La guida per diventare amministratore Dropbox
30 minuti di lettura
L’account di team Dropbox è un posto sicuro per tutti i file di lavoro del tuo team. Con una console amministratore intuitiva, uno spazio di lavoro del team e funzionalità di sicurezza avanzate, Dropbox mette a disposizione gli strumenti necessari per consentire al tuo team di lavorare efficientemente.
Questa guida presenta le funzioni, le autorizzazioni e i controlli di sicurezza che dovrai gestire nella nuova veste di amministratore. Per saperne di più sulle informazioni di base su Dropbox, come la sincronizzazione e la condivisione, consulta la guida per i membri del team.
Iniziamo con la configurazione del team.
Come accedere all’account Dropbox come amministratore
Puoi accedere al tuo account Dropbox su dropbox.com, dall’app desktop Dropbox o dall’app per dispositivi mobili Dropbox.
Come accedere all’account amministratore Dropbox su dropbox.com
Quando registri un account di team Dropbox, ti verrà chiesto di configurare un account su dropbox.com in qualità di amministratore. Per utilizzare Dropbox, devi accedere al tuo account con le credenziali che hai scelto durante la configurazione iniziale.
Apri un browser web.
Vai su www.dropbox.com.
Seleziona una delle seguenti opzioni di accesso:
Fai clic su Continua con Google.
Fai clic su Continua con Apple.
Inserisci l’indirizzo email e la password.
Dopodiché, installa le app su computer, tablet e telefono per sfruttare al massimo il tuo account.
Per saperne di più sulle app, consulta la guida per membri di team.
Come accedere all’account Dropbox utilizzando Accesso con Google.
Come accedere all’account Dropbox tramite Accedi con Apple
Come accedere all’account Dropbox utilizzando il Single Sign-on (SSO)
Come accedere alla Console amministratore
La Console amministratore è uno strumento centralizzato che offre visibilità e funzionalità di controllo dei contenuti. Puoi accedervi tramite due semplici passaggi:
Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
A seconda del tuo ruolo di amministratore, visualizzerai diverse schede che ti aiutano a supervisionare i membri, verificare il flusso di lavoro del team e invitare i membri a creare account.
Vuoi fare un tour della Console amministratore? Guarda il nostro tutorial.
Come impostare una struttura di cartelle per il team
Con Dropbox Business, il tuo team dispone di un'area di lavoro che funziona in modo analogo a un disco rigido condiviso. Dropbox Business funziona al meglio se la struttura dello spazio di lavoro del team riflette la struttura della tua organizzazione.
Prima di invitare i colleghi a unirsi ai loro team, gli amministratori di solito impostano una struttura di cartelle e creano i gruppi di utenti che intendono assegnare a tali cartelle.
Creazione di una cartella del team
Pensa alla cartella del team come a un archivio senza i tipici problemi legati ai documenti di carta. Sei tu a scegliere la struttura delle cartelle e come organizzarle, così troverai sempre ciò che ti serve in pochi passaggi.
Puoi organizzare la struttura di cartelle del nuovo spazio di lavoro del team nella pagina Contenuti. Nella stessa pagina, alcuni tipi di amministratori possono anche gestire l’iscrizione ai contenuti condivisi.
Come creare una cartella del team
Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Contenuti nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Nuova cartella.
Scegli se consentire l’accesso a questa cartella a tutti i membri del tuo team o solo ad alcune persone.
Scegli se consentire ai membri l’accesso del tipo Modifica oppure Visualizzazione ai contenuti della cartella.
Visualizzazione: i membri possono solo visualizzare
e scaricare i contenuti della cartella.
Modifica: i membri possono visualizzare, modificare e gestire l’accesso ai contenuti della cartella.
Fai clic su Crea.
Nota. Per impostazione predefinita, chiunque sia in possesso delle autorizzazioni in modifica per una cartella dispone delle stesse autorizzazioni anche per tutte le sottocartelle al suo interno. Ad esempio, se i membri di un gruppo possono modificare la cartella “Design”, possono anche modificare qualsiasi cartella all’interno di “Design”.
Creazione di un gruppo
Un gruppo è un gruppo di membri del team che ha bisogno di accedere alle stesse informazioni, a prescindere che siano suddivise per team, reparto o progetto. Utilizzerai questi gruppi per assegnare l’accesso alle cartelle del team. Solo alcuni tipi di amministratori possono creare un gruppo gestito dall’azienda.
Come creare un gruppo
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Crea gruppo.
