Dicas e truques para contas empresariais do Dropbox
Agora que você já sabe o básico, é hora de aprender mais algumas dicas e truques para aproveitar melhor a conta empresarial do Dropbox.
30 Leitura de minutos
Transfira arquivos grandes para outras pessoas usando o Dropbox Transfer
O Dropbox Transfer permite fazer o envio final de arquivos grandes com facilidade, mesmo que os destinatários não tenham uma conta do Dropbox.
Além de enviar arquivos individuais, é possível incluir vários arquivos e pastas em uma única transferência, personalizar as transferências com prazos de validade, senhas e logos e monitorar a atividade de download de todas as transferências criadas. Você pode até mesmo enviar arquivos do Photoshop diretamente do aplicativo Photoshop.
Como criar uma transferência
Criar transferência
Faça login no dropbox.com.
Clique no ícone de grade no canto superior direito.
No menu exibido, clique em Transferir.
Clique em Criar transferência.
Escolha arquivos ou pastas do seu computador ou da sua conta do Dropbox.
Clique no ícone de engrenagem para personalizar o prazo de validade ou para adicionar uma senha.
Clique em Próximo.
Clique em Copiar link ou Enviar por e‑mail.
Atenção: As opções para adicionar senhas e estender a data de validade estão disponíveis apenas para os planos do Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise e Education.
Como alterar o prazo de validade de uma transferência após o envio
Faça login no dropbox.com.
Clique no ícone de grade no canto superior direito.
No menu exibido, clique em Transferir.
Clique na transferência que deseja alterar.
Em Configurações, clique na seta abaixo de Prazo de validade e escolha um prazo de validade.
Clique em Salvar.
Atenção: As transferências vencem automaticamente após 7 dias. A opção de estender o prazo de validade está disponível apenas nos planos Dropbox Professional, Advanced, Enterprise e Education.
Como ver quantas vezes uma transferência foi visualizada ou baixada
Faça login no dropbox.com.
Clique no ícone de grade no canto superior direito.
No menu exibido, clique em Transferir.
O número de Visualizações e Downloads pode ser visto ao lado de cada transferência.
Como personalizar uma transferência
Também é possível adicionar fundos e logotipos às suas transferências para que reflitam melhor a marca de sua empresa.
Faça login no dropbox.com.
Clique no ícone de grade no canto superior direito.
No menu exibido, clique em Transferir.
Clique em Personalizar design.
Clique no menu suspenso ao lado de Escolher plano de fundo ou Escolher logo para adicionar uma cor de fundo, imagem de fundo ou logo.
Clique em Salvar.
Atenção: A opção para personalizar uma transferência está disponível apenas para os planos do Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise e Education.
Reúna arquivos de sua equipe com as solicitações de arquivo
As solicitações de arquivo do Dropbox permitem que você solicite e receba arquivos de qualquer pessoa, mesmo que ela não tenha uma conta do Dropbox.
Basta solicitar arquivos a seus colegas de trabalho e clientes e você conseguirá reunir todos em uma única pasta do Dropbox.
Como funcionam as solicitações de arquivo
As solicitações de arquivos permitem reunir e receber arquivos (até 50 GB) de qualquer pessoa, direto na sua conta do Dropbox.
Quando uma pessoa clica no seu link de solicitação de arquivo, ela só precisa escolher os arquivos no computador, digitar o nome e o e‑mail dela e clicar em Enviar.
Não é preciso fazer login, de modo que qualquer pessoa pode adicionar arquivos mesmo sem ter uma conta do Dropbox. É uma maneira fácil de receber arquivos, como propostas de fornecedores, sem precisar orientar as pessoas durante o processo.
Todos os arquivos que você coleta são organizados automaticamente em uma única pasta do Dropbox. A menos que decida compartilhá-los, apenas você pode ver arquivos enviados por outras pessoas.
Como criar uma solicitação de arquivo
Faça login no dropbox.com.
Clique em Solicitações de arquivo na barra lateral esquerda.
Clique em Nova solicitação na barra lateral direita.
Em Título, insira um nome para a sua solicitação.
Em Descrição, adicione detalhes sobre a solicitação, se desejar.
Em Pasta para arquivos enviados, você verá o caminho de uma nova pasta para os arquivos solicitados. Se quiser alterar o destino, clique em Mudar pasta.
