Dateien finden und mit ihnen arbeiten

Nach Dateien und Ordnern suchen

Wenn Ihr Dropbox-Konto immer größer wird, kann es länger dauern, die richtige Datei zu finden, als normalerweise. Möglicherweise erinnern Sie sich an einen Kundennamen, ein Schlüsselwort in einem Dokument oder daran, wie ein Bild aussieht, aber nicht daran, wo sich die Datei befindet.

Anstatt Ordner für Ordner zu durchsuchen, können Sie die Suche auf dropbox.com nutzen, um Dateien, Ordner und sogar Inhalte in Dokumenten und Bildern schnell zu finden.

Auf dropbox.com ist die Suchleiste oben auf der Seite Ihr wichtigster Ausgangspunkt. Sie können nach Dateinamen, nach Personen, die an einer Datei mitgearbeitet haben, nach Tags und bei vielen Abos auch nach dem Inhalt von Dateien und Bildern suchen. Sobald Sie die Ergebnisse erhalten haben, können Sie diese mithilfe von Filtern verfeinern, wie z. B. Ordner, Format, Datum der letzten Änderung oder bildspezifische Optionen wie Aufnahmedatum und Abmessungen.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie die Suchfunktion auf drei gängige Möglichkeiten nutzen können:

• Suche in Ihren Dateien und Ordnern.

• Bildersuche basierend auf deren Inhalt.

• Suche nach bestimmten Texten in Dokumenten.

Sobald Sie Ergebnisse sehen, können Sie diese mithilfe von Filtern verfeinern, wie z. B.:

• Ordner: Beschränken Sie die Ergebnisse auf einen oder mehrere bestimmte Ordner.

• Format: Konzentrieren Sie sich auf Bilder, Ordner, Videos, PDF-Dateien, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Audiodateien, Papier-Dokumente oder andere Dateiformate.

• Zuletzt geändert: Filtern Sie nach dem Zeitpunkt, an dem der Inhalt zuletzt geändert wurde, z. B. in den letzten 7 Tagen, 30 Tagen, 90 Tagen, 12 Monaten oder einem benutzerdefinierten Zeitraum.

• Personen: Filtern Sie Inhalte nach Personen, mit denen Sie zusammengearbeitet haben.

• Aufnahmedatum des Bildes und Bildabmessungen: Grenzen Sie die Bilderergebnisse nach Erfassungsdatum und -größe ein.

Bei einigen englischsprachigen kostenpflichtigen Abos in bestimmten Ländern werden Ihnen möglicherweise auch dynamische Filter oberhalb Ihrer Dateiliste angezeigt. Dies sind automatisch generierte Schaltflächen, wie z. B. Themen, Datei-Erweiterungen oder Helfer, die Sie dabei unterstützen, große Inhaltsmengen schnell einzugrenzen.

Hinweis: Dynamische Filter sind nur auf dropbox.com verfügbar.

So suchen Sie nach Bildern auf dropbox.com:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie oben auf die Suchleiste.

3. Beginnen Sie mit der Eingabe Ihres Suchbegriffs, wie z. B. „Logo“, „Grundriss“ oder „Whiteboard“.

4. Drücken Sie die Eingabetaste bzw. den Zeilenschalter, um alle Ergebnisse anzuzeigen.

5. Klicken Sie oberhalb Ihrer Ergebnisse den Tab Bilder.

Dropbox zeigt dann Bilddateien an, die mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen, entweder weil das Wort im Namen vorkommt oder weil der Bildinhalt zusammenpasst. Die für die Bildersuche unterstützten Bildformate umfassen GIF, JPG oder JPEG sowie PNG.

Sie können die Bildersuche mit den üblichen Dropdown-Filtern auf dropbox.com kombinieren, wie z. B. Ordner, Format, Zuletzt geändert, Aufnahmedatum und Bildabmessungen, um Ihre Ergebnisse noch weiter einzugrenzen.

In Dropbox-Dateien nach Text suchen

Verwenden Sie die Textsuche, wenn Sie wissen, dass ein bestimmtes Wort, eine bestimmte Wortgruppe oder eine bestimmte Zahl irgendwo in Ihrer Dropbox vorkommt, aber nicht sicher sind, in welcher Datei es*sie vorkommt.

