Premiers pas en tant que nouvel administrateur pour une équipe existante

Alex vient de rejoindre une équipe marketing très active en tant que nouvel administrateur Dropbox. Ses responsabilités comprennent la gestion du compte Dropbox de l’équipe, la garantie d’un accès efficace aux ressources et le maintien de la sécurité des données. Pour se mettre à niveau, Alex plonge dans plusieurs domaines clés :

Droits d’accès du membre de l’équipe

Alex se rend compte qu’avant de se plonger dans toutes les autorisations supplémentaires dont il dispose en tant qu’administrateur, il devrait également apprendre les tenants et les aboutissants de l’utilisation de Dropbox en tant que membre de l’équipe. Il décide tout d’abord de suivre la même formation que les membres de son équipe, le cours pour les membres de l’équipe Dropbox.

Les membres et les groupes

Pour un nouvel administrateur Dropbox comme Alex, comprendre comment gérer les membres et les groupes est essentiel pour organiser et de contrôler l’accès au sein du compte Dropbox de l’équipe.

Alex suit la formation en direct pour lesadministrateurs Dropbox où il apprend à ajouter de nouveaux membres et à ajouter ces membres à des groupes représentant des équipes fonctionnelles, comme le service marketing ou des équipes de clients interfonctionnelles. L’une des premières actions qu’il a entreprises en tant qu’administrateur est de créer un nouveau groupe pour le groupe des nouveaux stagiaires.

Alex découvre également comment supprimer des membres et à quel moment il est préférable de suspendre un membre plutôt que de le supprimer, par exemple dans le cas où un stagiaire réintègre votre organisation ultérieurement.

Journaux d’activité et d’audit

Alex vérifie l’onglet de partage externe dans la section Sécurité de la console d’administration pour savoir quels fichiers, dossiers et liens partagés sont partagés avec des personnes extérieures à l’équipe et comment ils ont été partagés.

Il peut également gérer l’accès à ces fichiers et dossiers à partir de l’onglet de partage externe. Cela lui permet de résoudre tous les problèmes potentiels, tels que les accès non autorisés ou les suppressions accidentelles de fichiers.

Alex sait que le suivi régulier des rapports d’activité l’aidera à suivre l’accès aux fichiers et les activités de partage, ce qui lui permettra de repérer plus facilement les modifications inhabituelles ou les accès non autorisés. Alex répond également à toutes les alertes de sécurité qu’il reçoit.

Récupération des fichiers et historique des versions

Alex découvre comment restaurer des fichiers supprimés et rétablir des versions précédentes de documents.

Cette connaissance s’avère rapidement utile lorsque quelqu’un supprime accidentellement un fichier de présentation important la veille d’une grande réunion client.

Alex se familiarise avec les paramètres actuels de l’équipe. Vérifier qui peut accéder à quel contenu, s’assurer que les autorisations correspondent au rôle de chaque collaborateur et ajuster si nécessaire.

Cela lui donne un aperçu clair de la structure Dropbox de son équipe, des niveaux d’accès existants. Il peut également s’assurer que les membres de l’équipe ont le niveau d’accès préféré aux fichiers dont ils ont besoin, et ce, sans compromettre la sécurité.

Structure et organisation des dossiers d’équipe

Alex travaille avec des départements individuels pour configurer des dossiers d’équipe spécifiques pour de nouveaux projets, tels que des campagnes sur les réseaux sociaux et des propositions de clients.

Pour améliorer l’organisation, Alex passe en revue les structures de dossiers « existantes » et recommande des hiérarchies logiques à ses partenaires commerciaux.

En examinant la structure des dossiers de l’équipe, Alex note également les dossiers d’équipe de premier niveau qui pourraient nécessiter des limites de stockage à mesure que le contenu de l’équipe augmente.

le stockage et gestion de l’espace.

À mesure que l’équipe produit davantage de contenu, Alex souhaite comprendre les facteurs à l’origine de l’augmentation des besoins en stockage. Il peut utiliser un rapport de stockage d’équipe pour voir quel contenu utilise l’espace de stockage de l’équipe dans les dossiers d’équipe, les dossiers partagés et les dossiers privés.

Alex peut également consulter la section Détails de l’espace de stockage du tableau de bord de l’interface d’administration pour voir l’utilisation globale du stockage, l’espace restant et les dossiers d’équipe ou les membres qui en utilisent le plus.Pour plus de détails, il peut utiliser les rapports sur le stockage et les membres, notamment le rapport de stockage de l’équipe, le rapport sur les données des membres et le rapport sur les accès des membres, pour analyser les tendances d’utilisation et d’accès.

Si nécessaire, Alex définira des limites pour les membres individuels de l’équipe. Il peut également définir des limites de stockage pour les dossiers d’équipe de premier niveau afin d’aider les services, les projets ou les fonctions commerciales à mieux maîtriser leur espace de stockage.

Pour protéger les données de l’équipe, Alex cherche des moyens de mieux s’aligner sur les politiques de sécurité de son organisation. Il met en place une validation en deux étapes pour tous les membres de l’équipe. Il définit également des politiques de mot de passe pour améliorer la sécurité des comptes.

Cette approche permet à un nouvel administrateur Dropbox comme Alex de maîtriser progressivement les tâches essentielles tout en créant une valeur immédiate pour son équipe.