Clique na caixa de seleção ao lado de Definir prazo para escolher a data e a hora. Você também pode Permitir envios fora do prazo e escolher um período.
Clique em Criar.
Digite o e‑mail, o nome ou o grupo da pessoa (ou pessoas) da qual deseja solicitar arquivos. Ela receberá um e‑mail sobre a solicitação.
Para copiar um link, clique em Copiar ao lado de Compartilhar um link. Você pode colar o link em um e‑mail, mensagem ou onde quiser que as pessoas o acessem.
Clique em Compartilhar. Você receberá uma confirmação e também uma notificação por e‑mail quando os arquivos solicitados forem enviados.
Saiba mais sobre como alterar uma solicitação de arquivo depois de criada ou como encerrá‑la.
Como gerenciar solicitações de arquivo
Você pode encerrar uma solicitação de arquivo quando não quiser mais receber arquivos. Quando a solicitação for encerrada, as pessoas que tiverem um link de convite não poderão mais enviar arquivos para o seu Dropbox.
Se você definir um prazo na solicitação de arquivo, ela será fechada automaticamente quando o prazo vencer.
Assista ao tutorial em vídeo para saber como encerrar uma solicitação de arquivo.
Restaurar e recuperar arquivos na sua conta do Dropbox
Se você excluir acidentalmente um arquivo ou salvar uma nova versão que não o deixou satisfeito, fique tranquilo.
O Dropbox armazena cópias dos arquivos e pastas excluídos por um período determinado, incluindo versões anteriores dos arquivos. Isso significa que você pode acessar seu histórico de arquivos e as versões anteriores deles, se necessário.
Como restaurar e recuperar versões anteriores de arquivos
1. Acesse sua conta no site dropbox.com.
2. Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda.
3. Passe o mouse sobre o arquivo correto ou selecione‑o e clique em “…” (reticências).
4. Selecione a opção Histórico de versões.
5. Selecione uma versão para abrir a visualização prévia.
6. Clique em Restaurar na versão que deseja restaurar.
Como recuperar arquivos excluídos do Dropbox
Faça login no dropbox.com.
Clique em Arquivos excluídos na barra lateral esquerda.
Localize o item excluído que deseja recuperar e clique no nome do arquivo.
Clique em Restaurar.
Descubra por quanto tempo o Dropbox armazena as versões anteriores dos seus arquivos
Saiba como recuperar várias pastas ou arquivos
Descubra se a exclusão de uma pasta compartilhada afetará os demais membros
Descubra como voltar a compartilhar uma pasta compartilhada que você excluiu
Crie e edite documentos usando o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis
Após baixar o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis, você poderá criar documentos e registrar suas ideias em qualquer lugar.
O aplicativo móvel permite abrir os arquivos do Office armazenados no seu Dropbox e editá‑los nos aplicativos do Office para dispositivos móveis e para a web. Todas as alterações são salvas diretamente na sua conta do Dropbox.
Como criar documentos do Office no aplicativo Dropbox para dispositivos móveis
Depois que o aplicativo Dropbox estiver aberto, criar um documento do Office não levará muito tempo.
Toque no botão de mais (+) e escolha criar ou enviar um arquivo.
Depois, decida se deseja criar um documento do Word, Excel ou PowerPoint.
Agora, você está pronto para registrar todas as suas ideias brilhantes.
Como editar documentos com um dispositivo iOS
Editar documentos no aplicativo móvel é tão fácil quanto criá‑los. Em seu dispositivo iOS, abra um arquivo do Office armazenado em seu Dropbox e toque no ícone Editar.
Observe que para editar arquivos de uma conta do Dropbox Business é necessário ter uma conta do Office 365.
No iOS, o ícone Editar do aplicativo do Dropbox aparecerá nos seguintes tipos de arquivos:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Como editar documentos com um dispositivo Android
No seu dispositivo Android, você pode visualizar e editar outros formatos de arquivo do Office abrindo‑os diretamente nos aplicativos do Office para dispositivos móveis. No aplicativo do Office, toque na aba Conta para conectar o dispositivo Android ao Dropbox, caso ainda não tenha feito isso. Depois de conectado, você poderá acessar os arquivos do Dropbox através da aba Abrir.
Observe que para editar arquivos de uma conta do Dropbox Business é necessário ter uma conta do Office 365.
