Condividi

Le persone che inviti ricevono un'email e, dopo aver accettato, possono visualizzare l'elemento condiviso nel loro Dropbox. Le modifiche apportate all'interno di una cartella condivisa vengono sincronizzate per tutti coloro che vi hanno accesso.

Condividi un file o una cartella con persone specifiche dall'app desktop

1. Apri la cartella Dropbox in Esplora file (Windows) o nel Finder (Mac).

2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che desideri condividere.

3. Fai clic su Condividi... accanto all’icona Dropbox.

4. Inserisci l'indirizzo email, il nome o il gruppo con cui vuoi condividere.

5. Scegli Modifica o Visualizzazione.

6. Se vuoi, aggiungi un messaggio.

7. Fai clic su Condividi file o Condividi cartella.

Posso condividere una sottocartella all’interno di una cartella condivisa?

Potresti avere una cartella principale del progetto condivisa per il lavoro interno, ma voler condividere solo una sottocartella con un cliente o un partner. Ad esempio, potresti condividere una sottocartella dedicata ai passaggi di consegne con i clienti senza rendere visibili i documenti di pianificazione contenuti nella cartella principale.

I contenuti che puoi condividere dipendono dal tuo livello di accesso e dal tuo piano:

• Proprietario della cartella principale condivisa: puoi condividere qualsiasi sottocartella.

• Accesso in modifica: potresti riuscire a condividere una sottocartella se il proprietario consente la condivisione da parte degli editor.

• Accesso in visualizzazione: non puoi invitare direttamente le persone, ma puoi condividere un link di sola visualizzazione.

• Piani Dropbox Family: alcune sottocartelle non possono essere condivise direttamente e richiedono invece l'utilizzo di link condivisi.

Se l’opzione per invitare persone non è disponibile, crea un link condiviso per la sottocartella.

Come unirsi a una cartella condivisa

Se qualcuno ti invita a una cartella condivisa, accettarla aggiunge la cartella al tuo account Dropbox, consentendoti di accedervi da web, desktop e mobile.

Gli inviti alle cartelle condivise arrivano via email e come notifiche in Dropbox. Puoi anche accettare un invito direttamente dalla campanella delle notifiche su dropbox.com.

Unirsi a una cartella condivisa su dropbox.com

1. Accedi a dropbox.com.

2. Fai clic su Home nella barra di navigazione a sinistra.

3. Fai clic su Condivisi nella barra laterale di sinistra.

4. Individua la cartella a cui ti hanno mandato l'invito.

5. Passa il cursore del mouse su di essa, quindi fai clic su Accedi alla cartella.

Come aggiungere un file condiviso al tuo account

A volte potresti ricevere un invito a un singolo file anziché a un'intera cartella, ad esempio un contratto, un PDF o una presentazione.

Puoi aprire un file condiviso da:

• L'invito via email che ricevi.

• La campanella delle notifiche su dropbox.com.

• La sezione Condivisi nell'app per dispositivi mobili.

Su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Fai clic su Home, quindi su Condivisi nella barra laterale sinistra.

3. Fai clic sulla scheda File per visualizzare i file condivisi.

4. Fai clic su un file per visualizzarlo in anteprima.

I file condivisi per cui hai ricevuto un invito non occupano spazio nel tuo account, a meno che tu non ne salvi una copia nel tuo Dropbox. I file condivisi solo tramite link non vengono visualizzati nella pagina Condivisi finché non li aggiungi al tuo Dropbox.

Come richiedere l’accesso a una cartella condivisa su Dropbox

Se apri un link a una cartella condivisa e visualizzi la schermata Richiedi accesso anziché il contenuto della cartella, di solito significa che il proprietario non ha aggiunto il tuo account quando ha condiviso la cartella per la prima volta.

Per richiedere l’accesso:

1. Fai clic sul link alla cartella condivisa che hai ricevuto.

2. Fai clic su Richiedi accesso.

3. Se possiedi più di un account Dropbox, scegli l'account che vuoi utilizzare.

La tua richiesta viene inviata al proprietario della cartella. Riceverai una notifica quando la approverà o la rifiuterà.

