Como usar o Dropbox para otimizar processos empresariais

Lucia está impressionada com os projetos da equipe para o seu novo prédio. Ela está animada para trabalhar com um grupo tão impressionante e confia neles para entregar resultados de alto nível.

Brendan é responsável por gerenciar orçamentos de TI, coordenar projetos de equipe e atualizar a gerência sobre o status dos projetos. Ele tem muitas responsabilidades para acompanhar.

Miguel trabalha na empresa de design há mais de 10 anos. Todos os dias, ele conversa com clientes atuais e potenciais. Embora Miguel seja novo no Dropbox, ele não vê a hora de aprender como funciona.

Josephine costuma colaborar com os produtores para transformar seus designs em realidade. Ela quer opções de armazenamento seguras e confiáveis para seus recursos de design.

Lucia está impressionada com os projetos da equipe para o seu novo prédio. Ela está animada para trabalhar com um grupo tão impressionante e confia neles para entregar resultados de alto nível.

Com os grupos criados, ele acessa a aba Conteúdo para designar os novos grupos a algumas pastas de equipe e subpastas antes de resolver outras pendências fora do Dropbox.

Mesmo quando não está usando o Dropbox ativamente, Brendan sabe que pode contar com suas funcionalidades principais de sincronização e compartilhamento de arquivos. Isso garante que todo mundo tenha acesso às versões mais recentes dos documentos, seja pelo site ou pelo sistema de arquivos do desktop.

A sincronização seletiva para equipes, em particular, provou ser uma ferramenta valiosa. Isso permite que Brendan gerencie o armazenamento de forma eficiente, definindo o padrão para sincronizar apenas arquivos essenciais nos dispositivos dos membros da equipe, enquanto mantém o restante na nuvem. Os usuários terão flexibilidade para ajustar suas configurações de sincronização, permitindo que mais ou menos dados fiquem armazenados em suas máquinas locais.

Como administrador de uma equipe muito ativa, Brendan passa a maior parte do tempo na seção de Administração do Dropbox.

Sua primeira tarefa essencial é a revisão diária dos alertas de segurança e prevenção de perda de dados.

Na página Segurança, ele pode revisar alertas ativos para atividades que vão desde suspeitas de ransomware até transferências em massa de dados e tentativas excessivas de acesso.

Se algo precisar de atenção adicional, ele poderá confirmar se esses alertas são válidos no registro de atividade e mitigar qualquer outro problema.

Com auditorias regulares dos registros de atividade e compartilhamento externo, além da exportação de relatórios, Brendan tem confiança de que está contribuindo de forma proativa para a segurança e privacidade da equipe.

Com isso feito, ele pode olhar para a contagem de licenças do grupo e passar para a integração de alguns novos membros da equipe de Miguel na organização de vendas.

Com as ferramentas intuitivas de gerenciamento de usuários à sua disposição, o caminho do convite para o membro da equipe e a colaboração está a apenas alguns cliques de distância. Brendan adiciona os endereços de e-mail dos usuários para enviar convites para entrar na equipe.

Para as adições de hoje, ele envia uma mensagem solicitando que concluam o curso autoguiado de membro da equipe Business e se inscrevam no treinamento conduzido por instrutor para membros da equipe Business no Dropbox Learn.

No futuro, à medida que a empresa cresce, ele pode automatizar isso incorporando seu provedor de identidade para o provisionamento de membros e grupos.

Depois de cuidar de seus novos membros, Brendan trabalha para configurar novos grupos no Dropbox, facilitando o acesso dos membros às pastas de equipe corretas. Geralmente, os grupos são criados para incluir membros que desempenham funções semelhantes ou que precisam de acesso aos mesmos dados.

Durante o processo de criação do grupo, ele pode escolher criar grupos gerenciados pela empresa ou gerenciados pelo usuário. Como os grupos são atribuídos por departamento na empresa dele, ele prefere criar grupos gerenciados por usuários com gerentes de grupo designados.

Ter esses gerentes, que podem adicionar ou remover membros do grupo a qualquer momento, é uma grande economia de tempo para Brendan. Ele não precisará gerenciar a possível mudança de membros do grupo.

No entanto, se necessário, ele pode mudar um grupo de volta para um grupo gerenciado pela empresa a qualquer momento.

Com os grupos criados, ele acessa a aba Conteúdo para designar os novos grupos a algumas pastas de equipe e subpastas antes de resolver outras pendências fora do Dropbox.

Mesmo quando não está usando o Dropbox ativamente, Brendan sabe que pode contar com suas funcionalidades principais de sincronização e compartilhamento de arquivos. Isso garante que todo mundo tenha acesso às versões mais recentes dos documentos, seja pelo site ou pelo sistema de arquivos do desktop.

A sincronização seletiva para equipes, em particular, provou ser uma ferramenta valiosa. Isso permite que Brendan gerencie o armazenamento de forma eficiente, definindo o padrão para sincronizar apenas arquivos essenciais nos dispositivos dos membros da equipe, enquanto mantém o restante na nuvem. Os usuários terão flexibilidade para ajustar suas configurações de sincronização, permitindo que mais ou menos dados fiquem armazenados em suas máquinas locais.