Ihr Leitfaden für Dropbox-Administratoren
30 Minute(n) Lesezeit
Dropbox Business ist das Zuhause für die gesamte Arbeit Ihres Teams. Mit der intuitiven Verwaltungskonsole, einem Teambereich und umfassenden Sicherheitsfeatures bietet Dropbox Ihnen alles, was Sie brauchen, um die Teamarbeit in Schwung zu bringen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Features, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen Sie als neuer Admin verwalten können. Erfahren Sie mehr über grundlegende Dropbox-Features,wie die Synchronisierung und Freigabe von Inhalten. Werfen Sie dazu einen Blick in den Leitfaden für Teammitglieder.
Als Erstes zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Team einrichten.
Anmeldung bei Ihrem Dropbox-Konto als Admin
Sie haben drei Möglichkeiten, auf Ihr Dropbox-Konto zuzugreifen: über dropbox.com, über die Dropbox-Desktop-App und über die mobile Dropbox-App.
Anmeldung bei Ihrem Dropbox-Admin-Konto über dropbox.com
Wenn Sie sich für ein Dropbox Business-Konto registrieren, werden Sie aufgefordert, auf dropbox.com ein Konto als Admin einzurichten. Um Dropbox zu verwenden, müssen Sie sich mit den bei der Einrichtung ausgewählten Zugangsdaten bei Ihrem Konto anmelden.
Öffnen Sie einen Webbrowser.
Rufen Sie www.dropbox.com auf.
Wählen Sie eine der folgenden Anmeldeoptionen aus:
Klicken Sie auf Mit Google anmelden.
Klicken Sie auf Mit Apple anmelden.
Klicken Sie auf Anmelden.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
Damit Sie die Vorteile Ihres Dropbox-Kontos voll ausschöpfen können, empfiehlt es sich, die Dropbox-Apps auf Ihrem Computer, Tablet und Smartphone zu installieren.
Mehr über die einzelnen Apps erfahren Sie im Leitfaden für Teammitglieder.
So melden Sie sich über Google bei Dropbox an
So melden Sie sich über „Mit Apple anmelden“ bei Ihrem Dropbox-Konto an
So melden Sie sich mit SSO bei Ihrem Dropbox-Konto an
Haben Sie Probleme mit der Anmeldung bei Ihrem Dropbox-Konto?
Auf die Verwaltungskonsole zugreifen
Die Verwaltungskonsole ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Transparenz und Kontrolle. Nur zwei einfache Schritte sind nötig, um darauf zuzugreifen:
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf „Verwaltungskonsole“.
Je nach Admin-Rolle sehen Sie verschiedene Tabs, auf denen Sie Infos zu Mitgliedern einsehen, Teamaktivitäten verfolgen und Teammitglieder zur Erstellung eines Kontos einladen können.
Eine Ordnerstruktur für Ihr Team einrichten
Mit Dropbox Business steht Ihrem Team ein Arbeitsbereich zur Verfügung, der wie ein gemeinsames Laufwerk funktioniert. Dropbox Business funktioniert am besten, wenn die Struktur im Teambereich die Struktur Ihres Unternehmens widerspiegelt.
Die Admins richten in der Regel als Erstes eine Ordnerstruktur ein und erstellen die Nutzergruppen, die diesen Ordnern zugeordnet werden sollen, bevor sie ihre Kollegen ins Team einladen.
Team-Ordner erstellen
Stellen Sie sich einen Team-Ordner als Ihren Online-Aktenschrank vor – aber ohne Papierkram. Sie richten die Ordnerstruktur nach Ihren Wünschen ein und wählen das passende Organisationssystem, damit Sie schnell und sicher jederzeit genau das finden, was Sie brauchen.
Auf der Seite Inhalte können Sie die Ordnerstruktur Ihres neuen Teambereichs festlegen und ändern. Admins mit bestimmten Rollen können dort auch die Mitgliedschaft für geteilte Inhalte verwalten.
