Como controlo o acesso de minha equipe ao Dropbox?

Independentemente do tamanho da sua equipe, como administrador do Dropbox Business, você tem muitas opções para administrar o acesso ao Dropbox.

13 Leitura de minutos

Gerenciamento facilitado

O Dropbox Business facilita o gerenciamento de usuários, quer você esteja adicionando ou removendo membros de sua equipe.

Gerenciar membros em comparação com grupos

Se você tem uma grande equipe, criar grupos é uma ótima maneira de organizar os membros de sua equipe. Saber como gerenciar grupos e membros individuais na Administração vai ajudá-lo a manter tudo organizado.

Know your group types - Managing members vs. groups

Conheça os tipos de grupos

Existem dois tipos de grupos que podem ser usados.

Os grupos gerenciados pela empresa só podem ser criados pelos administradores e os membros da equipe não podem voluntariamente entrar nem sair desses grupos.

Os grupos gerenciados pelos usuários são habilitados por padrão e podem ser criados pelos administradores e pelos membros da equipe. As pessoas podem solicitar acesso ou sair voluntariamente dos grupos. Os administradores podem desabilitar os grupos gerenciados pelos usuários na Administração ou transformar um grupo gerenciado por usuários em um grupo gerenciado pela empresa, caso queiram assumir o controle do grupo.

Manage members - Managing members vs. groups

Gerenciar membros

Quando se trata de gerenciar os membros de sua conta do Dropbox Business, você tem vários controles disponíveis. Você pode: redefinir senhas, suspender ou excluir usuários e visualizar os registros de atividade individual.

Para fazer isso, clique na aba Membros da seção de Administração.

See what everyone’s up to - Managing members vs. groups

Veja o que cada um está fazendo

Como administrador, o registro de atividades é o seu novo melhor amigo. Aqui você pode ver o que está acontecendo com todos os usuários da sua conta. Isso inclui o que, quando e com quem os usuários compartilham, quando acessam suas contas ou mudam suas senhas e quando vinculam aplicativos de terceiros ou novos dispositivos. Também permite que você veja sempre que um usuário for adicionado ou removido da equipe.

Para acessar os registros de atividade, clique na aba Atividade da seção de Administração.

Manage groups - Managing members vs. groups

Gerenciar grupos

Os grupos permitem que você crie listas de pessoas que devem ter acesso aos mesmos arquivos e pastas. São especialmente úteis quando você quer organizar os membros da equipe por departamento ou função.

Quais são os benefícios dos grupos? Eles permitem que você compartilhe pastas instantaneamente com todo o grupo, e você pode especificar se esse grupo tem acesso somente visualização ou de edição.

Para criar e editar grupos, clique na aba Grupos da seção de Administração.

Conheça os tipos de grupos

Existem dois tipos de grupos que podem ser usados.

Os grupos gerenciados pela empresa só podem ser criados pelos administradores e os membros da equipe não podem voluntariamente entrar nem sair desses grupos.

Veja o que cada um está fazendo

Para acessar os registros de atividade, clique na aba Atividade da seção de Administração.

Gerenciar grupos

Para criar e editar grupos, clique na aba Grupos da seção de Administração.

Conheça os tipos de grupos

Existem dois tipos de grupos que podem ser usados.

Os grupos gerenciados pela empresa só podem ser criados pelos administradores e os membros da equipe não podem voluntariamente entrar nem sair desses grupos.

Integre todos

Caso você use o Active Directory (AD), poderá usar o Conector AD do Dropbox para provisionar os usuários rapidamente.

Para informações mais aprofundadas, confira este artigo de ajuda. Observação: o Conector AD do Dropbox está disponível para equipes do Dropbox Business no plano Advanced ou Enterprise.

Você usa o Active Directory? Ótimo! Você pode usar o Conector AD do Dropbox para provisionar, desprovisionar e gerenciar usuários e grupos no Dropbox com facilidade.

O Conector AD funciona como um espelho que reflete as alterações do seu AD no Dropbox. Chamamos esse processo de sincronização unidirecional, mas saiba que o Conector AD na verdade nunca altera os arquivos nem o conteúdo de uma conta do Dropbox.

Aqui vai uma dica: configure a sincronização de um usuário e a sincronização de um grupo separadamente quando configurar seu AD com Dropbox. Com isso, você terá mais flexibilidade no que se refere a provisionamento de usuários.

No Dropbox, há várias maneiras de provisionar usuários além do Conector AD, como a Administração e o IAM/IdP. Escolha a que for melhor para você (e saiba que alguns desses métodos também exigem um pouco de conhecimento técnico).

Identifique-se

É conveniente conectar sua conta do Dropbox a um provedor de gestão de identidade caso você já use um ou caso tenha um Active Directory complexo e de várias florestas.

Observação: o SSO (logon único) está disponível para equipes do Dropbox Business no plano Advanced ou Enterprise.

Gerenciador de identidade (IDMs)

Identity management offers admins a robust set of tools designed to simplify user lifecycle operations, including creating and removing Dropbox accounts.

Learn which identity providers offer preconfigured settings for Dropbox.

Logon único (SSO)

Single sign-on (SSO) is available to Dropbox teams on an Advanced or Enterprise plan.

SSO lets your team log in to Dropbox with a central identity provider. This makes life easier for your users—it gives them one less password to remember. If you’re already using an identity provider you trust and one that Dropbox supports, setting this up is easy. If you also manage SSO with your Cloud IDM, you can easily manage everything with your IDM provider.

Suspender usuário e exclusão remota

Às vezes, você precisa remover o acesso de um usuário a sua equipe do Dropbox. Existem duas maneiras para você fazer isso, as duas acessadas pela Administração.

Suspensão de usuários

Suspending a user means that they instantly lose access to their Dropbox team account and Paper docs. Only an admin can remove the suspension.

Suspending an account doesn’t free up a license, or delete any files. The account still exists, which means it’s still using that license. To free up the license, you’ll need to delete the account.

Exclusão remota

Remote wipe lets you delete a Dropbox team account from a team member’s linked devices. With this feature, you can delete data from a device even if your team member loses it.

Once you unlink a device and use remote wipe, that device will immediately stop syncing.

Espere, não vá ainda!

Você acidentalmente removeu um membro da equipe? Não queria excluir ninguém? Sem problemas!

Os administradores do Dropbox Business têm sete dias para restaurar quaisquer usuários excluídos. A restauração de um usuário reativa sua conta exatamente com os mesmos arquivos e permissões.

É como se nada tivesse acontecido.

Como mesclar equipes do Dropbox

Se houver mais de uma equipe do Dropbox Business em sua organização ou se você estiver trabalhando estreitamente com outra equipe, pode ser conveniente combinar essas duas equipes separadas em uma.

Um dos membros da minha equipe já tem uma conta do Dropbox. Como o adiciono a minha conta do Dropbox Business?

Convide um membro da sua equipe, como faria com qualquer novo membro. Se ele escolher participar da equipe, o sistema perguntará a ele o que quer fazer com seus arquivos existentes: combiná-los com a conta do Dropbox Business ou criar uma conta pessoal do Dropbox separada para seus arquivos. Tenha em mente que se esse membro da equipe fizer parte de uma equipe existente do Dropbox Business, não poderá participar de uma segunda equipe.