Encontrar arquivos e trabalhar com eles

Pesquisando por arquivos e pastas

Quando o conteúdo da sua conta do Dropbox aumenta, encontrar o arquivo certo pode levar mais tempo do que deveria. Talvez se lembre do nome de um cliente, de uma palavra-chave em um documento ou da aparência de uma imagem, mas não de onde o arquivo está.

Em vez de navegar pasta por pasta, você pode usar a busca no dropbox.com para encontrar rapidamente arquivos, pastas e até mesmo conteúdo dentro de documentos e imagens.

No site dropbox.com, a barra de busca na parte superior da página é o seu principal ponto de partida. Você pode buscar pelo nome do arquivo, pelas pessoas que colaboraram nele, por marcações e, em vários planos, pelo conteúdo dos arquivos e das imagens. Após obter os resultados, você pode refiná-los usando filtros, como pasta, tipo, data da última modificação ou opções específicas de imagem, como data em que foram tiradas e dimensões.

Nas seções abaixo, você verá como usar a busca de três maneiras comuns:

• Buscar nos seus arquivos e pastas.

• Encontrar imagens com base no que aparece nelas.

• Buscar um texto específico dentro de documentos.

Após ver os resultados, você pode refiná-los usando filtros como:

• Pasta: limite os resultados a uma ou mais pastas específicas.

• Tipo: concentre-se em imagens, pastas, vídeos, PDFs, documentos, planilhas, apresentações, áudio, documentos do Paper ou outros tipos de arquivo.

• Última modificação: filtre de acordo com a última vez em que o conteúdo foi alterado, como nos últimos 7 dias, 30 dias, 90 dias, 12 meses ou em um período personalizado.

• Pessoas: filtre o conteúdo por pessoas com quem você colaborou.

• Data de criação da imagem e dimensões da imagem: refine os resultados de imagens por data de criação e tamanho.

Em alguns planos pagos em inglês e em determinados países, você também pode ver filtros dinâmicos acima da sua lista de arquivos. São botões gerados automaticamente, como temas, extensões de arquivo ou colaboradores, que ajudam você a refinar rapidamente grandes volumes de conteúdo.

Observação: Os filtros dinâmicos estão disponíveis apenas no dropbox.com.

Para buscar imagens no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Clique na barra de busca na parte superior.

3. Comece a digitar o que você deseja buscar, como “logotipo”, “planta baixa” ou “quadro branco”.

4. Pressione Enter ou Return para ver todos os resultados.

5. Clique na aba Imagens acima dos resultados.

Em seguida, o Dropbox exibirá os arquivos de imagem que correspondem ao seu termo de busca no nome ou no conteúdo da imagem. Os tipos de imagem compatíveis com a busca por imagens incluem GIF, JPG ou JPEG e PNG.

Você pode combinar a busca por imagens com os filtros suspensos habituais no dropbox.com, como pasta, tipo, modificado pela última vez, data de criação da imagem e dimensões da imagem, para refinar ainda mais os resultados.

Como fazer uma busca de texto nos arquivos do Dropbox

Use a pesquisa por texto quando souber que uma palavra, frase ou número específico aparece em algum lugar do seu Dropbox, mas não tiver certeza em qual arquivo.

No site dropbox.com, há duas maneiras de fazer uma busca textual, dependendo da abrangência da sua busca:

• Fazer buscas em todos os seus arquivos com a busca por texto completo, que verifica o conteúdo dos arquivos compatíveis em toda a sua conta (disponível em planos elegíveis).

• Buscar em um único arquivo, o que permite encontrar texto na visualização prévia de um arquivo aberto e está disponível para todos os usuários.

Buscar em seus arquivos

A busca por texto completo permite que você busque o conteúdo dos seus arquivos no Dropbox. Quando você faz uma busca na barra de busca principal no site dropbox.com, os resultados podem incluir arquivos que contêm a palavra-chave no conteúdo, além de arquivos com essa palavra-chave no nome.

Quando a busca por texto completo estiver disponível para o seu plano e idioma, um pequeno trecho de texto será exibido abaixo de cada resultado para mostrar onde a palavra-chave está localizada no arquivo. Os tipos de arquivo compatíveis incluem formatos comuns de documentos, planilhas, apresentações, textos, imagens e legendas, como DOC, DOCX, PDF, TXT, XLS, XLSX, PPT, JPG, PNG, GIF e muito mais.

