Die Dropbox-Desktop-App

Was ist die Dropbox-Desktop-App?

Mit der Dropbox-Desktop-App können Sie über einen Ordner auf Ihrem Computer – auf Windows im Datei-Explorer oder auf dem Mac im Finder – mit Ihren Dateien arbeiten, sodass Sie sich von Anfang an wie zu Hause fühlen. Sie können Dateien ganz normal verschieben, hinzufügen, umbenennen oder löschen. Die App synchronisiert Ihre Änderungen im Hintergrund unauffällig mit Ihrem Dropbox-Konto und Ihren anderen Geräten, damit alles auf dem neuesten Stand bleibt. Wenn Ihre Internetverbindung unterbrochen wird, können Sie weiterhin mit den Dateien auf Ihrem Computer oder mit denen, die Sie offline verfügbar gemacht haben, arbeiten. Sobald Sie wieder online sind, setzt Dropbox die Synchronisierung dort fort, wo sie unterbrochen wurde, und aktualisiert Ihre Änderungen überall.

Nach der Installation der App sehen Sie auf Ihrem Computer zwei Dinge:

• Einen Dropbox-Ordner im Datei-Explorer oder Finder.

• Ein kleines Dropbox-Symbol in Ihrer Taskleiste (Windows) oder Menüleiste (Mac).

Verwenden Sie den Ordner für Ihre tägliche Arbeit. Ziehen Sie Dateien hierher, organisieren Sie Ordner und öffnen Sie Inhalte wie gewohnt. Dropbox übernimmt die Synchronisierung im Hintergrund. Das Symbol ist Ihr schnelles Status- und Kontrollcenter. Sie können die letzte Aktivität überprüfen, feststellen, ob die Dateien aktuell sind, die Synchronisierung anhalten oder die Einstellungen öffnen.

Hinweis: Wenn Sie wenig Speicherplatz haben, können Sie Inhalte als nur online markieren, damit sie in Dropbox bleiben, ohne lokalen Speicherplatz zu belegen, und sie dann wieder auf offline verfügbar stellen, wenn Sie die Inhalte auf dem Gerät benötigen.

Kurz gesagt: Mit der Desktop-App haben Sie überall und über verschiedene Geräte Zugriff auf Ihre Dateien. Sie erhalten die Einfachheit eines normalen Ordners und können sich darauf verlassen, dass alles sicher und auf dem neuesten Stand ist.

Installation der Dropbox-Desktop-App

1. Gehen Sie zu dropbox.com/downloading.

2. Öffnen Sie das Installationsprogramm und folgen Sie den Anweisungen.

3. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an oder wählen Sie „Mit Google fortfahren“ oder „Mit Apple fortfahren“.

4. Suchen Sie auf Ihrem Computer nach dem Dropbox-Ordner und in Ihrer Taskleiste (Windows) oder Menüleiste (Mac) nach dem Dropbox-Symbol.

5. Fügen Sie Ihrem Dropbox-Ordner Dateien hinzu, um sie mit Ihrem Konto und anderen Geräten zu synchronisieren.

Aber was bedeutet „Synchronisierung“?

Durch die Synchronisierung hält Dropbox dieselbe Datei an mehr als einem Ort auf dem neuesten Stand.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Aufgabenliste in einem speziellen Ordner auf Ihrem Laptop. Dieselbe Liste befindet sich auch in Ihrem Dropbox-Konto im Internet. Wenn Sie auf Ihrem Laptop eine neue Aufgabe hinzufügen oder etwas reviedieren, erkennt Dropbox die Änderung, aktualisiert die Online-Kopie und aktualisiert sie dann auch auf Ihren anderen Geräten, z. B. auf Ihrem Smartphone oder auf einem anderen Computer.

Sie müssen die Liste nicht manuell kopieren oder per E-Mail an sich selbst senden. Sie speichern sie einfach in Ihrem Dropbox-Ordner, und mit der Synchronisierung wird Folgendes sichergestellt:

• Die neueste Version wird in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.

