La guida per diventare amministratore Dropbox
30 minuti di lettura
L’account di team Dropbox è un posto sicuro per tutti i file di lavoro del tuo team. Con una console amministratore intuitiva, uno spazio di lavoro del team e funzionalità di sicurezza avanzate, Dropbox mette a disposizione gli strumenti necessari per consentire al tuo team di lavorare efficientemente.
Questa guida ti presenta le funzionalità, le autorizzazioni e i controlli di sicurezza che gestirai come nuovo amministratore. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità principali di Dropbox (come la sincronizzazione e la condivisione), consulta la guida per i membri del team.
Tipi di amministratore
Gli account di team includono amministratori e membri. Gli amministratori gestiscono la fatturazione dell’account, le impostazioni del team e l’iscrizione al team. Consigliamo che tutti gli account di team Dropbox abbiano almeno due amministratori.
Gli amministratori di un team Dropbox Standard o Business hanno accesso a tutte le autorizzazioni come amministratori del team. Gli amministratori dei team Dropbox Advanced, Business Pluso Enterprise dispongono di tutte le autorizzazioni come amministratori del team o di autorizzazioni più limitate.
Esistono otto ruoli amministratore, ciascuno con un diverso gruppo di autorizzazioni.
Gli amministratori del team hanno accesso a tutte le autorizzazioni.
Gli amministratori della gestione utenti possono aggiungere, rimuovere e gestire gli account dei membri del team.
Gli amministratori del supporto possono aiutare i membri del team solo in determinate attività, tra cui reimpostare le password.
Gli amministratori della fatturazione possono effettuare pagamenti e rinnovare contratti.
Gli amministratori dei contenuti possono impostare le autorizzazioni e gestire i contenuti.
Gli amministratori della conformità gestiscono le norme sulla conservazione e la conservazione ai fini giudiziari. Questo ruolo da amministratore è disponibile solo per i team che hanno acquistato il componente aggiuntivo per la governance dei dati.
Gli amministratori dei rapporti possono creare rapporti sulle attività del team e sui dati dei membri.
Gli amministratori della sicurezza gestiscono avvisi di sicurezza, condivisioni esterne e rischi.
Per ulteriori informazioni sulle diverse autorizzazioni per ogni tipo di amministratore, consulta il nostro elenco dettagliato delle autorizzazioni di amministratore di Dropbox.
Iniziamo con la configurazione del team.
Come scaricare Dropbox per computer e dispositivi mobili
Dropbox consente di accedere a file, foto e video aziendali senza difficoltà da casa, in ufficio, in viaggio o mentre nel tragitto verso una riunione di lavoro.
Una volta installato Dropbox sul tuo computer, vedrai un’icona di Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows) o nella barra dei menu (Mac) e una cartella di Dropbox sul tuo disco rigido, dove potrai lavorare con gli stessi file di dropbox.com.
Come scaricare l'applicazione desktop Dropbox
Scarica l'applicazione Dropbox per desktop.
Apri il file che hai scaricato.
Ti verrà chiesto di accedere con le credenziali dell’account di team Dropbox.
Usa lo stesso indirizzo email e la stessa password che hai usato per accedere a dropbox.com (le credenziali sono uguali per tutti i dispositivi).
L’app desktop Dropbox è disponibile per Linux, Windows e macOS.
Risorse correlate
Scopri di più su come utilizzare l’app Dropbox con Windows 10 in modalità S o con Linux
Ulteriori informazioni sulla compatibilità di Dropbox con il tuo sistema operativo
Che cosa fare se l’installazione di Dropbox non va a buon fine
Come scaricare l’app per dispositivi mobili Dropbox
Scarica l’app da dropbox.com/mobile o dall’app store che preferisci.
Se hai già installato l’app per dispositivi mobili Dropbox su telefono o tablet, puoi accedere semplicemente inserendo l’indirizzo email e la password. In alternativa, puoi accedere tramite SSO con l’account Apple o Google.
Come accedere all’account Dropbox come amministratore
Come accedere all’account amministratore Dropbox su dropbox.com
Quando registri un account di team Dropbox, ti verrà chiesto di configurare un account su dropbox.com in qualità di amministratore. Per utilizzare Dropbox, devi accedere al tuo account con le credenziali che hai scelto durante la configurazione iniziale.