Inserisci un nome per il tuo gruppo.
Il nome che scegli viene visualizzato da tutti i membri del team.
Nota. In qualità di gestore del gruppo, puoi modificare il nome del gruppo in qualsiasi momento.
Scegli se il gruppo verrà gestito dall'azienda o dagli utenti.
Fai clic su Crea.
Aggiungere membri a un gruppo
Solo gli amministratori possono aggiungere membri a un gruppo gestito dall'azienda e i membri del team non possono chiedere di partecipare a un gruppo gestito dall'azienda.
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.
Seleziona il nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.
Fai clic su Aggiungi membri.
Inserisci il nome della persona che desideri invitare.
Fai clic su Aggiungi membri.
Scopri di più su come aggiungere e rimuovere membri da un gruppo.
Scopri di più sulle cartelle nello spazio di lavoro del team.
Scopri che cosa significano le icone sulle cartelle.
Scopri come spostare file e cartelle all’interno e all’esterno dello spazio di lavoro del team.
Come scaricare Dropbox per computer e dispositivi mobili
Dropbox consente di accedere a file, foto e video aziendali senza difficoltà da casa, in ufficio, in viaggio o mentre nel tragitto verso una riunione di lavoro.
È sufficiente andare su dropbox.com o scaricare l’app Dropbox sui tuoi dispositivi.
Come scaricare l'applicazione desktop Dropbox
Scarica l'applicazione Dropbox per desktop.
Una volta installato Dropbox sul computer, vedrai l’icona di Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows)
o nella barra dei menu (Mac) e una cartella Dropbox sul disco rigido.Ti verrà chiesto di accedere con le credenziali dell’account di team Dropbox. Usa lo stesso indirizzo email e la stessa password che hai usato per accedere a dropbox.com (le credenziali sono uguali per tutti i dispositivi).
L’app desktop Dropbox è disponibile per Linux, Windows e macOS. Scopri di più sull’utilizzo di Dropbox con Windows 10 in modalità S o Linux.
Ulteriori informazioni sulla compatibilità di Dropbox con il tuo sistema operativo
Che cosa fare se l’installazione di Dropbox non va a buon fine
Come scaricare l’app per dispositivi mobili Dropbox
Scarica l’app da dropbox.com/mobile o dall’app store che preferisci.
Se hai già installato l’app per dispositivi mobili Dropbox su telefono o tablet, puoi accedere semplicemente inserendo l’indirizzo email e la password. In alternativa, puoi accedere tramite SSO con l’account Apple o Google.
Come aggiungere file e cartelle all'account Dropbox
Dopo avere scaricato le applicazioni per dispositivi mobili e desktop, è il momento di mettere Dropbox al lavoro aggiungendo file, immagini e video.
Aggiungere un file o una cartella all’account tramite dropbox.com
Una volta effettuato l'accesso a dropbox.com, aggiungere file al tuo account è semplicissimo: basta trascinarli dal file system del tuo computer. In alternativa, segui questi passaggi per caricare un file o una cartella dal tuo computer:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Carica nella barra di ricerca in alto.
Fai clic su File o Cartella:
Se scegli File, seleziona tutti i file che desideri e fai clic su Apri.
Se scegli Cartella, seleziona una cartella e fai clic su Carica.
Aggiungere file o cartelle a Dropbox dal computer
Trascina i file o le cartelle nella cartella Dropbox su desktop. In alternativa, usa l’opzione di menu Salva con nome disponibile nella maggior parte delle applicazioni per salvare i file direttamente nella cartella Dropbox.
I file e le cartelle nella cartella Dropbox verranno sincronizzati automaticamente su dropbox.com, sulle app desktop e per dispositivi mobili Dropbox e sugli altri dispositivi collegati al tuo account.
Aggiungere un file o una cartella all’account Dropbox dall’app desktop
Come con Esplora file (Windows) e Finder (Mac), puoi trascinare elementi nell’app desktop:
Trascina il file o la cartella nella cartella Dropbox sul disco rigido.
Seleziona la cartella Dropbox visibile quando usi l’opzione Salva con nome disponibile nella maggior parte delle applicazioni.
Ti piace usare Microsoft Office? Un piccolo consiglio per risparmiare tempo: entra nell'area “Generali” di “Preferenze” e rendi Dropbox una posizione di default per “Salva con nome”.
