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Como classificar arquivos e pastas do Dropbox

Quando o trabalho fica intenso, seu Dropbox pode ficar lotado de rascunhos, entregas e arquivos de referência que são difíceis de organizar. De repente, tarefas simples, como encontrar a versão mais recente ou organizar uma pasta, levam mais tempo do que deveriam. A classificação no dropbox.com permite que você mude a forma como visualiza seus arquivos para poder tomar decisões mais rapidamente, sem alterar sua estrutura de pastas.

Pense na ordenação como uma maneira de trocar de lente. Você começa na Página inicial e, em seguida, acessa Todos os arquivos ou abre uma pasta específica. Seus arquivos são exibidos em colunas, e cada uma delas ajuda você a se concentrar em algo diferente. Por exemplo:

• Modificados: veja o que foi alterado recentemente, como atualizações desde ontem

• Tamanho: encontre arquivos grandes quando precisar liberar espaço de armazenamento

• Tipo ou extensão: procure apenas tipos específicos de arquivos, como PDFs ou vídeos

• Nome: verifique rapidamente a consistência dos nomes antes de uma reunião ou de uma entrega.

• Quem pode acessar: verifique rapidamente o compartilhamento

• Tags: agrupe e verifique arquivos por tópico ou status

A classificação muda a forma como você visualiza seus arquivos, sem mover nada. Assim, você tem uma maneira segura de explorar seu conteúdo, concentrar-se em rascunhos recentes ou itens favoritos e decidir o que manter, arquivar ou limpar mais tarde.

Para favoritar arquivos e pastas em dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Na navegação à esquerda, clique em Página inicial.

3. Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda. Todos os seus arquivos e pastas aparecem na página principal.

4. Use as opções disponíveis:

   • Para ver os arquivos que você acessou recentemente, clique em Recentes na página principal.

   • Para visualizar seus arquivos e pastas favoritos, clique em Favoritos na página principal.

   • Para classificar por uma coluna específica, passe o cursor sobre o cabeçalho da coluna e, em seguida, clique na seta para escolher a ordem crescente ou decrescente. Você também pode adicionar, remover ou reorganizar as colunas nesse menu e reorganizá-las arrastando o nome da coluna para um novo local.

   • Para redimensionar as colunas, passe o cursor sobre o cabeçalho da coluna e, em seguida, arraste o divisor vertical que aparece para alterar a largura.

   • Para alterar a forma como os itens são exibidos, clique no ícone de lista no canto superior direito da sua lista de arquivos e escolha a visualização Grade, Grade grande, Listaou Lista grande .

Observação:

• Você pode classificar arquivos e pastas usando as colunas Nome, Modificado, Tipoe Extensão .

• Ao classificar por Tamanho, apenas os arquivos são incluídos; as pastas não são classificadas por tamanho.

• Se precisar de informações sobre o tamanho das pastas, siga as etapas do artigo da Central de ajuda do Dropbox sobre como visualizar o tamanho de arquivos e pastas do Dropbox.

Além disso, os arquivos e pastas que você marca como favoritos são reunidos automaticamente em uma seção chamada Favoritos na barra lateral esquerda, que você pode usar para manter seu trabalho diário à mão de forma simples.

Como o Acesso rápido funciona em toda a sua conta do Dropbox, você pode reunir arquivos e pastas importantes de diferentes projetos, equipes e pastas compartilhadas em uma única visualização pessoal. Marcar como favorito também é pessoal, portanto, não afeta o que outras pessoas veem.

Criar uma seção de Acesso rápido

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Na barra lateral esquerda, localize Acesso rápido.

3. Clique em + (ícone de adicionar) ao lado de Acesso rápido.

4. Insira um nome para a sua seção, como Esta semana, Finanças ou Em análise, e clique em Criar.

As seções em Acesso rápido são privadas para você. Outras pessoas não podem ver como você nomeia ou organiza suas seções. Reorganizar itens no Acesso rápido não move nem renomeia os arquivos e pastas subjacentes.

Adicionar arquivos e pastas a uma seção de Acesso rápido

1. Faça login no dropbox.com.

2. Na barra lateral esquerda, role a tela para baixo até Acesso rápido.

3. Passe o cursor sobre a seção à qual você deseja adicionar itens e clique em + (ícone de adicionar).

4. Clique em Adicionar itens.

5. Escolha um ou mais arquivos ou pastas do seu conteúdo no Dropbox e clique em Selecionar.

Você também pode clicar e arrastar arquivos ou pastas de qualquer lugar da sua conta do Dropbox para uma seção de Acesso rápido. Isso cria um atalho na seção, e o arquivo ou a pasta original permanece no seu local atual.