Vai su www.dropbox.com.
Scegli l'opzione di accesso appropriata.
Risorse correlate
Come accedere alla Console amministratore
La Console amministratore è uno strumento centralizzato che offre visibilità e funzionalità di controllo dei contenuti. Puoi accedervi tramite due semplici passaggi:
Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
A seconda del tuo ruolo di amministratore, vedrai diverse opzioni che ti permetteranno di supervisionare i membri, rivedere il flusso di lavoro del team e invitare i membri a creare account.
Vuoi fare un tour della Console amministratore? Guarda il tutorial sulla Console amministratore.
Come impostare una struttura di cartelle per il team
Con un account di team Dropbox, il tuo team ha uno spazio di lavoro che funziona come un'unità condivisa. Dropbox funziona al meglio se la struttura dello spazio di lavoro del team riflette la struttura della tua organizzazione.
Ti consigliamo di completare i seguenti passaggi prima di invitare i colleghi a unirsi al tuo team in Dropbox:
Crea i gruppi di utenti che intendi assegnare a tali cartelle. Un team può essere legato a una sola funzione, ad esempio "Vendite" o "Risorse umane", o a più funzioni che si riuniscono per lavorare a un progetto, come "Onboarding per i nuovi assunti".
Crea la struttura delle cartelle predisponendo una cartella per ogni team.
Creazione di una cartella del team
Pensa alla cartella del team come a un archivio senza i tipici problemi legati ai documenti di carta. Sei tu a scegliere la struttura delle cartelle e come organizzarle, così troverai sempre ciò che ti serve in pochi passaggi.
Nella pagina Contenuto, puoi organizzare la struttura delle cartelle nel nuovo spazio di lavoro del team. In questa pagina, alcuni tipi di amministratori possono gestire anche l'appartenenza dei contenuti condivisi.
Per creare una cartella del team:
Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Contenuti nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Nuova cartella.
Scegli se consentire l’accesso a questa cartella a tutti i membri del tuo team o solo ad alcune persone.
Scegli se consentire ai membri l’accesso del tipo Modifica oppure Visualizzazione ai contenuti della cartella.
Può visualizzare: i membri possono solo visualizzare (e scaricare) i contenuti di questa cartella.
Modifica: i membri possono visualizzare, modificare e gestire l’accesso ai contenuti della cartella.
Fai clic su Crea.
Nota: per impostazione predefinita, chiunque disponga delle autorizzazioni di modifica per una cartella dispone delle autorizzazioni di modifica per tutte le sottocartelle al suo interno. Ad esempio, se i membri di un gruppo possono modificare "Design", possono anche modificare qualsiasi cartella all'interno di "Design".
Creazione di un gruppo
Un gruppo è formato da colleghi di team che hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni, indipendentemente dal fatto che siano divisi per team, reparto o persino per progetto. Utilizzerai questi gruppi per assegnare l'accesso alle cartelle del team. Solo determinati tipi di amministratori possono creare un gruppo gestito dall'azienda.
Per creare un gruppo:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Crea gruppo.
Inserisci un nome per il gruppo.
Scegli se il gruppo verrà gestito dall'azienda o dagli utenti.
Fai clic su Crea.
Aggiungere membri a un gruppo
Solo gli amministratori possono aggiungere membri a un gruppo gestito dall'azienda. I membri del team non possono chiedere di unirsi a un gruppo gestito dall'azienda.
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
Fai clic sul nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.
Fai clic su Aggiungi membri.
Inserisci il nome della persona che desideri invitare e fai clic su Aggiungi membri.
Risorse correlate
Come configurare le impostazioni di condivisione per l’account di team Dropbox
Gli amministratori configurano e gestiscono la condivisione automatica con le cartelle del team. Puoi anche personalizzare le regole per tutto il team per tutte le cartelle condivise create dal team.
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Impostazioni.
In Contenuti, fai clic su Condivisione.
Nota: le modifiche a queste impostazioni non si applicano retroattivamente.
Come impedire ai membri di condividere contenuti all’esterno del team
A seconda di come il tuo team deve utilizzare Dropbox, potrai limitare i contenuti che possono essere condivisi esternamente.