• Dieselbe Version steht Ihnen auch auf Ihren anderen Geräten zur Verfügung, wenn diese online sind.

Selektive Synchronisierung

Mit der selektiven Synchronisierung können Sie ganze Ordner auswählen, die von einem bestimmten Computer ferngehalten werden sollen. Auf diese Weise bleiben die Ordner in Ihrem Dropbox-Konto, ohne lokalen Speicherplatz zu belegen.

Stellen Sie sich vor, Sie verwenden für Meetings und auf Reisen einen leichten Laptop mit begrenztem Speicherplatz und zu Hause einen größeren Computer.

In Ihrer Dropbox befinden sich einige Ordner, die Sie täglich verwenden, und andere, die Sie nur gelegentlich benötigen. Mit der selektiven Synchronisierung können Sie aktive Ordner auf Ihrem Laptop speichern, um schnell darauf zugreifen zu können, während ältere oder größere Ordner nur in Ihrem Dropbox-Konto verbleiben, um Speicherplatz zu sparen. Sie können diese Ordner weiterhin auf dropbox.com oder auf einem anderen Computer öffnen und sie für diesen Laptop jederzeit wieder aktivieren, wenn ein Projekt erneut relevant wird.

Die selektive Synchronisierung ist auch bei freigegebenen Ordnern hilfreich. Wenn ein Team-Bereich einen großen „Assets“-Ordner enthält, den Sie nur selten verwenden, können Sie ihn auf Ihrem Laptop deaktivieren, um Speicherplatz zu sparen und Unordnung zu vermeiden, während Teammitglieder, die diese Dateien benötigen, den Ordner auf ihren Geräten behalten. Ihre Auswahl gilt nur für diesen Computer. Es wird nichts aus Dropbox gelöscht, und Sie können die Auswahl jederzeit ändern.

So verwenden Sie Dropbox, um mit nur online verfügbaren Dateien Festplattenspeicher zu sparen

Bei der Option „Nur online“ wird eine Datei oder ein Ordner in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert, ohne dass der gesamte Inhalt auf Ihrem Computer gespeichert wird. Sie sehen den Inhalt weiterhin in Ihrem Dropbox-Ordner, wobei er mit einem Wolkensymbol gekennzeichnet ist, und Sie können ihn öffnen, wenn Sie ihn benötigen. Bei der Option „Offline verfügbar“ wird eine lokale Kopie auf Ihrem Computer gespeichert, sodass der Inhalt auch ohne Internetverbindung sofort geöffnet werden kann und im Hintergrund auf dem neuesten Stand bleibt.

Sie sind freiberuflicher Designer und arbeiten an einem einzigen Computer an der Neugestaltung der Marke eines neuen Kunden. Um Ihren Arbeitsbereich übersichtlich zu halten, legen Sie die großen Referenzordner – Archivfotos, RAW-Exporte und alte Entwürfe – als „Nur online verfügbar“ fest, sodass sie in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert werden, ohne Speicherplatz zu belegen oder Ihre tägliche Übersicht zu überladen. Sie stellen das aktuelle Briefing, die Logodateien, die Sie bearbeiten, und die Präsentation, die Sie diese Woche teilen werden, offline zur Verfügung, damit Sie diese Dateien sofort öffnen können und sie während Ihrer Arbeit immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Im Laufe der verschiedenen Projektphasen können Sie die Inhalte einzeln umstellen. Nachdem Sie den ersten Entwurf geliefert haben, stellen Sie den alten Ordner „Entwürfe“ auf „nur online verfügbar“ um und den Ordner „Endversionen“ auf „offline verfügbar“, während Sie die letzten Feinheiten ausarbeiten. Wenn Sie eine Referenzdatei benötigen, öffnen Sie sie aus dem „Nur online“-Ordner. Dropbox lädt sie zur Verwendung herunter, und Sie können sie wieder in den „Nur online“-Ordner verschieben, wenn Sie fertig sind. Auf diese Weise haben Sie Ihre aktuellen Arbeitsergebnisse immer zur Hand, und alles andere ist an einem zentralen Ort nur einen Schritt entfernt.

