Quels outils ai-je à ma disposition pour aider les membres de mon équipe ?
Imaginons que l’un des membres de votre équipe ait un problème lié à Dropbox Business et vous pose une question. Que faire ? Découvrez toutes les ressources mises à votre disposition par Dropbox Business pour vous simplifier la tâche.
6 minutes de lecture
Sauvez la mise grâce à l’assistance
Apprenez à résoudre les problèmes rencontrés par les membres de l’équipe.
Différentes méthodes d’assistance
Dropbox propose différentes pages d’assistance pour vous aider en cas de besoin. Découvrez qui a accès à ces pages, mais aussi comment et quand les utiliser.
Présentation de l’interface d’administration
En tant qu’administrateur, vous verrez très vite que l’interface d’administration vous permet de faire face à la plupart des situations. Chaque section de cette interface contient de nombreuses fonctionnalités et paramètres qu’il suffit d’ajuster pour venir à bout de la plupart des problèmes.
Membres
La page Membres regroupe tous les membres de votre équipe (actuels et anciens). Vous pouvez également en ajouter ou en supprimer. En cliquant sur un membre qui fait actuellement partie de l’équipe, vous accédez à son activité, ce qui se révèle très utile pour résoudre un problème rencontré par ce dernier. Vous pouvez également accéder à la page Membres pour transférer des fichiers d’un ancien membre de l’équipe à un autre utilisateur.
Activité
Sur la page Activité, les administrateurs peuvent surveiller l’ensemble de leur équipe en visualisant des événements spécifiques ou en créant des rapports pour chaque événement survenu pendant une période donnée. Vous pouvez même obtenir des rapports plus détaillés, comme les appareils que le membre a ajoutés à son compte ou les applications qu’il utilise, en cliquant sur le nom de celui-ci.
Dossiers d’équipe
L’onglet Contenu permet aux administrateurs d’accéder facilement aux fichiers et dossiers de leur entreprise. Ils peuvent également créer des dossiers d’équipe et gérer les membres.
Groupes
Grâce à la fonctionnalité de groupe, vous pouvez créer et gérer des listes de membres qui ont besoin d’accéder aux mêmes informations. Les membres d’un groupe sont automatiquement ajoutés à tous les dossiers partagés que le groupe a été invité à rejoindre.
Sur la page Groupes , les administrateurs peuvent autoriser les utilisateurs à créer et gérer leurs propres groupes, ou centraliser la gestion des groupes en la réservant aux seuls administrateurs (on parle alors de groupes gérés par l’entreprise). Tout administrateur peut créer des groupes gérés par l’entreprise et modifier leurs membres.
Paramètres
Sur la page Paramètres, les administrateurs peuvent gérer toute une série de paramètres pour l’ensemble de l’équipe, y compris le partage à l’extérieur de l’équipe, l’authentification des membres, et même l’intégration d’applications tierces.
Aide
On a tous parfois besoin d’un peu d’aide, même les administrateurs. Sur la page Aide, les administrateurs peuvent voir toutes les options disponibles pour contacter l’assistance Dropbox.
Mettez-vous à leur place
En tant que service d’assistance informatique pour votre équipe, il vous sera parfois utile de vous connecter en tant qu’utilisateur pour vous faire une idée du problème rencontré ou identifier des risques de sécurité.
Vous n’arrivez pas à retrouver un membre d’équipe et devez accéder à des fichiers
Si vous ne parvenez pas à contacter un membre de l’équipe qui a oublié de partager des fichiers importants avec le reste de l’équipe, vous pouvez vous connecter en tant que cet utilisateur afin de partager les fichiers ou dossiers souhaités. Ainsi, il ne sera pas obligé d’interrompre son congé, et l’équipe pourra reprendre le travail.
Notez que le membre de l’équipe recevra une notification indiquant que vous vous êtes connecté en son nom.
Fichiers confidentiels partagés en dehors de l’équipe
Si un membre de l’équipe partage par erreur des fichiers ou dossiers confidentiels, vous pouvez vous connecter en tant que cet utilisateur pour consulter ses fichiers et l’arborescence et comprendre comment cela s’est produit.
Intervenez dès qu’un problème se déclare
Vous avez des doutes concernant le compte Dropbox d’un membre de l’équipe ? Si vous soupçonnez des agissements malveillants, vous pouvez vous connecter afin d’examiner la situation et éviter que les choses ne s’aggravent.
Questions fréquentes
Une question sur les problèmes fréquents des utilisateurs ? Vous souhaitez connaître des outils supplémentaires pour assurer l’assistance de votre équipe ? Nous avons sûrement la réponse. Si vous ne trouvez pas votre question ici, consultez le centre d’assistance pour voir d’autres réponses.
Les formations animées à distance par des instructeurs m’intéressent. Comment fait-on pour s’inscrire ?
Il vous suffit de consulter la page d'accueil de la formation en direct pour voir les cours et les horaires disponibles.
Comment aider un utilisateur à associer ou dissocier son compte personnel de Dropbox Business ?
Les membres de l’équipe peuvent le faire individuellement. Il suffit de leur demander de se connecter à dropbox.com, de cliquer sur leur avatar, puis sur Paramètres .
Pourquoi ne puis-je pas partager un dossier ou rejoindre le dossier partagé de quelqu’un d’autre ?
Vous pourriez rencontrer des problèmes au moment de partager un dossier ou de rejoindre un dossier partagé et ce, pour plusieurs raisons. Il peut s’agir d’un manque d’espace de stockage ou de problèmes de connexion.