So nutzen Sie Ihren gemeinsamen Teambereich, um die Inhalte Ihres Unternehmens zu verwalten

Mit Dropbox-Teamkonten können Sie ganz einfach den Überblick über alle Daten und Inhalte Ihres Unternehmens behalten. Sie wurden entwickelt, um Admins den Zugriff und die Transparenz zu geben, die sie benötigen, und gleichzeitig Ihrem Team zu helfen, sicher zu bleiben und Dateien schnell zu finden.

13 Minute(n) Lesezeit

Aktivität überall

Dropbox für Unternehmen eignet sich perfekt für die Freigabe und Zusammenarbeit mit all Ihren Kolleginnen und Kollegen, doch diese ganze Aktivität bedeutet viel Bewegung für Ihre Dateien.

Team Spaces und Team-Ordner

Sie suchen nach einem Weg, unternehmenseigene Daten zu verwalten? Sie möchten Inhalte nach Abteilung oder Funktion organisieren? Verwaltete Teambereiche sind die Antwort!

Was sind Teambereiche?

Mit Dropbox für Unternehmen teilt sich Ihr Team einen Teambereich, der wie ein freigegebenes Laufwerk für das ganze Team funktioniert. Jede und jeder im Team kann auf den Teambereich zugreifen und alle sehen dieselbe Ordnerstruktur. Diese Struktur gewährt allen den gleichen Kontext und hilft dem Team, organisiert zu bleiben und ein „Übermaß an freigegebenen Ordnern“ zu verhindern.

Wie können Teambereiche aussehen?

Stellen Sie sich einen Teambereich als Ersatz für eine Abteilungsfreigabe oder einen Dateiserver vor. Wenn also Ihr Vertriebsteam ein Quartalsmeeting plant und Speicherplatz für Inhalte benötigt, die für alle Teammitglieder bestimmt sind, sollten Sie einen Team-Ordner innerhalb des Teambereichs erstellen. So befindet sich alles, was das Vertriebsteam braucht, an einem zentralen Ort.

Was ist meine Funktion als Admin in einem Teambereich?

Administratoren sind wichtig für Teambereiche. Sie können Team-Inhalte einsehen, prüfen, erstellen und den Zugriff darauf verwalten. Administratoren können Nutzern erlauben, ihre eigenen nutzerverwalteten Gruppen zu erstellen, die Teambereichen zugewiesen werden können. Sie haben zahlreiche Möglichkeiten!

Was sind Team-Ordner?

Im Teambereich gibt es Team-Ordner, die für verschiedene Personen freigegeben werden können, darunter Teammitglieder und externe Personen. Sie können Ordner ansehen oder bearbeiten, haben jedoch vielleicht keinen Zugriff auf einige Inhalte des Ordners.

Was ist der Unterschied zwischen Team-Ordnern und persönlichen Ordnern?

Jeder Nutzer hat zwei verschiedene Arten von Ordnern.

Team-Ordner

  • Jeder kann standardmäßig Team-Ordner erstellen, aber Admins können diese Berechtigung verwalten.

  • Team-Ordner können für das gesamte Team, bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen freigegeben werden.

  • Innerhalb eines Team-Ordners kann jede Datei oder jeder Unterordner mit einer anderen Gruppe von Personen geteilt werden.

  • Admins können entscheiden, ob sie anderen erlauben möchten, die Dateien in einem Team-Ordner anzusehen oder zu bearbeiten, oder ob sie den Zugriff ganz unterbinden möchten.

  • Teammitglieder können Unterordner in Team-Ordnern erstellen, wenn sie über Bearbeitungsberechtigungen verfügen.

Persönliche Ordner

  • Ein privater Ordner ist Ihr Bereich und nur für den Nutzer zugänglich. Der Nutzer kann jedoch entscheiden, ob er Dateien in seinem privaten Ordner für andere Mitglieder Ihres Teams freigeben möchte. Als Admin für Dropbox-Teamkonten können Sie Dateien im privaten Ordner eines Nutzers anzeigen, indem Sie sich als Mitglied anmelden.