Em dispositivos Android, a edição só está disponível para os seguintes tipos de arquivos:
.docx
.xlsx
.pptx
Trabalhe com rapidez usando o Emblema do Dropbox
O Emblema do Dropbox é exibido em todos os arquivos do Microsoft Word, PowerPoint ou Excel salvos na sua conta. Quando estiver trabalhando em um documento, você verá o Emblema do Dropbox, que indica que você está trabalhando diretamente no Dropbox.
Você pode selecionar o emblema para executar ações rápidas como compartilhar um link e visualizar versões anteriores. O emblema também indica quando alguém abre, visualiza, edita e atualiza um arquivo compartilhado, assim você fica sempre ciente e evita as temidas cópias em conflito.
Como usar o Emblema do Dropbox
Assista ao vídeo para conhecer um modo simples de compartilhar documentos, criar links compartilhados e deixar comentários. Tudo graças ao Emblema do Dropbox.
Crie capturas de tela sem entulhar seu computador
Se você fizer muitas capturas de tela no seu computador, perceberá que elas tendem a se acumular e travar o trabalho em segundo plano do seu desktop.
Você sabia que pode usar o Dropbox para salvar e compartilhar capturas de tela instantaneamente na sua conta do Dropbox?
Como compartilhar e salvar capturas de tela em um Mac
A primeira vez que você faz uma captura de tela, o Dropbox pergunta se você quer salvá‑la em sua conta. Selecione Salvar capturas de tela no Dropbox.
A partir de então, sempre que você fizer uma captura de tela, o aplicativo salvará o arquivo automaticamente em uma pasta chamada Capturas de tela, dentro da sua pasta do Dropbox. Ele também copiará o link da captura de tela para a área de transferência do seu computador. Assim, você poderá compartilhar a captura imediatamente em qualquer lugar (por exemplo, diretamente em um chat). As pessoas que clicarem no link verão a captura de tela em uma página de pré‑visualização no site do Dropbox.
Como compartilhar e salvar capturas de tela no Windows
Quando fizer uma captura de tela, pressione a tecla Print Screen para salvá‑la no Dropbox.
Em seguida, pressione Ctrl + Print Screen para copiar e salvar o link da captura de tela na área de transferência do computador. Esse link pode ser compartilhado imediatamente em qualquer lugar (diretamente em um chat, por exemplo).
Quem clicar no link verá a imagem numa página de pré‑visualização no site do Dropbox.
Salve suas capturas de tela onde precisar
Se você vinculou suas contas pessoal e profissional do Dropbox, pode escolher em qual conta quer salvar suas capturas de tela.
Se quiser alterar essa configuração, clique no ícone do Dropbox na bandeja do sistema do seu computador(Windows) ou na barra de menus(Mac). Em seguida, clique nas suas iniciais ou na imagem de perfil, em Preferências e em Backups.
Digitalize, edite e faça buscas em seus documentos digitalizados
Com o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis, você pode digitalizar documentos e salvá‑los diretamente na sua conta com seu dispositivo móvel iOS ou Android.
Agora, todas as suas ideias brilhantes rabiscadas em guardanapos, desenhadas em quadros brancos ou esquecidas em arquivos físicos podem ser armazenadas no mesmo local.
Como digitalizar um documento
Quando o aplicativo Dropbox estiver aberto no seu dispositivo móvel, toque no botão ( + ).
Escolha a opção Digitalizar documento e tire uma foto do item que deseja transformar em documento ou selecione uma imagem da sua câmera.
Se você for tirar uma foto, aponte sua câmera para um objeto; uma moldura destacará a forma que está escaneando.
Como editar e organizar o documento
Após a digitalização do documento, a tela Editar aparecerá.
Os ícones localizados na parte inferior representam as ações que podem ser executadas para editar o documento digitalizado.
Você também pode tocar em Organizar para reordenar as páginas do documento escaneado. Na visualização Organizar, pressione e arraste uma página para reordená-la.
Ajuste seu scan
Na tela Editar, você também pode ajustar sua digitalização.
Basta tocar no ícone com os três controles deslizantes na parte inferior da tela e editar a área do documento digitalizado movendo os pontos azuis em cada canto da imagem.
Em Filtro, você pode escolher o formato da digitalização (preto e branco, quadro branco ou original).
Quando estiver satisfeito, toque na marca de verificação para indicar que terminou.
Como salvar um documento digitalizado
Na tela Editar, toque em Seguinte para visualizar as Configurações.