Aggiungere un file o cartella dall’app per dispositivi mobili Dropbox
Puoi caricare manualmente file, foto e video sull’account Dropbox utilizzando l’app per dispositivi mobili. I passaggi per il caricamento manuale variano leggermente a seconda del tipo di dispositivo che utilizzi.
Telefono o tablet Android
- Apri l'app Dropbox per dispositivi mobili.
- Apri la cartella in cui vuoi salvare i file.
- Tocca " + " (più).
- Tocca Carica file .
- Individua i file da caricare e toccali per selezionarli per il caricamento.
- Tocca Carica .
Telefono o tablet iOS
- Apri l'app Dropbox per dispositivi mobili.
- Apri la cartella in cui vuoi salvare i file.
- Tocca " + " (più).
- Tocca Crea o carica file .
- Tocca Carica file .
- Tocca Sfoglia e individua il file che vuoi caricare.
- Seleziona la posizione in cui vuoi salvare il file nel tuo account Dropbox.
- Tocca Carica .
Come configurare le impostazioni di condivisione per i team Dropbox per aziende
Gli amministratori configurano e gestiscono la condivisione automatica con le cartelle del team. Puoi anche personalizzare le regole per tutto il team per tutte le cartelle condivise create dal team.
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Impostazioni.
Fai clic su Condivisione.
Nota. Le modifiche a queste impostazioni non hanno effetto retroattivo.
Come impedire ai membri di condividere contenuti all’esterno del team
A seconda di come il team deve utilizzare Dropbox per aziende, potresti voler limitare i contenuti condivisibili esternamente.
Vai alla scheda Impostazioni e scorri verso il basso fino a Contenuti.
Seleziona Condivisione.
Accanto a Condividi link al di fuori del team, seleziona No.
Questa procedura garantisce che i membri del team possano condividere file e cartelle solo con altri membri del team.
Per scoprire di più su come impostare le autorizzazioni di condivisione a livello di team, consulta il nostro corso di formazione per amministratori.
Come condividere un file o cartella dall’account Dropbox
Condividere un file o una cartella su dropbox.com
Accedi a dropbox.com.
Passa il mouse sull'elemento che vuoi condividere.
Fai clic sull’icona Condividi che viene visualizzata.
Digita l'indirizzo email o il nome della persona, delle persone o del gruppo con cui vuoi condividere l'elemento.
Seleziona può visualizzare o può modificare dal menu a discesa.
Fai clic su Impostazioni per personalizzare chi ha accesso o disattivare i download. Se vuoi, puoi impostare una scadenza o richiedere una password.
Fai clic su Condividi file o Condividi cartella. I destinatari riceveranno un’email di invito ad accedere ai contenuti che hai condiviso.
Puoi anche fare clic su Copia link (se non è ancora stato creato nessun link, fai clic su Crea e copia link).
Il link verrà copiato negli appunti. Puoi quindi incollarlo in un'email, una chat o qualsiasi altro strumento di comunicazione.
Condividere un file o cartella dall’app desktop Dropbox
Fai clic su Condividi.
Digita l'indirizzo email, il nome o il gruppo della persona (o delle persone) con cui vuoi condividere.
Seleziona può visualizzare o può modificare dal menu a discesa.
Fai clic su Condividi. La persona riceverà un'email con un link al file o alla cartella.
Condividere un file o cartella dall’app per dispositivi mobili Dropbox
Vai al file o cartella che desideri condividere.
Tocca "…" (puntini di sospensione).
Tocca Condividi.
Tocca Crea un link.
Se è già stato creato un link per questo contenuto, tocca Condividi link accanto a Chiunque abbia un link può visualizzare.
Seleziona il modo in cui vuoi condividere il link tra le opzioni può modificare e può visualizzare. In entrambi i casi, i destinatari potranno inserire commenti.
Come configurare Dropbox Paper per il team
Dropbox Paper è uno strumento che consente al team di appuntare riflessioni, collaborare e condividere idee in modo rapido e semplice.
Come invitare nuovi membri nell’account di team Dropbox
A meno che tu non abbia autorizzato i membri a invitare altre persone, solo alcuni tipi di amministratori possono invitare persone a unirsi all’account del team. Ogni membro invitato utilizza una delle licenze del piano.
Puoi invitare i membri nella Console amministratore o con il connettore Dropbox Active Directory Connector, ma ti consigliamo di farlo tramite la Console amministratore.
Invitare membri del team tramite la Console amministratore
Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
Fai clic su Invita membri.
Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare.
Fai clic su Invia inviti.