Condividi file con qualcuno che non dispone di un account Dropbox

Se devi inviare un file a chi non ha un account Dropbox, ad esempio a un cliente che deve solo scaricare una consegna, i link condivisi sono di solito la scelta migliore. Un link condiviso si apre come anteprima su dropbox.com, e le persone che non dispongono di un account Dropbox possono visualizzare e, in molti casi, scaricare il contenuto da un link di sola visualizzazione.

I link di modifica richiedono che i destinatari accedano con un account Dropbox. Le persone che non hanno effettuato l'accesso non possono utilizzare le autorizzazioni di modifica, neanche se dispongono del link.

Come interrompere la condivisione di un file o una cartella con persone esterne a Dropbox

Se hai invitato direttamente persone a un elemento condiviso, puoi rimuoverne una o modificarne le autorizzazioni dalle impostazioni di condivisione.

Puoi anche annullare completamente la condivisione di una cartella se desideri interrompere la condivisione con tutti.

Su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Fai clic su Condivisi nella barra laterale di sinistra.

3. Trova il file o la cartella con il link, quindi fai clic su Condividi.

4. Nella sezione del link, fai clic sui puntini di sospensione … accanto al link.

5. Fai clic su Elimina link di visualizzazione o Elimina link di modifica, quindi conferma l'operazione.

Se hai condiviso un file o una cartella invitando direttamente persone, puoi gestire l'accesso dalle impostazioni di condivisione. Da qui, puoi rimuovere una singola persona, modificarne le autorizzazioni o annullare completamente la condivisione della cartella.

Scopri quando è stata l'ultima volta in cui un utente ha visualizzato il tuo file

Con alcuni piani individuali a pagamento, puoi anche verificare quando è stata l'ultima volta in cui un utente ha visualizzato un file.

Su dropbox.com:

1. Apri il file in un'anteprima.

2. Per sapere quando una persona ha visualizzato per l'ultima volta il file, passa con il mouse sull'avatar di colore grigio.

3. Se disponibile, apri la cronologia completa dei visualizzatori per consultare l'elenco delle persone che hanno visualizzato il file e quando lo hanno fatto.

La cronologia dei visualizzatori può includere le visualizzazioni effettuate su dropbox.com, dall'app desktop e dalle app per dispositivi mobili, a condizione che le informazioni sui visualizzatori siano attivate e che le persone abbiano effettuato l'accesso.

Gestisci le informazioni sui visualizzatori

Oltre a sapere chi ha visualizzato i tuoi file, puoi anche decidere quando rendere disponibili le informazioni sui visualizzatori. Puoi gestire le informazioni sui visualizzatori dalle tue impostazioni e a livello di elemento:

• Per determinati file e cartelle di tua proprietà, apri la finestra di dialogo Condividi, vai su Impostazioni e attiva o disattiva le Informazioni sul visualizzatore.

• Se disponi di un account personale, puoi disattivare le informazioni sui visualizzatori dalle Impostazioni su dropbox.com, Se lo desideri, puoi riattivarle per elementi specifici.

Alcuni limiti da tenere presenti:

• Se qualcuno si limita a scaricare un file tramite un link condiviso senza visualizzarne l'anteprima su dropbox.com, questa persona non figurerà nelle informazioni sui visualizzatori.

• Solo il proprietario e le persone con accesso di tipo Modifica possono visualizzare tutta l'attività del file. Le persone con accesso di tipo Visualizzazione non possono consultare le informazioni sui visualizzatori per altri utenti.

• Gli ospiti che aprono un link condiviso senza effettuare l'accesso vengono mostrati come Ospiti e non possono consultare le informazioni sui visualizzatori.

Questi strumenti ti aiutano a capire chi interagisce con i tuoi contenuti, senza uscire da Dropbox.

