Tu guía para ser administrador de Dropbox
30 min de lectura
Dropbox Business es el espacio para todo el trabajo de tu equipo. Con una consola de administración intuitiva, espacio para los equipos y funciones de seguridad avanzadas, Dropbox te ofrece las herramientas que necesitas para poner en marcha tu equipo.
En esta guía encontrarás información sobre las funciones, los permisos y los controles de seguridad que gestionarás como nuevo administrador. Para obtener más información sobre los aspectos básicos de Dropbox (por ejemplo, cómo sincronizar y compartir), echa un vistazo a la guía para miembros del equipo.
Empecemos por cómo configurar un equipo.
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox como administrador
Puedes acceder a tu cuenta de Dropbox de tres formas: en dropbox.com, desde la aplicación de Dropbox para escritorio y a través de la aplicación de Dropbox para móviles.
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de administrador de Dropbox en dropbox.com
Cuando te registres para obtener una cuenta de Dropbox Business, se te pedirá que configures una cuenta en dropbox.com como administrador. Para usar Dropbox, tienes que iniciar sesión en tu cuenta con las credenciales que hayas seleccionado durante la configuración inicial.
Abre un navegador web.
Accede a www.dropbox.com.
Selecciona una de las siguientes opciones de inicio de sesión:
Haz clic en Iniciar sesión con Google.
Haz clic en Iniciar sesión con Apple.
Haz clic en Iniciar sesión.
Introduce tu dirección de correo electrónico y tu contraseña.
A continuación, instala la aplicación de Dropbox en tu ordenador, tablet y teléfono para sacarle el máximo partido a tu cuenta.
Encontrarás más información sobre las aplicaciones en la guía para miembros del equipo.
Cómo iniciar sesión en Dropbox con Inicio de sesión con Google
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox con Iniciar sesión con Apple
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox con el inicio de sesión único (SSO)
Cómo acceder a la consola de administración
La consola de administración es una ubicación centralizada donde tienes visibilidad y control sobre todo. Para acceder a ella, basta con seguir estos dos sencillos pasos:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
En función de tu rol de administrador, verás distintas pestañas que te ayudarán a supervisar a los miembros, revisar los flujos de trabajo de tu equipo o invitar a miembros del equipo a crear cuentas.
Cómo establecer una estructura de carpetas para tu equipo
Con Dropbox Business, tu equipo dispondrá de un espacio de trabajo que funciona como una unidad compartida. Dropbox Business funciona mejor cuando la estructura del espacio del equipo refleja la estructura de tu organización.
Antes de invitar a compañeros a unirse a su equipo, los administradores suelen configurar una estructura de carpetas y crear los grupos de usuarios que quieren asignar a esas carpetas.
Crear una carpeta de equipo
Piensa en una carpeta de equipo como si fuera un archivador en línea, pero sin el desorden del papel. Establece una estructura de carpetas y un sistema de organización que te permitan encontrar fácilmente lo que necesitas cuando lo necesitas.
En la página de contenido, puedes organizar la estructura de carpetas en tu nuevo espacio del equipo. Desde la página de contenido, algunos tipos de administradores también pueden administrar la pertenencia del contenido compartido.
Cómo crear una carpeta de equipo
Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Contenido en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Carpeta nueva.
Decide si quieres que todos los integrantes de tu equipo tengan acceso a esta carpeta o solo ciertas personas específicas.
Decide si los miembros deben tener acceso Pueden ver o Pueden editar al contenido de la carpeta.
Pueden ver: los miembros solo pueden ver
(y descargar) el contenido de esta carpeta.
Pueden editar: los miembros pueden ver, editar y gestionar el acceso al contenido de la carpeta.
Haz clic en Crear.
Nota: de forma predeterminada, cualquiera que tenga permisos para editar una carpeta tendrá permisos para editar todas las subcarpetas incluidas en esa carpeta. Por ejemplo, si los miembros de un grupo pueden editar “Diseño”, también podrán editar cualquier carpeta que haya dentro de “Diseño”.
