Ihr Leitfaden für Dropbox-Administratoren
30 Minute(n) Lesezeit
Ein Dropbox-Teamkonto ist das Zuhause für alle Inhalte Ihres Teams. Mit der intuitiven Verwaltungskonsole, einem Teambereich und umfassenden Sicherheitsfeatures bietet Dropbox Ihnen alles, um die Teamarbeit in Schwung zu bringen.
Dieser Leitfaden stellt Ihnen die Funktionen, Berechtigungen und Sicherheitskontrollen vor, die Sie als neuer Admin verwalten werden. Wenn Sie mehr über die Kernfunktionen von Dropbox erfahren möchten (z. B. wie Sie synchronisieren und freigeben), werfen Sie einen Blick in den Leitfaden für Teammitglieder.
Arten von Admins
In Teamkonten gibt es Admins und Teammitglieder. Admins verwalten die Kontoabrechnung, die Teameinstellungen und die Mitgliedschaft im Team. Alle Dropbox-Teamkonten sollten mindestens zwei Admins haben.
Admins eines Dropbox Standard- oder Business-Teams haben als Team-Admins Zugriff auf alle Berechtigungen. Admins von Dropbox Advanced-, Business Plus- oder Enterprise-Teams haben alle Berechtigungen als Team-Admin oder einen begrenzteren Satz von Berechtigungen.
Es gibt acht Admin-Rollen, jede mit einem anderen Satz von Berechtigungen.
Team-Admins verfügen über alle Berechtigungen.
Nutzer-Admins können Konten von Teammitgliedern hinzufügen, entfernen und verwalten.
Support-Admins können Teammitglieder bei bestimmten Aufgaben unterstützen, beispielsweise beim Zurücksetzen von Passwörtern.
Abrechnungs-Admins können Zahlungen ausführen und Verträge verlängern.
Inhalts-Admins können Inhaltsberechtigungen festlegen und Inhalte verwalten.
Compliance-Admins können Datenaufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungspflichten verwalten. Diese Admin-Rolle ist nur für Teams verfügbar, die das Add-on für Data Governance erworben haben.
Berichts-Admins können Berichte über Teamaktivitäten und Mitgliederdaten erstellen.
Sicherheits-Admins können Sicherheitswarnmeldungen, externe Freigaben und Sicherheitsrisiken verwalten.
Mehr über die verschiedenen Berechtigungen für jeden Admin-Typ erfahren Sie in unserer detaillierten Liste der Dropbox-Admin-Berechtigungen.
Als Erstes zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Team einrichten.
So laden Sie Dropbox auf Ihren Rechner und Ihre Mobilgeräte herunter
Egal, ob im Homeoffice, im Büro oder auf Geschäftsreisen – mit Dropbox können Sie ganz einfach und völlig ortsunabhängig auf alle Ihre Dateien, Fotos und Videos zugreifen.
Sobald Dropbox auf Ihrem Computer installiert ist, sehen Sie ein Dropbox-Symbol in der Taskleiste (Windows) oder Menüleiste (Mac) und einen Dropbox-Ordner auf Ihrer Festplatte, in dem Sie mit den gleichen Dateien wie bei dropbox.com arbeiten können.
Die Dropbox-Desktop-App herunterladen
Laden Sie die Dropbox-Desktop-App herunter.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei.
Sie werden aufgefordert, sich mit Ihren Dropbox-Anmeldedaten bei Ihrem Teamkonto anzumelden.
Verwenden Sie dazu dieselben Anmeldedaten, die Sie auch auf dropbox.com verwenden (die Anmeldedaten sind für alle Ihre Geräte gleich).
Die Dropbox-Desktop-App ist für die Betriebssysteme Linux, macOS und Windows verfügbar.
Verwandte Ressourcen
Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Dropbox-App mit Windows 10 im S-Modus oder unter Linux.
Mehr über die Kompatibilität von Dropbox mit Ihrem Betriebssystem erfahren
So können Sie vorgehen, wenn sich Dropbox nicht installieren lässt
Die mobile Dropbox-App herunterladen
Laden Sie die App von dropbox.com/mobile oder aus Ihrem bevorzugten App Store herunter.
