Como usar seu espaço da equipe compartilhado para gerenciar o conteúdo da sua empresa

Com o Dropbox para empresas, sua equipe compartilha um espaço que funciona como uma unidade que todos podem acessar. Todos os membros da equipe podem acessar esse espaço e ver a mesma estrutura de pastas. Essa estrutura dá a todos o mesmo contexto e ajuda a equipe a se manter organizada sem sobrecarga de pastas compartilhadas.

Pense no espaço da equipe como um substituto de uma pasta compartilhada ou de um servidor de arquivos de um departamento. Então, se sua equipe de vendas estiver planejando uma reunião de avaliação trimestral e precisar de espaço para um conteúdo que deve ser acessado por todos na equipe, pense em criar uma pasta para eles no espaço da equipe. Assim, todas as informações necessárias ficarão em um local central.

No que se refere a espaços de equipe, os administradores são importantes. Eles podem ver, auditar, criar e gerenciar o acesso ao conteúdo da equipe. Administradores também têm o poder de permitir aos usuários criar seus próprios grupos gerenciados pelo usuário que podem ser atribuídos a espaços de equipe. Você tem inúmeras opções!

No espaço da equipe há pastas que podem ser compartilhadas com diferentes pessoas, incluindo membros da equipe e pessoas que não pertencem à equipe. Você pode visualizar ou editar as pastas, mas é possível que você não tenha acesso a parte do conteúdo de uma pasta.

Cada usuário tem dois tipos diferentes de pastas.

Pastas da equipe

• Como padrão, qualquer pessoa pode criar pastas da equipe, mas os administradores podem gerenciar essa permissão

• As pastas da equipe podem ser compartilhadas com toda a equipe, determinados grupos ou indivíduos

• Em uma pasta da equipe, cada arquivo ou subpasta pode ser compartilhado com um conjunto diferente de pessoas

• Os administradores podem escolher permitir que outras pessoas visualizem ou editem os arquivos em uma pasta da equipe ou bloquear o acesso completamente

• Os membros da equipe podem criar subpastas nas pastas da equipe, se tiverem permissões de edição

Pastas pessoais

• Uma pasta pessoal é seu espaço e é privada para o usuário. No entanto, o usuário pode escolher compartilhar arquivos em sua pasta pessoal com outros membros da equipe. Como administrador de contas de equipe no Dropbox, você pode visualizar arquivos na pasta pessoal de um usuário usando a opção entrar como membro

Muitas vezes, os espaços da equipe são organizados em torno de funções ou departamentos dentro de uma organização, pois oferecem às equipes um espaço dedicado para seus arquivos.

Mas só porque todos os membros da equipe veem a mesma estrutura de pastas no espaço da equipe, não significa que todos possam acessar todo o conteúdo dentro dessas pastas. Qualquer usuário do Dropbox da equipe pode adicionar ou remover pessoas de qualquer pasta que possa editar.

O nível superior é onde você pode encontrar o primeiro conjunto de pastas que contém todas as subpastas. Você pode ver as pastas de nível superior na seção Todosos arquivos da sua conta no dropbox.com.

Para os membros da equipe, isso inclui pastas de equipe de nível superior e a pasta pessoal. Os administradores controlam quem pode editar as pastas da equipe de nível superior. Membros da equipe com acesso de edição ao nível superior de um espaço da equipe podem converter uma pasta compartilhada no seu espaço pessoal em uma pasta da equipe. Saiba como criar uma pasta da equipe de nível superior.

As pastas compartilhadas são gerenciadas pelo usuário e podem ser compartilhadas com pessoas de fora da equipe, se o seu administrador permitir. No espaço da equipe há pastas que podem ser compartilhadas com diferentes pessoas, incluindo membros da equipe e pessoas que não pertencem à equipe.

Apenas os administradores podem arquivar as pastas da equipe. Para isso:

1. Abra sua seção de Administração.

2. Em Produtos, clique no menu suspenso à esquerda de Dropbox.

3. Clique em Conteúdo.

4. Encontre a pasta que deseja arquivar, clique em ⋯ (mais opções) e selecione Arquivar no menu.

Existe, e é definido para garantir que as pastas ainda sejam sincronizadas apropriadamente. Se você atingir o limite, pode remover membros ou reorganizar suas pastas da equipe para ajudar a resolver o problema.