Crear un grupo
Un grupo es un conjunto de compañeros de equipo que necesitan acceso a la misma información, independientemente de si están divididos por equipo, departamento o incluso proyecto. Estos grupos se usarán para asignar el acceso a las carpetas del equipo. Solo algunos tipos de administradores pueden crear grupos administrados por la empresa.
Cómo crear un grupo
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Grupos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Crear grupo.
Introduce el nombre de tu grupo.
Este es el nombre que verán todos los miembros del equipo.
Nota: como responsable de grupo, puedes modificar el nombre del grupo en cualquier momento.
Elige si el grupo será administrado por la empresa o por los usuarios.
Haz clic en Crear.
Añadir miembros a un grupo
Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Grupos en la barra lateral izquierda.
Selecciona el nombre del grupo al que quieres añadir miembros.
Haz clic en Añadir miembros.
Introduce el nombre de la persona a la que quieras invitar.
Haz clic en Añadir miembros.
Obtén más información sobre cómo añadir y eliminar miembros de un grupo.
Obtén más información sobre las carpetas del espacio del equipo.
Descubre qué significan los iconos que ves sobre las carpetas.
Obtén más información sobre cómo mover archivos y carpetas al espacio del equipo y fuera de este.
Cómo configurar los ajustes de uso compartido para tus equipos de Dropbox para empresas
Los administradores configuran y gestionan el uso compartido automático con carpetas del equipo. También puedes personalizar reglas para todo el equipo para todas las carpetas compartidas creadas por tu equipo.
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Configuración.
Haz clic en Compartiendo.
Nota: los cambios en estas opciones no son retroactivos.
Cómo impedir que los miembros compartan contenido fuera del equipo
Dependiendo de cómo necesite tu equipo utilizar Dropbox para empresas, quizás quieras restringir el contenido que puede compartirse de forma externa.
Ve a la pestaña Configuración y desplázate hasta Contenido.
Selecciona Compartir.
Junto a Compartir enlaces de forma externa, selecciona Desactivado.
Esto garantiza que los miembros del equipo solo puedan compartir archivos y carpetas con otros miembros del equipo.
Encontrarás más información sobre cómo establecer permisos para compartir para todo el equipo en nuestro curso de formación para administradores.
Cómo configurar Dropbox Paper para tu equipo
Dropbox Paper es un medio excelente para que tu equipo pueda escribir reflexiones, colaborar y compartir ideas.
Cómo invitar a miembros del equipo a Dropbox para empresas
A menos que hayas dado permisos de invitación a los miembros, solo algunos tipos de administradores pueden invitar a miembros a tu cuenta de equipo. Cada miembro invitado usa una de las licencias de tu plan.
Puedes invitar a miembros a través de la consola de administración o del conector Active Directory de Dropbox. Recomendamos usar la consola de administración para invitar a miembros.
Invitar a miembros del equipo a través de la consola de administración
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda.
Haz clic en Invitar a miembros.
Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar.
Haz clic en Enviar invitaciones.
Nota: si quieres invitar a miembros a tu equipo en grupo, también puedes importar un archivo CSV.
Si algún miembro del equipo ya tiene una cuenta de Dropbox que utiliza para el trabajo, podrá convertir su cuenta personal en una cuenta de Dropbox para empresas. Como alternativa, podrá crear una cuenta nueva.
Invitar a miembros del equipo a través de una integración
Si ya dispones de SSO o estás planeando implementarlo, te recomendamos invitar a los miembros del equipo usando el conector de Active Directory.
Cómo añadir a otro administrador a tu cuenta de Dropbox Business
Recomendamos que todos los equipos tengan al menos dos administradores que se encarguen de tareas específicas, como la gestión de la seguridad de la cuenta o la incorporación de nuevos miembros.
Para añadir a nuevos administradores a través de la consola de administración:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda.
Busca al miembro que quieras convertir en administrador.
Selecciona el icono con forma de engranaje a la derecha de su nombre.
Selecciona Añadir rol de administrador.