Wenn Sie die mobile Dropbox-App schon auf Ihrem Smartphone oder Tablet installiert haben, können Sie sich einfach mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort bei der App anmelden. Sie können sich auch per SSO mit Ihrem Google- oder Apple-Konto anmelden.
Als Admin bei Ihrem Dropbox-Konto anmelden
Anmeldung bei Ihrem Dropbox-Admin-Konto über dropbox.com
Wenn Sie sich für ein Dropbox-Teamkonto registrieren, werden Sie aufgefordert, auf dropbox.com ein Konto als Admin einzurichten. Damit Sie Dropbox verwenden können, müssen Sie sich mit den bei der Einrichtung ausgewählten Zugangsdaten bei Ihrem Konto anmelden.
Rufen Sie www.dropbox.com auf.
Wählen Sie die entsprechende Anmeldeoption.
Verwandte Ressourcen
Auf die Verwaltungskonsole zugreifen
Die Verwaltungskonsole ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Transparenz und Kontrolle. Nur zwei einfache Schritte sind nötig, um darauf zuzugreifen:
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Je nach Ihrer Administratorrolle sehen Sie verschiedene Optionen, mit denen Sie Mitglieder beaufsichtigen, den Workflow Ihres Teams überprüfen und Teammitglieder zur Erstellung von Konten einladen können.
Möchten Sie eine Tour durch die Verwaltungskonsole? Sehen Sie sich unser Tutorial zur Verwaltungskonsole an.
Eine Ordnerstruktur für Ihr Team einrichten
Mit einem Dropbox-Teamkonto verfügt Ihr Team über einen Arbeitsbereich, der wie ein gemeinsames Laufwerk funktioniert. Dropbox funktioniert am besten, wenn die Struktur des Teambereichs die Struktur Ihres Unternehmens widerspiegelt.
Sie sollten die folgenden Schritte durchführen, bevor Sie Kollegen in Ihr Team in Dropbox einladen:
Erstellen Sie die Benutzergruppen, die Sie diesen Ordnern zuweisen möchten. Ein Team kann ein funktionales Team wie „Vertrieb“ oder „Personalabteilung“ oder ein funktionsübergreifendes Team sein, das zusammenkommt, um an einem Projekt wie „Onboarding für neue Mitarbeiter“ zu arbeiten.
Erstellen Sie die Ordnerstruktur mit einem Ordner für jedes Team.
Team-Ordner erstellen
Stellen Sie sich einen Team-Ordner als Ihren Online-Aktenschrank vor – aber ohne Papierkram. Sie richten die Ordnerstruktur nach Ihren Wünschen ein und wählen das passende Organisationssystem, damit Sie schnell und sicher jederzeit genau das finden, was Sie brauchen.
Auf der Seite Inhalt können Sie die Ordnerstruktur in Ihrem neuen Teambereich organisieren. Auf dieser Seite können bestimmte Arten von Admins auch die Mitgliedschaft von freigegebenen Inhalten verwalten.
So erstellen Sie einen Team-Ordner:
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto bei dropbox.com an.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Inhalte.
Klicken Sie auf Neuer Ordner.
Entscheiden Sie, ob jeder im Team Zugriff auf diesen Ordner haben soll oder nur bestimmte Personen.
Entscheiden Sie, ob Mitglieder die Inhalte des Ordners nur betrachten oder auch bearbeiten dürfen.
Kann betrachten: Mitglieder können den Inhalt dieses Ordners nur anzeigen (und herunterladen).
Kann bearbeiten: Mitglieder können die Inhalte dieses Ordners betrachten und bearbeiten sowie den Zugriff darauf verwalten.
Klicken Sie auf Erstellen.
Hinweis: Standardmäßig verfügt jeder Nutzer mit Bearbeitungsberechtigungen für einen Ordner über Bearbeitungsberechtigungen für alle darin enthaltenen Unterordner. Wenn Mitglieder einer Gruppe beispielsweise „Entwurf“ bearbeiten können, können sie auch alle Ordner innerhalb von „Entwurf“ bearbeiten.