Wer nutzt Team-Ordner?

Oft sind Teambereiche nach Funktionen oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens organisiert, da sie diesen Teams einen eigenen Bereich für ihre Dateien bieten.

Aber nur weil alle im Team dieselbe Ordnerstruktur im Teambereich sehen, heißt das nicht, dass alle alles in diesen Ordnern sehen können. Jeder Dropbox-Nutzer im Team kann jeden zu jedem Ordner hinzufügen oder entfernen, den er bearbeiten kann.

Wo sind Team-Ordner?

Auf der höchsten Ordnerebene ist der erste Ordnersatz abgelegt, der alle Unterordner enthält. Die Ordner der höchsten Ordnerebene finden Sie auf dropbox.com im Bereich AlleDateien Ihres Kontos.

Für Teammitglieder umfasst dies Team-Ordner der höchsten Ordnerebene und den privaten Ordner. Admins steuern, wer Team-Ordner auf der höchsten Ordnerebene bearbeiten kann. Teammitglieder mit Bearbeitungszugriff auf die oberste Ordnerebene eines Teambereichs können einen freigegebenen Ordner in ihrem persönlichen Bereich in einen Team-Ordner konvertieren. Erfahren Sie, wie Sie auf der obersten Ordnerebene einen Team-Ordner erstellen.

Struktur bringt Licht ins Dunkel

Es ist ganz einfach, einen Team-Ordner zu erstellen und Ihre Teambereiche zu organisieren. Möchten Sie wissen, wie? Lesen Sie weiter, um mehr über Teambereiche und Team-Ordner zu erfahren.

Teambereiche

Ihre Dropbox ist als gemeinsamer Team-Bereich organisiert. Jeder in Ihrem Team kann dieselbe Ordnerstruktur in diesem Bereich sehen, aber auch den Zugriff anpassen. Wenn Sie einen Ordner im Teambereich bearbeiten können, bedeutet das, dass Sie auch Nutzer hinzufügen oder entfernen können.

Team-Ordner

Als Admin können Sie die Ordnerstruktur im Teambereich organisieren.

So erstellen Sie einen Ordner auf höchster Ordnerebene im Teambereich:

  1. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.

  2. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox.

  3. Klicken Sie auf Inhalte.

  4. Klicken Sie auf Team-Ordner erstellen.

Von dort aus können Sie sich aussuchen, ob jeder in Ihrem Team Zugriff auf diesen Ordner haben soll oder nur bestimmte Personen. Admins mit bestimmten Rollen können außerdem die Mitgliedschaft aller geteilten Inhalte über die Inhaltsverwaltung steuern.

Admins können auch die Seite Inhalte verwenden, um Speicherplatzeinstellungen für Team-Ordner der höchsten Ordnerebene zu verwalten.

So legen Sie ein Speicherplatzlimit für einen Team-Ordner auf höchster Ordnerebene fest:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.

  3. Öffnen Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü neben Dropbox.

  4. Klicken Sie auf Inhalte.

  5. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Ordner, den Sie verwalten möchten, und wählen Sie Weitere Optionen aus.

  6. Wählen Sie Speicherplatzlimit verwalten aus.

  7. Schalten Sie Speicherplatzlimit festlegen ein.

  8. Geben Sie das Speicherplatzlimit in GB ein.

  9. Klicken Sie auf Speichern.

Melden Sie sich als eines Ihrer Teammitglieder an

Suchen Sie nach einer anderen Möglichkeit, Unternehmensdaten zu verwalten? Sie können sich andere Konten ansehen, wenn Sie sich als Mitgliedanmelden. Wenn Sie diese Funktion verwenden, können Sie alle Aktionen durchführen, die Nutzer in ihrem eigenen Konto durchführen können.

Es ist hilfreich beim Onboarding oder wenn Sie ein neues Teammitglied einrichten, Probleme lösen oder Projekte fortführen müssen, wenn ein Teammitglied im Urlaub ist.

Dropbox-Team-Aktivität überwachen

Auf der Seite Aktivität in Ihrer Verwaltungskonsole können Sie die Benutzeraktivitäten überwachen. In dieser Ansicht können Sie nachverfolgen, wie Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden.