Puedes cambiar estos permisos en cualquier momento. Existen ocho roles de administrador predefinidos, cada uno con un conjunto diferente de permisos.
Los administradores de equipo pueden acceder a todos los permisos.
Los administradores de gestión de usuarios pueden añadir, eliminar y gestionar cuentas de miembros del equipo.
Los administradores de apoyo pueden ayudar a los miembros del equipo con tareas limitadas, como restablecer contraseñas.
Los administradores de facturación pueden efectuar pagos y renovar contratos.
Los administradores de contenido pueden establecer permisos de contenido y gestionar contenido.
Los administradores de conformidad* pueden gestionar políticas de retención y retenciones legales. *Este rol de administrador solo está disponible para los equipos que hayan adquirido el complemento Gobierno de datos.
Los administradores de informes
pueden crear informes de actividad de los equipos y de datos de los miembros.
Los administradores de seguridad
pueden administrar alertas de seguridad, uso compartido externo y riesgos para la seguridad.
Para obtener más información sobre lo que puede hacer cada administrador, consulta nuestro curso de formación para administradores.
Cómo iniciar sesión como uno de los miembros de tu equipo de Dropbox para empresas
Con la función “Iniciar como usuario”, puedes iniciar sesión en la cuenta de cualquier miembro de tu equipo.
Cómo pueden algunos tipos de administradores “iniciar como usuario”
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración.
Abre la página Miembros.
Haz clic en el icono con forma de engranaje junto al nombre del miembro del equipo en cuyo nombre quieres iniciar sesión.
Haz clic en Iniciar sesión como usuario.
Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que te gustaría iniciar sesión como usuario seleccionado.
Se te dirigirá a la cuenta del usuario seleccionado, donde podrás actuar en su nombre.
Este acceso te permite realizar cualquiera de estas acciones:
Ver la estructura de carpetas de un miembro del equipo.
Compartir archivos y carpetas con otros.
Ver, abrir y descargar archivos.
Eliminar archivos o restaurar archivos eliminados.
Cuando hayas terminado, asegúrate de hacer clic en Salir en la sección roja en la parte superior de la página. De este modo, se evitará realizar cambios accidentalmente en la cuenta equivocada después.
Nota: esta función solo está disponible para equipos de Dropbox para empresas de planes Advanced o Enterprise.
Cómo suspender o eliminar a un miembro del equipo de Dropbox para empresas
Independientemente de si necesitas suspender o eliminar a miembros de tu equipo, puedes hacerlo desde la consola de administración.
Cómo suspender a un miembro de un equipo de Dropbox para empresas
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Selecciona la pestaña Miembros.
Busca al miembro que quieras suspender.
Selecciona el icono con forma de engranaje.
Desde el menú, selecciona Suspender miembro.
Si quieres anular la suspensión de un miembro suspendido
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Selecciona la pestaña Miembros.
Busca al miembro cuya suspensión quieras anular.
Selecciona el icono con forma de engranaje.
En el menú, selecciona Anular suspensión de miembro.
Cómo eliminar a un miembro de un equipo de Dropbox para empresas
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Selecciona la pestaña Miembros.
Busca al miembro que quieras eliminar.
Selecciona el icono con forma de engranaje.
En el menú, selecciona Eliminar.
El miembro eliminado perderá inmediatamente el acceso a su cuenta de Dropbox para empresas y a todo su contenido. Los administradores pueden reutilizar la licencia de un miembro eliminado e invitar a otra persona al equipo.
Cómo transferir cuentas de Dropbox para empresas a nuevos miembros del equipo
Si alguien va a cubrir el rol de un antiguo empleado, lo lógico es intentar que tenga todo lo necesario para ponerse a trabajar lo antes posible. La transferencia de cuenta te permite llevar a cabo una de estas dos acciones:
Transferir todo el contenido de la cuenta anterior a un nuevo miembro (incluidos archivos, carpetas y relaciones de uso compartido).
Transferir el contenido a tu cuenta de administrador y elegir lo que corresponda para el nuevo empleado.
