Tu guía para ser administrador de Dropbox
30 min de lectura
La cuenta de equipo de Dropbox es el espacio para todo el trabajo de tu equipo. Con una consola de administración intuitiva, el espacio del equipo y funciones de seguridad avanzadas, Dropbox te ofrece las herramientas que necesitas para poner en marcha tu equipo.
Esta guía te presenta las funciones, los permisos y los controles de seguridad que gestionarás como nuevo administrador. Para obtener más información sobre las principales funciones de Dropbox (por ejemplo, cómo sincronizar y compartir), consulta la guía para miembros del equipo.
Tipos de administradores
En las cuentas de equipo hay administradores y miembros. Los administradores gestionan la facturación de la cuenta, la configuración del equipo y el acceso. Recomendamos que todas las cuentas de equipo de Dropbox dispongan al menos de dos administradores.
Los administradores de un equipo de Dropbox Standard o Business tienen acceso a todos los permisos como administradores de equipos. Los administradores de los equipos de Dropbox Advanced, Business Plus o Enterprise cuentan con todos los permisos como administradores de equipos o con un conjunto de permisos más limitado.
Hay ocho roles de administrador, cada uno con un conjunto diferente de permisos.
Los administradores de equipo pueden acceder a todos los permisos.
Los administradores de gestión de usuarios pueden añadir, eliminar y gestionar cuentas de miembros del equipo.
Los administradores de apoyo pueden ayudar a los miembros del equipo con tareas limitadas, como restablecer contraseñas.
Los administradores de facturación pueden efectuar pagos y renovar contratos.
Los administradores de contenido pueden establecer permisos de contenido y gestionar contenido.
Los administradores de cumplimiento pueden gestionar políticas de conservación y retenciones legales. Este rol de administrador solo está disponible para los equipos que hayan adquirido el complemento de gobierno de datos.
Los administradores de informes pueden crear informes de actividad del equipo y de datos de los miembros.
Los administradores de seguridad pueden gestionar las alertas de seguridad, el uso compartido externo y los riesgos de seguridad.
Para obtener más información sobre los diferentes permisos para cada tipo de administrador, consulta nuestra lista detallada de permisos de administrador de Dropbox.
Empecemos por cómo configurar un equipo.
Cómo descargar Dropbox en tu ordenador y dispositivos móviles
Tanto si trabajas desde casa o en la oficina como si estás de camino a una reunión de trabajo, Dropbox te ayuda a acceder a todos tus archivos, fotos y vídeos fácilmente estés donde estés.
Cuando Dropbox esté instalado en tu ordenador, verás un icono de Dropbox en la barra de tareas (Windows) o en la barra de menús (Mac) y una carpeta de Dropbox en tu disco duro, donde podrás trabajar con los mismos archivos que en dropbox.com.
Cómo descargar la aplicación de Dropbox para escritorio
Descarga la aplicación de Dropbox para escritorio.
Abre el archivo que descargaste.
Se te pedirá que inicies sesión con las credenciales de tu cuenta de equipo de Dropbox.
Debes usar la misma dirección de correo electrónico y la misma contraseña que utilizas para iniciar sesión en dropbox.com (esto se aplica a todos tus dispositivos).
La aplicación de Dropbox para escritorio está disponible para los sistemas operativos Linux, Windows y macOS.
Recursos relacionados
Más información sobre el uso de la aplicación de Dropbox con Windows 10 en modo S o en Linux
Más información sobre la compatibilidad de Dropbox con tu sistema operativo
Cómo descargar la aplicación de Dropbox para móviles
Descárgala desde dropbox.com/mobile o desde la tienda de aplicaciones que prefieras.
Si ya tienes la aplicación de Dropbox para móviles en tu teléfono o tablet, inicia sesión con tu dirección de correo electrónico y contraseña. También puedes hacerlo a través del inicio de sesión único con tu cuenta de Google o Apple.
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox como administrador
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de administrador de Dropbox en dropbox.com
Cuando te registres para obtener una cuenta de equipo de Dropbox, se te pedirá que configures una cuenta en dropbox.com como administrador. Para usar Dropbox, tienes que iniciar sesión en tu cuenta con las credenciales que seleccionaste durante la configuración inicial.
