Capture de compte

La capture de compte est une fonctionnalité réservée au forfait Enterprise qui permet d’empêcher toute utilisation non autorisée de Dropbox sur un domaine d’entreprise. Il s’agit d’une fonctionnalité essentielle pour les organisations qui utilisent Dropbox, car elle améliore la sécurité et l’efficacité opérationnelle.

La capture de compte permet aux administrateurs de gérer les comptes Dropbox en fonction des adresses e-mail des domaines vérifiés. Elle permet aussi de veiller à ce que tous les comptes Dropbox utilisés pour les activités de l’entreprise soient regroupés sous un seul compte d’équipe pour une gouvernance efficace. Cela empêche toute utilisation fragmentée ou non autorisée des services Dropbox au sein de l’organisation.

Par ailleurs, cette fonctionnalité fournit aux administrateurs des informations sur l’activité de Dropbox sur l’ensemble de leur domaine, pour un contrôle des adresses IP plus diligent et une collaboration facilitée.

Après avoir activé la capture de compte, l’application de bureau ou mobile suspend la synchronisation jusqu’à ce que l’utilisateur décide de transférer son compte personnel vers un compte d’équipe Dropbox ou de déplacer ses données vers un nouveau compte personnel Dropbox.

Visibilité sur le domaine

Grâce à la visibilité sur le domaine, les administrateurs peuvent voir combien d’utilisateurs ont créé des comptes personnels Dropbox en utilisant une adresse e-mail professionnels sur leur domaine validé.

Que se passe-t-il au moment où la visibilité sur le domaine et la capture de compte sont activées ?

Grâce à la visibilité sur le domaine et à la capture de compte :

• Bénéficiez d’une meilleure visibilité sur l’utilisation organique de Dropbox sur le domaine d’une organisation.

• Empêchez toute utilisation non autorisée de Dropbox sur le domaine d’une organisation.

• Obligez les utilisateurs qui ont créé une Dropbox personnelle avec leur adresse e-mail professionnelle à transférer ce compte personnel vers l’équipe Enterprise, ou à modifier l’adresse e-mail associée à leur compte Dropbox personnel.

Valider la propriété

Avant d’activer la visibilité sur le domaine et la capture de compte, un administrateur Dropbox doit valider la propriété du domaine. La validation du domaine permet à certains types d’administrateurs de vérifier la propriété d’un domaine de messagerie avec Dropbox. L’obligation à rejoindre l’équipe peut être activée une fois la validation du domaine effectuée.

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.

2. Ouvrez l’interface d’administration.

3. Cliquez sur Paramètres.

4. Sous Membres, cliquez sur Domaines.

5. Cliquez sur Ajouter un domaine.

6. Saisissez le domaine de l’organisation dont vous souhaitez valider la propriété.

7. Sélectionnez l’une des trois méthodes de validation.

Une fois la validation terminée, vous recevrez un e-mail vous informant que la propriété de votre domaine a été acceptée.

Consultez la visibilité sur le domaine

Une fois que vous avez validé votre domaine, vous pouvez consulter les statistiques relatives à tous les domaines validés dans l’interface d’administration. Voici la marche à suivre :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.

2. Ouvrez l’interface d’administration.

3. Cliquez sur Paramètres.

4. Sous Membres, cliquez sur Domaines.

Le nombre de comptes Dropbox personnels sur chacun de vos domaines s’affiche dans la colonne Comptes personnels.

À partir de là, vous pouvez utiliser la capture de compte pour forcer les membres de l’équipe qui utilisent leur adresse e-mail professionnelle pour un compte Dropbox personnel à migrer vers l’équipe Enterprise. Vous pouvez également exiger à ce qu’ils changent l’adresse e-mail associée à leur compte Dropbox pour une adresse personnelle, ou utiliser l’obligation à rejoindre l’équipe, lorsque cette décision est présente uniquement pour les utilisateurs invités à rejoindre l’équipe Dropbox.

Pour les utilisateurs invités qui disposent d’un compte Dropbox personnel créé avec une adresse e-mail sur un domaine validé, l’obligation à rejoindre l’équipe exige qu’ils choisissent l’une des deux options suivantes :

• Rejoindre l’équipe avec leur compte existant

• Remplacer l’adresse e‑mail associée à leur compte par une adresse personnelle si ce compte contient principalement des fichiers personnels. Cette option leur permet de conserver leur contenu existant dans une Dropbox différente de celle du compte d’équipe