Dê o nome desejado ao arquivo, escolha o tipo de arquivo (PDF ou PNG) e decida onde salvar o documento.
Você verá que o scanner de documento do Dropbox fornecerá sugestões de nome de arquivo e local de pasta com base em seus scans recentes.
Como fazer uma busca em um documento digitalizado
Como você é usuário de um plano do Dropbox para empresas, pode até mesmo pesquisar o conteúdo de suas digitalizações. E, se vincular suas contas pessoal e profissional, poderá também acessar a busca por texto completo em sua conta pessoal.
Digamos que você esteja procurando aquele scan que detalha o orçamento de despesas que precisa entregar hoje. Você pode usar a barra de busca no aplicativo móvel ou no dropbox.com para encontrar o documento que contém “orçamento” no nome do arquivo ou até no conteúdo.
A busca por texto completo só está disponível em alguns idiomas. Se você usa o Dropbox em um idioma que não seja o inglês e não encontrar o recurso de busca por texto completo, é porque ele ainda não está disponível em seu idioma.
Descubra o add‑on do Dropbox para Gmail
Integrar o Dropbox ao Gmail é uma ótima forma de reduzir a desorganização e evitar anexos de e‑mail.
Comunicação mais rápida e fácil com a integração Dropbox para Gmail
Com a integração Dropbox para Gmail, você pode compartilhar arquivos do Dropbox através da sua conta do Gmail.
Ao habilitar essa integração, um ícone do Dropbox aparecerá na parte inferior da janela Escrever.
Ao clicar nesse ícone, uma janela pop‑up aparecerá, permitindo que você adicione conteúdo do seu Dropbox.
Um link compartilhado para os arquivos ou pastas que você quer compartilhar será exibido no corpo do e‑mail. Funciona como um anexo, mas sem precisar adicionar um arquivo grande ao e‑mail.
Você também pode salvar os arquivos que receber no Gmail diretamente no Dropbox.
Como instalar e habilitar o add‑on do Dropbox para Gmail
Acesse sua conta do Gmail no navegador.
Clique no ícone de sinal de mais (+) no painel lateral direito. Ao passar o mouse sobre o sinal de mais, você verá a opção “Instalar add-ons”.
Atenção: Caso não veja o painel lateral direito, clique na seta na parte inferior direita para abri‑lo.
Busque pelo Dropbox para Gmail e selecione essa opção.
Clique em Instalar.
Siga as instruções. Talvez você precise fazer login na sua conta do Dropbox se ainda não estiver com login ativo.
O add‑on aparecerá na barra lateral direita da sua conta do Gmail, acima do ícone de sinal de mais (+), ao abrir um e‑mail que contenha anexos ou links do Dropbox ou do Google Drive.
Como usar o Gmail para compartilhar links de arquivos do Dropbox
Usar a extensão do Dropbox para Gmail é fácil. Após habilitar a extensão e escrever seu primeiro e‑mail, você notará um ícone do Dropbox na parte inferior da janela.
Clique no ícone e escolha o arquivo que deseja compartilhar na janela pop‑up. Selecione a opção Inserir link e o link compartilhado do arquivo aparecerá no corpo do e‑mail.
Embora o arquivo pareça um anexo, na verdade é um link compartilhado. Isso economiza espaço em sua caixa de entrada e garante que outras pessoas verão a versão mais recente.
Como usar o Dropbox para G Suite
Você pode criar e compartilhar Documentos, Planilhas e Apresentações do Google diretamente do Dropbox. Basta clicar em Criar novo arquivo no site dropbox.com ou em Criar no aplicativo Dropbox para desktop e escolher o arquivo. Lembre‑se de que o e‑mail usado na sua conta do Google deve ser o mesmo usado no Dropbox.
Agora, não é mais necessário alternar entre um documento específico do Google e um link enviado por e‑mail. Faça tudo no Dropbox. Você pode até mesmo compartilhar esses arquivos como qualquer outro.
E as notificações do Dropbox ajudarão você a ficar atualizado quando alguém fizer edições em qualquer documento, planilha ou apresentação.
Trabalhar em equipe em um único lugar ficou muito mais fácil.
Tem uma pergunta sobre o Dropbox para Gmail e G Suite?
Provavelmente temos a resposta. Se você tiver uma pergunta que não está listada aqui, acesse a página help.dropbox.com/learn para ver mais respostas.