Einen Team-Ordner erstellen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Inhalte.
Klicken Sie auf Neuer Ordner.
Entscheiden Sie, ob jeder im Team Zugriff auf diesen Ordner haben soll oder nur bestimmte Personen.
Entscheiden Sie, ob Mitglieder die Inhalte des Ordners nur betrachten oder auch bearbeiten dürfen.
Kann betrachten: Mitglieder können
die Inhalte dieses Ordners nur betrachten (und herunterladen).
Kann bearbeiten: Mitglieder können die Inhalte dieses Ordners betrachten und bearbeiten sowie den Zugriff darauf verwalten.
Klicken Sie auf Erstellen.
Hinweis: Personen mit Bearbeitungsberechtigung für einen Ordner haben automatisch auch die Bearbeitungsberechtigung für alle darin enthaltenen Unterordner. Wenn die Mitglieder einer Gruppe zum Beispiel den Ordner „Design“ bearbeiten können, können sie auch alle Unterordner von „Design“ bearbeiten.
Erstellen einer Gruppe
Gruppe bezeichnet mehrere Teammitglieder, die Zugang zu denselben Informationen brauchen. Gruppen können zum Beispiel nach Team, Abteilung oder Projekt untergliedert sein. Anhand dieser Gruppen können Sie den Zugriff auf verschiedene Team-Ordner gezielt zuweisen. Nur Admins mit bestimmten Rollen können eine unternehmensverwaltete Gruppe erstellen.
Eine Gruppe erstellen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
Alle Teammitglieder sehen diesen Namen.
Hinweis: Als Gruppenmanager können Sie den Namen der Gruppe jederzeit ändern.
Wählen Sie aus, ob die Gruppe unternehmens- oder nutzerverwaltet sein soll.
Klicken Sie auf Erstellen.
Gruppenmitglieder hinzufügen
Nur Administratoren können einer unternehmensverwalteten Gruppe Nutzer hinzufügen. Bei unternehmensverwalteten Gruppen können die Teammitglieder keine Anfrage auf Beitritt stellen.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Mitgliedern zu einer Gruppe und das Entfernen von Mitgliedern aus einer Gruppe.
Erfahren Sie mehr über Ordner im Teambereich.
Erfahren Sie, was die Symbole auf Ihren Ordnern bedeuten.
Erfahren Sie, wie Sie Dateien und Ordner in den oder aus dem Teambereich verschieben.
Freigabeeinstellungen für Ihre Teams in Dropbox für Unternehmen einrichten
Mithilfe von Team-Ordnern können Admins die automatische Freigabe von Inhalten einrichten und verwalten. Außerdem können Sie die für das gesamte Team gültige Regeln für alle freigegebenen Ordner anpassen, die Ihr Team erstellt hat.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie auf Freigabe.
Hinweis: Änderungen dieser Einstellungen gelten nicht rückwirkend.
Wie kann ich verhindern, dass Teammitglieder Dateien außerhalb des Teams teilen?
Je nachdem, wie Ihr Team Dropbox für Unternehmen nutzt, möchten Sie möglicherweise einschränken, was extern geteilt werden kann.
Gehen Sie zum Tab Einstellungen und blättern Sie zum Abschnitt Inhalte.
Klicken Sie auf Freigabe.
Setzen Sie den Schalter neben Externe Freigabe von Links auf Aus.
Dadurch wird sichergestellt, dass Teammitglieder Dateien und Ordner nur mit anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen können.
In unserer Admin-Schulung erfahren Sie mehr darüber, wie Sie teamweite Freigabeberechtigungen festlegen.
Dropbox Paper für Ihr Team einrichten
Dropbox Paper bietet Ihrem Team erstklassige Möglichkeiten, um Gedanken festzuhalten, zusammenzuarbeiten und Ideen zu teilen.
