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Como usar seu espaço da equipe compartilhado para gerenciar o conteúdo da sua empresa

As contas de equipe do Dropbox facilitam o gerenciamento de todos os dados e conteúdos da sua empresa. Elas são projetadas para conceder acesso aos administradores, garantindo à empresa a segurança necessária.

13 Leitura de minutos

Atividade em todos os lugares

O Dropbox para empresas é uma ótima forma de compartilhamento e colaboração para todos os seus colegas de trabalho, mas toda essa atividade significa que seu conteúdo se movimenta muito.

Espaços e pastas da equipe

Procurando uma ótima forma de gerenciar os dados de propriedade da empresa? Quer organizar o conteúdo por departamento ou função? Os espaços da equipe gerenciados são a resposta!

O que são os espaços da equipe?

Com o Dropbox para empresas, sua equipe compartilha um espaço que funciona como uma unidade que todos podem acessar. Todos os membros da equipe podem acessar esse espaço e ver a mesma estrutura de pastas. Essa estrutura dá a todos o mesmo contexto e ajuda a equipe a se manter organizada sem sobrecarga de pastas compartilhadas.

Como são os espaços da equipe?

Pense no espaço da equipe como um substituto de uma pasta compartilhada ou de um servidor de arquivos de um departamento. Então, se sua equipe de vendas estiver planejando uma reunião de avaliação trimestral e precisar de espaço para um conteúdo que deve ser acessado por todos na equipe, pense em criar uma pasta para eles no espaço da equipe. Assim, todas as informações necessárias ficarão em um local central.

Qual é a minha função como administrador no espaço da equipe?

No que se refere a espaços de equipe, os administradores são importantes. Eles podem ver, auditar, criar e gerenciar o acesso ao conteúdo da equipe. Administradores também têm o poder de permitir aos usuários criar seus próprios grupos gerenciados pelo usuário que podem ser atribuídos a espaços de equipe. Você tem inúmeras opções!

O que são as pastas da equipe?

No espaço da equipe há pastas que podem ser compartilhadas com diferentes pessoas, incluindo membros da equipe e pessoas que não pertencem à equipe. Você pode visualizar ou editar as pastas, mas é possível que você não tenha acesso a parte do conteúdo de uma pasta.

Qual é a diferença entre pastas de equipe e pastas pessoais?

Cada usuário tem dois tipos diferentes de pastas.

Pastas da equipe

  • Como padrão, qualquer pessoa pode criar pastas da equipe, mas os administradores podem gerenciar essa permissão

  • As pastas da equipe podem ser compartilhadas com toda a equipe, determinados grupos ou indivíduos

  • Em uma pasta da equipe, cada arquivo ou subpasta pode ser compartilhado com um conjunto diferente de pessoas

  • Os administradores podem escolher permitir que outras pessoas visualizem ou editem os arquivos em uma pasta da equipe ou bloquear o acesso completamente

  • Os membros da equipe podem criar subpastas nas pastas da equipe, se tiverem permissões de edição

Pastas pessoais

  • Uma pasta pessoal é seu espaço e é privada para o usuário. No entanto, o usuário pode escolher compartilhar arquivos em sua pasta pessoal com outros membros da equipe. Como administrador de contas de equipe no Dropbox, você pode visualizar arquivos na pasta pessoal de um usuário usando a opção entrar como membro

Quem usa as pastas da equipe?

Muitas vezes os espaços da equipe são organizados por funções ou departamentos dentro de uma empresa, já que eles dão a essas equipes um espaço dedicado aos seus arquivos.

Mas ainda que todos da equipe vejam a mesma estrutura de pastas na área de trabalho compartilhada, isso não quer dizer que todos possam ver tudo dentro dessas pastas. Qualquer usuário do Dropbox que faça parte da equipe pode adicionar ou remover conteúdo de qualquer pasta que possa editar.

Onde estão as pastas da equipe?

O nível superior é onde você pode encontrar o primeiro conjunto de pastas que contém todas as subpastas. Você pode ver as pastas de nível superior na seção Todosos arquivos da sua conta no dropbox.com.

Para os membros da equipe, isso inclui pastas de equipe de nível superior e a pasta pessoal. Os administradores controlam quem pode editar as pastas da equipe de nível superior. Membros da equipe com acesso de edição ao nível superior de um espaço da equipe podem converter uma pasta compartilhada no seu espaço pessoal em uma pasta da equipe. Saiba como criar uma pasta da equipe de nível superior.

Um pouco de estrutura tem muita utilidade

É fácil criar uma pasta e organizar os espaços da equipe. Quer saber como? Continue lendo para saber mais sobre os espaços da equipe e pastas da equipe.