Dropbox Transfer

A volte non vuoi invitare una persona nelle tue cartelle, ma vuoi solo consegnarle un file completo. Potresti inviare un video finale a un cliente, consegnare un contratto firmato oppure condividere un set di immagini che qualcuno dovrà scaricare e archiviare per conto suo. In questi casi, è utile inviare un trasferimento monodirezionale che scade automaticamente.

Dropbox Transfer è stato creato proprio per questo. Invia una copia dei tuoi file a un destinatario tramite un link per il download, mentre gli originali rimangono al sicuro nel tuo account Dropbox. Il destinatario non ha bisogno di un account Dropbox per accedere al trasferimento: è sufficiente che faccia clic sul link e scarichi il contenuto.

Come creare e inviare un trasferimento

Puoi creare un trasferimento su dropbox.com o dalle app desktop o per dispositivi mobili di Dropbox. La procedura è simile su tutti i dispositivi: scegli i contenuti, regola le impostazioni e invia il link o l'email.

Quali sono le dimensioni massime consentite?

Tutti i piani Dropbox includono Transfer, ma le dimensioni massime di un singolo trasferimento dipendono dal piano sottoscritto. Per gli utenti singoli, Dropbox Basic consente trasferimenti fino a 2 GB, Dropbox Plus e Dropbox Family fino a 50 GB per trasferimento e Dropbox Professional, Essentials e il piano Dropbox Transfer fino a 100 GB per trasferimento.

Nei piani avanzati e per team, Standard, Education, Advanced e Business consentono trasferimenti fino a 100 GB, mentre Business Plus ed Enterprise fino a 250 GB. I clienti che aggiungono il componente Dropbox Replay possono inviare trasferimenti fino a 250 GB anche con piani per i quali il limite standard è di 100 GB.

Questi limiti si applicano alla dimensione totale del trasferimento e non a ciascun file al suo interno. Puoi includere molti file più piccoli o un solo file di grandi dimensioni, purché la dimensione totale non superi il limite previsto dal tuo piano.

Quando scade un trasferimento?

I trasferimenti sono concepiti per essere temporanei. Ognuno ha una data di scadenza, dopodiché il link smette di funzionare e i destinatari non possono più scaricare i file. I file originali rimangono nel tuo Dropbox, quindi puoi sempre creare un nuovo trasferimento in seguito, se necessario.

Dopo la scadenza, un trasferimento non viene eliminato immediatamente. Dropbox conserva i trasferimenti scaduti per un certo periodo di tempo prima di rimuoverli dai propri server. Una volta eliminato, il trasferimento scompare dalla scheda Scaduti su dropbox.com e non può essere recuperato, anche se i file originali nel tuo Dropbox non vengono interessati.

Se hai bisogno di interrompere l’accesso prima della scadenza, puoi eliminare il trasferimento in qualsiasi momento. Questo disattiva immediatamente il link e lo rimuove dall’elenco di trasferimenti attivi.

Nota. Le tempistiche di scadenza ed eliminazione variano a seconda del piano. Per conoscere i limiti e le tempistiche esatti, consulta l’articolo del Centro assistenza di Dropbox su Transfer.

Come visualizzare e gestire i trasferimenti

Man mano che utilizzi Transfer con maggiore frequenza, è utile sapere dove puoi controllare ciò che hai inviato, verificare se è stato scaricato ed eliminare i vecchi trasferimenti. Su dropbox.com, tutto questo si trova in un unico posto.

Come aprire la pagina Transfer:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Fai clic sull’icona della griglia nella barra laterale sinistra.

3. Fai clic su Trasferimento.

Vedrai tre schede: Inviati, Ricevutie Scaduti. Queste schede ti offrono una rapida panoramica dei trasferimenti che hai creato, di quelli che ti hanno inviato altri utenti e di quelli che non sono più attivi.

Cosa sono le richieste di file?

A volte potresti avere la necessità di ricevere file da altre persone senza doverle invitare ad accedere alle tue cartelle. Potresti dover raccogliere ricevute da clienti, CV da candidati o file multimediali di grandi dimensioni da un collaboratore esterno. In questi casi, hai solo bisogno di una semplice pagina di caricamento e un'unica cartella di destinazione, non di un'area di lavoro condivisa.