Auf dropbox.com gibt es zwei Möglichkeiten, nach Text zu suchen, je nachdem, wie umfassend Ihre Suche sein muss:

• Mit der Volltextsuche können Sie in allen Ihren Dateien suchen, wobei der Inhalt der unterstützten Dateien in Ihrem gesamten Konto durchsucht wird (verfügbar für berechtigte Abos).

• Sie können eine einzelne Datei durchsuchen. Damit können Sie Text in der Vorschau einer geöffneten Datei finden. Dieses Feature steht allen Nutzern zur Verfügung.

Ihre Dateien durchsuchen

Mit der Volltextsuche können Sie die Inhalte Ihrer Dateien in Dropbox durchsuchen. Wenn Sie über die Hauptsuchleiste auf dropbox.com suchen, können die Ergebnisse sowohl Dateien umfassen, in denen Ihr Suchbegriff vorkommt, als auch Dateien, in deren Namen dieser Suchbegriff enthalten ist.

Wenn die Volltextsuche für Ihr Abo und Ihre Sprache verfügbar ist, wird unter jedem Ergebnis ein kurzer Textausschnitt angezeigt, der zeigt, wo sich Ihr Suchbegriff innerhalb der Datei befindet. Zu den unterstützten Dateitypen gehören gängige Dokument-, Tabellenkalkulations-, Präsentations-, Text-, Bild- und Untertitelformate, wie DOC, DOCX, PDF, TXT, XLS, XLSX, PPT, JPG, PNG, GIF und weitere.

So durchsuchen Sie den Inhalt Ihrer Dropbox-Dateien:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie oben auf die Suchleiste.

3. Beginnen Sie mit der Eingabe des gesuchten Worts oder Ausdrucks und drücken Sie dann die Eingabetaste oder den Zeilenschalter.

Hinweis: Wenn in Ihren Suchergebnissen nur Dateien angezeigt werden, in deren Namen der Suchbegriff vorkommt, und nicht in deren Inhalt, ist die Volltextsuche in Ihrer Sprache möglicherweise noch nicht verfügbar.

Eine einzelne Datei durchsuchen

Wenn Sie bereits eine Datei in einer Vorschau auf dropbox.com geöffnet haben, können Sie dieses Dokument durchsuchen, ohne die Seite zu verlassen. Dies funktioniert bei vielen gängigen Dokumentformaten, wie DOC, DOCX, PDF, PPT und einigen anderen.

So suchen Sie nach Text in einer Datei auf dropbox.com:

1. Öffnen Sie die Datei auf dropbox.com.

2. Achten Sie darauf, dass sich die Vorschau im Vollbildmodus befindet.

3. Klicken Sie auf das Suchsymbol (Lupe) in der Symbolleiste unten auf der Seite oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + F (Windows) oder cmd + F (Mac).

4. Geben Sie das gesuchte Wort oder den gesuchten Ausdruck ein.

In der Suchleiste wird die Gesamtzahl der Suchergebnisse angezeigt. Ihr aktuelles Suchergebnis wird grün angezeigt, die anderen Suchergebnisse werden gelb angezeigt. Sie können mit den Pfeiltasten in der Suchleiste oder durch Drücken der Eingabetaste zwischen den Suchergebnissen wechseln.

Dateien werden geöffnet

Wenn Sie Ihre Dropbox organisieren, möchten Sie oft einen kurzen Blick auf eine Datei werfen, um zu überprüfen, ob es sich um die richtige Datei handelt, ohne sie herunterzuladen oder eine andere App zu öffnen. Vielleicht möchten Sie einen Vertrag überfliegen, bevor Sie ihn versenden, in einer PDF-Datei nach einem bestimmten Abschnitt suchen oder prüfen, ob es sich bei einem Video um die richtige Version handelt. Mit den Dateivorschauen auf dropbox.com können Sie sich diese Schnellansicht anzeigen lassen und bei vielen Dateitypen Inhalte direkt in Ihrem Browser kommentieren, teilen oder sogar bearbeiten.

