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Come ordinare file e cartelle Dropbox

Quando il carico di lavoro aumenta, il tuo Dropbox può riempirsi di bozze, consegne e file di riferimento che sono difficili da gestire. All'improvviso, operazioni semplici, come trovare l'ultima versione di un file o riordinare una cartella, richiedono più tempo del necessario. L’ordinamento su dropbox.com ti permette di cambiare la visualizzazione dei tuoi file per prendere decisioni più rapidamente, senza modificare la struttura delle cartelle.

Pensa all'ordinamento come a un modo per cambiare obiettivo. Parti dalla Home, quindi vai su Tutti i file o apri una cartella specifica. I tuoi file vengono mostrati in colonne e ognuna di esse ti aiuta a concentrarti su un aspetto diverso. Ad esempio:

• Modificato: guarda che cosa è cambiato di recente, ad esempio gli aggiornamenti da ieri

• Dimensione: trova i file di grandi dimensioni quando devi liberare spazio di archiviazione

• Tipo o estensione: analizza solo tipi di file specifici, come PDF o video

• Nome: controlla rapidamente la coerenza dei nomi prima di una riunione o di un passaggio di consegne

• Chi può accedere: controlla rapidamente le impostazioni di condivisione

• Tag: raggruppa e scansiona i file per argomento o stato

L'ordinamento modifica la modalità di visualizzazione dei file, senza spostare nulla. In questo modo, puoi esplorare i tuoi contenuti in tutta sicurezza, concentrarti sulle bozze recenti o sugli elementi Speciali e decidere cosa conservare, archiviare o eliminare in seguito.

Come ordinare file e cartelle su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Nella barra di navigazione a sinistra, fai clic su Home.

3. Fai clic su Tutti i file nella barra laterale. Tutti i tuoi file e le tue cartelle vengono visualizzati nella pagina principale.

4. Utilizza le opzioni disponibili:

   • Per visualizzare i file a cui hai effettuato l'accesso di recente, fai clic su Recenti nella pagina principale.

   • Per visualizzare file e cartelle aggiunti a Speciali, fai clic su Speciali nella pagina principale.

   • Per ordinare in base a una colonna specifica, passa il cursore del mouse sull'intestazione di una colonna, quindi fai clic sulla freccia per scegliere l'ordine crescente o decrescente. Da questo menu puoi anche aggiungere, rimuovere o riordinare le colonne e riorganizzarle trascinando il nome della colonna in una nuova posizione.

   • Per ridimensionare le colonne, passa il cursore del mouse sull'intestazione della colonna, quindi trascina il divisore verticale che viene visualizzato per modificare la larghezza.

   • Per modificare la modalità di visualizzazione degli elementi, fai clic sull'icona dell'elenco in alto a destra dell'elenco dei file, quindi scegli una visualizzazione: Griglia, Griglia estesa, Elenco o Elenco esteso.

Note:

• Puoi ordinare file e cartelle secondo le colonne Nome, Modifica, Tipo ed Estensione.

• Quando si sceglie l'ordinamento per Dimensione, vengono considerati solo i file, mentre le cartelle non vengono ordinate.

• Se hai bisogno di informazioni sulle dimensioni di file e cartelle Dropbox, segui le istruzioni presenti nell'articolo dedicato del Centro assistenza di Dropbox.

In alternativa, i file e le cartelle che aggiungi a Speciali vengono automaticamente raccolti in una sezione denominata Speciali nella barra laterale sinistra, che puoi utilizzare per tenere a portata di mano il tuo lavoro quotidiano in modo semplice.

Poiché Accesso rapido funziona su tutto il tuo account Dropbox, puoi raccogliere in un'unica vista personale file e cartelle importanti provenienti da diversi progetti, team e cartelle condivise. Anche l’aggiunta a Speciali è personale, quindi non influisce su ciò che vedono gli altri.