Dateien standardmäßig auf „nur online“ setzen

So setzen Sie alle Dateien, die Sie dem Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer hinzufügen, standardmäßig auf „nur online“:

1. Klicken Sie in der Taskleiste (Windows) bzw. Menüleiste (Mac) auf das Dropbox-Symbol.

2. Klicken Sie unten links auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.

3. Klicken Sie auf Einstellungen.

4. Rufen Sie den Tab Synchronisierung auf.

5. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Standardeinstellung für neue Dateien.

6. Wählen Sie Nur online aus.

Alle zukünftigen Dateien und Ordner, die zu Ihrem Dropbox-Ordner hinzugefügt werden, sind nur online verfügbar. Neu hinzugefügte Dateien belegen nach dem Hinzufügen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer. Diese Bedingungen gelten jedoch nicht für bereits vorhandene Dateien oder Ordner.

Auf meinem Computer Speicherplatz freigeben

Um auf Ihrem Gerät Speicherplatz freizugeben, legen Sie im Kontextmenü Ihres Dropbox-Ordners für Dateien oder Ordner Nur online verfügbar machen fest. Der Inhalt verbleibt in Ihrem Dropbox-Konto und belegt keinen lokalen Speicherplatz mehr. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner wieder benötigen, schalten Sie sie/ihn wieder auf Offline verfügbar machen um, um eine lokale Kopie herunterzuladen. Wenn Sie ganze Ordner auf diesem Computer ausblenden möchten, klicken Sie im Infobereich der Taskleiste oder in der Menüleiste auf das Dropbox-Symbol, wählen Sie Ihr Profilbild aus, klicken Sie auf Einstellungen, dann auf Synchronisieren und heben Sie mithilfe der selektiven Synchronisierung die Auswahl der Ordner auf, die Sie auf diesem Gerät nicht benötigen.

Verwalten Sie Ihren Dropbox-Speicherplatz

Entfernen Sie zunächst große Dateien, die Sie nicht mehr benötigen, indem Sie sie entweder aus Dropbox verschieben oder sie löschen, wenn Sie sie nicht mehr brauchen. Überprüfen Sie freigegebene Ordner und belassen Sie diejenigen, die Sie nicht verwenden, oder bitten Sie den Eigentümer, nur die Teile freizugeben, die Sie benötigen. Wenn Sie Dateien langfristig archivieren möchten, speichern Sie Kopien auf einem externen Speichermedium, vergewissern Sie sich, dass diese durch ein Backup gesichert sind, und entfernen Sie dann die Versionen in Dropbox, wenn Sie sie dort nicht mehr benötigen.

Was ist der File Provider auf dem Mac?

Wenn Sie Dropbox auf einem Mac verwenden, werden Sie vielleicht feststellen, dass Ihr Dropbox-Ordner im Finder unter Speicherorte angezeigt wird, dass bei einigen Dateien ein kleines Wolkensymbol zu sehen ist und dass alles insgesamt als stärker in macOS integriert erscheint. Dieses Erlebnis wird durch ein Feature von Apple namens File Provider (Dateianbieter) ermöglicht.

Der File Provider ist ein macOS-Framework, das es Apps wie Dropbox ermöglicht, Cloud-Dateien im Finder so anzuzeigen, als ob sie sich auf Ihrem Mac befänden, während sie gleichzeitig mit dem Onlinespeicher synchronisiert bleiben. Dropbox verwendet diese neuere File Provider-Technologie, im Folgendes zu bewirken:

• Ihr Dropbox-Ordner wird an einem Standardort im Finder angezeigt, und zwar unter Speicherorte.

• Nur online verfugbare Dateien werden mit einem Wolkensymbol angezeigt, sodass Sie erkennen können, welche Inhalte in der Cloud gespeichert sind und welche auf Ihrem Mac offline verfügbar sind.

• macOS kann bei der Verwaltung des Speicherplatzes helfen, indem es selten genutzte Dateien nur online speichert, während wichtige Ordner immer offline verfügbar bleiben.