Le richieste di file su Dropbox ti offrono proprio questo. Crei una richiesta, scegli una cartella di destinazione nel tuo account Dropbox e condividi un link o un'email con le persone da cui vuoi ricevere i file. Chiunque abbia ricevuto la richiesta, può caricare i file tramite una semplice pagina, anche se non dispone di un account Dropbox.

Per impostazione predefinita, la cartella di destinazione è privata: ciò significa che solo tu puoi visualizzare i file caricati, a meno che tu non decida di condividere tale cartella.

Puoi creare e gestire richieste di file su dropbox.com. Quando i file arrivano nella cartella di destinazione, puoi utilizzarli ovunque ti trovi, anche dall'app desktop e dall'app per dispositivi mobili, proprio come qualsiasi altro contenuto presente nel tuo account Dropbox.

Come creare una richiesta di file

Puoi creare richieste di file su dropbox.com. Dopo averne configurata una, puoi aprire la cartella di destinazione dall'app desktop o dall'app per dispositivi mobili per visualizzare tutti i file caricati.

Crea una richiesta di file su dropbox.com

1. Accedi a dropbox.com.

2. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Richieste di file.

3. Fai clic su Nuova richiesta sopra l'elenco.

4. Sotto Titolo, inserisci un nome chiaro per la richiesta, ad esempio “Fatture del quarto trimestre” o “Foto dell'evento”. Per impostazione predefinita, questo titolo viene utilizzato anche per il nome della cartella.

5. Sotto Descrizione, aggiungi tutti i dettagli che vuoi che le persone vedano, ad esempio i tipi di file che desideri, le scadenze o le linee guida per la denominazione.

6. Sotto Cartella per i file caricati, controlla il percorso della nuova cartella di destinazione per i file caricati. Se vuoi cambiare la cartella di destinazione, fai clic su Cambia cartellae poi seleziona un'altra cartella nel tuo Dropbox.

   • Con alcuni piani, puoi fare clic su Imposta convenzioni di denominazione per applicare un modello di denominazione automatizzato ai file che arrivano in questa cartella.

7. Se il tuo piano lo consente, attiva Imposta una scadenza per scegliere una data e un’ora oltre le quali la richiesta non accetterà più file. Puoi anche decidere se consentire i caricamenti in ritardo.

8. Aggiungi una password se vuoi proteggere la richiesta. Se utilizzi una password, ricorda di condividerla con le persone che caricheranno i file, ad esempio nel campo della descrizione o in un messaggio separato.

9. Fai clic su Crea.

10. Nella finestra di condivisione, digita i nomi o gli indirizzi email delle persone a cui vuoi richiedere file, quindi fai clic su Condividi. Dropbox invia loro un'email con la pagina di caricamento.

    • Se preferisci inviare il link personalmente, fai clic su Copia accanto a Condividi un link, quindi incolla il link in un'email, in una chat o in un documento.

Se utilizzi un piano per team che prevede la funzionalità Email to Dropbox, potrebbe essere disponibile anche l'opzione per copiare un indirizzo email speciale anziché un link. Gli allegati inviati a quell'indirizzo finiscono direttamente nella cartella della richiesta.

Una volta che la richiesta è attiva, le persone aprono il link, selezionano i file dal proprio computer o dispositivo, inseriscono il proprio nome e indirizzo email e caricano i file. Non vedono i file di altre persone nella cartella di destinazione e non possono esplorare il tuo account Dropbox.

Come funziona su web, computer desktop e dispositivi mobili

• Su dropbox.com, puoi creare, modificare, chiudere, riaprire ed eliminare le richieste di file dalla pagina Richieste di file . Puoi inoltre visualizzare quali richieste sono aperte o chiuse e puoi andare alla cartella di destinazione per esaminare i file.

