La guida per diventare amministratore Dropbox
30 minuti di lettura
L'account di team Dropbox è la sede di tutto il lavoro del tuo team. Grazie a una Console amministratore intuitiva, uno spazio di lavoro del team e potenti funzionalità di sicurezza, Dropbox ti offre gli strumenti necessari per avviare il tuo team al meglio.
Questa guida ti presenta le funzionalità, le autorizzazioni e i controlli di sicurezza che gestirai come nuovo amministratore. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità principali di Dropbox (come la sincronizzazione e la condivisione), consulta la guida per i membri del team.
Tipi di amministratore
Dropbox offre un'ampia gamma di ruoli di amministratore progettati per supportare responsabilità specifiche all'interno del team. Questo approccio basato sui ruoli garantisce che gli amministratori abbiano accesso solo agli strumenti e alle impostazioni necessari per la loro funzione, favorendo chiarezza, sicurezza ed efficienza in vista di una possibile espansione dell'organizzazione.
Assegnando autorizzazioni mirate anziché concedere un accesso generale a ogni amministratore, i team possono gestire meglio gli account utente, i contenuti, le impostazioni di sicurezza e i flussi di lavoro operativi, senza sovrapposizioni o confusione.
Questo approccio strutturato non solo protegge i dati della tua organizzazione, ma consente anche un supporto più rapido, responsabilità più chiare e una migliore collaborazione fin dall'inizio.
Gli account di team Dropbox includono membri e amministratori. Gli amministratori supervisionano le impostazioni, l'abbonamento e la fatturazione. Se fai parte di un team Dropbox Standard o Business, avrai a disposizione tutte le funzionalità di amministratore del team. Nei piani Advanced, Business Plus ed Enterprise esistono più ruoli di amministratore, ognuno con autorizzazioni specifiche.
Nota: consigliamo di avere almeno due amministratori in ogni team per garantire affidabilità e supporto continuo.
Esistono otto ruoli amministratore, ciascuno con un diverso gruppo di autorizzazioni.
Gli amministratori del team hanno accesso a tutte le autorizzazioni.
Gli amministratori della gestione utenti possono aggiungere, rimuovere e gestire gli account dei membri del team.
Gli amministratori del supporto possono aiutare i membri del team solo in determinate attività, tra cui reimpostare le password.
Gli amministratori della fatturazione possono effettuare pagamenti e rinnovare contratti.
Gli amministratori dei contenuti possono impostare le autorizzazioni e gestire i contenuti.
Gli amministratori della conformità gestiscono le norme sulla conservazione e la conservazione ai fini giudiziari. Questo ruolo da amministratore è disponibile solo per i team che hanno acquistato il componente aggiuntivo per la governance dei dati.
Gli amministratori dei rapporti possono creare rapporti sulle attività del team e sui dati dei membri.
Gli amministratori della sicurezza gestiscono avvisi di sicurezza, condivisioni esterne e rischi.
Per ulteriori informazioni sulle diverse autorizzazioni per ogni tipo di amministratore, consulta il nostro elenco dettagliato delle autorizzazioni di amministratore di Dropbox.
Iniziamo con la configurazione del team.
Come scaricare Dropbox per computer e dispositivi mobili
Dropbox consente di accedere a file, foto e video aziendali senza difficoltà da casa, in ufficio, in viaggio o mentre nel tragitto verso una riunione di lavoro.
Una volta installato Dropbox sul tuo computer, vedrai un’icona di Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows) o nella barra dei menu (Mac) e una cartella di Dropbox sul tuo disco rigido, dove potrai lavorare con gli stessi file di dropbox.com.
Come scaricare l'applicazione desktop Dropbox
Scarica l'applicazione Dropbox per desktop.
Apri il file che hai scaricato.
Ti verrà chiesto di accedere con le credenziali dell’account di team Dropbox.
Usa lo stesso indirizzo email e la stessa password che hai usato per accedere a dropbox.com (le credenziali sono uguali per tutti i dispositivi).
L’app desktop Dropbox è disponibile per Linux, Windows e macOS.
