Comment contrôler l’accès de mon équipe à Dropbox ?
Quelle que soit la taille de votre équipe, en tant qu’administrateur Dropbox Business, vous disposez de nombreuses possibilités pour gérer l’accès à Dropbox.
13 minutes de lecture
Une gestion simplifiée
Que vous ajoutiez ou supprimiez des membres de votre équipe, Dropbox Business facilite la gestion des utilisateurs.
Gérez des membres/groupes
Si votre administrez une équipe de grande taille, la création de groupes est une excellente méthode pour organiser les membres de votre équipe. Apprenez à gérer des membres individuels et des groupes depuis l’interface d’administration.
Gérez les membres
Pour gérer les membres de votre compte Dropbox Business, plusieurs commandes sont à votre disposition. Vous pouvez : réinitialiser des mots de passe, suspendre ou supprimer des utilisateurs et consulter des journaux d’activité individuels.
Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Membres dans l’interface d’administration.
Tout le monde à bord !
Si vous utilisez Active Directory (AD), vous pouvez utiliser le connecteur AD Dropbox pour provisionner rapidement des utilisateurs.
Pour en savoir plus, consultez cet article du centre d’assistance. Remarque : le connecteur AD Dropbox est proposé aux équipes Dropbox Business disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
Utilisez-vous Active Directory ? C’est parfait ! Vous pouvez utiliser le connecteur AD Dropbox pour provisionner, déprovisionner et gérer des utilisateurs et des groupes dans Dropbox.
Le connecteur AD permet de répliquer les modifications apportées à AD dans votre Dropbox. C’est ce que nous appelons la synchronisation unidirectionnelle. Sachez toutefois que le connecteur AD ne peut en aucun cas modifier les fichiers ou le contenu d’un compte Dropbox.
Petit conseil : configurez une synchronisation pour les utilisateurs et une synchronisation séparée pour les groupes lorsque vous configurez votre système AD avec Dropbox. Vous bénéficierez alors d’une plus grande flexibilité lorsque vous souhaiterez ajouter des utilisateurs.
Avec Dropbox, il existe de nombreuses méthodes pour ajouter des utilisateurs, outre le connecteur AD, telles que l’interface d’administration et les outils de gestion des accès et des identités, ainsi que les fournisseurs d’identité. Choisissez celle qui répond à vos besoins (sans oublier que certaines d’entre elles demandent une certaine expertise technique).
Gérez les identités
Il peut être intéressant de connecter votre compte Dropbox à un outil de gestion des identités si vous en utilisez déjà un ou si vous avez un environnement Active Directory complexe contenant plusieurs forêts.
Remarque : l’authentification unique est proposée aux équipes Dropbox Business disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
Outils de gestion des identités
Les solutions de gestion des identités offrent aux administrateurs un ensemble d’outils complet pour simplifier les opérations de cycle de vie des utilisateurs, notamment l’ajout et la suppression de comptes Dropbox.
Consultez cet article d’aide pour découvrir les fournisseurs d’identité disposant de paramètres préconfigurés pour Dropbox.
Authentification unique
L’authentification unique permet à votre équipe d’accéder à Dropbox en se connectant à un fournisseur d’identité central. Ceci simplifie la vie de vos utilisateurs, car ils ont un mot de passe en moins à mémoriser. Si vous utilisez déjà un fournisseur d’identité pris en charge par Dropbox, sa configuration sera simple. Si vous gérez également l’authentification unique avec votre outil de gestion des identités cloud, il vous sera facile de tout gérer grâce à votre fournisseur d’identité.
Suspension d’un utilisateur et effacement à distance
Il est parfois nécessaire de supprimer l’accès d’un utilisateur à votre équipe Dropbox. Vous pouvez le faire de deux manières à partir de l’interface d’administration.
Suspension d’utilisateurs
La suspension d’un utilisateur le prive instantanément de tout accès à son compte d’équipe Dropbox Business et à Dropbox Paper. Cet utilisateur ne retrouvera l’accès que si l’administrateur annule la suspension.
Cependant, la suspension d’un compte ne libère pas une licence. Le compte existe toujours, ce qui signifie qu’il utilise toujours une licence. Pour libérer celle-ci, vous devez supprimer le compte.
Effacement à distance
L’effacement à distance vous permet de supprimer un compte Dropbox pour les entreprises sur les appareils associés d’un membre de l’équipe. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez contrôler les données sur tous les appareils où elles sont accessibles. L’effacement à distance est très utile lorsqu’un membre de l’équipe perd son appareil.
Une fois l’appareil dissocié et effacé à distance, il cessera immédiatement toute synchronisation.
Tout le monde a le droit à une deuxième chance !
Avez-vous supprimé un membre de l’équipe par erreur ? Vous ne souhaitiez pas supprimer un utilisateur ? Aucun problème !
Les administrateurs Dropbox Business disposent de sept jours pour restaurer des utilisateurs supprimés. La restauration d’un utilisateur réactive son compte avec ses anciens fichiers et autorisations.
C’est comme si la suppression n’avait jamais eu lieu.
Fusionnement d’équipes Dropbox
Si votre entreprise possède plusieurs équipes Dropbox Business, ou si vous travaillez en étroite collaboration avec une autre équipe, il peut être judicieux de fusionner les équipes.
L’un des membres de mon équipe possède déjà un compte Dropbox. Comment l’ajouter à mon compte Dropbox Business ?
Invitez-le comme si c’était un nouveau membre ordinaire. S’il décide de rejoindre l’équipe, il sera invité à décider du sort de ses fichiers existants : les fusionner avec le compte Dropbox Business ou créer un compte Dropbox personnel séparé pour les accueillir. N’oubliez pas qu’un membre d’une équipe Dropbox Business existante ne peut pas rejoindre une seconde équipe.