Vai alla pagina Impostazioni e scorri verso il basso fino a Contenuto.
Fai clic su Condivisione.
Accanto a Condividi link al di fuori del team, seleziona No.
Questa procedura garantisce che i membri del team possano condividere file e cartelle solo con altri membri del team.
Scopri di più su come impostare le autorizzazioni di condivisione a livello di team in questo video:
Come invitare nuovi membri nell’account di team Dropbox
A meno che tu non abbia autorizzato i membri a invitare altre persone, solo alcuni tipi di amministratori possono invitare persone a unirsi all’account del team. Ogni membro invitato utilizza una delle licenze del piano.
Puoi invitare i membri nella Console amministratore o con il connettore Dropbox Active Directory Connector, ma ti consigliamo di farlo tramite la Console amministratore.
Invitare membri del team tramite la Console amministratore
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
Fai clic su Invita membri.
Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare.
Fai clic su Invita.
Nota. Puoi anche importare un file CSV se desideri invitare persone in blocco.
Se un membro del team ha già un account Dropbox che utilizza per lavoro, può convertire un account personale esistente in un account di team Dropbox. In alternativa, può creare un nuovo account.
Invitare membri del team tramite un’integrazione
Se disponi già di un sistema Single Sign-on (SSO) o intendi implementarne uno, ti consigliamo di invitare i membri del team utilizzando il connettore Active Directory.
Come aggiungere un altro amministratore all’account di team Dropbox
È consigliabile che ogni team abbia almeno due amministratori che possano eseguire attività specifiche, come la gestione della sicurezza degli account o l’integrazione di nuovi membri.
Per aggiungere nuovi amministratori tramite la Console amministratore:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
Trova e seleziona il membro che desideri impostare come amministratore.
Fai clic su “...” (ellissi) a destra del loro nome.
Seleziona Rendi amministratore.
Puoi modificare le autorizzazioni in qualsiasi momento.
Per ulteriori informazioni su ciò che ogni amministratore può fare, consulta questo modulo.
Come accedere come uno dei membri del team Dropbox
Alcuni tipi di amministratori possono accedere come membri all'account di un utente qualsiasi nel team. Questo accesso consente di effettuare una delle seguenti operazioni:
Visualizzare la struttura delle cartelle del membro del team.
Condividere file e cartelle con altre persone.
Visualizzare, aprire e scaricare i file.
Eliminare file o ripristinare file eliminati.
Per accedere come membro:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Vai alla pagina Membri.
Fai clic su “...” (ellissi) accanto al nome del membro del team con cui desideri accedere.
Fai clic su Accedi come membro.
Fai clic su Accedi per confermare la scelta.
Ti indirizzeremo all'account dell'utente che hai selezionato, dove potrai agire per conto di questo utente.
Terminata l'operazione, fai clic su Esci nel banner rosso nella parte superiore della pagina. Questo ti consentirà di evitare successive modifiche accidentali all'account sbagliato.
Nota: questa funzione è disponibile solo per gli account di team Dropbox con piano Advanced o Enterprise.
Come sospendere o eliminare un membro dall’account di team Dropbox
La Console amministratore ti permette sia di sospendere che di rimuovere membri del tuo team.
Come sospendere un membro di un team Dropbox
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri.
Fai clic su “…” (ellissi) accanto al nome dell'utente che vuoi sospendere.
Fai clic su Sospendi.
Seleziona Sospendi e decidi se eliminare i file di questo utente da qualsiasi dispositivo a cui potrebbe aver effettuato l'accesso.
Come annullare la sospensione o eliminare un membro sospeso
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri.
Fai clic su Sospeso.
Fai clic su “…” (ellissi) accanto al nome dell'utente sospeso.
Fai clic su Annulla sospensione membro o Elimina membro.*
*Se stai eliminando il membro sospeso, dovrai scegliere se eseguire il trasferimento dei contenuti dei file di questo membro.Fai clic su Annulla sospensione membro o Elimina.
Se annulli la sospensione di un membro del team, questi riacquisterà immediatamente l'accesso al suo account. Tale utente riceverà un'email che indica che il suo account è di nuovo attivo e potrà accedere utilizzando la password esistente (a meno che il tuo team non utilizzi l'SSO).