Teammitglieder zu Dropbox für Unternehmen einladen
Standardmäßig sind ausschließlich Admins mit bestimmten Rollen dazu berechtigt, Mitglieder zu Ihrem Teamkonto einzuladen. Sie können jedoch auch Mitgliedern erlauben, Einladungen zu versenden. Jede eingeladene Person verwendet eine der Lizenzen Ihres Abos.
Sie können Mitglieder über die Verwaltungskonsole oder über den Dropbox Active Directory Connector einladen. Wir empfehlen, den Weg über die Verwaltungskonsole zu wählen.
Teammitglieder über die Verwaltungskonsole einladen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Nutzer.
Klicken Sie auf Nutzer einladen.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie auf Einladungen senden.
Hinweis: Wenn Sie eine große Anzahl von Personen zu Ihrem Team einladen möchten, können Sie dazu auch eine CSV-Datei importieren.
Wenn Teammitglieder schon ein Dropbox-Konto haben, das sie für die Arbeit verwenden, können sie dieses bestehende private Konto in ein Konto umwandeln, mit dem sich Dropbox für Unternehmen nutzen lässt. Oder sie erstellen ganz einfach ein neues Konto.
Teammitglieder über eine Integration einladen
Wenn Sie das einmalige Anmelden (SSO) bereits verwenden oder es einführen möchten, empfehlen wir Ihnen, Teammitglieder über den Active Directory Connector einzuladen.
Ihrem Dropbox Business-Konto weitere Admins hinzufügen
Wir empfehlen allen Teams, mindestens zwei Admins zu ernennen, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, wie z. B. die Verwaltung der Kontosicherheit oder das Onboarding neuer Mitglieder.
So fügen Sie neue Admins über die Verwaltungskonsole hinzu:
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Nutzer.
Navigieren Sie zu dem Mitglied, das Sie zum Admin ernennen möchten.
Wählen Sie das Zahnradsymbol rechts neben dem Namen der entsprechenden Person aus.
Wählen Sie Admin-Rolle hinzufügen.
Sie können diese Berechtigungen jederzeit ändern. Es gibt acht Standard-Admin-Rollen, jede mit unterschiedlichen Berechtigungen.
Team-Admins verfügen über alle Berechtigungen.
Nutzer-Admins können Konten von Teammitgliedern hinzufügen, entfernen und verwalten.
Support-Admins können Teammitglieder bei bestimmten Aufgaben unterstützen, beispielsweise beim Zurücksetzen von Passwörtern.
Abrechnungs-Admins können Zahlungen ausführen und Verträge verlängern.
Inhalts-Admins können Inhaltsberechtigungen festlegen und Inhalte verwalten.
Compliance-Admins* können Datenaufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungspflichten verwalten. *Diese Admin-Rolle ist nur für Teams verfügbar, die das Add-on für Data Governance erworben haben.
Berichts-Admins
können Berichte über Teamaktivitäten und Mitgliedsdaten erstellen.
Sicherheits-Admins
können Sicherheitswarnungen, externe Freigaben und Sicherheitsrisiken verwalten.
Um mehr darüber zu erfahren, welche Berechtigungen die einzelnen Administratoren erhalten, besuchen Sie unsere Admin-Schulung.
Anmeldung beim Konto eines Ihrer Teammitglieder in Dropbox für Unternehmen
Mit der Funktion „Als Nutzer anmelden“ können Sie sich im Konto eines beliebigen Teammitglieds anmelden.
„Als Nutzer anmelden“ (nur als Admin mit bestimmten Berechtigungen möglich)
Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
Rufen Sie die Seite Mitglieder auf
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Teammitglieds, unter dessen Namen Sie sich anmelden möchten
Klicken Sie auf Als Nutzer anmelden.
Klicken Sie auf Anmelden, um zu bestätigen, dass Sie sich als der ausgewählte Nutzer anmelden möchten.