Risorse correlate
Scopri di più su come utilizzare l’app Dropbox con Windows 10 in modalità S o con Linux
Ulteriori informazioni sulla compatibilità di Dropbox con il tuo sistema operativo
Che cosa fare se l’installazione di Dropbox non va a buon fine
Come scaricare l’app per dispositivi mobili Dropbox
Scarica l’app da dropbox.com/mobile o dall’app store che preferisci.
Se hai già installato l’app per dispositivi mobili Dropbox su telefono o tablet, puoi accedere semplicemente inserendo l’indirizzo email e la password. In alternativa, puoi accedere tramite SSO con l’account Apple o Google.
Come accedere all’account Dropbox come amministratore
Accesso al tuo account di amministratore di Dropbox
In qualità di amministratore di un account Dropbox Business, il tuo percorso inizia su dropbox.com. Accedere è facile e veloce. Ecco come fare:
Vai su www.dropbox.com.
Fai clic su Accedi nell'angolo in alto a destra.
Inserisci l'indirizzo email e la password che hai utilizzato durante la configurazione dell'account Dropbox del tuo team.
Come accedere agli strumenti di amministrazione
Dopo aver effettuato l'accesso, cerca la Console amministratore nella barra laterale sinistra. Da lì potrai gestire gli utenti, le impostazioni e tutte le funzionalità di amministrazione disponibili per il tuo team.
Nota: se non vedi la Console amministratore, verifica di aver utilizzato l'indirizzo email corretto per il tuo account Business.
Come accedere alla Console amministratore
La Console amministratore è uno strumento centralizzato che offre visibilità e funzionalità di controllo dei contenuti. Puoi accedervi tramite due semplici passaggi:
Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
A seconda del tuo ruolo di amministratore, vedrai diverse opzioni che ti permetteranno di supervisionare i membri, rivedere il flusso di lavoro del team e invitare i membri a creare account.
Vuoi fare un tour della Console amministratore? Guarda il tutorial sulla Console amministratore.
Come impostare una struttura di cartelle per il team
Una struttura di cartelle ben pianificata è la base per un'esperienza fluida, organizzata e sicura in Dropbox. Quando la gerarchia delle cartelle del tuo team rispecchia il modo di lavorare della tua organizzazione, che sia per reparto, per funzione o per progetto, per le persone diventa molto più facile trovare ciò di cui hanno bisogno e collaborare in maniera efficace.
Anziché ricorrere a condivisioni ad hoc o cartelle personali, gli utenti del team possono lavorare all’interno di uno spazio di lavoro centralizzato e standardizzato, dove i contenuti sono etichettati in modo chiaro e l’accesso è gestito adeguatamente. Tale configurazione non solo consente di risparmiare tempo, ma riduce anche la confusione, i file duplicati e i problemi di controllo delle versioni.
Che cosa puoi fare nella sezione Contenuti
In qualità di amministratore Dropbox, le cartelle del team sono il tuo strumento di riferimento per gestire i contenuti dell'organizzazione in maniera semplice, strutturata e centralizzata.
Considerale come lo schedario online del tuo team, senza il disordine della carta.
Che cosa puoi fare nella sezione Contenuti della tua Console amministratore:
Creare cartelle del team e strutturarle in base alle esigenze del team stesso.
Condividere l'accesso con singoli utenti, gruppi o l'intero team.
Gestire le autorizzazioni, ad esempio sola visualizzazione o modifica.
Aggiungere o rimuovere persone (a seconda del tuo ruolo di amministratore).
Come creare una cartella del team
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa a sinistra di Dropbox.
Fai clic su Contenuti.
Fai clic su Crea cartella del team sulla destra.
Assegnare un nome alla cartella e scegliere chi deve avere accesso inizialmente, se l'intero team o persone specifiche.
Fai clic su Crea.
Imposta i livelli di accesso dopo la creazione della cartella
Una volta creata la cartella del team, puoi perfezionare le autorizzazioni di accesso:
Cerca la nuova cartella del team in Contenuti.
Fai clic su ••• (altre opzioni) accanto al nome della cartella, quindi seleziona Gestisci accesso.
