Trova e lavora con i file
Questo modulo illustra alcuni modi pratici per cercare, visualizzare in anteprima e lavorare con i tuoi file su dropbox.com, inclusi l'uso dei filtri, la ricerca di immagini e testo, l'anteprima dei file, le app di terze parti e i commenti. Al termine, sarai in grado di passare rapidamente da una ricerca generale al file, alla visualizzazione o al thread di commenti esatto di cui hai bisogno, senza uscire dal browser.
10 minuti di lettura
Ricerca di file e cartelle
Quando le dimensioni del tuo account Dropbox aumentano, trovare il file giusto può richiedere più tempo del necessario. Potresti ricordare il nome di un cliente, una parola chiave in un documento o l'aspetto di un'immagine, ma non la posizione del file.
Anziché esplorare una cartella dopo l'altra, puoi utilizzare la funzione di ricerca su dropbox.com per trovare rapidamente file, cartelle e persino contenuti all'interno di documenti e immagini.
Su dropbox.com, la barra di ricerca nella parte superiore della pagina è il punto di partenza principale. Puoi effettuare la ricerca per nome del file, persone che hanno collaborato a un file, tag e, in molti piani, contenuti di file e immagini. Una volta ottenuti i risultati, puoi perfezionare la ricerca utilizzando i filtri, come cartella, tipo e data dell'ultima modifica, oppure opzioni specifiche per le immagini, come la data di acquisizione e le dimensioni.
Nelle sezioni seguenti, vedrai come utilizzare la ricerca in tre modi comuni:
Eseguire la circa nei tuoi file e nelle tue cartelle.
Trovare le immagini in base al loro contenuto.
Cercare testo specifico all'interno dei documenti.
Come cercare nei tuoi file Dropbox
Utilizza la ricerca generale dei file quando conosci una parte del nome, sai chi lo ha condiviso con te o sai all'incirca quando è stato aggiornato l'ultima volta, ma non conosci esattamente la sua posizione.
Su dropbox.com, la funzione di ricerca analizza file e cartelle e confronta i risultati in base ai nomi, alle estensioni e, per i piani supportati, ai contenuti dei file e delle immagini.
In questo modo, puoi partire da una ricerca ampia e, man mano, restringere il campo.
Per cercare nei tuoi file su dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sulla barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
Digita il termine da cercare, quindi premi Invio per visualizzare tutti i risultati.
Puoi cercare in base a:
Nomi di file e cartelle.
Persone che hanno collaborato a un file.
Tag che hai aggiunto.
Contenuti dei file (nei piani supportati).
Contenuti e proprietà delle immagini, come la risoluzione o la data di acquisizione (nei piani idonei).
Una volta visualizzati i risultati, puoi perfezionare la ricerca utilizzando filtri come:
Cartella: limita i risultati a una o più cartelle specifiche.
Tipo: limita la ricerca a immagini, cartelle, video, PDF, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, file audio, documenti di Paper o altri tipi di file.
Ultima modifica: filtra in base alla data di ultima modifica dei contenuti, ad esempio ultimi 7 giorni, 30 giorni, 90 giorni, 12 mesi o un intervallo personalizzato.
Persone: filtra i contenuti in base alle persone con cui vi hai collaborato.
Data di acquisizione e Dimensioni dell'immagine: limitano i risultati relativi alle immagini in base alla data di acquisizione e alle dimensioni.
In alcuni Paesi, per determinati piani a pagamento in lingua inglese, potresti visualizzare anche filtri dinamici sopra l'elenco dei file. Si tratta di pulsanti generati automaticamente, come temi, estensioni di file o collaboratori, che ti consentono di restringere rapidamente la ricerca all'interno di ampie serie di contenuti.
Nota: i filtri dinamici sono disponibili solo su dropbox.com.
Come cercare immagini in Dropbox
Utilizza la ricerca di immagini quando il contenuto visivo è più importante del nome del file. Questa funzione è utile se stai cercando, ad esempio, un logo, uno schizzo su lavagna o una serie di foto di prodotti, ma non ricordi dove sono stati salvati.
Nei piani idonei, la ricerca di immagini ti consente di utilizzare testo normale per cercare illustrazioni nel tuo account Dropbox. Ad esempio, puoi digitare “logo” o “planimetria” e visualizzare le immagini che contengono tali elementi, anche se le parole non sono presenti nei nomi dei file.
Per cercare immagini su dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sulla barra di ricerca in alto.
Inizia a digitare ciò che desideri cercare, ad esempio “logo”, “planimetria” o “lavagna”.
Premi Invio per visualizzare tutti i risultati.
