Was sind die ersten Schritte als Dropbox-Admin?
Sind Sie bereit, das Dropbox-Teamkonto für Ihr Team einzurichten? Gehen Sie wie folgt vor.
11 Minute(n) Lesezeit
Einfache Bereitstellung ermöglichen
Als Dropbox Business-Administrator tragen Sie eine Menge Verantwortung, z. B. für die Einrichtung Ihres Teams. Mit der Verwaltungskonsole ist es aber ganz leicht.
Erste Schritte mit den Einstellungen
Wenn Sie sich in der Verwaltungskonsole umgesehen haben, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass Sie auf der Seite Einstellungen viele Optionen erkunden können.
In diesem Abschnitt finden Sie den Großteil der Funktionen, die Sie als Dropbox-Admin ausführen können. Dazu gehören die Anpassung der Informationen Ihres Teamkontos, die Steuerung der Authentifizierungs- und Passworteinstellungen sowie die Verwaltung von Geräten, Berechtigungen und Inhalten, um nur einige zu nennen.
Jetzt ist also ein guter Zeitpunkt, um die Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens mit den Kontrollen unserer Konsole abzugleichen. Kunden finden es in der Regel diese drei gängigen Einstellungen nützlich:
Verwaltung von Websitzungen
Die Verwaltung der Websitzungen hilft, den Zugriff auf Unternehmensdaten zu schützen, indem Admins festlegen können, wie lange Teammitglieder bei dropbox.com angemeldet sein dürfen. Ein Admin kann zum Beispiel einstellen, dass ein Nutzer nach 1 Woche oder nach 48 Stunden Inaktivität abgemeldet wird.
Geräteinschränkungen
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Teammitglieder auf ihren Computern über die Desktop-App sowohl auf ein privates als auch auf ein berufliches Dropbox-Konto zugreifen, können Sie nur ein einziges Konto auf jedem Computer zulassen.
Für Nutzer außerhalb des Teams freigeben
Diese Einstellung steuert, ob Teammitglieder Personen außerhalb des Teams zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dateien und Ordnern einladen können. Sie können diese Einstellung so konfigurieren, dass eine vollständige Freigabe (jede beliebige E-Mail/E-Mail-Domäne), keine Freigabe außerhalb des Teams oder eine Zwischenform der Freigabe für das Team und zugelassene Außenstehende (per E-Mail oder E-Mail-Domäne) möglich ist.
Sie können auch den Zugriff auf Vorabversionen neuer Dropbox-Funktionen einrichten und andere Tools wie Paper oder Microsoft Office-Add-ins konfigurieren.
Möchten Sie an einer Tour durch die Verwaltungskonsole teilnehmen? Sehen Sie sich unser Tutorial zur Verwaltungskonsole an.
Bereitstellung und Domainverwaltung
Da Sie nun wissen, wo Sie Ihre Einstellungen konfigurieren können, sind Sie bereit, Ihre Domain zu verifizieren und mit der Bereitstellung zu beginnen.
Die Domainüberprüfung ermöglicht es bestimmten Admins, das Eigentum einer E-Mail-Domain bei Dropbox zu überprüfen.
Hinweis: Die Domainüberprüfung ist für Dropbox-Teams mit einem Advanced-, Business Plus- oder Enterprise-Abo verfügbar.
Durchsetzen von Einladungen
Wenn Sie ein Advanced-, Business Plus- oder Enterprise-Abo haben, können Sie durch die Kombination von Domainüberprüfung und dem Durchsetzen von Einladungen neue Teammitglieder einfacher und schneller hinzufügen.
Warum die Durchsetzung von Einladungen einrichten? Weil es dazu beiträgt, die unbefugte Nutzung von Dropbox auf einer Unternehmensdomain zu verhindern, indem eingeladene Nutzer entscheiden müssen, was sie mit den Daten in ihrem bestehenden Basic-Konto tun möchten.
Enabling this feature will cause all future invites on your domain to be enforced, which means users will need to choose what they want to do with data in their existing accounts and grants admins additional control over any unmanaged users.
If you do choose to enable invite enforcement, keep in mind that it will only affect invites sent after the feature is turned on.
If an invited user is already on a personal account with your company domain, their account will stop syncing until they choose what to do with their data. If they choose to keep their account personal, Dropbox will make them a brand new empty work account!
Sie möchten das Durchsetzen von Einladungen aktivieren? Das ist ganz leicht.
Rufen Sie die Verwaltungskonsole auf.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Mitglieder“.
Wählen Sie Domains aus.
Von der verifizierten Domäne aus können Sie das Durchsetzen von Einladungen aktivieren, indem Sie auf Eingeladene Nutzer klicken.
Kontoerfassung
Es gibt noch ein weiteres Feature, das nur für Unternehmen verfügbar ist und die unbefugte Nutzung einer Unternehmensdomain verhindern kann. Es heißt Kontoerfassung.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem speziellen Modul Kontoerfassung.
Hinweis: Die Kontoerfassung ist für Dropbox-Teams mit einem Enterprise-Abo verfügbar.
Grundlagen für Dropbox-Admins
In diesen Tutorials erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten zur Vereinfachung Ihrer ersten Schritte als Administrator.
Die Verwaltungskonsole
Ob Ihnen die Verwaltungskonsole neu ist oder Sie sie länger nicht genutzt haben: eine Tour kann immer hilfreich sein. Die Verwaltungskonsole bietet viele Werkzeuge, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, egal wie groß Ihr Team ist.
Wählen Sie „Wiedergabe“, um die Tour zu starten.
Eigene Domain verifizieren
Sie möchten wissen, wie Sie die Domain Ihres Unternehmens verifizieren können?
Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr zu erfahren.
Den Vorabzugriff konfigurieren
So geben Sie Ihrem Team Zugriff auf die neuesten Dropbox-Funktionen, bevor sie für jeden verfügbar sind.
Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr zu erfahren.
Ihre Verwaltungskonsole konfigurieren
Probieren Sie folgende Aktionen, wenn Sie Ihre eigene Verwaltungskonsole einrichten. Der Tab „Einstellungen“ ist hierbei immer der Ausgangspunkt.
Mitglieder zu Ihrem Team hinzufügen
Nun, da Ihre Einstellungen mit den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen, ist es an der Zeit, Mitglieder zu Ihrem Team hinzuzufügen.
Admins können Personen einzeln per E-Mail oder in großen Mengen mit einer CSV-Datei einladen.
Für einen noch effizienteren Ansatz kann ein Admin mit dem Dropbox Active Directory (AD)-Connector automatisch Mitglieder einladen.
Lesen Sie mehr darüber, wie ein kleines Unternehmen diese Tools für den Einstieg in Dropbox nutzt.