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Comment utiliser votre espace d’équipe partagé pour gérer le contenu de votre organisation ?

Les comptes d’équipe Dropbox facilitent le suivi de l’ensemble les données et du contenu de votre organisation. Ils sont conçus pour accorder l’accès aux administrateurs, tout en offrant aux organisations la sécurité dont elles ont besoin.

13 minutes de lecture

Gérer l’activité de l’équipe

Dropbox pour les entreprises est un formidable outil de partage et de collaboration, mais il génère une importante circulation de contenus entre vos collaborateurs.

Espaces d’équipe et dossiers d’équipe

Vous recherchez la solution idéale pour gérer vos données d’entreprise ? Vous souhaitez organiser des données par département ou par fonction ? Les espaces d’équipe gérés sont la solution idéale.

Que sont les espaces d’équipe ?

Avec Dropbox pour les entreprises, votre équipe partage un espace qui fonctionne comme un lecteur partagé par toute l’équipe. L’espace d’équipe est accessible à tous les membres de votre équipe et possède une arborescence identique pour tous. Ainsi, tous les membres de l’équipe ont accès aux mêmes contenus, ce qui les aide à rester organisés sans devoir gérer un dossier partagé contenant un trop grand nombre de fichiers.

Comment se présentent les espaces d’équipe ?

Un espace d’équipe est comparable au dossier partagé ou au serveur de fichiers d’un département. Si votre équipe commerciale prépare une réunion trimestrielle et a besoin d’un endroit pour regrouper des fichiers qui concernent toute l’équipe, nous vous conseillons de créer un dossier d’équipe dédié dans l’espace d’équipe. Elle pourra ainsi centraliser tous ses fichiers importants dans un même emplacement.

Quel est mon rôle en tant qu’administrateur d’un espace d’équipe ?

Les administrateurs jouent un rôle important dans la gestion des espaces d’équipe. Ils peuvent consulter et créer des contenus d’équipe, mais aussi gérer l’accès à ces contenus ou réaliser des audits. Les administrateurs ont la capacité d’autoriser les utilisateurs à créer leurs propres groupes gérés par les utilisateurs et à les attribuer à des dossiers d’équipe. Les options ne manquent pas.

Que sont les dossiers d’équipe ?

Dans l’espace d’équipe, les dossiers d’équipe peuvent être partagés avec différents utilisateurs, y compris des membres et des personnes ne faisant pas partie de votre équipe. Vous pouvez consulter ou modifier les dossiers, mais il se peut que vous n’ayez pas accès à certains de leurs contenus.

Quelle est la différence entre les dossiers d’équipe et les dossiers personnels ?

Chaque utilisateur dispose de deux types de dossiers différents.

Dossiers d’équipe

  • Tout le monde peut créer des dossiers d’équipe par défaut, mais les administrateurs peuvent gérer cette autorisation.

  • Les dossiers d’équipe peuvent être partagés avec l’ensemble de l’équipe, certains groupes ou des individus.

  • Au sein d’un dossier d’équipe, chaque fichier ou sous-dossier peut être partagé avec d’autres personnes.

  • Les administrateurs peuvent choisir d’autoriser d’autres personnes à consulter ou modifier les fichiers d’un dossier d’équipe, ou d’en bloquer l’accès.

  • Les membres de l’équipe peuvent créer des sous-dossiers dans des dossiers d’équipe, s’ils disposent d’autorisations de modification.

Dossiers personnels

  • Un dossier personnel est votre espace et personne d’autre n’y a accès. Cependant, l’utilisateur peut choisir de partager des fichiers de son dossier personnel avec d’autres membres de votre équipe. En tant qu’administrateur des comptes d’équipe Dropbox, vous pouvez consulter les fichiers dans le dossier personnel d’un utilisateur en vous connectant en tant que membre.

Qui utilise les dossiers d’équipe ?

Les espaces d’équipe sont souvent organisés autour des fonctions ou des départements d’une entreprise, puisqu’ils permettent à ces équipes de bénéficier d’un espace dédié.

Mais même si tous les membres d’une équipe ont accès à la même structure de dossiers dans l’espace de travail partagé, cela ne signifie pas qu’ils ont tous accès à l’intégralité des contenus de ces dossiers. Tout membre de l’équipe peut ajouter ou supprimer n’importe quel utilisateur dans un dossier qu’il est autorisé à modifier.

Où sont les dossiers d’équipe ?

Au premier niveau, vous trouverez le premier ensemble de dossiers, celui qui contient tous les sous-dossiers. Les dossiers de premier niveau apparaissent dans la section Tousles fichiers de votre compte sur dropbox.com.

Pour les membres de l’équipe, cela comprend les dossiers d’équipe de premier niveau et le dossier personnel. Les administrateurs contrôlent qui peut modifier les dossiers d’équipe de premier niveau. Les membres de l’équipe ayant un accès de modification de premier niveau d’un espace d’équipe peuvent convertir un dossier partagé dans leur espace personnel en dossier d’équipe. Découvrez comment créer un dossier d’équipe de premier niveau.