Descubre cómo transferir los archivos de un miembro eliminado
Cómo formar a tu equipo para usar Dropbox
Para que la implementación de Dropbox sea un éxito, es esencial formar y apoyar a los miembros durante la transición.
Te recomendamos invitar a tu equipo a completar la guía de inicio rápido de Dropbox diseñada para miembros del equipo. Los nuevos miembros de la empresa encontrarán ayuda en esta guía para añadir y compartir archivos, acceder a recursos de solución de problemas y mucho más.
Otra formación
En nuestra biblioteca de aprendizaje autodirigido, tu equipo puede elegir los temas y explorar las funciones de Dropbox a su ritmo y aplicándolas a su trabajo. Como administrador, puedes crear un proyecto de aprendizaje óptimo para tu equipo asignándole temas específicos.
Clases virtuales
Tu equipo también podría unirse a una sesión de aprendizaje en vivo de Dropbox gratuita. En estas sesiones se muestra a los nuevos miembros las funciones básicas de Dropbox con la interacción de una clase virtual.
Cómo usar integraciones de aplicaciones con Dropbox
Los administradores pueden gestionar integraciones de aplicaciones desde la consola de administración, y los miembros del equipo pueden conectar y gestionar aplicaciones de terceros desde los ajustes de configuración de sus cuentas a menos que los administradores bloqueen su conexión a estas aplicaciones.
Los miembros del equipo también pueden usar Dropbox App Center para descubrir y conectar aplicaciones.
Empezar con el Dropbox App Center
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior izquierda y selecciona App Center.
Busca la aplicación a la que te gustaría conectar o de la que quieres obtener más información.
Presentar con Zoom
Con Dropbox y Zoom, los miembros de tu equipo podrán mantener conversaciones en tiempo real en torno al contenido compartido. La integración de Zoom permite a tu equipo presentar archivos en Zoom, así como crear reuniones en Zoom y unirse a ellas directamente desde Dropbox.
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
Sitúa el cursor sobre el archivo que quieres presentar y haz clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda.
Haz clic en la flecha junto a Compartir en la esquina superior derecha.
Haz clic en Zoom.
Haz clic en Introducir ID de reunión de Zoom e introduce tu ID de reunión.
Haz clic en Present (Presentar).
Más información sobre cómo usar Zoom con Dropbox
Compartir con Slack
Dropbox y Slack conectan contenido y conversaciones fácilmente. La integración de Slack permite a tu equipo compartir archivos y enviar mensajes en Slack directamente desde Dropbox. Los miembros pueden ver quién ha compartido su archivo en Slack, cuándo lo ha compartido y a través de qué canales lo ha compartido.
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
Sitúa el cursor sobre el nombre del archivo y haz clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda.
Haz clic en la flecha junto a Compartir en la esquina superior derecha.
Haz clic en Slack.
Si lo deseas, puedes añadir un mensaje.
Haz clic en Enviar junto al canal en el que quieres compartirlo o la persona con la que quieres compartirlo.
Más información sobre cómo usar Slack con Dropbox
Conectar tu calendario
Si los miembros del equipo conectan su calendario de Google o de Outlook a su cuenta de Dropbox, pueden encontrar fácilmente lo que necesitan justo cuando lo necesitan. La integración de un calendario permite a tu equipo ver las próximas reuniones, unirse a ellas y adjuntar archivos a reuniones desde su ordenador.
Para conectar tu calendario en el App Center:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha y selecciona App Center.
Haz clic en Google Calendar o Calendario de Outlook y contactos.
Nota: si no ves las opciones Google Calendar o Calendario de Outlook y contactos, usa la barra de búsqueda del App Center.
Haz clic en Conectar y sigue las indicaciones.
Descubre cómo adjuntar archivos y unirte a reuniones desde Dropbox
Prepara a tu equipo para el éxito con Dropbox Business
Mantener a tu equipo al tanto de todo es tan importante como garantizar que todos sus archivos y carpetas estén sincronizados. Obtén más información sobre cómo controlar el acceso de tu equipo a Dropbox, establecer permisos para todo el equipo y mucho más.