Aus Ihrer Sicht bleiben die Grundlagen, die Sie über die Synchronisierung gelernt haben, unverändert. Sie sehen weiterhin einen Dropbox-Ordner im Finder, Sie können weiterhin Dateien öffnen, verschieben und umbenennen, und Änderungen werden weiterhin zwischen Ihrem Mac und Ihrem Dropbox-Konto synchronisiert.

Der File Provider wird empfohlen, damit wir Ihnen das bestmögliche Dropbox-Erlebnis für macOS bieten können. Er ist jedoch nicht erforderlich, um die Dropbox-Desktop-App weiterhin nutzen können. Wenn Ihr Mac oder Ihr Konto noch nicht für das neue Erlebnis aktualisiert wurde, funktioniert Dropbox weiterhin mit der bestehenden Desktop-App und den Synchronisierungsfunktionen, die Sie bereits kennen.

Ihre Dateien werden weiterhin synchronisiert. Sie können auswählen, welche Inhalte offline oder nur online verfügbar sind, die selektive Synchronisierung verwenden, sofern sie verfügbar ist, und weiterhin wie gewohnt über den Dropbox-Ordner auf Ihrem Mac arbeiten.

Problembehebung

Wenn die Desktop-App die Synchronisierung eingestellt hat, die Anzahl der zu synchronisierenden Dateien scheinbar „feststeckt“ oder Aktualisierungen nicht geräteübergreifend angezeigt werden, ist die Ursache in der Regel ein Verbindungs- oder Einstellungsproblem. Wenn Sie mit sehr großen Dateien oder in einem langsamen Netzwerk arbeiten, überprüfen Sie Ihre Verbindungsgeschwindigkeit, unterbrechen Sie andere bandbreitenintensive Aktivitäten oder stellen Sie eine Verbindung zu einem schnelleren, zuverlässigen Netzwerk her und überprüfen Sie dann erneut den Status der Synchronisierung. Wenn sich das Problem weiterhin nicht lösen lässt, bringen diese schnellen Überprüfungen die Synchronisierung oft wieder ins Lot.

• Stellen Sie sicher, dass Sie online sind, und überprüfen Sie alle Firewall-, Sicherheits-, Antiviren- oder Netzwerkeinschränkungen, die Dropbox blockieren könnten. Prüfen Sie außerdem, ob das Datum und die Uhrzeit Ihres Geräts richtig sind.

• Lassen Sie die Dropbox-Desktop-App geöffnet, damit die Synchronisierung neuer Dateien abgeschlossen werden kann.

• Prüfen Sie Ihren Synchronisierungsstatus und vergewissern Sie sich, dass der Ordner durch die selektive Synchronisierung nicht von diesem Gerät entfernt wurde.

• Wenn ein Inhalt nur online verfügbar ist, öffnen Sie ihn, um ihn herunterzuladen, oder stellen Sie ihn auf Offline verfügbar machen ein.

• Vergewissern Sie sich, dass Sie über ein ausreichendes Speicherkontingent verfügen, und überprüfen Sie die Dateigrößenbeschränkungen (bei sehr großen Dateien oder langen Ordnerpfaden können die Grenzwerte überschritten werden, sodass die Synchronisierung fehlschlägt).

• Prüfen Sie, ob Sonderzeichen oder nicht unterstützte Dateitypen vorhanden sind, die die Synchronisierung verhindern könnten (zum Beispiel Zeichen, die Ihr Betriebssystem nicht zulässt, oder Dateitypen, die im Dropbox-Hilfecenter-Artikel über Upload-Einschränkungen aufgeführt sind).

In diesem Modul haben Sie erfahren, wie die Desktop-App in den Finder bzw. den Datei-Explorer integriert ist, wie die Synchronisierung funktioniert und wie Sie mit Tools wie der selektiven Synchronisierung und nur online verfügbaren Dateien Ihren Speicherplatz verwalten können. Im nächsten Modul erfahren Sie, wie Sie Ordner erstellen, Dateien hochladen und neue Inhalte von unterschiedlichen Geräten auf Dropbox übertragen.