Un minimum de structure pour un maximum de résultats

Il est facile de créer un dossier d’équipe et d’organiser vos espaces d’équipe. Vous trouverez ci-dessous la procédure, ainsi que des informations sur les espaces d’équipe et les dossiers d’équipe.

Espaces d’équipe

Votre Dropbox est organisée sous la forme d’un espace d’équipe partagé. Tous les membres de votre équipe peuvent voir la même structure de dossiers dans cet espace, mais chacun peut également en personnaliser l’accès. Si vous pouvez modifier un dossier dans l’espace de travail partagé, vous pouvez également ajouter ou supprimer des utilisateurs.

Dossiers d’équipe

En tant qu’administrateur, vous pouvez organiser la structure des dossiers dans l’espace d’équipe. Pour créer un dossier de premier niveau dans l’espace d’équipe, ouvrez l’interface d’administration, sélectionnez Contenu , puis choisissez Créer un dossier d’équipe . Vous pouvez alors accorder l’accès à ce dossier à l’ensemble de votre équipe ou uniquement à certains de ses membres. Certains types d’administrateurs peuvent également gérer les membres pouvant accéder aux contenus partagés depuis le gestionnaire de contenu.

Enfin, si vous créez ou déplacez un dossier partagé dans un espace d’équipe, les autres membres de l’équipe pourront également y accéder.

Connectez-vous en tant que membre de votre équipe

Vous cherchez un autre moyen de gérer les données de l’entreprise ? Vous pouvez consulter d’autres comptes si vous vous connectez en tant que membre. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, vous pouvez prendre toutes les mesures que les utilisateurs peuvent prendre au sein de leur propre compte.

Ceci peut être utile lorsque vous devez ajouter un nouveau membre d’équipe ou configurer son compte, voire régler des problèmes ou éviter toute interruption dans un projet en cas d’absence d’un membre de l’équipe.

Surveillez l’activité de votre équipe Dropbox

La page Activité de votre interface d’administration vous permet de surveiller l’activité des utilisateurs. Vous pouvez suivre le partage des données à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation à partir de cette page.

Les comptes d’équipe Dropbox enregistrent toutes les actions de partage, ce qui vous permet de voir :

  • qui crée des dossiers ou des liens partagés,

  • qui rejoint les dossiers partagés,

  • les modifications apportées à ces dossiers,

  • les modifications des autorisations des liens partagés,

  • qui partage des documents Paper.

Si vous souhaitez voir une activité plus détaillée au sein de votre équipe, vous pouvez également afficher l’activité de partage d’équipe.

Vous avez besoin de plus d’informations ? Les comptes d’équipe Dropbox vous permettent d’intégrer des applications tierces pour bénéficier d’un suivi plus complet, comme les informations de sécurité et les logiciels de gestion des événements.

Regardez notre vidéo sur la gestion de vos données

Regardez ces tutoriels pour en savoir plus sur les différentes façons de gérer les données.

Créer un dossier d’équipe

Les dossiers d’équipe sont un excellent moyen de gérer le contenu d’équipe, et il est facile de les configurer.

Gérer l’espace de travail partagé

Si votre compte Dropbox utilise un espace d’équipe partagé, vous pouvez afficher, vérifier, créer et gérer l’accès au contenu d’équipe à partir de la page Contenu.

Analyser l’activité de votre équipe

Si vous devez surveiller une action ou un utilisateur spécifique, vous pouvez créer un rapport d’activité pour garder un œil sur les activités liées aux données de votre équipe.

Analyser l’activité des utilisateurs d’un dossier partagé

Surveillez l’activité des utilisateurs dans les dossiers partagés.

Review shared folder user activity - Start at your home base

Accédez à l’interface d’administration

Comme il s’agit d’une action d’administration, commencez par l’interface d’administration. À partir de là, cliquez sur Activité, vous verrez un formulaire s’afficher en haut de l’écran.

Questions fréquentes

Vous avez une question sur le suivi des données ? Nous avons probablement une réponse. Si vous avez une question qui n’est pas répertoriée ici, consultez notre centre d’assistance pour obtenir d’autres réponses.

Quelle est la différence entre un dossier d’équipe et un dossier partagé ?

Les dossiers partagés sont des dossiers gérés par les utilisateurs et peuvent être partagés avec des utilisateurs n'appartenant pas à l'équipe si l'administrateur le permet. Dans l’espace d’équipe, les dossiers d’équipe peuvent être partagés avec différents utilisateurs, y compris des membres et des personnes ne faisant pas partie de votre équipe.

Comment peut-on supprimer ou archiver un dossier d’équipe ?

Seuls les administrateurs peuvent archiver les dossiers d’équipe. Accédez à l’interface d’administration, cliquez sur Contenu, puis sur l’icône représentant une roue dentée à côté du dossier à modifier. Dans le menu déroulant, cliquez sur Archiver.

Le nombre de collaborateurs pouvant accéder à un dossier d’équipe est-il limité ?

Oui, ce qui permet de s’assurer que les dossiers se synchronisent correctement. Si vous atteignez cette limite, vous pouvez résoudre le problème en supprimant des membres ou en réorganisant vos dossiers d’équipe.