Fai clic sulla scheda Immagini sopra i risultati.
A questo punto, Dropbox mostra i file immagine che coincidono con il termine che hai cercato, sia perché tale termine compare nel nome o perché il contenuto dell'immagine corrisponde a tale parola. Nella ricerca di immagini, tra i tipi di file supportati vi sono GIF, JPG o JPEG e PNG.
Puoi combinare la ricerca di immagini con i consueti filtri a discesa su dropbox.com, come Cartella, Tipo, Ultima modifica, Data di acquisizione e Dimensioni dell'immagine, per restringere ulteriormente i risultati.
Come cercare testo nei file su Dropbox
Utilizza la ricerca di testo quando sai che una parola, una frase o un numero specifici si trovano da qualche parte nel tuo Dropbox, ma non sai con certezza in quale file.
Su dropbox.com, puoi cercare il testo in due modi, a seconda di quanto deve essere ampia la tua ricerca:
Effettuare ricerche su tutti i tuoi file con la ricerca a testo completo, che esamina i file supportati presenti nel tuo account (disponibile nei piani idonei).
Effettuare ricerche all'interno di un file specifico, che ti consente di trovare il testo nell'anteprima di un file aperto ed è disponibile per tutti gli utenti.
Ricerca su tutti i tuoi file
La ricerca a testo completo ti consente di effettuare ricerche nei contenuti dei tuoi file su Dropbox. Quando effettui una ricerca dalla barra di ricerca principale su dropbox.com, i risultati possono includere file che contengono la parola chiave all'interno del contenuto o file con tale parola nel nome.
Se la ricerca a testo completo è disponibile per il tuo piano e la tua lingua, sotto ogni risultato viene visualizzato un breve frammento di testo per indicare la posizione della parola chiave all'interno del file. Tra i tipi di file supportati vi sono formati comuni di documenti, fogli di calcolo, presentazioni, testi, immagini e sottotitoli, come DOC, DOCX, PDF, TXT, XLS, XLSX, PPT, JPG, PNG, GIF e altri.
Per cercare nel contenuto dei file Dropbox:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sulla barra di ricerca in alto.
Inizia a digitare la parola o la frase che stai cercando, quindi premi Invio.
Nota: se i risultati della ricerca mostrano solo file in cui la parola chiave compare nel nome e non nel contenuto, è possibile che la ricerca a testo completo non sia ancora disponibile nella tua lingua.
Ricerca all'interno di un file specifico
Se hai già un file aperto in anteprima su dropbox.com, puoi effettuare una ricerca all'interno di quel documento senza uscire dalla pagina. Questa funzione è disponibile per molti formati di documento comuni, come DOC, DOCX, PDF, PPT e molti altri.
Per cercare del testo in un file su dropbox.com:
Apri il file su dropbox.com.
Verifica che l'anteprima sia in modalità Schermo intero.
Fai clic sull'icona di ricerca (lente di ingrandimento) nella barra degli strumenti nella parte inferiore della pagina oppure premi Ctrl+F (Windows) o Cmd+F (Mac).
Digita la parola o la frase che desideri trovare.
Nella barra di ricerca apparirà il numero totale di corrispondenze. La corrispondenza corrente viene visualizzata in verde, mentre le altre in giallo. Puoi spostarti da una all'altra usando i tasti freccia nella barra di ricerca o premendo Invio.
Apertura di file
Mentre organizzi il tuo Dropbox, spesso vorrai dare una rapida occhiata a un file per verificare che sia quello giusto, senza scaricarlo o aprire un'altra app. Ad esempio, potresti voler dare un'occhiata a un contratto prima di inviarlo, scorrere rapidamente un PDF per trovare una sezione specifica o verificare che un video sia la versione corretta. Le anteprime dei file su dropbox.com ti consentono questa vista rapida e, per molti tipi di file, ti consentono di commentare, condividere o persino modificare i contenuti direttamente dal browser.
Anteprima dei file
Spesso, prima di intraprendere un'azione, è possibile che si voglia solo verificare che il file sia quello giusto. Le anteprime dei file su dropbox.com ti consentono di visualizzare file e cartelle senza scaricarli o aprirli in un'altra app.
Dall'anteprima, puoi visualizzare i contenuti, condividere file, lasciare commenti e, per molti tipi di file, apportare semplici modifiche direttamente nel browser.
Puoi visualizzare in anteprima sia i file che le cartelle:
Le anteprime dei file mostrano i contenuti di un file e le azioni disponibili.
Le anteprime delle cartelle mostrano tutto il contenuto di una cartella in una visualizzazione mirata, semplificando la consultazione e l'esecuzione di azioni rapide.