Das Konto der ausgewählten Person wird nun aufgerufen und Sie können in ihrem Namen handeln.
Sie können nun Folgendes tun:
Die Ordnerstruktur des Teammitglieds sehen.
Dateien und Ordner mit anderen teilen.
Dateien ansehen, öffnen und herunterladen.
Dateien löschen oder gelöschte Dateien wiederherstellen.
Vergessen Sie danach nicht, in dem roten Banner oben auf der Seite auf Abmelden zu klicken. So verhindern Sie, dass Sie nächstes Mal versehentlich Änderungen im falschen Konto vornehmen.
Hinweis: Diese Funktion steht nur Teams in Dropbox für Unternehmen mit einem Advanced- oder Enterprise-Abo zur Verfügung.
Ein Teammitglied in Dropbox für Unternehmen sperren oder löschen
Alle Funktionen, die Sie zum Sperren oder Löschen von Teammitgliedern benötigen, finden Sie in der Verwaltungskonsole.
So sperren Sie ein Teammitglied in Dropbox für Unternehmen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Wählen Sie den Tab Nutzer aus.
Navigieren Sie zu dem Mitglied, das Sie sperren möchten.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
Wählen Sie dann im Menü die Option Nutzer sperren aus.
So holen Sie ein gesperrtes Mitglied wieder ins Team
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Wählen Sie den Tab Nutzer aus.
Navigieren Sie zu dem Mitglied, das Sie wieder ins Team holen möchten.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
Wählen Sie dann im Menü die Option Mitglied entsperren aus.
So löschen Sie ein Teammitglied in Dropbox für Unternehmen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Wählen Sie den Tab Nutzer aus.
Navigieren Sie zu dem Mitglied, das Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
Wählen Sie im Menü Löschen.
Das gelöschte Mitglied kann ab sofort nicht mehr auf sein Konto in Dropbox für Unternehmen und die darin enthaltenen Inhalte zugreifen. Administratoren können die Lizenz des gelöschten Mitglieds erneut verwenden, um eine andere Person zum Team einzuladen.
Ein Konto in Dropbox für Unternehmen auf ein neues Teammitglied übertragen
Nehmen wir an, jemand übernimmt die Aufgaben eines ehemaligen Unternehmensmitglieds, und Sie wollen dem neuen Mitarbeitenden möglichst schnell und einfach Zugriff auf alle erforderlichen Daten gewähren. Bei einer Kontoübertragung haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:
Sie können entweder sämtliche Inhalte des alten Kontos auf ein neues Mitglied übertragen (einschließlich Dateien, Ordnern und Freigabebeziehungen),
oder die Inhalte in Ihr Admin-Konto überführen und nur genau die Inhalte auswählen, auf die der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin Zugriff haben soll.
Erfahren Sie, wie Sie Dateien eines gelöschten Mitglieds übertragen können
Ihr Team im Umgang mit Dropbox schulen
Die Schulung und Unterstützung der Mitglieder während des Umstiegs auf Dropbox ist entscheidend für den Erfolg der Bereitstellung.
Bitten Sie Ihr Team am besten, die speziell für Teammitglieder konzipierte Kurzanleitung von Dropbox durchzugehen. Diese Anleitung zeigt neuen Business-Nutzerinnen und -Nutzern, wie sie Dateien hinzufügen und teilen, wo sie Ressourcen zur Problembehandlung finden und vieles mehr.
Weitere Ressourcen
In unserer Bibliothek für selbstständiges Lernen können Teammitglieder die Themen auswählen und die verschiedenen Dropbox-Features im gewünschten Tempo und je nach Bedarf erkunden. Als Admin können Sie Ihren Teammitgliedern das optimale Lernerlebnis bieten, indem Sie ihnen im Rahmen der Schulung bestimmte Themen vorgeben.