Nota. Puoi anche importare un file CSV se desideri invitare persone in blocco.
Se un membro del team ha già un account Dropbox che utilizza per lavoro, può convertire un account personale esistente in un account di team Dropbox. In alternativa, può creare un nuovo account.
Invitare membri del team tramite un’integrazione
Se disponi già di un sistema Single Sign-on (SSO) o intendi implementarne uno, ti consigliamo di invitare i membri del team utilizzando il connettore Active Directory.
Come aggiungere un altro amministratore all’account Dropbox Business
È consigliabile che ogni team abbia almeno due amministratori che possano eseguire attività specifiche, come la gestione della sicurezza degli account o l’integrazione di nuovi membri.
Per aggiungere nuovi amministratori tramite la Console amministratore:
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
Trova il membro che vuoi rendere amministratore.
Seleziona l’icona dell’ingranaggio a destra del nome.
Seleziona Aggiungi ruolo amministratore.
Puoi modificare le autorizzazioni in qualsiasi momento. Esistono otto ruoli di amministratore preimpostati, ognuno con un diverso gruppo di autorizzazioni:
Gli amministratori del team hanno accesso a tutte le autorizzazioni.
Gli amministratori della gestione utenti possono aggiungere, rimuovere e gestire gli account dei membri del team.
Gli amministratori del supporto possono aiutare i membri del team solo in determinate attività, tra cui reimpostare le password.
Gli amministratori della fatturazione possono effettuare pagamenti e rinnovare contratti.
Gli amministratori dei contenuti possono impostare le autorizzazioni e gestire i contenuti.
Gli amministratori della conformità* possono gestire le norme sulla conservazione dei dati e le conservazioni ai fini giudiziari. *Questo ruolo è disponibile solo per i team che hanno acquistato il componente aggiuntivo per la governance dei dati.
Gli amministratori dei rapporti
possono creare rapporti su attività del team e dati dei membri.
Gli amministratori della sicurezza
possono gestire avvisi di sicurezza, condivisione esterna e rischi per la sicurezza.
Per saperne di più sulle attività che può svolgere ciascun tipo di amministratore, segui il nostro corso di formazione dedicato.
Come accedere come membro di un team Dropbox per aziende
La funzionalità “Accedi come utente” ti permette di accedere all’account di qualsiasi membro del team.
Come alcuni tipi di amministratori possono utilizzare la funzionalità “Accedi come utente”
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore.
Apri la pagina Membri.
Fai clic sull'icona dell'ingranaggio accanto al nome del membro del team a nome del quale vuoi accedere.
Fai clic su Accedi come utente.
Fai clic su Accedi per confermare che desideri accedere come l'utente selezionato.
Verrà visualizzato l’account dell’utente selezionato e potrai eseguire azioni per conto di questo utente.
L’accesso ti consente di eseguire una delle seguenti operazioni:
Visualizzare la struttura delle cartelle del membro del team.
Condividere file e cartelle con altre persone.
Visualizzare, aprire e scaricare i file.
Eliminare file o ripristinare file eliminati.
Terminata l'operazione, fai clic su Esci nel banner rosso nella parte superiore della pagina. Questo ti consentirà di evitare successive modifiche accidentali all'account sbagliato.
Nota. Questa funzionalità è disponibile solo per i team Dropbox per aziende con un piano Advanced o Enterprise.
Come sospendere o eliminare un membro del team da Dropbox per aziende
La Console amministratore ti permette sia di sospendere che di rimuovere membri del tuo team.
Come sospendere un membro di un team Dropbox per aziende
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Seleziona la scheda Membri.
Trova il membro che desideri sospendere.
Seleziona l’icona dell’ingranaggio.
Dal menu, seleziona Sospendi membro.
Come annullare la sospensione di un membro
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Seleziona la scheda Membri.
Trova il membro per il quale desideri annullare la sospensione.
Seleziona l’icona dell’ingranaggio.
Dal menu, seleziona Annulla sospensione membro.
Come eliminare un membro di un team Dropbox per aziende
Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Seleziona la scheda Membri.
Trova il membro che vuoi eliminare.
Seleziona l’icona dell’ingranaggio.
Dal menu, seleziona Elimina.
Il membro eliminato perderà immediatamente l’accesso al suo account Dropbox per aziende e a tutto il suo contenuto. Gli amministratori possono riusare la licenza del membro eliminato e invitare un’altra persona a entrare a far parte del team.