Accede a www.dropbox.com.
Elige la opción de inicio de sesión adecuada.
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Cómo acceder a la consola de administración
La consola de administración es una ubicación centralizada donde tienes visibilidad y control sobre todo. Para acceder a ella, basta con seguir estos dos sencillos pasos:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Dependiendo de tu rol de administrador, verás diferentes opciones que te ayudarán a supervisar a los miembros, revisar el flujo de trabajo de tu equipo e invitar a los miembros del equipo a crear cuentas.
¿Quieres hacer un recorrido por la Consola de administración? Consulta nuestro tutorial de la Consola de administración.
Cómo establecer una estructura de carpetas para tu equipo
Con una cuenta de equipo de Dropbox, tu equipo tendrá un espacio de trabajo que actúa como una unidad compartida. Dropbox funciona mejor cuando la estructura del espacio del equipo refleja la estructura de tu organización.
Te recomendamos que completes los siguientes pasos antes de invitar a tus compañeros de trabajo a unirse a tu equipo en Dropbox:
Crea los grupos de usuarios que quieres asignar a esas carpetas. Puede haber equipos funcionales, como "Ventas" o "RR. HH.", o multifuncionales, que se reúnen para trabajar en un proyecto, como "Incorporación de nuevos empleados".
Crea la estructura de carpetas con una carpeta para cada equipo.
Crear una carpeta de equipo
Piensa en una carpeta de equipo como si fuera un archivador en línea, pero sin el desorden del papel. Establece una estructura de carpetas y un sistema de organización que te permitan encontrar fácilmente lo que necesitas cuando lo necesitas.
Dentro de la página Contenido, puedes organizar la estructura de carpetas en el nuevo espacio del equipo. En esta página, ciertos tipos de administradores también pueden gestionar el acceso al contenido compartido.
Para crear una carpeta del equipo:
Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Contenido en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Carpeta nueva.
Decide si quieres que todos los integrantes de tu equipo tengan acceso a esta carpeta o solo ciertas personas específicas.
Decide si los miembros deben tener acceso Pueden ver o Pueden editar al contenido de la carpeta.
Puede visualizar: los miembros solo pueden visualizar (y descargar) el contenido de esta carpeta.
Pueden editar: los miembros pueden ver, editar y gestionar el acceso al contenido de la carpeta.
Haz clic en Crear.
Nota: De forma predeterminada, cualquier persona con permisos de edición de una carpeta tiene permisos de edición para todas las subcarpetas dentro de ella. Por ejemplo, si los miembros de un grupo pueden editar "Diseño", también pueden modificar cualquier carpeta dentro de "Diseño".
Crear un grupo
Un grupo es un grupo de compañeros de equipo que necesitan acceso a la misma información, ya sea que estén divididos por equipo, departamento o incluso proyecto. Usarás estos grupos para asignar el acceso a las carpetas del equipo. Solo ciertos tipos de administradores pueden crear un grupo administrado por la empresa.
Para crear un grupo:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Grupos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Crear grupo.
Introduce un nombre de grupo.
Elige si el grupo será administrado por la empresa o por los usuarios.
Haz clic en Crear.
Añadir miembros a un grupo
Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Grupos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el nombre del grupo al que quieras añadir miembros.
Haz clic en Añadir miembros.
Introduce el nombre de la persona a la que quieres invitar y haz clic en Añadir miembros.
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Cómo configurar las opciones para compartir de tu cuenta de equipo de Dropbox
Los administradores configuran y gestionan el uso compartido automático con carpetas del equipo. También puedes personalizar reglas para todo el equipo para todas las carpetas compartidas creadas por tu equipo.
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Configuración.
En Contenido, haz clic en Compartir.
Nota: Los cambios en esta configuración no se aplican de forma retroactiva.
Cómo impedir que los miembros compartan contenido fuera del equipo
Dependiendo de las necesidades de tu equipo, es posible que quieras restringir el contenido que se puede compartir externamente.
Accede a la página Configuración y desplázate hacia abajo hasta Contenido.
Haz clic en Compartiendo.