Para pesquisar o conteúdo de seus arquivos do Dropbox:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Clique na barra de busca na parte superior.

3. Comece a digitar a palavra ou frase que está procurando e pressione Enter ou Return.

Observação: se os resultados da sua busca mostrarem apenas arquivos nos quais a palavra-chave aparece apenas no nome, e não no conteúdo, é possível que a busca por texto completo ainda não esteja disponível no seu idioma.

Buscar em um único arquivo

Caso já tenha um arquivo aberto em uma visualização prévia no dropbox.com, pode fazer buscas dentro desse documento sem sair da página. Isso funciona para muitos formatos de documento comuns, como DOC, DOCX, PDF, PPT e vários outros.

Para fazer uma busca textual em um arquivo no dropbox.com:

1. Abra o arquivo no dropbox.com.

2. Certifique-se de que a visualização prévia esteja no modo de tela cheia.

3. Clique no ícone de busca (lupa) na barra de ferramentas na parte inferior da página ou pressione control-f (Windows) ou command-f (Mac).

4. Digite a palavra ou frase que deseja encontrar.

Você verá o número total de correspondências na barra de busca. Sua correspondência atual aparece em verde e as outras correspondências aparecem em amarelo. Para navegar entre elas, utilize as teclas de seta na barra de busca ou pressione Enter.

Abrindo arquivos

Ao organizar seu Dropbox, muitas vezes você vai querer dar uma olhada rápida em um arquivo para verificar se é o arquivo certo, sem precisar baixá-lo ou abrir outro aplicativo. Talvez você queira digitalizar um contrato antes de enviá-lo, dar uma olhada rápida em uma seção específica de um PDF ou verificar se um vídeo é a versão correta. A visualização prévia de arquivos no dropbox.com oferece uma visualização rápida e, para muitos tipos de arquivo, permite comentar, compartilhar ou até editar o conteúdo diretamente no navegador.

Quais tipos de arquivos posso pré-visualizar no Dropbox?

O Dropbox oferece visualizações prévias para muitos tipos de arquivo comuns, como documentos, imagens, vídeos, arquivos de áudio, arquivos de texto, arquivos compactados e alguns formatos 3D e de design.

A disponibilidade da visualização prévia depende do tipo de arquivo, do tamanho e do plano. Por exemplo:

• Documentos e apresentações podem exibir apenas a primeira página.

• A visualização prévia de vídeos está sujeita a limites de tamanho.

• As visualizações prévias de arquivos compactados mostram a estrutura de pastas dentro do arquivo.

Por que não consigo fazer a visualização prévia do meu arquivo?

Às vezes, a visualização prévia de um arquivo não ocorre como esperado. Normalmente, isso ocorre por um destes motivos comuns:

• O tipo de arquivo não é compatível.

• O arquivo ainda está sendo enviado ou sincronizado.

• O arquivo é grande demais para a visualização prévia.

• O arquivo está criptografado, protegido por senha ou corrompido.

• A extensão do arquivo está ausente ou é incorreta.

Se a visualização prévia não estiver disponível, geralmente a solução mais rápida é baixar o arquivo e abri-lo no aplicativo original.

Como abrir e editar arquivos usando aplicativos de terceiros

Quando precisar de mais do que uma visualização prévia rápida, você poderá abrir arquivos do Dropbox diretamente em aplicativos de terceiros conectados. Assim, você pode editar arquivos sem precisar baixá-los e enviar novas versões manualmente.

No site dropbox.com, os aplicativos compatíveis aparecem no menu Abrir para os tipos de arquivo compatíveis. Depois que você edita e salva um arquivo em um aplicativo conectado, o Dropbox salva a versão atualizada de volta na sua conta, ao lado do original.

Para abrir um arquivo em um aplicativo de terceiros a partir do dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Passe o mouse sobre o nome do arquivo que deseja abrir e clique em mais opções (reticências).

3. Passe o cursor sobre Abrir e clique no aplicativo de terceiros que você deseja usar.

   • As opções exibidas dependem do tipo de arquivo selecionado. Se o aplicativo de que você precisa não aparecer, clique em Conectar aplicativos nesse menu e siga as instruções para conectá-lo.

