Wie richte ich Freigabeberechtigungen für das ganze Team ein?
Passen Sie die Freigabeberechtigungen für Ihr Team an, dann können Sie Ihr Dropbox-Teamkonto optimal nutzen. Scrollen Sie nach unten, um mehr zu erfahren.
10 Minute(n) Lesezeit
Freigabe-Berechtigungen für das Team
Die wichtigste Aufgabe eines Admins besteht darin, teamweite Freigabeberechtigungen festzulegen. Diese Berechtigungen gelten für den Zugriff auf freigegebene Links, freigegebene Ordner und Paper-Dokumente. Sie allein entscheiden, ob Teammitglieder Dateien und Ordner außerhalb oder nur innerhalb des Unternehmens freigeben dürfen.
Es ist wichtig zu verstehen, wie Ihr Team arbeitet, bevor Sie diese Berechtigungen erteilen. Schickt das Team den Kunden regelmäßig Dateien, damit die Kunden diese anschauen können? Ist das der Fall, würde es den Arbeitsfluss verlangsamen, wenn Sie seine Fähigkeit zur externen Freigabe einschränken.
Ein nützlicher Tipp: Berechtigungen funktionieren nicht rückwirkend! Wenn Sie Freigabe-Berechtigungen ändern, um externe Freigaben einzugrenzen, bleiben für Personen außerhalb des Unternehmens zuvor freigegebene Dateien, Ordner und Links weiterhin aktiv.
Berechtigungen für freigegebene Ordner
Freigegebene Ordner bieten sich für Gruppen an, die gemeinsam an denselben Dateien arbeiten. Wenn ein Nutzer einen freigegebenen Ordner besitzt, kann er Berechtigungen ändern, was Nutzer in ihrer Arbeitsweise viel flexibler macht. Bedenken Sie, dass jeder Nutzer einen freigegebenen Ordner besitzen und die Berechtigungen dafür einstellen kann – das ist nicht nur Administratoren vorbehalten.
Wenn Ihnen der freigegebene Ordner gehört
Wenn Sie einen freigegebenen Ordner erstellt haben, sind Sie automatisch der Besitzer (es sei denn, er wurde in einem Team-Ordner erstellt). Eigentümer haben die folgenden Rechte:
- Ordnerinhalte ansehen
- Mitglieder eines freigegebenen Ordners und ihre Nutzerrollen ansehen
- Mitglieder einladen, entfernen und per E-Mail kontaktieren
- Nutzerrollen von Mitgliedern ändern
- Ordner verlassen oder Freigabe aufheben
- Festlegen, wer zum Ordner eingeladen werden kann und wer den Ordner verwalten kann
- Einen anderen Nutzer zum Eigentümer machen
Wenn Sie Bearbeiter sind
Standardmäßig haben die Nutzer eines freigegebenen Ordners Bearbeitungszugriff. Bearbeiter verfügen über die folgenden Rechte:
- Ordnerinhalte ansehen
- Mitglieder eines freigegebenen Ordners und ihre Nutzerrollen ansehen
- Nutzer einladen und entfernen (außer dem Eigentümer)
- Den Ordner verlassen
- E-Mails an Nutzer senden
- Ordnerinhalte bearbeiten
- Nutzerrollen von Mitgliedern ändern
Wenn Sie Betrachter sind
Betrachter haben folgende Zugriffsberechtigungen:
- Ordnerinhalte lesen
- Nutzer eines freigegebenen Ordners und ihre Rollen aufrufen
- Den Ordner verlassen
- E-Mails an Nutzer senden
Wenn auf dem Symbol für einen freigegebenen Ordner ein Vorhängeschloss abgebildet ist, haben Sie nur Lesezugriff auf diesen Ordner.
Berechtigungen für freigegebene Links
Wenn Sie den Zugriff auf eine Datei freigeben wollen, ohne dass andere Nutzer sie bearbeiten dürfen, können Sie einen Link teilen.
Als Administrator können Sie über die Verwaltungskonsole festlegen, wie Ihre Teammitglieder Links für andere Nutzer außerhalb Ihres Teams freigeben. Unten sehen Sie die möglichen Berechtigungen.
Nur für das Team, neue Links
Sollten Sie nur Ihrem Team den Zugriff auf Freigabelinks erlauben, können Teammitglieder, die Links erstellen, diese Links nicht für Personen außerhalb des Teams zugänglich machen.
