Primi passi come nuovo amministratore di un team esistente

Alex è appena entrato a far parte di un team di marketing come nuovo amministratore di Dropbox. Le sue responsabilità includono la gestione dell’account Dropbox del team, la garanzia di un accesso efficiente alle risorse e il mantenimento della sicurezza dei dati. Per aggiornarsi, Alex prende in considerazione diverse aree chiave:

Ruolo del membro del team

Alex si rende conto che, prima di dedicarsi a tutte le autorizzazioni extra che ha a disposizione come amministratore, deve imparare i pro e i contro dell’utilizzo di Dropbox come membro del team. La sua prima mossa è seguire la stessa formazione dei membri del suo team, il corso per membri dei team Dropbox.

Membri e gruppi

Per un nuovo amministratore di Dropbox come Alex, capire come gestire membri e gruppi è fondamentale per organizzare e controllare l’accesso all’interno dell’account Dropbox del team.

Alex prende parte alla formazione dal vivo per amministratori di Dropbox dove impara come aggiungere nuovi membri e aggiungerli a gruppi che rappresentano team funzionali, come il reparto Marketing o team di clienti interfunzionali. Una delle sue prime azioni come amministratore è creare un nuovo gruppo per il gruppo di stagisti in arrivo.

Alex impara anche come rimuovere i membri e quando è meglio sospenderli invece di eliminarli, ad esempio nel caso di uno stagista che tornerà nell’organizzazione in seguito.

Registri di attività e audit

Alex controlla la scheda di condivisione esterna nella sezione Sicurezza della Console amministratore per verificare quali file, cartelle e link sono condivisi con persone esterne al team e i dettagli sulla loro condivisione.

Può anche gestire l’accesso a tali file e cartelle dalla scheda di condivisione esterna. In questo modo, può risolvere potenziali problemi, come accessi non autorizzati o cancellazioni accidentali di file.

Alex sa che monitorare regolarmente i rapporti sulle attività lo aiuterà a tenere traccia dell’accesso ai file e delle attività di condivisione, semplificando l’individuazione di eventuali modifiche insolite o accessi non autorizzati. Alex risponde anche a tutti gli avvisi di sicurezza che riceve.

Ripristino dei file e cronologia delle versioni

Alex impara come ripristinare i file eliminati e le versioni precedenti dei documenti.

Questa conoscenza si rivela subito utile quando qualcuno cancella accidentalmente un importante file di presentazione il giorno prima di un incontro con il cliente.

Alex prende confidenza con le impostazioni attuali del team. Controlla chi ha accesso a cosa, garantisce che le autorizzazioni siano in linea con il ruolo di ogni personae, se necessario, apporta modifiche.

Ciò gli offre una chiara panoramica della struttura Dropbox del suo team e dei livelli di accesso esistenti e garantisce che i membri abbiano il livello di accesso preferito ai file di cui hanno bisogno senza comprometterne la sicurezza.

Struttura e organizzazione della cartella del team

Alex lavora con i singoli reparti per impostare cartelle del team specifiche per i nuovi progetti, come le campagne sui social media e le proposte dei clienti.

Per migliorare l’organizzazione, Alex rivede le strutture delle cartelle “esistenti” e raccomanda gerarchie logiche ai suoi partner commerciali.

Spazio di archiviazione e relativa gestione

Mentre il team espande la creazione di contenuti, Alex è curioso di sapere quali guidano la crescita dello spazio di archiviazione del team. Attraverso un rapporto sullo spazio di archiviazione del team , Alex può stabilire se la crescita proviene da cartelle o sottocartelle del team, contenuti privati, cartelle condivise di proprietà esterna o persino cartelle del team archiviate. Se necessario, Alex stabilirà dei limiti per i singoli membri del team.

Per salvaguardare i dati del team, Alex esamina i modi in cui può allinearsi meglio alle politiche di sicurezza della sua organizzazione. Implementa la verifica indue passaggi per tutti i membri del team. Imposta anche politiche sulle password per migliorare la sicurezza dell’account.

Questo approccio consente a un nuovo amministratore di Dropbox come Alex di padroneggiare gradualmente le attività essenziali creando al contempo valore immediato per il proprio team.