Per ogni persona o gruppo, scegli se:
Può visualizzare: solo visualizzare e scaricare i file.
Può modificare: aggiungere, modificare o eliminare file e gestire le impostazioni di condivisione.
Le modifiche apportate vengono salvate automaticamente.
Nota: se una persona ha accesso in modifica a una cartella del team, per impostazione predefinita potrà anche modificare tutto ciò che contiene, comprese le sottocartelle.
Ad esempio, se un gruppo può modificare una cartella denominata "Design", potrà anche modificare qualsiasi cartella o file al suo interno, a meno che le autorizzazioni non vengano ulteriormente personalizzate.
Creazione di un gruppo
I gruppi ti consentono di fornire a tutti i colleghi di un team l'accesso alle stesse informazioni, indipendentemente dal fatto che l'organizzazione funzioni per team, reparto o progetto. Puoi creare gruppi personalizzati in base al modo di lavorare del tuo team e utilizzarli per assegnare l'accesso alle cartelle del team. Solo determinati tipi di amministratori possono creare e gestire i gruppi.
Per creare un gruppo:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Crea gruppo.
Inserisci un nome per il gruppo.
Scegli se il gruppo sarà gestito dall'amministratore o gestito dai membri.
Fai clic su Crea.
Aggiungere membri a un gruppo
Solo gli amministratori possono aggiungere membri a un gruppo gestito dall'amministratore.
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
Fai clic sul nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.
Fai clic su Aggiungi membri.
Inserisci il nome della persona che desideri invitare e fai clic su Aggiungi membri.
Vuoi saperne di più? Dai un'occhiata a queste risorse correlate
Come configurare le impostazioni di condivisione per l’account di team Dropbox
Gli amministratori configurano e gestiscono la condivisione automatica con le cartelle del team. Puoi anche personalizzare le regole per tutto il team per tutte le cartelle condivise create dal team.
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Impostazioni.
In Condivisione esterna, personalizza chi può essere aggiunto a file e cartelle, chi può condividere link e altre autorizzazioni di condivisione.
Nota: le modifiche a queste impostazioni non si applicano retroattivamente.
Come impedire ai membri di condividere contenuti all’esterno del team
A seconda di come il tuo team deve utilizzare Dropbox, potrai limitare i contenuti che possono essere condivisi esternamente.
Vai su Impostazioni.
Nella pagina Condivisione esterna, scorri verso il basso fino a Condivisione di link a file e cartelle.
Seleziona Non attiva nel menu a discesa a destra.
Questa procedura garantisce che i membri del team possano condividere file e cartelle solo con altri membri del team.
Come invitare nuovi membri nell’account di team Dropbox
A meno che tu non abbia autorizzato i membri a invitare altre persone, solo alcuni tipi di amministratori possono invitare persone a unirsi all’account del team. Ogni membro invitato utilizza una delle licenze del piano.
Puoi invitare i membri nella Console amministratore o con il connettore Dropbox Active Directory Connector, ma ti consigliamo di farlo tramite la Console amministratore.
Invitare membri del team tramite la Console amministratore
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
Fai clic su Invita membri.
Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare.
Fai clic su Invita.
Nota. Puoi anche importare un file CSV se desideri invitare persone in blocco.
Se un membro del team ha già un account Dropbox che utilizza per lavoro, può convertire un account personale esistente in un account di team Dropbox. In alternativa, può creare un nuovo account.
Invitare membri del team tramite un’integrazione
Se disponi già di un sistema Single Sign-on (SSO) o intendi implementarne uno, ti consigliamo di invitare i membri del team utilizzando il connettore Active Directory.
Come aggiungere un altro amministratore all’account di team Dropbox
Avere più di un amministratore nel tuo account di team Dropbox è fondamentale per garantire continuità, responsabilità e una gestione efficiente delle attività. Gli amministratori svolgono un ruolo chiave in attività cruciali come la gestione dell'accesso degli utenti, la configurazione dei criteri di sicurezza, la risposta alle esigenze di assistenza e la supervisione delle autorizzazioni per i contenuti.
