Primeros pasos como nuevo administrador de un equipo existente

Alex acaba de unirse a un ajetreado equipo de marketing como nuevo administrador de Dropbox. Entre sus responsabilidades está gestionar la cuenta de Dropbox del equipo, garantizar un acceso eficiente a los recursos y mantener la seguridad de los datos. Para ponerse al día, Alex se sumerge en varias áreas clave:

Rol de miembro del equipo

Alex se da cuenta de que antes de adentrarse en todos los permisos adicionales que tiene como administrador, también debe aprender los pros y los contras de usar Dropbox como miembro del equipo. El primer paso es realizar la misma formación que los miembros de su equipo, el curso para miembros de equipos de Dropbox.

Miembros y grupos

Para un nuevo administrador de Dropbox como Alex, entender cómo gestionar miembros y grupos es clave para organizar y controlar el acceso de la cuenta de Dropbox del equipo.

Alex asiste a la formación en vivo para administradores deDropbox, donde aprende a añadir nuevos miembros y a incorporar a esos miembros a grupos que representan equipos funcionales, como el departamento de Marketing, o equipos de clientes multifuncionales. Una de sus primeras tareas como administrador es crear un nuevo grupo para los becarios que se incorporan.

Alex también aprende a eliminar miembros y cuándo es mejor suspender a un miembro en lugar de eliminarlo, como en el caso de un becario que volverá a tu organización en el futuro.

Registros de actividades y auditorías

Alex comprueba la pestaña de uso compartido externo en la sección Seguridad de la Consola de administración para ver qué archivos, carpetas y enlaces se comparten con personas ajenas al equipo y consultar los detalles sobre cómo se han compartido.

También puede gestionar el acceso a esos archivos y carpetas desde la pestaña de uso compartido externo. Gracias a esto puede abordar cualquier posible problema, como el acceso no autorizado o la eliminación accidental de archivos.

Alex sabe que monitorizar regularmente los informes de actividad le ayudará a llevar un seguimiento del acceso a los archivos y de la actividad de uso compartido, lo que le facilitará detectar cualquier cambio inusual o acceso no autorizado. Alex también responde a cualquier alerta de seguridad que reciba.

Descubre cómo recuperar archivos de la nube y acceder al historial de versiones anteriores

Alex aprende a restaurar archivos eliminados y a volver a versiones anteriores de documentos.

Este conocimiento resulta útil cuando alguien elimina por error un archivo de presentación crucial el día antes de una reunión importante con un cliente.

Alex se familiariza con la configuración actual del equipo. Comprueba quién tiene acceso a qué, se asegura de que los permisos se ajustan al rol de cada persona y los modifica si es necesario.

Esto le permite tener una visión general clara de la estructura de Dropbox de su equipo y de los niveles de acceso actuales, y garantiza que los miembros del equipo tengan el nivel de acceso preferido a los archivos que necesitan sin comprometer la seguridad.

Estructura y organización de la carpeta del equipo

Alex trabaja con departamentos individuales para configurar carpetas de equipo específicas para nuevos proyectos, como campañas en redes sociales y propuestas de clientes.

Para mejorar la organización, Alex revisa las estructuras de carpetas "existentes" y recomienda jerarquías lógicas a sus socios comerciales.

A medida que Alex revisa la estructura de carpetas del equipo, también observa qué carpetas de equipo de primer nivel podrían necesitar límites de almacenamiento conforme crece el contenido del equipo.

Gestión del almacenamiento y del espacio

A medida que el equipo crea más contenido, Alex desea comprender qué está impulsando el aumento del almacenamiento. Puede usar un informe de almacenamiento del equipo para ver qué contenido utiliza el almacenamiento del equipo en las carpetas del equipo, las carpetas compartidas y las carpetas privadas.

Alex también puede consultar la sección Detalles del almacenamiento del panel de la consola de administración para ver el uso general del almacenamiento, el espacio de almacenamiento restante y qué carpetas del equipo o miembros están consumiendo más espacio de almacenamiento. Para obtener más información, puede utilizar informes de almacenamiento y de nivel de miembro, incluidos el Informe de almacenamiento del equipo, el Informe de datos de miembros y el Informe de acceso de miembros, para analizar los patrones de uso y acceso.

Si es necesario, Alex fijará límites para los miembros individuales del equipo. También puede establecer límites de almacenamiento para las carpetas del equipo de primer nivel para ayudar a los departamentos, proyectos o funciones empresariales a gestionar el almacenamiento de forma más previsible.

Para proteger los datos del equipo, Alex busca formas de adaptarse mejor a las políticas de seguridad de su organización. Implementa la autenticación de dos factores para todos los miembros del equipo. También configura políticas de contraseñas para mejorar la seguridad de las cuentas.

Este enfoque permite que un nuevo administrador de Dropbox como Alex domine poco a poco las tareas esenciales mientras genera valor inmediato para su equipo.