Welche Dateitypen werden in Dropbox als Vorschau dargestellt?

Dropbox unterstützt Vorschauen für viele gängige Dateiformate, einschließlich Dokumente, Bilder, Videos, Audiodateien, Textdateien, komprimierte Archive sowie einige 3D- und Designformate.

Die Verfügbarkeit der Vorschau hängt vom Dateiformat, der Dateigröße und Ihrem Abo ab. Zum Beispiel:

• Die Dokumente und Präsentationen zeigen möglicherweise nur die erste Seite an.

• Die Vorschau von Videos bis zu den Größenbeschränkungen.

• Die Archivvorschauen zeigen die Ordnerstruktur innerhalb der Datei an.

Warum kann ich keine Vorschau meiner Datei anzeigen?

Manchmal wird die Vorschau einer Datei nicht wie erwartet angezeigt. Dies geschieht in der Regel aus einem von mehreren häufigen Gründen:

• Der Dateityp wird nicht unterstützt.

• Die Datei wird noch hochgeladen oder synchronisiert.

• Die Datei ist zu groß für eine Vorschau.

• Die Datei ist verschlüsselt, passwortgeschützt oder beschädigt.

• Die Dateierweiterung fehlt oder ist falsch.

Wenn die Vorschau nicht verfügbar ist, ist es oft am schnellsten, die Datei herunterzuladen und in der ursprünglichen App zu öffnen.

Dateien mit Apps von Drittanbietern öffnen und bearbeiten

Wenn Sie mehr als nur eine kurze Vorschau benötigen, können Sie Dropbox-Dateien direkt in verknüpften Apps von Drittanbietern öffnen. Auf diese Weise können Sie Dateien bearbeiten, ohne sie herunterladen und neue Versionen manuell erneut hochladen zu müssen.

Auf dropbox.com werden die unterstützten Apps für kompatible Dateitypen im Menü Öffnen angezeigt. Nachdem Sie eine Datei in einer verknüpften App bearbeitet und gespeichert haben, speichert Dropbox die aktualisierte Version wieder in Ihrem Konto, neben der Originaldatei.

So öffnen Sie eine Datei in einer Drittanbieter-App über dropbox.com:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Datei, die Sie öffnen möchten. Klicken Sie dann auf Weitere Optionen (die Ellipse).

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über Öffnen und klicken Sie dann auf die Drittanbieter-App, die Sie verwenden möchten.

   • Welche Optionen Ihnen angezeigt werden, hängt vom ausgewählten Dateityp ab. Wenn die von Ihnen benötigte App nicht angezeigt wird, klicken Sie in diesem Menü auf Apps verknüpfen und folgen Sie den Anweisungen, um die App zu verknüpfen.

4. Bearbeiten Sie die Datei in der Drittanbieter-App oder führen Sie andere Aktionen aus.

5. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei oder übernehmen Sie Ihre Änderungen in dieser App.

Die neue, bearbeitete Datei wird wieder in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert, neben der Originaldatei. Die bearbeitete Datei behält den ursprünglichen Namen, wobei zusätzliche Details hinzugefügt werden, sodass Sie erkennen können, welche Version aus der App stammt.

Sie können Dateien aus Ihrem Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer auch mit Desktop-Apps öffnen und bearbeiten. Sämtliche gespeicherten Änderungen werden automatisch synchronisiert.

Drittanbieter-Apps verknüpfen

Einige Apps müssen mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpft werden, bevor sie im Menü Öffnen angezeigt werden.

Sie können verknüpfte Apps über das App Center auf dropbox.com verwalten. Von dort aus können Sie jederzeit neue Apps verbinden, bestehende Verbindungen überprüfen oder den Zugriff entfernen.

Wenn Sie eine bestimmte App nicht sehen, wird die Datei möglicherweise nicht in Ihrem Konto gespeichert, oder Ihr Team-Admin hat möglicherweise App-Verknüpfungen eingeschränkt.