Mover ou remover itens no Acesso rápido

Para transferir um item de uma seção para outra:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Na barra lateral esquerda, role a tela para baixo até Acesso rápido.

3. Passe o mouse sobre o arquivo ou a pasta que deseja copiar e clique em mais opções (reticências).

4. Clique em Transferir para a seção.

5. Escolha outra seção no menu suspenso e clique em Transferir.

Para remover um item de uma seção, use mais opções para esse item em Acesso rápido e, em seguida, selecione Remover da seção. O arquivo ou a pasta permanece no seu local original na sua conta do Dropbox; apenas o atalho é removido.

Marcar arquivos e pastas como favoritos para facilitar o acesso

Marcar como favorito é uma maneira rápida de marcar arquivos e pastas importantes para você. Quando você marca algo como favorito, o item aparece na seção Favoritos em Acesso rápido, sendo marcado como favorito apenas para a sua conta, não para outras pessoas que acessem o item.

Para favoritar arquivos e pastas em dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Passe o mouse sobre o arquivo ou a pasta que deseja marcar como favorito, onde quer que ele apareça na sua conta do Dropbox.

3. Clique nas reticências (três pontos) e selecione Marcar como favorito.

   • Na visualização em grade, você também pode clicar no ícone de estrela ao lado do arquivo ou da pasta.

4. Para desmarcar um item como favorito, clique no ícone de estrela novamente.

Deste modo, você pode encontrar itens marcados como favoritos em qualquer lugar no Dropbox, seja em uma pasta, ao visualizar um arquivo ou ao navegar pela Página inicial.

Adicione tags a arquivos e pastas

Quando você trabalha com muitos clientes, projetos ou ideias, mesmo uma estrutura de pastas cuidadosamente nomeada pode começar a parecer desorganizada. Você pode guardar tudo relacionado a um cliente em uma única pasta principal, mas ainda assim querer uma maneira de separar todas as faturas, todas as pesquisas ou tudo o que está pronto para ser enviado. Reorganizar as pastas sempre que seu foco muda é um processo demorado e pode tornar links ou atalhos mais antigos menos confiáveis.

As tags são rótulos curtos que você pode adicionar a arquivos e pastas, como “trabalho”, “fatura” ou “pronto_para_enviar”. Elas ajudam você a agrupar e encontrar itens relacionados rapidamente, sem alterar suas pastas existentes.

Você pode adicionar tags a arquivos e pastas individualmente ou aplicá-las em massa. Qualquer pessoa que possa visualizar ou editar um arquivo ou pasta pode ver suas tags, e somente usuários com acesso de edição podem adicioná-las ou removê-las. Isso significa que você pode manter seu próprio sistema de organização do trabalho e, ao mesmo tempo, torná-lo compreensível para as pessoas com quem compartilha arquivos. Esse recurso está disponível para todos os usuários do Dropbox em dropbox.com.

Para adicionar uma tag no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Passe o mouse sobre o arquivo ou pasta onde deseja adicionar uma tag.

3. Ao lado do item, clique em mais opções (reticências) ou clique no arquivo para abrir a visualização prévia.

4. Clique em Informações do arquivo.

   • Se você estiver na visualização prévia em tela cheia, clique em Arquivo e depois em Informações.

5. Você verá a opção # Adicionar uma marcação no painel direito.

6. Digite sua tag e pressione Enter (Windows) ou Return (Mac).

Aqui estão algumas regras importantes para as tags:

• As tags devem ter menos de 32 caracteres.

• As tags podem conter apenas letras, números e sublinhado.

• Você pode adicionar até 20 tags a um único arquivo.

Em alguns layouts, você também pode adicionar tags a vários itens de uma só vez, por exemplo, quando tiver vários arquivos selecionados. A disponibilidade pode depender da sua interface e do seu plano atuais.

Para remover uma tag de um arquivo no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Passe o mouse sobre o arquivo do qual deseja remover uma tag.

3. Ao lado do arquivo ou da pasta, clique em mais opções (reticências).

4. Clique em Informações do arquivo.

   • As marcações desse arquivo aparecerão sob a visualização prévia do arquivo na barra lateral direita.

5. Clique no X à direita da marcação que deseja remover.

Buscar conteúdo por tag

Existem várias maneiras de buscar por tag no dropbox.com:

• Insira a tag na barra de busca no formato #nome_da_tag.