Erstellen einer Gruppe
Eine Gruppe ist eine Gruppe von Teammitgliedern, die Zugriff auf die gleichen Informationen benötigen, unabhängig davon, ob sie nach Team, Abteilung oder Projekt aufgeteilt sind. Sie verwenden diese Gruppen, um den Zugriff auf Team-Ordner zuzuweisen. Nur bestimmte Arten von Admins können eine unternehmensverwaltete Gruppe erstellen.
So erstellen Sie eine Gruppe:
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
Wählen Sie aus, ob die Gruppe unternehmens- oder nutzerverwaltet sein soll.
Klicken Sie auf Erstellen.
Gruppenmitglieder hinzufügen
Nur Admins können Mitglieder zu einer unternehmensverwalteten Gruppe hinzufügen. Teammitglieder können nicht darum bitten, einer unternehmensverwalteten Gruppe beizutreten.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Verwandte Ressourcen
Freigabeeinstellungen für Ihr Dropbox-Teamkonto einrichten
Mithilfe von Team-Ordnern können Admins die automatische Freigabe von Inhalten einrichten und verwalten. Außerdem können Sie die für das gesamte Team gültige Regeln für alle freigegebenen Ordner anpassen, die Ihr Team erstellt hat.
Melden Sie sich bei dropbox.com an. Verwenden Sie hierfür Ihre Admin-Anmeldedaten.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
Wichtig: Änderungen an diesen Einstellungen gelten nicht rückwirkend.
Wie kann ich verhindern, dass Teammitglieder Dateien außerhalb des Teams teilen?
Je nachdem, wie Ihr Team Dropbox nutzen muss, möchten Sie vielleicht einschränken, was extern freigegeben werden kann.
Gehen Sie zur Seite Einstellungen und scrollen Sie nach unten zu Inhalt.
Klicken Sie auf Freigabe.
Setzen Sie den Schalter neben Externe Freigabe von Links auf Aus.
Dadurch wird sichergestellt, dass Teammitglieder Dateien und Ordner nur mit anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen können.
In diesem Video erfahren Sie mehr über das Einrichten von teamweiten Freigabeberechtigungen:
Teammitglieder zu Ihrem Dropbox-Teamkonto einladen
Standardmäßig sind ausschließlich Admins mit bestimmten Rollen dazu berechtigt, Mitglieder zu Ihrem Teamkonto einzuladen. Sie können jedoch auch Mitgliedern erlauben, Einladungen zu versenden. Jede eingeladene Person verwendet eine der Lizenzen Ihres Abos.
Sie können Mitglieder über die Verwaltungskonsole oder über den Dropbox Active Directory Connector einladen. Wir empfehlen, den Weg über die Verwaltungskonsole zu wählen.
Teammitglieder über die Verwaltungskonsole einladen
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Nutzer.
Klicken Sie auf Nutzer einladen.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie auf Einladen.
Hinweis: Wenn Sie eine große Anzahl von Personen zu Ihrem Team einladen möchten, können Sie dazu auch eine CSV-Datei importieren.
Wenn Teammitglieder schon ein Dropbox-Konto haben, das sie für die Arbeit verwenden, können sie dieses bestehende private Konto in ein Teamkonto umwandeln. Oder sie erstellen ganz einfach ein neues Konto.
Teammitglieder über eine Integration einladen
Wenn Sie das einmalige Anmelden (SSO) bereits verwenden oder es einführen möchten, empfehlen wir Ihnen, Teammitglieder über den Active Directory Connector einzuladen.
Weitere Admins für Ihr Dropbox-Teamkonto ernennen
Wir empfehlen allen Teams, mindestens zwei Admins zu ernennen, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, wie z. B. die Verwaltung der Kontosicherheit oder das Onboarding neuer Mitglieder.
So fügen Sie neue Admins über die Verwaltungskonsole hinzu:
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Nutzer.
Suchen Sie das Mitglied, das Sie zu einem Admin machen möchten, und wählen Sie es aus.
Klicken Sie auf „…“ (Ellipse) rechts neben dem Namen.