Le anteprime possono essere aperte a schermo intero o in vista rapida. La modalità a schermo intero ti aiuta a concentrarti su un singolo elemento, mentre la visualizzazione rapida ti consente di scorrere tra più file senza perdere la posizione. Puoi modificare questa preferenza in qualsiasi momento.
Come visualizzare in anteprima un file o una cartella su dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che desideri visualizzare in anteprima.
Fai clic su Apri in....
Fai clic su Anteprima (Dropbox).
Per quali tipi di file posso visualizzare l'anteprima in Dropbox?
Dropbox supporta le anteprime per molti tipi di file comuni, tra cui documenti, immagini, video, file audio, file di testo, file compressi e alcuni formati 3D e di progettazione.
La disponibilità dell'anteprima dipende dal tipo di file, dalle dimensioni e dal tuo piano. Ad esempio:
Per i documenti e le presentazioni, potrebbe essere visualizzata solo la prima pagina.
Le anteprime dei video sono disponibili fino ai limiti di dimensione.
Le anteprime dei file archivio mostrano la struttura delle cartelle all'interno del file.
Perché non riesco a visualizzare l'anteprima del mio file?
A volte, l'anteprima di un file non viene visualizzata come previsto. Di solito, ciò accade per uno dei seguenti motivi comuni:
Il tipo di file non è supportato.
Il file è ancora in fase di caricamento o sincronizzazione.
Il file è troppo grande per essere visualizzato in anteprima.
Il file è crittografato, protetto da password o danneggiato.
L'estensione del file è mancante o non corretta.
Se l'anteprima non è disponibile, spesso la soluzione più rapida è scaricare il file e aprirlo nell'applicazione originale.
Aprire e modificare i file con app di terze parti
Quando hai bisogno di qualcosa di più di una semplice anteprima, puoi aprire i file Dropbox direttamente nelle app di terze parti collegate. In questo modo puoi modificare i file senza scaricarli e senza dover caricare manualmente nuove versioni.
Su dropbox.com, le app supportate vengono visualizzate nel menu Apri per i tipi di file compatibili. Dopo aver modificato e salvato un file in un'app collegata, Dropbox salva la versione aggiornata nel tuo account, accanto a quella originale.
Per aprire un file in un'app di terze parti da dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Passa il mouse sul nome del file che desideri aprire, quindi fai clic su Altre opzioni (puntini di sospensione).
Passa il mouse su Apri, quindi fai clic sull'app di terze parti che desideri utilizzare.
Le opzioni visualizzate dipendono dal tipo di file selezionato. Se l'app di cui hai bisogno non è presente, fai clic su Collega app in quel menu e segui le istruzioni per collegarla.
Modifica il file o esegui le azioni desiderate direttamente nell'app di terze parti.
Quando hai finito, salva o applica le modifiche direttamente nell’app.
Il nuovo file modificato viene salvato nel tuo account Dropbox, accanto al file originale. Il file modificato mantiene il nome originale con l'aggiunta di informazioni extra, così puoi riconoscere facilmente quale versione è stata restituita dall'app.
Puoi anche aprire e modificare i file dalla cartella Dropbox sul computer utilizzando le app desktop. Tutte le modifiche salvate si sincronizzano automaticamente.
Collegamento di applicazioni di terze parti
Alcune app devono essere collegate al tuo account Dropbox prima di poter essere visualizzate nel menu Apri .
Puoi gestire le app collegate dall'App Center su dropbox.com. Da qui, puoi collegare nuove app, controllare le connessioni esistenti o rimuovere l'accesso in qualsiasi momento.
Se non vedi un'app che ti aspetti di trovare, è possibile che il file non sia stato salvato nel tuo account o che l’amministratore di team potrebbe aver limitato le connessioni alle app.
Come aggiungere commenti ai file Dropbox
Quando lavori con altre persone, spesso è più facile lasciare un feedback direttamente su un file piuttosto che tenere traccia di thread di email o messaggi di chat separati. Su dropbox.com, puoi aprire l'anteprima di un file, lasciare commenti nel pannello laterale e vedere cosa hanno scritto gli altri in un unico posto. Questa operazione è particolarmente utile quando vuoi porre una domanda rapida su una diapositiva, confermare un numero in un foglio di calcolo o rispondere al feedback di un cliente senza scaricare il file.
Per lasciare un commento in un file su dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Tutti i file nella barra laterale.
Per trovare il file, puoi anche fare clic su Cartelle nella barra laterale sinistra.