• Comece a digitar na barra de busca e, em seguida, escolha a tag correta entre as sugestões de Tags.

• Ao acessar a visualização prévia de um arquivo, clique em uma tag no painel lateral para ver todos os arquivos associados a essa tag.

• Clique na barra de busca e selecione uma tag na seção Tags do menu suspenso.

Opções de automação do Dropbox

Às vezes, seu trabalho segue um padrão. Talvez os clientes enviem novas faturas todas as sextas-feiras, as fotos de uma sessão de fotos cheguem na mesma pasta de envios ou as gravações de uma reunião recorrente cheguem com nomes de arquivo longos e sem padrão. Você sabe exatamente o que precisa ser feito em seguida todas as vezes e gostaria de não precisar repetir os mesmos cliques toda semana.

No site dropbox.com, você pode transformar esses padrões em automações simples. Você cria uma pasta automatizada e, em seguida, informa ao Dropbox o que fazer quando novos arquivos chegarem, por exemplo, organizá-los em subpastas, renomeá-los, adicionar marcações, convertê-los para formatos diferentes, descompactá-los ou adicionar uma marca d'água. Essas opções estão disponíveis para todos os usuários do Dropbox no dropbox.com, embora algumas ações específicas (como a marcação) exijam planos pagos específicos.

Crie uma pasta automatizada

Uma pasta automatizada é uma pasta comum que também executa ações para você em segundo plano quando novos arquivos são adicionados. Ela é útil quando os mesmos tipos de arquivos sempre precisam passar pelas mesmas etapas, como classificação, renomeação ou conversão.

Para configurar uma nova pasta automatizada no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Clique em Criar pasta na barra de busca na parte superior.

   • Ou clique em + Novo, selecione Pastae depois Pasta automatizada.

3. Na caixa de diálogo, no canto inferior esquerdo da tela, clique em Configurações.

4. Coloque a opção Automatizar pasta na posição Ativado.

5. Digite um nome para sua pasta.

6. Clique em Criar.

7. Escolha o que o Dropbox deve fazer com os arquivos recebidos. Por exemplo, você pode:

   • Classificar arquivos em categorias.

   • Renomear arquivos com base em um padrão.

   • Adicionar uma marcação para poder organizar e encontrar os arquivos posteriormente (disponível nos planos Dropbox Professional, Standard, Advanced e Enterprise).

   • Converter arquivos para PDFs, formatos de imagem, formatos de vídeo ou formatos de áudio.

   • Descompactar arquivos compactados.

   • Adicionar uma marca d'água usando texto ou uma imagem, com uma visualização prévia à direita para ver o resultado.

8. Configure os detalhes de cada regra e clique em Salvar. Você pode adicionar até cinco regras de automação a uma única pasta clicando em + (adicionar) ao lado de Adicionar etapa e escolhendo ações adicionais.

Depois que isso estiver configurado, todos os arquivos que você transferir ou enviar para essa pasta seguirão as regras definidas.

Adicionar automação a uma pasta existente

Se você já tiver uma pasta que usa regularmente, pode adicionar regras a ela em vez de criar uma nova pasta do zero.

Como adicionar uma automação a uma pasta existente

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Abra a pasta onde deseja adicionar a automação.

3. Clique no ícone de configurações ao lado do nome da pasta.

4. Clique em Organizar.

5. Clique em Adicionar automação.

6. Escolha que tipo de automação você deseja, configure as opções e clique em Salvar.

Se você vir opções como Aplicar aos arquivos atuais ou Incluir arquivos de todas as subpastas, poderá usá-las para aplicar sua automação a arquivos que já estão na pasta ou em suas subpastas. Alguns tipos de automação podem atualizar arquivos existentes em massa, embora haja um limite para quantos podem ser atualizados de uma só vez. Você precisa ter permissão de edição em uma pasta para adicionar, editar ou excluir automações.

Como compartilhar uma pasta automatizada

Pastas automatizadas podem ser compartilhadas como qualquer outra pasta. A automação da pasta continuará ativa para todas as pessoas com quem a pasta for compartilhada. Quando uma pasta automatizada é compartilhada com alguém, a pessoa em questão recebe uma indicação de que a pasta é automatizada e qual opção de automação foi selecionada.

Use a automação com as marcações

As automações e as marcações são ótimas para manter tudo organizado sem precisar gastar mais tempo com isso. Por exemplo, você pode:

• Criar uma pasta automatizada que adicione uma marcação específica, como “faturas” ou “recibos”, a cada arquivo incluído, assim você pode usar um filtro para esse trabalho depois.