Se il team ha un solo amministratore e questa persona non è disponibile per via di ferie, congedi o circostanze impreviste, potrebbero verificarsi ritardi nella gestione di azioni importanti come l'inserimento di nuovi membri del team o la risoluzione di problemi di sicurezza. Avendo più amministratori, si ha la garanzia che ci sia sempre qualcuno disponibile per gestire e supportare il team.
È consigliabile che ogni team abbia almeno due amministratori che possano eseguire attività specifiche, come la gestione della sicurezza degli account o l’integrazione di nuovi membri.
Per aggiungere nuovi amministratori tramite la Console amministratore:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
Trova e seleziona il membro che desideri impostare come amministratore.
Fai clic su Altro a destra del nome.
Seleziona Rendi amministratore.
Puoi modificare le autorizzazioni in qualsiasi momento.
Per ulteriori informazioni su ciò che ogni amministratore può fare, consulta questo modulo.
Come accedere come uno dei membri del team Dropbox
Alcuni ruoli di amministratore possono accedere temporaneamente come membri del team, avendo così a disposizione un accesso sicuro al loro account di lavoro. Questa funzione può essere particolarmente utile se un membro del team è fuori sede o ha bisogno di aiuto per organizzare i file oppure se stai risolvendo un problema per suo conto.
Con questo accesso, puoi:
Visionare la struttura delle cartelle dell'utente e vedere come sono organizzati i contenuti.
Condividere file o cartelle per suo conto.
Visualizzare, aprire o scaricare i file a cui ha accesso.
Eliminare o ripristinare i file in base alle esigenze.
Attenzione: questo accesso è valido solo per l'account di team Dropbox della persona interessata. Non potrai visualizzare o interagire con i contenuti del suo account Dropbox personale.
Per accedere come membro:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Vai alla pagina Membri.
Fai clic su Altro accanto al nome del membro del team con cui desideri accedere.
Fai clic su Accedi come membro.
Fai clic su Accedi per confermare la scelta.
Ti indirizzeremo all'account dell'utente che hai selezionato, dove potrai agire per conto di questo utente.
Terminata l'operazione, fai clic su Esci nel banner rosso nella parte superiore della pagina. Questo ti consentirà di evitare successive modifiche accidentali all'account sbagliato.
Nota: questa funzione è disponibile solo per gli account di team Dropbox con piano Advanced o Enterprise.
Come sospendere o eliminare un membro dall’account di team Dropbox
La Console amministratore ti permette sia di sospendere che di rimuovere membri del tuo team.
Come sospendere un membro di un team Dropbox
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri.
Fai clic su Altro accanto al nome dell'utente che vuoi sospendere.
Fai clic su Sospendi.
Fai clic su Sospendi.
Come annullare la sospensione o eliminare un membro sospeso
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri.
Fai clic sul filtro Stato e passa a Sospeso.
Fai clic su Altro accanto al nome dell'utente sospeso.
Fai clic su Annulla sospensione membro o Elimina membro.*
*Se stai eliminando il membro sospeso, dovrai scegliere se eseguire o meno il trasferimento dei contenuti dei file di questo membro.Fai clic su Annulla sospensione membro o Elimina.
Se annulli la sospensione di un membro del team, questi riacquisterà immediatamente l'accesso al suo account. Tale utente riceverà un'email che indica che il suo account è di nuovo attivo e potrà accedere utilizzando la password esistente (a meno che il tuo team non utilizzi l'SSO).
Come trasferire gli account di team Dropbox a nuovi membri del team
Una volta eliminato un membro del team, alcuni tipi di amministratori Dropbox possono trasferire i file e le cartelle di quel membro del team eliminato a un altro membro del team. Questa funzionalità consente una transizione della proprietà senza interruzioni e garantisce che file e cartelle importanti non vengano persi o non diventino inaccessibili dopo che un membro lascia il team.
