Wie steuere ich den Zugriff meines Teams zu Dropbox?

Unabhängig von der Größe Ihres Teams, stehen Ihnen als Dropbox Business-Admin zahlreiche Optionen für die Dropbox-Zugangsverwaltung zur Verfügung.

13 Minute(n) Lesezeit

Verwaltung leicht gemacht

Egal, ob Sie Mitglieder hinzufügen oder entfernen möchten: Dropbox Business macht die Nutzerverwaltung leicht.

Nutzer- und Gruppenverwaltung

Bei einem großen Team ist das Erstellen von Gruppen ein guter Weg zur Organisation Ihrer Teammitglieder. Zu wissen, wie Sie einzelne Nutzer und Gruppen über die Verwaltungskonsole verwalten, hilft Ihnen bei der Organisation.

Know your group types - Managing members vs. groups

Gruppentypen unterscheiden

Es gibt zwei Arten von Gruppen.

Unternehmensverwaltete Gruppen können nur von Administratoren erstellt werden, und Teammitglieder können nicht frei entscheiden, ob sie diesen Gruppen beitreten oder sie verlassen wollen.

Nutzerverwaltete Gruppen sind standardmäßig aktiviert und können von Administratoren und von Teammitgliedern erstellt werden. Nutzer können Anfragen zum Beitritt in diese Gruppen stellen und sie freiwillig wieder verlassen. Administratoren können nutzerverwaltete Gruppen in der Verwaltungskonsole deaktivieren oder eine nutzerverwaltete Gruppe zu einer unternehmensverwalteten Gruppe ändern, um die Kontrolle darüber zu übernehmen.

Manage members - Managing members vs. groups

Nutzer verwalten

Bei der Verwaltung der Mitglieder Ihres Dropbox Business-Kontos stehen Ihnen vielfältige Optionen zur Auswahl. Sie können: Passwörter zurücksetzen, Nutzer sperren oder löschen und sich individuelle Aktivitätsprotokolle ansehen.

Klicken Sie dazu in der Verwaltungskonsole auf den Tab Mitglieder .

See what everyone’s up to - Managing members vs. groups

Alle Aktivitäten im Blick behalten

Als Administrator ist das Aktivitätsprotokoll Ihr neuer bester Freund. Hier können Sie sämtliche Aktivitäten aller Nutzer in Ihrem Konto einsehen. Das enthält Informationen zur Freigabe – also wann was für wen freigegeben wird –, Kontoanmeldungen und Passwortänderungen sowie die Verknüpfung zu Drittanbieter-Apps oder die Verbindung neuer Geräte. Darüber hinaus können Sie hier einsehen, wenn ein Nutzer zu einem Team hinzugefügt oder aus einem Team entfernt wird.

Um auf die Aktivitätsprotokolle zuzugreifen, klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf den Tab Aktivität .

Manage groups - Managing members vs. groups

Gruppen verwalten

Mit Gruppen können Sie Listen von Nutzern erstellen, die Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner haben sollen. Dies ist besonders praktisch, um Teammitglieder nach Abteilungen oder Funktionen zu organisieren.

Was sind die Vorteile von Gruppen? Sie können Ordner sofort für die ganze Gruppe freigeben und festlegen, ob die Gruppe nur Lese- oder auch Schreibzugriff haben soll.

Um Gruppen zu erstellen und zu bearbeiten, gehen Sie in der Verwaltungskonsole auf den Tab Gruppen .

Gruppentypen unterscheiden

Es gibt zwei Arten von Gruppen.

Unternehmensverwaltete Gruppen können nur von Administratoren erstellt werden, und Teammitglieder können nicht frei entscheiden, ob sie diesen Gruppen beitreten oder sie verlassen wollen.

Alle Aktivitäten im Blick behalten

Um auf die Aktivitätsprotokolle zuzugreifen, klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf den Tab Aktivität .

Gruppen verwalten

Was sind die Vorteile von Gruppen? Sie können Ordner sofort für die ganze Gruppe freigeben und festlegen, ob die Gruppe nur Lese- oder auch Schreibzugriff haben soll.

Um Gruppen zu erstellen und zu bearbeiten, gehen Sie in der Verwaltungskonsole auf den Tab Gruppen .

Gruppentypen unterscheiden

Es gibt zwei Arten von Gruppen.

Unternehmensverwaltete Gruppen können nur von Administratoren erstellt werden, und Teammitglieder können nicht frei entscheiden, ob sie diesen Gruppen beitreten oder sie verlassen wollen.

Alle an Bord holen

Wenn Sie Active Directory (AD) verwenden, können Sie mit dem Dropbox-AD-Connector im Handumdrehen Nutzerkonten bereitstellen.