• Adicionar uma automação que classifique os arquivos em subpastas por data e, ao mesmo tempo, adicione marcações com nomes de projetos ou de clientes.

• Combinar nomes de arquivos padronizados com pastas automatizadas para os arquivos recebidos tenham nomes previsíveis que possam ser classificados de forma organizada por nome, data ou outras colunas.

Esse tipo de configuração pode ser útil principalmente se você trabalha por conta própria ou como freelancer, porque o Dropbox consegue fazer o trabalho repetitivo em segundo plano enquanto você se concentra nos seus projetos. Se você compartilhar uma pasta automatizada com outra pessoa, a pasta continuará aparecendo como automatizada para ela, e a pessoa verá as opções de automação em uso, embora possa ser necessário definir novamente as regras de subpastas após o compartilhamento.

Copiar arquivos e pastas em dropbox.com

Às vezes, você precisa de uma segunda cópia de algo, por exemplo, um modelo de documento que você reutiliza ou um arquivo de referência que deseja manter em duas pastas de projeto diferentes. Nesse caso, você pode fazer uma cópia em vez de mover o original.

Para visualizar previamente um arquivo ou pasta no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Passe o mouse sobre o arquivo ou a pasta que deseja copiar e clique em mais opções (reticências).

3. Clique em Copiar.

4. Selecione a pasta onde deseja salvar a cópia.

5. Para confirmar, clique novamente em Copiar.

A cópia é um item separado. As alterações feitas na cópia não afetarão o original e vice-versa.

Como transferir arquivos entre duas contas do Dropbox

Se você usar mais de uma conta do Dropbox, por exemplo, uma conta pessoal e uma segunda conta para o trabalho com clientes, em algum momento poderá ser necessário transferir conteúdo de uma conta para a outra. Talvez você esteja consolidando projetos antigos em um único lugar ou fazendo uma limpeza antes de encerrar uma conta.

O modo mais simples de transferir arquivos entre duas contas do Dropbox é usar uma pasta compartilhada. Você compartilha uma pasta da primeira conta com a segunda conta, transfere o conteúdo para essa pasta compartilhada e, depois, na segunda conta, transfere esse conteúdo da pasta compartilhada para outra pasta.

Na sua primeira conta

Comece na conta que atualmente contém os arquivos que você deseja transferir.

1. Entre no dropbox.com usando as credenciais da conta que contém os arquivos que você deseja transferir.

2. Crie uma pasta compartilhada e convide a sua segunda conta do Dropbox inserindo o endereço de e-mail dela.

3. Transfira os arquivos que deseja para essa nova pasta compartilhada.

4. Saia dessa conta.

Na sua segunda conta

Agora, vá para a conta na qual você deseja manter os arquivos.

1. Entre no dropbox.com usando o endereço de e-mail da sua segunda conta do Dropbox.

2. Na barra lateral esquerda, clique em Compartilhado.

3. Encontre a pasta que você acabou de compartilhar, passe o mouse sobre ela e clique em Entrar na pasta.

4. Abra a pasta compartilhada e, em seguida, transfira os arquivos que estão nela para os locais desejados nesta segunda conta.

Depois que você transferir os arquivos da pasta compartilhada para outra(s) pasta(s) na segunda conta, esses arquivos não ficam mais disponíveis na primeira conta. Você pode sair da pasta compartilhada quando terminar ou mantê-la como uma ponte, caso queira mover arquivos entre as duas contas novamente no futuro.

Como renomear um arquivo ou pasta

Quando você trabalha na mesma conta do Dropbox há tempo, os nomes de arquivos e pastas começam a contar uma história. Você talvez veja coisas como “final_final_v3”, nomes de projetos antigos que não correspondem mais ao que você faz hoje ou pastas que ficariam muito mais claras se incluíssem uma data ou o nome de um cliente. Renomear é uma maneira simples de tornar o seu conteúdo mais fácil de localizar e buscar, especialmente se você costuma revisitar trabalhos mais antigos ou compartilhar links com clientes.

Você pode renomear itens no dropbox.com, no aplicativo móvel ou no aplicativo para desktop. No aplicativo para desktop, você renomeia arquivos e pastas da mesma forma que faz no Finder ou no Explorador de arquivos, e o Dropbox sincroniza o novo nome em todos os seus dispositivos. Nos dispositivos móveis, abra o aplicativo do Dropbox e use o menu de mais opções ao lado do nome do arquivo ou pasta.