Crea una sezione in Accesso rapido

1. Accedi a dropbox.com.

2. Nella barra laterale sinistra, troverai Accesso rapido.

3. Fai clic su + (icona aggiungi) accanto ad Accesso rapido.

4. Inserisci un nome per la tua sezione, ad esempio Questa settimana, Finanza o In revisione, quindi fai clic su Crea.

Le sezioni in Accesso rapido sono visibili solo a te. Le altre persone non possono vedere come nomini od organizzi le tue sezioni. La riorganizzazione degli elementi in Accesso rapido non comporta lo spostamento o la ridenominazione dei file e delle cartelle sottostanti.

Aggiungi file e cartelle a una sezione di Accesso rapido

1. Accedi a dropbox.com.

2. Nella barra laterale sinistra, scorri verso il basso fino ad Accesso rapido.

3. Passa il mouse sulla sezione a cui desideri aggiungere, quindi fai clic su + (icona aggiungi).

4. Fai clic su Aggiungi elementi.

5. Scegli uno o più file o cartelle dai tuoi contenuti Dropbox, quindi fai clic su Scegli.

Puoi anche trascinare file o cartelle da qualsiasi punto del tuo account Dropbox nella sezione Accesso rapido. In questo modo, viene creato un accesso diretto nella sezione e il file o la cartella originale rimane nella sua posizione attuale.

Spostare o rimuovere elementi in Accesso rapido

Per spostare un elemento da una sezione a un'altra:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Scorri verso il basso fino ad Accesso rapido nella barra laterale sinistra.

3. Passa il mouse sul file o sulla cartella che desideri spostare, quindi fai clic su altre opzioni (puntini di sospensione).

4. Fai clic su Sposta nella sezione.

5. Scegli un'altra sezione dal menu a discesa, quindi fai clic su Sposta.

Per rimuovere un elemento da una sezione, utilizza Altre opzioni per quell'elemento in Accesso rapido, quindi seleziona Rimuovi dalla sezione. Il file o la cartella rimane nella sua posizione originale nel tuo account Dropbox; viene rimosso solo l'accesso diretto.

Salvare nei preferiti i file e le cartelle per accedervi facilmente

L'aggiunta a Speciali è un modo rapido per contrassegnare i file e le cartelle più importanti per te. Quando aggiungi un elemento a Speciali, questo viene visualizzato nella sezione Speciali in Accesso rapido e viene aggiunto a Speciali solo per il tuo account, ma non per le altre persone che possono accedere all'elemento.

Come aggiungere file e cartelle a Speciali su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Passa il mouse sul file o sulla cartella che desideri aggiungere a Speciali, ovunque si trovi nel tuo account Dropbox.

3. Fai clic sui puntini di sospensione (tre puntini) e seleziona Speciali.

   • Nella vista griglia, puoi anche fare clic sull'icona della stella accanto al nome del file o della cartella.

4. Per rimuovere un elemento da Speciali, fai di nuovo clic sull'icona della stella.

In questo modo, puoi trovare gli elementi aggiunti a Speciali da qualsiasi punto di Dropbox, indipendentemente dal fatto che tu ti trovi in una cartella, stia visualizzando l’anteprima di un file o stia navigando dalla homepage.

Aggiungi tag a file e cartelle

Quando lavori con molti clienti, progetti o idee, anche una struttura di cartelle con nomi assegnati con cura può iniziare a sembrare confusa. Potresti conservare tutto il materiale relativo a un cliente in un'unica cartella principale, ma desiderare comunque un modo per estrapolare tutte le fatture, tutte le ricerche o tutto il materiale pronto per essere inviato. Riorganizzare le cartelle ogni volta che dedichi attenzione a un aspetto nuovo richiede tempo e può rendere meno affidabili i link o gli accessi diretti meno recenti.

I tag sono brevi etichette che puoi aggiungere a file e cartelle, come “lavoro”, “fattura” o “pronto_da_inviare”, che ti aiutano a raggruppare e trovare rapidamente gli elementi correlati, senza modificare le cartelle esistenti.