Näheres hierzu erfahren Sie in diesem Hilfeartikel. Hinweis: Der Dropbox-AD-Connector ist für Dropbox Business-Teams mit einem Advanced- oder Enterprise-Abo verfügbar.

Nutzen Sie Active Directory? Hervorragend! Sie können den Dropbox-AD-Connector zur einfachen Bereitstellung bzw. Aufhebung von Nutzerkonten und zur Verwaltung von Nutzern und Gruppen in Dropbox nutzen.

Der AD-Connector funktioniert wie ein Spiegel, der alle Änderungen Ihres Active Directory in Ihrer Dropbox widerspiegelt. Dies wird als Einweg-Synchronisierung bezeichnet, aber Sie sollten wissen, dass der AD-Connector niemals Dateien oder Inhalte in einem Dropbox-Konto tatsächlich ändert.

Tipp: Richten Sie bei der Konfiguration Ihres AD mit Dropbox eine Nutzersynchronisation und eine separate Gruppensynchronisation ein. So sind Sie bei der Bereitstellung von Nutzern flexibler.

Dropbox bietet neben dem AD-Connector noch viele weitere Möglichkeiten zur Bereitstellung von Nutzern, z. B. die Verwaltungskonsole und IAM/IdP. Wählen Sie die für Sie geeignete Methode (und beachten Sie, dass einige dieser Methoden technisches Wissen erfordern).

Identifizierung

Sie können Ihr Dropbox-Konto mit einem Identitätsmanagement-Anbieter verknüpfen, wenn Sie schon einen nutzen oder wenn Sie über ein komplexes Active Directory mit mehreren Gesamtstrukturen verfügen.

Hinweis: Das Einmalige Anmelden (SSO) ist für Dropbox Business-Teams mit einem Advanced- oder Enterprise-Abo verfügbar.

Identitätsmanager (IDMs)

Identity management offers admins a robust set of tools designed to simplify user lifecycle operations, including creating and removing Dropbox accounts.

Learn which identity providers offer preconfigured settings for Dropbox.

Einmaliges Anmelden (kurz SSO)

Single sign-on (SSO) is available to Dropbox teams on an Advanced or Enterprise plan.

SSO lets your team log in to Dropbox with a central identity provider. This makes life easier for your users—it gives them one less password to remember. If you’re already using an identity provider you trust and one that Dropbox supports, setting this up is easy. If you also manage SSO with your Cloud IDM, you can easily manage everything with your IDM provider.

Nutzer sperren und Remote-Löschen

Manchmal müssen Sie einem Nutzer den Zugriff auf Ihr Dropbox-Team sperren verwehren. Sie können dies auf zwei Arten bewerkstelligen, die Ihnen beide in der Verwaltungskonsole zur Verfügung stehen.

Nutzer sperren

Suspending a user means that they instantly lose access to their Dropbox team account and Paper docs. Only an admin can remove the suspension.

Suspending an account doesn’t free up a license, or delete any files. The account still exists, which means it’s still using that license. To free up the license, you’ll need to delete the account.

Remote-Löschen

Remote wipe lets you delete a Dropbox team account from a team member’s linked devices. With this feature, you can delete data from a device even if your team member loses it.

Once you unlink a device and use remote wipe, that device will immediately stop syncing.

Halt, nicht gehen!

Sie haben versehentlich ein Teammitglied entfernt oder wollten einen Nutzer gar nicht löschen? Kein Problem!

Dropbox Business-Administratoren haben sieben Tage Zeit, um gelöschte Nutzer wiederherzustellen. Bei der Wiederherstellung eines Nutzers wird sein Konto mit sämtlichen Dateien und Berechtigungen reaktiviert.

Als wäre nie etwas geschehen.

Dropbox-Teams zusammenführen

Wenn Ihr Unternehmen über mehr als ein Dropbox Business-Team verfügt oder Sie eng mit einem anderen Team zusammenarbeiten, kann es hilfreich sein, diese Teams zu einem Team zusammenzuführen.

Eines meiner Teammitglieder nutzt schon ein Dropbox-Konto. Wie füge ich es meinem Dropbox Business-Konto hinzu?

Laden Sie Ihr Teammitglied einfach wie jeden anderen Nutzer ein. Wenn der Nutzer dem Team beitritt, wird er aufgefordert, sich zu entscheiden, was mit seinen bestehenden Dateien passieren soll: Er kann seine Dateien in das Dropbox Business-Konto übernehmen oder ein getrenntes privates Dropbox-Konto für seine Dateien erstellen. Beachten Sie auch, dass ein Nutzer, der bereits zu einem anderen Dropbox Business-Team gehört, sich keinem zweiten Team anschließen kann.