Suspendre.
Choisissez si vous souhaitez supprimer les fichiers de cet utilisateur sur tous les appareils où il est connecté ou non.
Cliquez sur Suspendre.
Comment suspendre ou supprimer un membre suspendu
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Membres.
Cliquez sur le filtre Statut et activez Suspendu.
Cliquez sur Plus à côté du nom de l’utilisateur suspendu.
Cliquez sur Annuler la suspension du membreou sur Supprimer le membre.*
*Si vous supprimez le membre suspendu, vous devez décider de transférer le contenu de son fichier ou non.Cliquez sur Annuler la suspension ou sur Supprimer.
Si vous annulez la suspension d’un membre de l’équipe, il récupère immédiatement l’accès à son compte. Ce dernier recevra un e-mail indiquant que son compte est de nouveau actif et qu’il peut se connecter à l’aide de son mot de passe existant (sauf si votre équipe utilise l’authentification unique).
Comment transférer des comptes d’équipe Dropbox vers de nouveaux membres d’équipe
Une fois qu’un membre de l’équipe est supprimé, certains types d’administrateurs Dropbox peuvent transférer les fichiers et les dossiers de ce membre de l’équipe supprimé à un autre membre de leur équipe. Cette fonctionnalité permet une transition fluide de la propriété et garantit que les fichiers et dossiers importants ne sont pas perdus ou inaccessibles après le départ d’un membre de l’équipe.
Avec le transfert de compte, vous pouvez choisir d’effectuer l’une des opérations suivantes :
transférer tout le contenu de l’ancien compte à un nouveau membre (y compris les fichiers, les dossiers et les relations de partage),
transférer le contenu vers votre compte d’administrateur et choisissez quels éléments seront transférés au compte du nouvel employé,
Découvrez comment transférer les fichiers d’un membre dont le compte a été supprimé.
Comment former votre équipe à l’utilisation de Dropbox
La réussite de votre déploiement dépend grandement de la façon dont vous formez les membres et de l’aide que vous leur apportez sur Dropbox.
Nous vous recommandons d’inviter votre équipe à étudier le guide de prise en main Dropbox conçu pour les membres de l’équipe. Ce guide aide les nouveaux membres de l’équipe à ajouter et partager des fichiers, à trouver des ressources pour résoudre les problèmes, et plus encore.
Autres formations
Dans notre bibliothèque de cours d’autoformation, les membres de votre équipe peuvent choisir les rubriques qui les intéressent et explorer les fonctionnalités de Dropbox à leur rythme, en fonction de leurs besoins. En tant qu’administrateur, vous pouvez créer le parcours de formation idéal pour votre équipe en lui assignant des rubriques spécifiques.
Cours virtuels
Votre équipe peut également assister à une session gratuite de formation Dropbox en direct. Ces sessions aident les nouveaux membres à découvrir les principales fonctionnalités de Dropbox dans une salle de classe virtuelle où l’interactivité est de mise.
Utilisation des intégrations d’applications avec Dropbox
L’intégration d’applications tierces à Dropbox permet à votre équipe de travailler plus efficacement, sans effort supplémentaire. Au lieu de passer d’une plateforme à l’autre, les membres de l’équipe bénéficient d’un accès facile à des outils comme Google Docs, Adobe, Microsoft 365, Slack, Zoom et bien d’autres, depuis leur interface Dropbox. Cela rationalise les flux de travail, augmente la productivité et centralise toutes les versions des fichiers dans un même espace.
Les administrateurs peuvent gérer les intégrations d’applications à partir de l’interface d’administration, tandis que les membres d’équipe peuvent connecter et gérer les applications tierces dans les paramètres de leur compte, sauf si les administrateurs leur en ont interdit l’accès.
Les membres de l’équipe peuvent également utiliser le Dropbox App Center pour découvrir et connecter des applications.
Prise en main du Dropbox App Center
Connectez-vous au site dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite et sélectionnez App Center.
Parcourez les applications ou recherchez une application que vous souhaitez connecter ou sur laquelle vous voulez en savoir plus.
Pour gérer l’accès de votre équipe à des applications spécifiques :
Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
Cliquez sur Paramètres.
Sous Applications, cliquez sur Autorisations liées aux applications.
Cochez les cases des applications que vous souhaitez désactiver.
Cliquez sur Autoriser et/ou Bloquer.
En savoir plus sur la gestion des autorisations et de l’accès aux applications de votre équipe.
Connectez votre agenda
En connectant un agenda Google ou Outlook à leur compte Dropbox, les membres de l’équipe peuvent trouver facilement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. L’intégration d’un agenda facilite la gestion de leurs réunions. Ils peuvent ainsi les afficher, y participer et y joindre des fichiers directement à partir de leur ordinateur.
Pour vous connecter à votre agenda dans l’App Center :
Connectez-vous au site dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite et sélectionnez App Center.
Cliquez sur Google Agenda ou sur Outlook Agenda et contacts.
Remarque : si vous ne voyez pas Google Agenda ou Outlook Agenda et Contacts, utilisez la barre Rechercher dans l’App Center en haut pour trouver les applications.
Cliquez sur Connecter et suivez les instructions.
Découvrez comment joindre des fichiers et rejoindre des réunions à partir de Dropbox.
Vous avez posé les bases, maintenant continuez à construire.
Vous avez franchi les premières étapes importantes : votre équipe est en bonne voie pour réussir avec Dropbox. De la gestion des paramètres de sécurité et des accès utilisateurs à l’organisation du contenu et à l’activation des intégrations, vous disposez désormais des outils pour piloter un espace de travail structuré, sécurisé et productif.
Mais un bon administrateur ne se contente pas de cela. Continuez à développer votre expertise en participant à un cours virtuel en direct pour une formation plus approfondie et interactive, ou échangez avec vos pairs au sein de la communauté Dropbox pour partager conseils et bonnes pratiques.
En apprenant toujours plus, vous décuplez la valeur apportée à votre équipe.
Pour découvrir d’autres ressources d’apprentissage et vous maintenir à jour, rendez-vous sur : learn.dropbox.com