Bestimmte Bereiche einer Datei in Dropbox kommentieren

Wenn Sie genau angeben möchten, worauf Sie sich beziehen, z. B. auf einen Abschnitt eines Dokuments oder auf einen Bereich in einem Bild, können Sie direkt an diesem Teil der Datei einen Kommentar einfügen. Auf dropbox.com wählen Sie dazu einfach einen Bereich in der Vorschau aus.

So kommentieren Sie einen bestimmten Teil einer Datei auf dropbox.com:

1. Öffnen Sie die Datei, die Sie kommentieren möchten, in einer Vorschau auf dropbox.com.

2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, ziehen Sie den Mauszeiger über den Teil der Datei, den Sie kommentieren möchten.

3. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Kommentarfeld.

4. Geben Sie Ihren Kommentar ein.

5. Klicken Sie auf Posten.

In vielen Dokument- und Bildvorschauen können Sie auch direkt Text markieren. Wenn Sie Text auswählen, wird ein Kommentarsymbol angezeigt, mit dem Sie einen Kommentar zu genau dieser Auswahl hinterlassen können.

Einen bestimmten Zeitpunkt in einer Video- oder Audiodatei kommentieren

Wenn Sie Video- oder Audiodateien überprüfen, können Sie Kommentare an einer bestimmten Stelle einfügen, sodass Ihr Feedback direkt auf der Zeitachse angezeigt wird. So können Sie leichter deutlich machen, worauf genau sich eine Änderung oder Frage bezieht.

Wie das zeitpunktspezifische Kommentieren funktioniert, hängt vom Abo des Dateieigentümers ab.

So hinterlassen Sie einen zeitpunktspezifischen Kommentar in einer Video- oder Audiodatei auf dropbox.com:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Alle Dateien.

   • Sie können auch in der linken Navigationsleiste auf Ordner klicken, um Ihre Datei zu suchen.

3. Klicken Sie auf den Namen der Video- oder Audiodatei, die Sie kommentieren möchten.

   • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorschauen auf Vollbild eingestellt haben.

4. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Kommentarsymbol.

5. Klicken Sie unten rechts in das Textfeld und geben Sie dann Ihren Kommentar ein:

   • Um jemanden in Ihrem Kommentar zu erwähnen, geben Sie @ und dann den Namen der Person ein oder klicken Sie auf @.

   • Fügen Sie Ihrem Kommentar ein Emoji hinzu, indem Sie auf das Smiley-Symbol klicken.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Zeitstempel, um Ihren Kommentar zu diesem Zeitstempel hinzuzufügen.

   • Um jemanden in Ihrem Kommentar zu erwähnen, geben Sie @ und dann den Namen der Person ein oder klicken Sie auf @.

   • Fügen Sie Ihrem Kommentar ein Emoji hinzu, indem Sie auf das Smiley-Symbol klicken.

   • Wenn Sie eine neue Zeile erstellen möchten, drücken Sie die Eingabetaste auf der Tastatur.

7. Klicken Sie neben Ihrem Kommentar auf den Aufwärtspfeil.

Hinweis: Jede Person, die berechtigt ist, diese Datei zu kommentieren, kann zeitpunktspezifische Kommentare im Seitenbereich und auf der Medien-Zeitachse sehen und darauf antworten.

Kommentare bearbeiten oder löschen

So bearbeiten oder löschen Sie einen Kommentar auf dropbox.com:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Alle Dateien.

   • Sie können auch in der linken Navigationsleiste auf Ordner klicken, um Ihre Datei zu suchen.

3. Klicken Sie auf den Namen der Datei, zu der Sie einen Kommentar hinterlassen haben.

4. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Kommentarsymbol.

5. Klicken Sie neben dem Kommentar, den Sie bearbeiten oder löschen möchten, auf Weitere Optionen (vertikale Ellipse).

6. Klicken Sie auf Bearbeiten oder Löschen.

In diesem Modul haben Sie sich mit Dateivorschauen befasst, Inhalte in verknüpften Apps geöffnet und Kommentare und Anmerkungen genutzt, um Arbeiten zu prüfen, ohne zusätzliche Kopien zu erstellen. Im nächsten Modul erfahren Sie, wie Sie Dateien und Ordner auf sichere Weise freigeben, geteilte Links verwenden und sehen können, wer Ihre Inhalte betrachtet.