Come trasferire gli account di team Dropbox a nuovi membri del team
Una volta eliminato un membro del team, alcuni tipi di amministratori Dropbox possono trasferire i file e le cartelle di quel membro del team eliminato a un altro membro del team. Questa funzionalità consente una transizione della proprietà senza interruzioni e garantisce che file e cartelle importanti non vengano persi o non diventino inaccessibili dopo che un membro lascia il team.
Con il trasferimento dell'account puoi scegliere di effettuare una delle seguenti operazioni:
Trasferisci tutto dal vecchio account a un nuovo membro (inclusi file, cartelle e relazioni di condivisione)
Trasferisci i contenuti al tuo account amministratore e scegli cosa inviare al nuovo dipendente
Come formare il team all’utilizzo di Dropbox
Fornire istruzioni e supportare i membri durante la transizione a Dropbox è fondamentale affinché l’implementazione avvenga in modo corretto.
Ti consigliamo di invitare il tuo team a completare la guida rapida di Dropbox progettata per i membri del team. La guida aiuta i nuovi membri del team ad aggiungere e condividere file, a trovare risorse per la risoluzione dei problemi e altro ancora.
Ulteriore formazione
Nella nostra libreria per la formazione autoguidata, il team può scegliere un argomento e analizzare le funzionalità di Dropbox con i propri tempi e nel contesto del proprio lavoro. Come amministratore, puoi assegnare argomenti specifici per creare il percorso formativo ottimale per il team.
Lezioni virtuali
Il team ha anche la possibilità di partecipare a una sessione gratuita di formazione Dropbox in tempo reale. In questo modo, i nuovi membri vengono guidati alla scoperta delle funzioni fondamentali di Dropbox in un’aula virtuale interattiva.
Come utilizzare le integrazioni delle app con Dropbox
Gli amministratori possono gestire le integrazioni delle app dalla Console amministratore e i membri del team possono collegare e gestire app di terze parti nelle impostazioni del proprio account, a meno che gli amministratori non blocchino la possibilità di collegare app.
I membri del team possono anche utilizzare Dropbox App Center per scoprire e collegare le app.
Inizia a utilizzare il Dropbox App Center
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra e seleziona Centro applicazioni.
Esplora o cerca un'app che desideri collegare o conoscere.
Condividere con Slack
Con Dropbox e Slack, contenuti e conversazioni vengono salvati senza difficoltà in un’unica posizione. Questa integrazione permette al team di condividere file e inviare messaggi ad altre persone su Slack direttamente da Dropbox. Il team può vedere chi ha condiviso il file in Slack, quando è stato condiviso e su quali canali.
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.
Passa con il mouse sul nome del file e fai clic sulla casella di controllo visualizzata a sinistra.
Fai clic sulla freccia accanto a Condividi in alto a destra.
Fai clic su Slack.
Hai la possibilità di aggiungere un messaggio.
Fai clic su Invia accanto al canale o alla persona con cui vorresti condividere il file.
Scopri di più sull’utilizzo di Slack con Dropbox
Collega il tuo calendario
Quando i membri del team collegano il calendario di Google o Outlook al proprio account Dropbox, possono trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. Questa integrazione consente al team di visualizzare le riunioni imminenti, partecipare a riunioni e allegare file alle riunioni direttamente dal proprio PC desktop.
Per collegare il calendario nell’App Center:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra e seleziona Centro applicazioni.
Fai clic su Calendario Google o Calendario e contatti Outlook.
Nota: se non vedi Google Calendar o il calendario e i contatti di Outlook, utilizza la barra Cerca nell'App Center nella parte superiore per trovare le app.
Fai clic su Collega e segui le istruzioni.
Scopri come allegare file e partecipare alle riunioni da Dropbox
Configura il team per raggiungere il successo con gli account di team Dropbox
Mantenere allineato il team è tanto importante quanto assicurarsi che tutti i file e le cartelle siano sincronizzati. Scopri come controllare l’accesso del team a Dropbox, impostare le autorizzazioni per tutto il team e molto altro ancora.