Espaço da equipe

Seu Dropbox está organizado como um espaço de equipe compartilhado. Todos os membros da equipe têm acesso à mesma estrutura de pastas nesse espaço, mas também podem personalizar os acessos. Se você pode editar uma pasta no espaço de trabalho compartilhado, isso significa que também pode adicionar ou remover usuários dela.

Pastas da equipe

Como administrador, você pode organizar a estrutura de pastas do espaço da equipe. Para criar uma pasta de nível superior no espaço da equipe, abra a seção de Administração, selecione a opção Conteúdo e clique em Criar pasta da equipe . Nessa página, você poderá escolher se quer que todos os membros da sua equipe tenham acesso a essa pasta ou somente membros específicos. Certos tipos de administradores também podem gerenciar o acesso dos membros a qualquer conteúdo compartilhado usando o gerente de conteúdo.

E se você cria ou move uma pasta compartilhada em um espaço da equipe, outros membros da equipe podem acessá-la também.

Entre como um dos membros da sua equipe

Procurando outra maneira de gerenciar dados empresariais? Você pode conferir outras contas se entrar como membro. Ao usar esse recurso, você pode realizar qualquer ação que os usuários podem realizar em suas próprias contas.

Isso pode ajudar quando você precisa integrar ou ajudar a configurar um novo membro da equipe, solucionar problemas ou mesmo manter projetos em andamento durante a ausência de um membro da equipe.

Monitore a atividade da equipe do Dropbox

A página Atividade na seção de Administração permite que você monitore a atividade do usuário. Nesta tela, você pode acompanhar como os dados são compartilhados dentro e fora da empresa.

As contas de equipe do Dropbox registram todas as ações de compartilhamento, o que permite que você consulte:

  • Quem cria pastas ou links compartilhados

  • Quem está participando de pastas compartilhadas

  • As alterações feitas nessas pastas

  • Aa alterações feitas nas permissões de links compartilhados

  • Quem está compartilhando documentos do Paper

Se você quiser consultar mais informações sobre as atividades da sua equipe, acesse a atividade de compartilhamento da equipe.

Precisa de mais informações? As contas de equipe do Dropbox permitem integrar aplicativos de terceiros para um acompanhamento mais completo, como software de gerenciamento de informações e eventos de segurança.

Assista aos nossos vídeos sobre como gerenciar seus dados

Dê uma olhada nesses tutoriais para saber mais sobre as maneiras de gerenciar dados.

Como criar uma pasta da equipe

As pastas da equipe são uma ótima maneira de gerenciar o conteúdo da equipe, e configurá-las é fácil.

Gerenciamento do espaço de trabalho compartilhado

Se sua conta do Dropbox usar um espaço da equipe compartilhado, você poderá visualizar, auditar, criar e gerenciar o acesso ao conteúdo da equipe na página Conteúdo.

Revise a atividade de sua equipe

Se você precisar monitorar uma ação ou um usuário específico, criar um relatório de atividades pode ajudar a manter o controle sobre o que está acontecendo com os dados da sua equipe.

Revise a atividade do usuário na pasta compartilhada

Fique de olho no que acontece dentro das pastas compartilhadas.

Review shared folder user activity - Start at your home base

Comece em uma base inicial

Como esta é uma ação de administrador, comece na seção de Administração. Depois, clique em Atividade e aparecerá um formulário na parte superior da tela.

Dúvidas frequentes

Tem alguma dúvida sobre o acompanhamento de dados? Provavelmente temos uma resposta. Se você tiver alguma dúvida que não esteja listada aqui, confira nossa Central de ajuda para encontrar mais respostas.

Qual é a diferença entre uma pasta da equipe e uma pasta compartilhada?

As pastas compartilhadas são gerenciadas pelo usuário e podem ser compartilhadas com pessoas de fora da equipe, se o seu administrador permitir. No espaço da equipe há pastas que podem ser compartilhadas com diferentes pessoas, incluindo membros da equipe e pessoas que não pertencem à equipe.

Como excluo ou arquivo uma pasta da equipe?

Apenas os administradores podem arquivar as pastas da equipe. Acesse a seção de Administração, clique em Conteúdo e, em seguida, clique no ícone de engrenagem ao lado da pasta que você deseja ajustar. No menu suspenso, clique em Arquivar.

Existe um limite para a quantidade de colaboradores que podem acessar uma pasta da equipe?

Existe, e é definido para garantir que as pastas ainda sejam sincronizadas apropriadamente. Se você atingir o limite, pode remover membros ou reorganizar suas pastas da equipe para ajudar a resolver o problema.