Comment gérer l’accès de mon équipe à Dropbox ?
Quelle que soit la taille de votre équipe, en tant qu’administrateur d’équipe Dropbox, vous disposez de nombreuses options pour gérer l’accès à Dropbox.
13 minutes de lecture
Une gestion simplifiée
Que vous ajoutiez ou supprimiez des membres de votre équipe, Dropbox Business facilite la gestion des utilisateurs.
Gérez des membres/groupes
Si votre administrez une équipe de grande taille, la création de groupes est une excellente méthode pour organiser les membres de votre équipe. Apprenez à gérer des membres individuels et des groupes depuis l’interface d’administration.
Gérez les membres
Vous disposez de plusieurs contrôles pour gérer les membres de votre compte d’équipe Dropbox.
Vous pouvez :
Réinitialisation des mots de passe
Suspendre ou supprimer des utilisateurs
Afficher les journaux d’activité individuels – Pour ce faire, cliquez sur Membres dans l’interface d’administration.
Tout le monde à bord !
Utilisez-vous Active Directory ? Excellent ! Vous pouvez utiliser le connecteur AD de Dropbox pour provisionner, retirer, et gérer facilement les utilisateurs et les groupes dans Dropbox.
Remarque : le connecteur AD de Dropbox est disponible pour les équipes Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
Les modifications apportées à votre connecteur AD apparaissent dans Dropbox, mais ne modifient aucun fichier ou contenu de votre compte Dropbox. C’est ce qu’on appelle également la synchronisation unidirectionnelle.
Conseil : configurez une synchronisation utilisateur et une synchronisation de groupe distincte lors de la configuration de votre connecteur AD avec Dropbox. Cela vous offrira plus de flexibilité lorsque vous provisionnerez des utilisateurs.
Avec Dropbox, il existe de nombreuses méthodes pour ajouter des utilisateurs, outre le connecteur AD, telles que l’interface d’administration et les outils de gestion des accès et des identités, ainsi que les fournisseurs d’identité. Choisissez celle qui répond à vos besoins (sans oublier que certaines d’entre elles demandent une certaine expertise technique).
Gérez les identités
Si vous utilisez déjà un fournisseur de gestion des identités ou si vous souhaitez conserver un connecteur Active Directory complexe et multi-forêts, vous pouvez le connecter à votre compte Dropbox.
Outils de gestion des identités
La gestion des identités offre aux administrateurs de solides outils conçus pour simplifier les opérations du cycle de vie des utilisateurs, y compris la création et la suppression de comptes Dropbox.
Découvrez quels fournisseurs d’identité proposent des paramètres préconfigurés pour Dropbox.
Authentification unique
L’authentification unique est disponible pour les équipes Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
L’authentification unique permet à votre équipe d’accéder à Dropbox en se connectant à un fournisseur d’identité centralisé. Cette fonctionnalité facilite la vie de vos utilisateurs en leur évitant de mémoriser un mot de passe supplémentaire. Si vous utilisez déjà un fournisseur d’identité compatible avec Dropbox, la configuration ne prendra que quelques minutes. Si vous gérez également l’authentification unique à l’aide de votre solution de gestion des identités dans le cloud, vous pouvez facilement tout gérer avec votre fournisseur de gestion des identités.
Suspension d’un utilisateur et effacement à distance
Il existe deux manières de supprimer l’accès d’un utilisateur à votre équipe Dropbox, elles sont accessibles depuis l’interface d’administration.
Suspension d’utilisateurs
Si vous suspendez un membre, il perd instantanément l’accès à son compte d’équipe Dropbox et à ses documents Paper. Seuls les administrateurs peuvent supprimer cette suspension.
La suspension d’un compte ne libère pas de licence et ne supprime aucun fichier. Étant donné que le compte existe toujours, la licence reste utilisée. Pour libérer la licence, vous devez supprimer le compte.
Effacement à distance
L’effacement à distance vous permet de supprimer un compte d’équipe Dropbox des appareils associés d’un membre de l’équipe. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez supprimer des données d’un appareil même si un membre de votre équipe les perd.
Une fois l’appareil dissocié et effacé à distance, il cessera immédiatement toute synchronisation.
Restaurer les membres supprimés
Avez-vous supprimé un membre de l’équipe par erreur ? Vous ne souhaitiez pas supprimer un utilisateur ? Aucun problème !
La restauration d’un membre réactive le compte avec les mêmes fichiers et autorisations, de sorte que le compte est exactement tel qu’il était avant la suppression.
C’est comme si la suppression n’avait jamais eu lieu.
Remarque : les administrateurs d’équipe et les administrateurs des utilisateurs sont en mesure de restaurer les utilisateurs supprimés.
Fusionnement d’équipes Dropbox
Si votre entreprise possède plusieurs équipes Dropbox Business, ou si vous travaillez en étroite collaboration avec une autre équipe, il peut être judicieux de fusionner les équipes.
Comment ajouter des utilisateurs Dropbox existants à votre équipe
Invitez le membre de votre équipe comme vous le feriez pour tout nouveau membre. S’il choisit de rejoindre l’équipe, il sera invité à décider de ce qu’il souhaite faire de ses fichiers existants : fusionner ses fichiers avec le compte d’équipe Dropbox ou créer un compte Dropbox personnel distinct pour ses fichiers.
En outre, n’oubliez pas que si ce membre d’équipe fait partie d’une équipe Dropbox existante, il ne peut pas rejoindre une deuxième équipe (en utilisant la même adresse e-mail).