Con il trasferimento dell'account puoi scegliere di effettuare una delle seguenti operazioni:
Trasferisci tutto dal vecchio account a un nuovo membro (inclusi file, cartelle e relazioni di condivisione)
Trasferisci i contenuti al tuo account amministratore e scegli cosa inviare al nuovo dipendente
Come formare il team all’utilizzo di Dropbox
Fornire istruzioni e supportare i membri durante la transizione a Dropbox è fondamentale affinché l’implementazione avvenga in modo corretto.
Ti consigliamo di invitare il tuo team a completare la guida rapida di Dropbox progettata per i membri del team. La guida aiuta i nuovi membri del team ad aggiungere e condividere file, a trovare risorse per la risoluzione dei problemi e altro ancora.
Ulteriore formazione
Nella nostra libreria per la formazione autoguidata, il team può scegliere un argomento e analizzare le funzionalità di Dropbox con i propri tempi e nel contesto del proprio lavoro. Come amministratore, puoi assegnare argomenti specifici per creare il percorso formativo ottimale per il team.
Lezioni virtuali
Il team ha anche la possibilità di partecipare a una sessione gratuita di formazione Dropbox in tempo reale. In questo modo, i nuovi membri vengono guidati alla scoperta delle funzioni fondamentali di Dropbox in un’aula virtuale interattiva.
Come utilizzare le integrazioni delle app con Dropbox
L'integrazione di app di terze parti con Dropbox aiuta il tuo team a lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Invece di passare da una piattaforma all'altra, i membri del team possono accedere facilmente a strumenti come Documenti Google, Adobe, Microsoft 365, Slack, Zoom e altri dalla loro interfaccia Dropbox. Ciò semplifica i flussi di lavoro, aumenta la produttività e mantiene tutte le versioni dei file organizzate in un unico spazio.
Gli amministratori possono gestire le integrazioni delle app dalla Console amministratore e i membri del team possono collegare e gestire app di terze parti nelle impostazioni del proprio account, a meno che gli amministratori non blocchino la possibilità di collegare app.
I membri del team possono anche utilizzare Dropbox App Center per scoprire e collegare le app.
Inizia a utilizzare il Dropbox App Center
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra e seleziona Centro applicazioni.
Esplora o cerca un'app che desideri collegare o conoscere.
Per gestire l'accesso del tuo team ad app specifiche:
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa a sinistra di Dropbox.
Fai clic su Impostazioni.
In Applicazioni, fai clic su Autorizzazioni per app.
Fai clic sulla casella di controllo accanto alle applicazioni che vuoi bloccare o sbloccare.
Fai clic su Consenti e/o Blocca.
Scopri di più sulla gestione delle autorizzazioni e dell'accesso alle app del tuo team.
Collega il tuo calendario
Quando i membri del team collegano il calendario di Google o Outlook al proprio account Dropbox, possono trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. Questa integrazione consente al team di visualizzare le riunioni imminenti, partecipare a riunioni e allegare file alle riunioni direttamente dal proprio PC desktop.
Per collegare il calendario nell’App Center:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra e seleziona Centro applicazioni.
Fai clic su Calendario Google o Calendario e contatti Outlook.
Nota: se non vedi Google Calendar o il calendario e i contatti di Outlook, utilizza la barra Cerca nell'App Center nella parte superiore per trovare le app.
Fai clic su Collega e segui le istruzioni.
Scopri come allegare file e partecipare alle riunioni da Dropbox.
Hai gettato le basi: ora continua a costruire
Hai compiuto i primi passi importanti per la configurazione del tuo team e per raggiungere il successo con Dropbox. Dalla gestione delle impostazioni di sicurezza all'accesso degli utenti, dall'organizzazione dei contenuti all'attivazione delle integrazioni, ora hai gli strumenti necessari per gestire uno spazio di lavoro ben strutturato, sicuro e produttivo.
La leadership di un bravo amministratore, però, non si ferma qui. Continua ad ampliare le tue competenze partecipando a un corso virtuale in diretta per acquisire una formazione più approfondita e interattiva, oppure mettiti in contatto con i colleghi della community di Dropbox per scambiarvi suggerimenti e best practice.
Più impari, più valore aggiungi al tuo team.
Esplora altre risorse di apprendimento e segui tutti gli aggiornamenti su learn.dropbox.com.