Wählen Sie Zum Admin machen aus.
Sie können diese Berechtigungen jederzeit ändern.
Um mehr darüber zu erfahren, was jeder Admin tun kann, sehen Sie sich dieses Modul genau an.
Beim Konto eines Ihrer Dropbox-Teammitglieder anmelden
Bestimmte Admin-Arten können sich als Mitglied anmelden, um sich in das Konto eines beliebigen Mitglieds ihres Teams einzuloggen. Mit diesem Zugriff können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
Die Ordnerstruktur des Teammitglieds sehen.
Dateien und Ordner mit anderen teilen.
Dateien ansehen, öffnen und herunterladen.
Dateien löschen oder gelöschte Dateien wiederherstellen.
So melden Sie sich als Mitglied an:
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Gehen Sie zur Seite „Mitglieder“.
Klicken Sie auf „…“ (Ellipse) neben dem Namen des Teammitglieds, als das Sie sich anmelden möchten.
Klicken Sie auf Als Mitglied anmelden.
Klicken Sie auf Anmelden, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Sie werden zum Konto des von Ihnen ausgewählten Nutzers weitergeleitet, wo Sie im Namen dieses Mitglieds handeln können.
Vergessen Sie danach nicht, in dem roten Banner oben auf der Seite auf Abmelden zu klicken. So verhindern Sie, dass Sie nächstes Mal versehentlich Änderungen im falschen Konto vornehmen.
Hinweis: Dieses Feature ist nur für Dropbox-Teamkonten mit Advanced- oder Enterprise-Abo verfügbar.
Ein Teammitglied in einem Dropbox-Teamkonto sperren oder löschen
Alle Funktionen, die Sie zum Sperren oder Löschen von Teammitgliedern benötigen, finden Sie in der Verwaltungskonsole.
Ein Dropbox-Teammitglied sperren
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie auf Nutzer.
Klicken Sie auf „…“ (Ellipse) neben dem Namen des Nutzers, den Sie sperren möchten.
Klicken Sie auf Sperren.
Wählen Sie Sperren und wählen Sie aus, ob die Dateien dieses Nutzers von allen Geräten gelöscht werden sollen, an denen er möglicherweise angemeldet ist.
So heben Sie die Sperre für ein Mitglied auf oder löschen es
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie auf Nutzer.
Klicken Sie auf Gesperrt.
Klicken Sie auf „…“ (Ellipse) neben dem Namen des gesperrten Nutzers.
Klicken Sie auf Mitglied entsperren oder Mitglied löschen.
**Wenn Sie das gesperrte Mitglied löschen, müssen Sie auswählen, ob Sie die Datei-Inhalte dieses Mitglieds übertragen möchten.Klicken Sie auf Entsperren oder Löschen.
Wenn Sie die Sperre für ein Teammitglied aufheben, erhält es sofort wieder Zugriff auf sein Konto. Die Person erhalten eine E-Mail mit der Information, dass ihr Konto wieder aktiv ist, und sie kann sich mit dem vorhandenen Passwort anmelden (es sei denn, Ihr Team verwendet SSO).
So übertragen Sie Dropbox-Teamkonten auf neue Teammitglieder
Sobald ein Teammitglied gelöscht wurde, können bestimmte Dropbox-Admins die Dateien und Ordner dieses gelöschten Teammitglieds an eine andere Person in ihrem Team übertragen. Diese Funktion ermöglicht einen nahtlosen Übergang des Eigentums und stellt sicher, dass wichtige Dateien und Ordner nicht verloren gehen oder unzugänglich sind, wenn ein Mitglied das Team verlässt.
Mit der Kontoübertragung können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
Alles vom alten Konto auf ein neues Mitglied übertragen (einschließlich Dateien, Ordner und Freigabebeziehungen)
Den Inhalt auf Ihr Admin-Konto übertragen und auswählen, was der neue Mitarbeiter erhält
Erfahren Sie, wie Sie Dateien eines gelöschten Mitglieds übertragen können
Ihr Team im Umgang mit Dropbox schulen
Die Schulung und Unterstützung der Mitglieder während des Umstiegs auf Dropbox ist entscheidend für den Erfolg der Bereitstellung.