Dropbox-Teamkonten zeichnen alle Freigabeaktionen auf, so dass Sie Folgendes sehen können:

  • Wer erstellt freigegebene Ordner oder geteilte Links

  • Wer tritt freigegebenen Ordnern bei

  • Änderungen an diesen Ordnern

  • Änderungen der Berechtigungen für geteilte Links

  • Wer teilt Paper-Dokumente

Wenn Sie die Aktivitäten in Ihrem Team im Detail sehen möchten, können Sie auch die Freigabe-Aktivitäten des Teams einsehen.

Brauchen Sie weitere Informationen? Mit Dropbox-Teamkonten können Sie Apps von Drittanbietern für eine umfassendere Nachverfolgung integrieren, z. B. Software für Sicherheitsinformationen und Ereignisverwaltung.

Sehen Sie sich unsere Videos zur Verwaltung Ihrer Daten an

In diesen Tutorials erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten zur Verwaltung von Daten.

Team-Ordner erstellen

Team-Ordner sind eine großartige Möglichkeit zur Verwaltung von Teaminhalten, und das Einrichten dieser Ordner ist ganz einfach.

Inhalte im Teambereich verwalten

In einem Dropbox-Teamkonto können Admins auf der Seite Inhalte den Zugriff auf Dateien und Ordner im Teambereich anzeigen, prüfen, erstellen und verwalten. Abhängig von ihrer Admin-Rolle können sie auch Speicherplatzeinstellungen verwalten, einschließlich Speicherplatzlimits für Team-Ordner der höchsten Ordnerebene.

Admins können auch Berichte auf Ordnerebene über die Seite „Inhalte“ exportieren, einschließlich eines Berichts über Team-Ordner und eines Berichts über freigegebene Ordner, um Speicherplatz-, Freigabe- und Zugriffsmuster genauer zu überprüfen.

Aktivitäten Ihres Teams überprüfen

Wenn Sie eine bestimmte Aktion oder einen bestimmten Nutzer überwachen müssen, können Sie mithilfe eines Aktivitätsberichts den Überblick über die Daten Ihres Teams behalten.

Nutzeraktivität eines freigegebenen Ordners prüfen

Behalten Sie den Überblick, was sich in freigegebenen Ordnern abspielt.

Dropbox | Admin | Analytics | Start at your home base

Starten Sie am Ausgangspunkt

Da es sich um eine Verwaltungsaktion handelt, starten Sie in der Verwaltungskonsole. Klicken Sie dort auf Aktivität. Am oberen Rand des Bildschirms sehen Sie ein Formular.

Häufig gestellte Fragen

Haben Sie eine Frage zum Thema Nachverfolgung von Daten? Wir haben wahrscheinlich eine Antwort. Wenn Sie eine Frage haben, die hier nicht aufgeführt ist, finden Sie in unserem Hilfecenter weitere Antworten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Team-Ordner und einem freigegebenen Ordner?

Freigegebene Ordner sind durch Nutzer verwaltete Ordner, die außerhalb Ihres Teams freigegeben werden können, sofern Ihr Administrator es zulässt. Im Teambereich gibt es Team-Ordner, die für verschiedene Personen freigegeben werden können, darunter Teammitglieder und externe Personen.

Wie lösche oder archiviere ich einen Team-Ordner?

Nur Admins können Team-Ordner archivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.

  2. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox.

  3. Klicken Sie auf Inhalte.

  4. Suchen Sie den Ordner, den Sie archivieren möchten, klicken Sie auf ⋯ (weitere Optionen) und wählen Sie im Menü Archivieren aus.

Gibt es Einschränkungen, wie viele andere Nutzer Zugriff auf einen Team-Ordner haben?

Die gibt es, damit wir garantieren können, dass die Ordner vernünftig synchronisiert werden. Wenn Sie die Höchstzahl erreichen, können Sie Nutzer entfernen oder Ihre Team-Ordner umorganisieren, um das Problem zu lösen.

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