Nur für das Team, vorhandene Links
Sollten Sie nur Ihrem Team den Zugriff auf Freigabelinks erlauben, wird diese Einstellung rückwirkend angewendet. Alle vorhandenen Freigabelinks sind für teamfremde Personen dann nicht mehr zugänglich.
Teamweite Freigabeberechtigungen festlegen
Gestalten Sie das Dropbox-Erlebnis Ihres Unternehmens durch Festlegung von Freigabeberechtigungen.
Häufig gestellte Fragen
Sie haben eine Frage zu teamweiten Berechtigungen? Wir haben sehr wahrscheinlich eine Antwort darauf. Falls Ihre Frage hier nicht aufgeführt ist, finden Sie unter help.dropbox.com weitere Antworten.
Mein freigegebener Links funktioniert nicht mehr! Warum?
Wenn ein freigegebener Link nicht mehr funktioniert, kann das verschiedene Gründe haben. Prüfen Sie, ob der Link deaktiviert wurde oder abgelaufen ist. Ein Administrator könnte die Freigabe-Einstellungen für das Team geändert haben, also lohnt es sich, ihn zu kontaktieren.
Wieso wird mein freigegebener Ordner nicht mehr synchronisiert?
Es ist möglich, dass der Ordner nicht aktiv für andere Personen freigegeben wurde. Melden Sie sich bei dropbox.com an und wählen Sie den Tab Freigegeben aus. Wenn der Ordner als Nicht hinzugefügt anzeigt wird, haben Sie ihn noch nicht zu Ihrer Dropbox hinzugefügt. Wählen Sie einfach Hinzufügen , damit er sich mit Ihrer Dropbox synchronisiert.
Wirkt der Beitritt zu einem freigegebenen Ordner sich auf meinen Speicherplatz aus?
Ja, es sei denn, alle Mitglieder des Ordners sind Teil desselben Dropbox-Teamkontos. Sollte das der Fall sein, wird der freigegebene Ordner nur einmalig auf den freigegebenen Speicherplatz des Teams angerechnet.
Berechtigungen für freigegebene Links anpassen
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team Links mit den richtigen Berechtigungen freigibt.
Dateien oder Ordner aus Ihrem Dropbox-Konto teilen
Dateien oder Ordner über dropbox.com teilen
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Element, das Sie freigeben möchten.
Klicken Sie auf das eingeblendete Freigabesymbol.
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person(en) oder Gruppe ein, mit der Sie die Inhalte teilen möchten.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Kann bearbeiten oder Kann betrachten aus.
Klicken Sie auf Einstellungen, um die Zugriffsrechte festzulegen oder Downloads zu deaktivieren. Sie können ein Passwort verlangen und auch eine Gültigkeitsdauer festlegen.
Klicken Sie auf Datei teilen oder Ordner freigeben. Die Empfänger erhalten dann eine E-Mail-Einladung für den von Ihnen geteilten Inhalt.
Sie können auch auf Link kopieren klicken (Wenn noch kein Link erstellt wurde, klicken Sie auf Link erstellen und kopieren).
Der Link wird jetzt in die Zwischenablage kopiert. Sie können den Link dann in eine E-Mail oder eine andere Nachricht kopieren.
Dateien oder Ordner aus dem Dropbox-Ordner über die Dropbox-Desktop-App teilen
Klicken Sie auf Teilen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Nutzer- bzw. Gruppennamen der Person(en) ein, mit denen Sie Inhalte teilen möchten.
Wählen Sie im Drop-down-Menü Kann bearbeiten oder Kann betrachten aus.
Klicken Sie auf Teilen. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Datei oder zum Ordner.
Dateien oder Ordner über die mobile Dropbox-App teilen
Suchen Sie das Element (Datei oder Ordner), das Sie teilen möchten.
Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…).
Tippen Sie auf Teilen.
Tippen Sie auf Link erstellen.
Falls schon ein Link zu diesen Inhalten erstellt wurde, tippen Sie neben Alle Nutzer mit dem Link haben Lesezugriff auf Link teilen.
Wählen Sie aus den Optionen Kann bearbeiten oder Kann betrachten aus, wie Sie den Link teilen möchten. Bei beiden Optionen können die Nutzer Inhalte kommentieren.