Sie sollten Ihr Team auffordern, die Dropbox-Schnellstartanleitung für Teammitglieder durchzuarbeiten. Dieser Leitfaden hilft neuen Teammitgliedern, Dateien hinzuzufügen und freizugeben, Ressourcen für die Problembehandlung zu finden und vieles mehr.
Weitere Ressourcen
In unserer Bibliothek für selbstständiges Lernen können Teammitglieder die Themen auswählen und die verschiedenen Dropbox-Features im gewünschten Tempo und je nach Bedarf erkunden. Als Admin können Sie Ihren Teammitgliedern das optimale Lernerlebnis bieten, indem Sie ihnen im Rahmen der Schulung bestimmte Themen vorgeben.
Virtuelle Schulungen
Ihr Team hat auch die Möglichkeit, an einer kostenlosen moderierten Dropbox-Onlineschulung teilzunehmen. Dabei lernen neue Mitglieder im Rahmen eines virtuellen Klassenzimmers interaktiv die wichtigsten Dropbox-Funktionen kennen.
App-Integrationen mit Dropbox verwenden
Admins können über die Verwaltungskonsole die App-Integrationen verwalten. Und auch Teammitglieder haben die Möglichkeit, Drittanbieter-Apps über ihre Kontoeinstellungen zu verknüpfen und zu verwalten. Admins können die Möglichkeit solcher Verknüpfungen jedoch sperren.
Teammitglieder können neue Apps außerdem über das Dropbox App Center finden und verknüpfen.
Erste Schritte mit dem Dropbox App Center
Klicken Sie oben rechts auf das Rastersymbol und wählen Sie App Center.
Suchen Sie nach einer App, die Sie verknüpfen oder zu der Sie mehr erfahren möchten
In Slack teilen
In Dropbox und Slack werden Inhalte und Unterhaltungen nahtlos zusammengeführt. Mit der Slack-Integration können Ihre Teammitglieder Slack-Kontakte direkt in Dropbox anschreiben und Dateien mit ihnen teilen. Sie sehen außerdem, wer ihre Datei wann in Slack geteilt hat und über welche Kanäle sie geteilt wurde.
Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Alle Dateien.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dateinamen und markieren Sie anschließend das links eingeblendete Kästchen.
Klicken Sie rechts oben auf den Pfeil neben Teilen.
Klicken Sie auf Slack.
Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht hinzufügen.
Klicken Sie neben dem Channel oder Kontakt, mit dem Sie die Datei teilen möchten, auf Senden.
Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Slack mit Dropbox
Kalender verknüpfen
Wenn Teammitglieder ihren Google- oder Outlook-Kalender mit ihrem Dropbox-Konto verknüpfen, haben sie alles, was sie brauchen, jederzeit zur Hand. Mit der Kalender-Integration kann Ihr Team direkt vom Desktop aus anstehende Termine einsehen, an Meetings teilnehmen und Dateien zu Meetings hinzufügen.
So erstellen Sie im App Center eine Kalender-Verknüpfung:
Klicken Sie oben rechts auf das Rastersymbol und wählen Sie App Center.
Klicken Sie auf Google-Kalender oder Outlook-Kalender und Kontakte.
Hinweis: Wenn Sie Google Kalender oder Outlook Kalender und Kontakte nicht sehen, verwenden Sie die Leiste App Center durchsuchen oben, um die Apps zu finden.
Klicken Sie auf Verknüpfen und folgen Sie den Anweisungen.
Erfahren Sie, wie Sie in Dropbox Dateien anhängen und an Meetings teilnehmen.
Rüsten Sie Ihr Team mit einem Dropbox-Teamkonto für den Erfolg
Alle Mitglieder Ihres Teams auf dem Laufenden zu halten ist genauso wichtig, wie sicherzustellen, dass sämtliche Dateien und Ordner synchronisiert sind. Erfahren Sie, wie Sie den Zugriff Ihres Teams auf Dropbox verwalten, teamweite Berechtigungen festlegen und vieles mehr.