Fai clic sul nome del file a cui desideri aggiungere commenti.
Fai clic sull'icona dei commenti in alto a destra.
Aggiungi un commento in un’area del file o in un punto preciso.
Per aggiungere un commento a un'area specifica del file, fai clic e trascina un riquadro intorno all'area interessata. Quindi, fai di nuovo clic per creare la casella.
Nota. Una volta creata la casella, non è possibile modificarne le dimensioni o la posizione.
Per lasciare un commento in un punto specifico del file, fai clic in un punto qualsiasi per aggiungere il commento in quella posizione precisa.
Per lasciare un commento su una parte di testo, evidenzia il testo per selezionarlo, quindi fai clic sull'icona dei commenti.
Digita il tuo commento nella casella di testo visualizzata.
Per menzionare qualcuno nel tuo commento, digita @ seguito dal suo nome oppure fai clic su @.
Aggiungi un’emoji al tuo commento facendo clic sull’icona della faccina sorridente.
Premi il tasto Invio per creare una nuova riga.
Fai clic sulla freccia accanto al commento.
Puoi aggiungere commenti nell'anteprima a schermo intero o in vista rapida. Con la vista rapida, l'elenco dei file resta visibile, perciò è più facile spostarsi da un file all'altro e lasciare rapidamente un feedback.
Aggiungere un commento a una parte specifica di un file in Dropbox
Quando vuoi indicare esattamente a cosa ti riferisci, ad esempio a una sezione di un documento o un'area specifica di un'immagine, puoi aggiungere un commento direttamente in quella parte del file. Su dropbox.com, occorre selezionare un'area nell'anteprima.
Per lasciare un commento in una parte specifica di un file su dropbox.com:
Su dropbox.com, apri in anteprima il file a cui desideri aggiungere un commento.
Quando richiesto, trascina il mouse sulla parte del file a cui desideri aggiungere un commento.
Fai clic sulla casella dei commenti nella barra laterale destra.
Digita il tuo commento
Fai clic su Invia.
In molte anteprime di documenti e immagini, puoi anche evidenziare direttamente il testo. Una volta selezionato, viene visualizzata un'icona che ti consente di aggiungere un commento associato a quella selezione specifica.
Come aggiungere un commento in un punto specifico di un file video o audio
Quando esamini file video o audio, puoi aggiungere commenti in un punto specifico in modo che il tuo feedback venga visualizzato direttamente sulla sequenza temporale. In questo modo, è più facile indicare il punto esatto a cui si riferisce una modifica o una domanda.
Il funzionamento dei commenti basati sul tempo dipende dal piano del proprietario del file.
Per lasciare un commento in un momento specifico di un file video o audio su dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.
Per trovare il file, puoi anche fare clic su Cartelle nella barra laterale sinistra.
Fai clic sul nome del file audio o video che vuoi commentare.
Assicurati di avere le anteprime impostate su Schermo intero.
Fai clic sull' icona dei commenti in alto a destra.
Fai clic sul campo di testo in basso a destra e digita il tuo commento:
Per menzionare qualcuno nel tuo commento, digita @ seguito dal suo nome oppure fai clic su @.
Aggiungi un’emoji al tuo commento facendo clic sull’icona della faccina sorridente.
Spunta la casella accanto al timestamp per aggiungere un commento in corrispondenza di quel timestamp.
Per menzionare qualcuno nel tuo commento, digita @ seguito dal suo nome oppure fai clic su @.
Aggiungi un’emoji al tuo commento facendo clic sull’icona della faccina sorridente.
Premi il tasto Invio per creare una nuova riga.
Fai clic sulla freccia accanto al commento.
Nota: chiunque abbia l’autorizzazione a commentare quel file può visualizzare e rispondere ai commenti basati sul tempo nel pannello laterale e nella sequenza temporale del contenuto multimediale.
Come modificare o eliminare un commento
Per modificare o eliminare un commento su dropbox.com:
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.
Per trovare il file, puoi anche fare clic su Cartelle nella barra laterale sinistra.
Fai clic sul nome del file a cui hai lasciato un commento.
Fai clic sull' icona dei commenti in alto a destra.
Fai clic su altre opzioni (puntini di sospensione) accanto al commento che desideri modificare o eliminare.
Fai clic su Modifica o Elimina.
In questo modulo hai visto l'anteprima dei file, aperto i contenuti nelle app collegate e utilizzato commenti e note per rivedere il lavoro senza creare copie aggiuntive. Nel prossimo modulo vedrai come condividere file e cartelle in modo sicuro, come usare i link condivisi e vedere chi sta visualizzando i tuoi contenuti.