Junto a Compartir enlaces de forma externa, selecciona Desactivado.
Esto garantiza que los miembros del equipo solo puedan compartir archivos y carpetas con otros miembros del equipo.
Descubre más información sobre la configuración de permisos de uso compartido para todo el equipo en este vídeo:
Cómo invitar a miembros del equipo a tu cuenta de equipo de Dropbox
A menos que hayas dado permisos de invitación a los miembros, solo algunos tipos de administradores pueden invitar a miembros a tu cuenta de equipo. Cada miembro invitado usa una de las licencias de tu plan.
Puedes invitar a miembros a través de la consola de administración o del conector Active Directory de Dropbox. Recomendamos usar la consola de administración para invitar a miembros.
Invitar a miembros del equipo a través de la consola de administración
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda.
Haz clic en Invitar a miembros.
Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar.
Haz clic en Invitar.
Nota: si quieres invitar a miembros a tu equipo en grupo, también puedes importar un archivo CSV.
Si algún miembro del equipo ya tiene una cuenta de Dropbox que utiliza para el trabajo, podrá convertir su cuenta personal en una cuenta de equipo de Dropbox. Como alternativa, podrá crear una cuenta nueva.
Invitar a miembros del equipo a través de una integración
Si ya dispones de SSO o estás planeando implementarlo, te recomendamos invitar a los miembros del equipo usando el conector de Active Directory.
Cómo añadir a otro administrador a tu cuenta de equipo de Dropbox
Recomendamos que todos los equipos tengan al menos dos administradores que se encarguen de tareas específicas, como la gestión de la seguridad de la cuenta o la incorporación de nuevos miembros.
Para añadir a nuevos administradores a través de la consola de administración:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda.
Busca y selecciona el miembro al que quieras hacer administrador.
Haz clic en los tres puntos (...) a la derecha de su nombre.
Selecciona Hacer administrador.
Puedes cambiar estos permisos en cualquier momento.
Para descubrir más sobre lo que puede hacer cada administrador, echa un vistazo a este módulo.
Cómo iniciar sesión como uno de los miembros de tu equipo de Dropbox
Algunos tipos de administradores pueden iniciar sesión como miembros para acceder a la cuenta de cualquier persona de su equipo. Este acceso te permite realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Ver la estructura de carpetas de un miembro del equipo.
Compartir archivos y carpetas con otros.
Ver, abrir y descargar archivos.
Eliminar archivos o restaurar archivos eliminados.
Para iniciar sesión como miembro:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Ve a la página Miembros.
Haz clic en los tres puntos (...) que aparecen junto al nombre del miembro del equipo en cuya cuenta quieres iniciar sesión.
Haz clic en Iniciar sesión como miembro.
Pulsa en Iniciar sesión para confirmar tu elección.
Se te redirigirá a la cuenta del usuario que has seleccionado, donde podrás actuar en su nombre.
Cuando hayas terminado, asegúrate de hacer clic en Salir en la sección roja en la parte superior de la página. De este modo, se evitará realizar cambios accidentalmente en la cuenta equivocada después.
Nota: Esta función solo está disponible para las cuentas de equipo de Dropbox con un plan Advanced o Enterprise.
Obtén más información sobre la función de iniciar sesión como miembro
Cómo suspender o eliminar a un miembro del equipo de una cuenta de equipo de Dropbox
Independientemente de si necesitas suspender o eliminar a miembros de tu equipo, puedes hacerlo desde la consola de administración.
Cómo suspender a un miembro de un equipo de Dropbox
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros.
Haz clic en los tres puntos (…) que aparecen junto al nombre del usuario que quieres suspender.
Haz clic en Suspender.
Selecciona Suspender y elige si deseas eliminar los archivos del usuario de cualquier dispositivo en el que pueda iniciar sesión.
Cómo anular la suspensión o eliminar a un miembro suspendido
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros.
Haz clic en Suspendidos.
Haz clic en los tres puntos (…) que aparecen junto al nombre del usuario suspendido.
Pulsa en Anular la suspensión del miembro o en Eliminar miembro.*
*Si vas a eliminarlo, tendrás que decidir si quieres transferir el contenido de sus archivos.Haz clic en Anular suspensión o Eliminar.