4. Edite o arquivo ou execute as ações necessárias no aplicativo de terceiros.

5. Quando terminar, salve ou aplique suas alterações nesse aplicativo.

O novo arquivo editado é salvo de volta na sua conta do Dropbox, ao lado do arquivo original. O arquivo editado mantém o nome original, com informações adicionais, para que você saiba qual é a versão que voltou do aplicativo.

Você também pode abrir e editar arquivos da sua pasta do Dropbox no computador usando aplicativos para desktop. Todas as alterações salvas são sincronizadas automaticamente.

Como conectar aplicativos de terceiros

Alguns aplicativos precisam ser conectados à sua conta do Dropbox antes de aparecerem no menu Abrir.

Você pode gerenciar os aplicativos conectados no App Center no dropbox.com. Nessa seção, você pode conectar novos aplicativos, revisar as conexões existentes ou remover o acesso a qualquer momento.

Se você não encontrar algum aplicativo que esperava, o arquivo pode não estar salvo na sua conta ou o administrador de equipe pode ter restringido as conexões de aplicativos.

Comentar em uma parte específica de um arquivo no Dropbox

Quando você quiser deixar claro a que exatamente está se referindo, como uma seção de um documento ou uma área de uma imagem, pode anexar um comentário diretamente a essa parte do arquivo. Para fazer isso no site dropbox.com, é necessário selecionar uma área na visualização prévia.

Para deixar comentários em partes específicas de um arquivo no dropbox.com:

1. Abra o arquivo em que você deseja deixar comentários em uma visualização prévia no dropbox.com.

2. Quando solicitado, arraste o cursor sobre a parte do arquivo em que você deseja deixar comentários.

3. Clique na caixa de comentários na barra lateral direita.

4. Digite seu comentário

5. Clique em Postar.

Em muitas visualizações prévias de documentos e imagens, você também pode realçar o texto diretamente. Ao selecionar o texto, um ícone de comentário aparecerá, permitindo que você deixe um comentário anexado exatamente àquela seleção.

Como comentar em um tempo específico de um arquivo de áudio ou vídeo

Ao revisar arquivos de áudio ou vídeo, você pode anexar comentários a um momento específico para que seu feedback apareça diretamente na linha do tempo. Assim fica mais fácil indicar exatamente a que parte do arquivo se refere uma alteração ou uma pergunta.

O funcionamento dos comentários baseados em tempo depende do plano do proprietário do arquivo.

Para comentar em um momento específico de um vídeo ou arquivo de áudio no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda.

   • Você também pode clicar em Pastas na barra de navegação à esquerda para localizar o arquivo.

3. Clique no nome do arquivo de áudio ou vídeo em que deseja comentar.

   • Defina as visualizações prévias como Tela cheia.

4. No canto superior direito da tela, clique no ícone de comentários.

5. Clique no campo de texto no canto inferior direito e digite seu comentário:

   • Para mencionar alguém no seu comentário, digite @ e, em seguida, o nome da pessoa ou clique em @.

   • Para adicionar um emoji ao comentário, clique no ícone de carinha feliz.

6. Marque a caixa ao lado do carimbo de data/hora para adicionar seu comentário nessa data/hora.

   • Para mencionar alguém no seu comentário, digite @ e, em seguida, o nome da pessoa ou clique em @.

   • Para adicionar um emoji ao comentário, clique no ícone de carinha feliz.

   • Pressione Enter no teclado para criar uma nova linha.

7. Clique na seta ao lado do seu comentário.

Observação: qualquer pessoa com permissão para deixar comentários nesse arquivo pode ver e responder aos comentários baseados em tempo no painel lateral e na linha do tempo da mídia.

Como editar ou excluir um comentário

Para editar ou excluir um comentário no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda.

   • Você também pode clicar em Pastas na barra de navegação à esquerda para localizar o arquivo.

3. Clique no nome do arquivo em que você deixou comentários.

4. No canto superior direito da tela, clique no ícone de comentários.

5. Clique em mais opções (ícone de reticências verticais) ao lado do comentário que você deseja editar ou excluir.

6. Clique em Editar ou em Excluir.

Neste módulo, você explorou a visualização prévia de arquivos, abriu conteúdo em aplicativos conectados e usou comentários e anotações para revisar o trabalho sem criar cópias adicionais. No próximo módulo, você aprenderá a compartilhar arquivos e pastas com segurança, usar links compartilhados e ver quem está visualizando seu conteúdo.