Come trasferire gli account Dropbox per aziende ai nuovi membri del team
Se una persona subentra nel ruolo di un ex dipendente e vuoi fornirle tutto ciò di cui ha bisogno in pochi passaggi, il Trasferimento di account ti consente di procedere in due modi:
Trasferire tutti dati dall’account precedente a quello del nuovo membro (compresi file, cartelle e rapporti di condivisione).
Trasferire i contenuti al tuo account amministratore e scegliere quali assegnare al nuovo dipendente.
Come formare il team all’utilizzo di Dropbox
Fornire istruzioni e supportare i membri durante la transizione a Dropbox è fondamentale affinché l’implementazione avvenga in modo corretto.
Ti consigliamo di invitare il tuo team a completare questa guida introduttiva a Dropbox, che spiega ai nuovi membri di team aziendali come aggiungere e condividere file, trovare risorse per la risoluzione dei problemi e altro ancora.
Ulteriore formazione
Nella nostra libreria per la formazione autoguidata, il team può scegliere un argomento e analizzare le funzionalità di Dropbox con i propri tempi e nel contesto del proprio lavoro. Come amministratore, puoi assegnare argomenti specifici per creare il percorso formativo ottimale per il team.
Lezioni virtuali
Il team ha anche la possibilità di partecipare a una sessione gratuita di formazione Dropbox in tempo reale. In questo modo, i nuovi membri vengono guidati alla scoperta delle funzioni fondamentali di Dropbox in un’aula virtuale interattiva.
Come utilizzare le integrazioni delle app con Dropbox
Gli amministratori possono gestire le integrazioni delle app dalla Console amministratore e i membri del team possono collegare e gestire app di terze parti nelle impostazioni del proprio account, a meno che gli amministratori non blocchino la possibilità di collegare app.
I membri del team possono anche utilizzare Dropbox App Center per scoprire e collegare le app.
Inizia a utilizzare il Dropbox App Center
Accedi a dropbox.com
Fai clic sull’icona della griglia nell’angolo in alto a destra e seleziona App Center.
Esplora o cerca un'app che desideri collegare o conoscere.
Presentare con Zoom
Con Dropbox e Zoom, tu e i membri del team potrete discutere in tempo reale dei contenuti condivisi. Questa integrazione consente al team di presentare file, nonché di creare riunioni e parteciparvi, direttamente da Dropbox.
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.
Passa con il mouse sul file che desideri presentare e fai clic sulla casella di controllo visualizzata a sinistra.
Fai clic sulla freccia accanto a Condividi in alto a destra.
Fai clic su Zoom.
Fai clic su Inserisci ID riunione Zoom e inserisci l'ID della riunione.
Fai clic su Present.
Scopri di più sull’utilizzo di Zoom con Dropbox
Condividere con Slack
Con Dropbox e Slack, contenuti e conversazioni vengono salvati senza difficoltà in un’unica posizione. Questa integrazione permette al team di condividere file e inviare messaggi ad altre persone su Slack direttamente da Dropbox. Il team può vedere chi ha condiviso il file in Slack, quando è stato condiviso e su quali canali.
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.
Passa con il mouse sul nome del file e fai clic sulla casella di controllo visualizzata a sinistra.
Fai clic sulla freccia accanto a Condividi in alto a destra.
Fai clic su Slack.
Hai la possibilità di aggiungere un messaggio.
Fai clic su Invia accanto al canale o alla persona con cui vorresti condividere il file.
Scopri di più sull’utilizzo di Slack con Dropbox
Collega il tuo calendario
Quando i membri del team collegano il calendario di Google o Outlook al proprio account Dropbox, possono trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. Questa integrazione consente al team di visualizzare le riunioni imminenti, partecipare a riunioni e allegare file alle riunioni direttamente dal proprio PC desktop.
Per collegare il calendario nell’App Center:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra e seleziona Centro applicazioni.
Fai clic su Calendario Google o Calendario e contatti Outlook.
Nota. Se non vedi Calendario e contatti Google o Calendario e contatti Outlook, utilizza la barra di ricerca dell’App Center.
Fai clic su Collega e segui le istruzioni.
Scopri come allegare file e partecipare alle riunioni da Dropbox
Ottimizzare il proprio team Dropbox Business
Mantenere allineato il team è tanto importante quanto assicurarsi che tutti i file e le cartelle siano sincronizzati. Scopri come controllare l’accesso del team a Dropbox, impostare le autorizzazioni per tutto il team e molto altro ancora.