Si anulas la suspensión de un miembro del equipo, recuperará el acceso a su cuenta de inmediato. Recibirá un correo electrónico en el que se le indicará que su cuenta vuelve a estar activa y podrá iniciar sesión con su contraseña actual (a menos que tu equipo utilice el inicio de sesión único).
Cómo transferir cuentas de equipo de Dropbox a nuevos miembros
Tras eliminar a un miembro del equipo, ciertos tipos de administradores de Dropbox pueden transferir los archivos y las carpetas de ese miembro eliminado a otra persona de su equipo. Esta función permite una transición fluida de la propiedad y garantiza que los archivos y carpetas importantes no se pierdan ni sean inaccesibles después de que un miembro abandone el equipo.
Con la transferencia de cuenta, puedes realizar una de las siguientes acciones:
Transferir todo el contenido de la cuenta anterior a un nuevo miembro (incluidos archivos, carpetas y relaciones de uso compartido)
Transferir el contenido a tu cuenta de administrador y elegir lo que se asignará al nuevo empleado
Descubre cómo transferir los archivos de un miembro eliminado
Cómo formar a tu equipo para usar Dropbox
Para que la implementación de Dropbox sea un éxito, es esencial formar y apoyar a los miembros durante la transición.
Te recomendamos que invites a tu equipo a completar la guía de inicio rápido de Dropbox diseñada para miembros del equipo. Esta guía ayuda a los nuevos miembros a añadir y compartir archivos, encontrar recursos para solucionar problemas y mucho más.
Otra formación
En nuestra biblioteca de aprendizaje autodirigido, tu equipo puede elegir los temas y explorar las funciones de Dropbox a su ritmo y aplicándolas a su trabajo. Como administrador, puedes crear un proyecto de aprendizaje óptimo para tu equipo asignándole temas específicos.
Clases virtuales
Tu equipo también podría unirse a una sesión de aprendizaje en vivo de Dropbox gratuita. En estas sesiones se muestra a los nuevos miembros las funciones básicas de Dropbox con la interacción de una clase virtual.
Cómo usar integraciones de aplicaciones con Dropbox
Los administradores pueden gestionar integraciones de aplicaciones desde la consola de administración, y los miembros del equipo pueden conectar y gestionar aplicaciones de terceros desde los ajustes de configuración de sus cuentas a menos que los administradores bloqueen su conexión a estas aplicaciones.
Los miembros del equipo también pueden usar Dropbox App Center para descubrir y conectar aplicaciones.
Empezar con el Dropbox App Center
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha y selecciona App Center.
Busca la aplicación a la que te gustaría conectar o de la que quieres obtener más información.
Compartir con Slack
Dropbox y Slack conectan contenido y conversaciones fácilmente. La integración de Slack permite a tu equipo compartir archivos y enviar mensajes en Slack directamente desde Dropbox. Los miembros pueden ver quién ha compartido su archivo en Slack, cuándo lo ha compartido y a través de qué canales lo ha compartido.
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
Sitúa el cursor sobre el nombre del archivo y haz clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda.
Haz clic en la flecha junto a Compartir en la esquina superior derecha.
Haz clic en Slack.
Si lo deseas, puedes añadir un mensaje.
Haz clic en Enviar junto al canal en el que quieres compartirlo o la persona con la que quieres compartirlo.
Más información sobre cómo usar Slack con Dropbox
Conectar tu calendario
Si los miembros del equipo conectan su calendario de Google o de Outlook a su cuenta de Dropbox, pueden encontrar fácilmente lo que necesitan justo cuando lo necesitan. La integración de un calendario permite a tu equipo ver las próximas reuniones, unirse a ellas y adjuntar archivos a reuniones desde su ordenador.
Para conectar tu calendario en el App Center:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha y selecciona App Center.
Haz clic en Google Calendar o Calendario de Outlook y contactos.
Nota: Si no ves Google Calendar u Outlook Calendar and Contacts, usa la barra de búsqueda del Centro de aplicaciones, situada en la parte superior, para encontrarlas.
Haz clic en Conectar y sigue las indicaciones.
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