Renomear um arquivo ou pasta no dropbox.com

Para renomear um arquivo ou pasta no dropbox.com:

1. Entre na sua conta no dropbox.com.

2. Na barra lateral esquerda, clique em Todos os arquivos e encontre o arquivo ou a pasta que deseja renomear.

   • Você também pode clicar em Pastas na barra de navegação à esquerda para localizar o arquivo.

3. Passe o mouse sobre o item e clique em mais opções (três pontos).

   • Na visualização em grade, você verá três pontinhos na vertical.

4. Clique em Renomear.

O novo nome aparece em toda a sua conta do Dropbox no dropbox.com, no aplicativo para desktop e no aplicativo móvel, desde que você esteja conectado à mesma conta.

Renomear pastas compartilhadas

Você pode renomear uma pasta compartilhada em sua conta, e ela permanecerá compartilhada. Porém, o novo nome só aparecerá na sua própria visualização do Dropbox. Outras pessoas que têm acesso à pasta compartilhada ainda verão o nome original. Isso ajuda a evitar confusão quando diferentes pessoas preferem padrões de nomenclatura distintos.

Se quiser que uma pasta compartilhada tenha o mesmo novo nome para todos, siga as etapas do artigo da Central de ajuda do Dropbox sobre como renomear ou mover uma pasta compartilhada para todos os membros.

Convenções e restrições de nomenclatura

O Dropbox tem algumas recomendações de regras simples para nomes de arquivos e pastas para que tudo funcione sem problemas no Windows, no Mac, em dispositivos móveis e na web. Mesmo que o seu sistema operacional permita que você salve usando um determinado nome, ele pode causar problemas ao tentar sincronizar ou abrir esse arquivo em outro lugar, por isso, é importante seguir as orientações oficiais.

Os caminhos de arquivos e pastas devem ter menos de 260 caracteres

O Dropbox recomenda manter os caminhos de arquivos e pastas com menos de 260 caracteres. Um caminho de arquivo inclui a localização completa do item, desde o nível superior do seu Dropbox até o nome do arquivo (por exemplo, Dropbox/Clientes/2025/Nome-do-projeto/Entregas/nome-do-arquivo.ext).

Caminhos mais longos podem causar problemas, especialmente no Windows, mesmo que pareçam funcionar.

Evite caracteres restritos

Alguns caracteres não são permitidos de forma alguma, já outros não são recomendados porque podem causar problemas de sincronização ou exibição, especialmente no Windows.

Sempre proibidos:

• / (barra)

• \ (barra invertida)

Não recomendados:

• < (menor que)

• > (maior que)

• : (dois pontos)

• " (aspas duplas)

• | (barra vertical)

• ? (ponto de interrogação)

• * (asterisco)

• . (ponto), com algumas exceções explicadas abaixo

Você pode usar um ponto no meio, mas não no final do nome de um arquivo ou pasta no Windows. Por exemplo, projeto_v2.1 é permitido, mas uma pasta chamada Coisas importantes. não é.

No aplicativo Dropbox para desktop para Windows, os itens que contêm caracteres restritos podem ser sincronizados mesmo assim se os nomes flexíveis para arquivos estiverem habilitados. Nesses casos, o Dropbox substitui automaticamente os caracteres problemáticos por um sublinhado no dispositivo Windows, mantendo o nome original no dropbox.com.

Não adicione um espaço no final

Evite adicionar um espaço no final do nome de um arquivo ou pasta. Espaços no final podem causar problemas em alguns sistemas e dificultar a leitura dos nomes.

Suporte a emojis e Unicode

O Dropbox aceita diversos caracteres em nomes de arquivos e pastas, incluindo emojis, caracteres chineses, japoneses e coreanos e escrita da direita para a esquerda. Esses nomes aparecem da mesma forma no dropbox.com, no aplicativo para desktop e nos aplicativos móveis, desde que você siga as regras gerais acima sobre tamanho e caracteres restritos.

Isso significa que você pode usar com segurança nomes como 🚀 Lançamento do projeto .doc ou 📚 Revisão do orçamento.xls para facilitar a identificação de arquivos importantes, mantendo-os compatíveis em todos os dispositivos.

Neste módulo, você aprendeu a organizar pastas movimentadas, agrupar arquivos com a organização de vários arquivos, manter itens importantes à mão com o Acesso rápido e os Favoritos, além de manter a consistência com tags, regras de nomenclatura e automações. No próximo módulo, você verá como abrir, visualizar previamente e editar seu conteúdo, além de como usar os comentários mantendo-os em um único lugar.