• Nell'app desktop, lavori direttamente nella cartella di destinazione che hai scelto al momento della creazione della richiesta. I file caricati vengono visualizzati in questa cartella e puoi spostarli, rinominarli, aprirli o condividerli come qualsiasi altro file.

• Nell'app per dispositivi mobili, puoi aprire la stessa cartella, visualizzare in anteprima i file caricati, spostarli in altre cartelle in base alle tue esigenze e condividerli con altre persone. La creazione e la gestione della richiesta avvengono comunque su dropbox.com.

Nota: i limiti di dimensioni per il caricamento variano a seconda del piano. Per conoscere i limiti esatti, consulta l'articolo del Centro assistenza di Dropbox sulle richieste di file.

Come modificare una richiesta di file

Man mano che le tue esigenze cambiano, potresti voler aggiornare il titolo o la descrizione, modificare la cartella di destinazione o modificare una scadenza o una password. Puoi modificare qualsiasi richiesta aperta su dropbox.com.

Da un browser, vai a Richieste di file, passa alla vista Aperte e seleziona la richiesta che vuoi aggiornare. Puoi modificarne i dettagli, cambiare la destinazione dei nuovi file caricati e aggiornare le scadenze o le password nei piani supportati. Quando salvi le modifiche, il link rimane invariato, così le persone possono continuare a utilizzarlo.

Su computer desktop e dispositivi mobili, visualizzerai l’effetto di queste modifiche direttamente nella cartella di destinazione. I nuovi caricamenti vengono visualizzati nella posizione aggiornata o seguono le regole aggiornate.

Come chiudere una richiesta di file

Quando hai raccolto tutto ciò di cui hai bisogno, puoi chiudere una richiesta di file in modo che non accetti più caricamenti. Una volta chiusa, chiunque apra il link vedrà che la richiesta non è più attiva.

Su dropbox.com, puoi gestire questa operazione dalla pagina Richieste di file. Nella vista Aperte, seleziona la richiesta, quindi scegli Chiudi richiesta. La richiesta viene spostata nella scheda Chiuse, mentre la cartella di destinazione e i file caricati rimangono nel tuo Dropbox.

Se imposti una scadenza per la richiesta di file, questa si chiude automaticamente alla scadenza.

La chiusura di una richiesta non influisce sui file esistenti. Puoi continuare a lavorare con questi file come di consueto.

Come riaprire una richiesta di file

Se hai bisogno di raccogliere altri file utilizzando lo stesso link, puoi riaprire una richiesta purché non sia stata eliminata.

Nella scheda Chiuse della pagina Richieste di file, seleziona la richiesta e fai clic su Riattiva richiesta. Puoi aggiornare i dettagli della richiesta prima di salvarla. Una volta riattivata la richiesta, il link esistente funziona di nuovo e le persone possono caricare file come prima.

I nuovi caricamenti vengono visualizzati nella cartella di destinazione insieme ai file precedenti.

Come eliminare una richiesta di file

Se non hai più bisogno di una richiesta, puoi eliminarla in modo che non sia più visibile nel tuo elenco su dropbox.com. Questa operazione è utile quando vuoi che la tua pagina Richieste di file sia incentrata sulle richieste attive o utilizzate di recente.

Elimina le richieste dalla scheda Chiuse della pagina Richieste di file . Una volta eliminata, la richiesta non può essere riaperta e la pagina di caricamento non funziona più.

L'eliminazione di una richiesta di file non comporta l'eliminazione dei file caricati. I file rimangono nella cartella di destinazione e, se necessario, puoi eliminarli o spostarli separatamente.

In questo modulo hai condiviso file e cartelle con persone specifiche, creato link condivisi per persone che non hanno un account e utilizzato le informazioni sui visualizzatori, ove disponibili, per capire chi interagisce con i tuoi contenuti. Nel prossimo modulo scoprirai cosa succede quando elimini degli elementi, come ripristinarli e in che modo strumenti come la cronologia delle versioni e Dropbox Rewind ti aiutano a recuperare il tuo lavoro.