Virtuelle Schulungen
Ihr Team hat auch die Möglichkeit, an einer kostenlosen moderierten Dropbox-Onlineschulung teilzunehmen. Dabei lernen neue Mitglieder im Rahmen eines virtuellen Klassenzimmers interaktiv die wichtigsten Dropbox-Funktionen kennen.
App-Integrationen mit Dropbox verwenden
Admins können über die Verwaltungskonsole die App-Integrationen verwalten. Und auch Teammitglieder haben die Möglichkeit, Drittanbieter-Apps über ihre Kontoeinstellungen zu verknüpfen und zu verwalten. Admins können die Möglichkeit solcher Verknüpfungen jedoch sperren.
Teammitglieder können neue Apps außerdem über das Dropbox App Center finden und verknüpfen.
Erste Schritte mit dem Dropbox App Center
Klicken Sie oben links auf das Rastersymbol und wählen Sie App Center.
Suchen Sie nach einer App, die Sie verknüpfen oder zu der Sie mehr erfahren möchten
Mit Zoom präsentieren
Mit Dropbox und Zoom können sich Ihre Teammitglieder in Echtzeit über gemeinsam genutzte Inhalte unterhalten. Dank der Zoom-Integration können Sie Dateien in Zoom präsentieren und direkt aus Dropbox Zoom-Meetings erstellen und daran teilnehmen.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Alle Dateien.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei, die Sie präsentieren möchten, und markieren Sie anschließend das links eingeblendete Kontrollkästchen.
Klicken Sie rechts oben auf den Pfeil neben Teilen.
Klicken Sie auf Zoom.
Klicken Sie auf Zoom-Meeting-ID eingeben und geben Sie die Meeting-ID ein.
Klicken Sie auf Präsentieren.
Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zoom mit Dropbox
In Slack teilen
In Dropbox und Slack werden Inhalte und Unterhaltungen nahtlos zusammengeführt. Mit der Slack-Integration können Ihre Teammitglieder Slack-Kontakte direkt in Dropbox anschreiben und Dateien mit ihnen teilen. Sie sehen außerdem, wer ihre Datei wann in Slack geteilt hat und über welche Kanäle sie geteilt wurde.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Alle Dateien.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dateinamen und markieren Sie anschließend das links eingeblendete Kästchen.
Klicken Sie rechts oben auf den Pfeil neben Teilen.
Klicken Sie auf Slack.
Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht hinzufügen.
Klicken Sie neben dem Channel oder Kontakt, mit dem Sie die Datei teilen möchten, auf Senden.
Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Slack mit Dropbox
Kalender verknüpfen
Wenn Teammitglieder ihren Google- oder Outlook-Kalender mit ihrem Dropbox-Konto verknüpfen, haben sie alles, was sie brauchen, jederzeit zur Hand. Mit der Kalender-Integration kann Ihr Team direkt vom Desktop aus anstehende Termine einsehen, an Meetings teilnehmen und Dateien zu Meetings hinzufügen.
So erstellen Sie im App Center eine Kalender-Verknüpfung:
Klicken Sie oben rechts auf das Rastersymbol und wählen Sie App Center.
Klicken Sie auf Google-Kalender oder Outlook-Kalender und Kontakte.
Hinweis: Wenn Sie Google-Kalender oder Outlook-Kalender und -Kontakte nicht sehen, verwenden Sie im App Center die Suchleiste.
Klicken Sie auf Verknüpfen und folgen Sie den Anweisungen.
Erfahren Sie, wie Sie in Dropbox Dateien anhängen und an Meetings teilnehmen.
Bringen Sie Ihr Team mit Dropbox Business auf Erfolgskurs
Alle Mitglieder Ihres Teams auf dem Laufenden zu halten ist genauso wichtig, wie sicherzustellen, dass sämtliche Dateien und Ordner synchronisiert sind. Erfahren Sie, wie Sie den Zugriff Ihres Teams auf Dropbox verwalten, teamweite Berechtigungen festlegen und vieles mehr.