Puoi aggiungere tag a file e cartelle singoli oppure applicarli in blocco. Chiunque possa visualizzare o modificare un file o una cartella può vedere i relativi tag e solo le persone con accesso in modifica possono aggiungerli o rimuoverli. Ciò significa che puoi mantenere il tuo sistema di organizzazione del lavoro, rendendolo comunque comprensibile per le persone con cui condividi i file. Questa funzionalità è disponibile per tutti gli utenti Dropbox su dropbox.com.

Per aggiungere un tag su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Passa il cursore del mouse sul file o sulla cartella a cui vuoi aggiungere un tag.

3. Fai clic su altre opzioni (tre puntini) accanto all'elemento oppure fai clic sul file per visualizzarne l'anteprima.

4. Fai clic su Informazioni sul file.

   • Se ti trovi nell'anteprima a schermo intero, fai clic su File, quindi su Informazioni.

5. Vedrai comparire # Aggiungi un tag nel pannello a destra.

6. Digita il tag, quindi premi Invio (Windows o Mac).

Ecco alcune regole relative ai tag da tenere presenti:

• I tag non devono superare i 32 caratteri.

• I tag possono contenere solo lettere, numeri e trattini bassi.

• Puoi aggiungere un massimo di 20 tag a ogni file.

In alcuni layout, puoi anche aggiungere tag a più elementi contemporaneamente, ad esempio dopo aver selezionato diversi file. La disponibilità può dipendere dall'interfaccia in uso e dal piano attuale.

Per rimuovere un tag da un file su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Passa il cursore del mouse sul file da cui vuoi rimuovere un tag.

3. Fai clic sull'icona altre opzioni (tre puntini) accanto al file o alla cartella.

4. Fai clic su Informazioni sul file.

   • I relativi tag verranno visualizzati sotto l’anteprima del file nella barra laterale destra.

5. Fai clic sulla X a destra del tag che vuoi rimuovere.

Cercare contenuti taggati

Esistono diversi modi per effettuare una ricerca per tag su dropbox.com:

• Inserisci il tag nella barra di ricerca nel formato #tag_nome.

• Inizia a digitare il tag nella barra di ricerca, quindi seleziona quello corretto dai suggerimenti dei Tag.

• Quando visualizzi l'anteprima di un file, fai clic su un tag nel pannello laterale per visualizzare tutti i file associati a quel tag.

• Fai clic sulla barra di ricerca, quindi seleziona un tag dalla sezione Tag nel menu a discesa.

Opzioni di automazione di Dropbox

A volte, il tuo lavoro segue uno schema ricorrente. Magari i clienti ti inviano nuove fatture ogni venerdì, le foto di un servizio fotografico finiscono nella stessa cartella di caricamento o le registrazioni di una riunione ricorrente arrivano con nomi di file lunghi e non coerenti. Sai esattamente cosa deve succedere ogni volta e preferiresti non dover ripetere le stesse operazioni settimana dopo settimana.

Su dropbox.com, puoi trasformare questi schemi in semplici automazioni. Crei una cartella con automazione, poi dici a Dropbox cosa fare quando arrivano nuovi file, ad esempio ordinarli in sottocartelle, rinominarli, aggiungere tag, convertirli in formati diversi, decomprimerli o aggiungere una filigrana. Queste opzioni sono disponibili per tutti gli utenti Dropbox su dropbox.com, anche se alcune azioni specifiche (come l’aggiunta di tag) richiedono determinati piani a pagamento.

Creare una cartella con automazione

Una cartella con automazione è una normale cartella che esegue anche azioni in background quando vengono aggiunti nuovi file. È utile quando per gli stessi tipi di file è sempre necessario eseguire le stesse operazioni, come l’ordinamento, la ridenominazione o la conversione.

Per configurare una nuova cartella con automazione su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Fai clic su Crea cartella nella barra di ricerca in alto.

   • In alternativa, fai clic su + Nuovo, seleziona Cartella e poi Cartella con automazione.

3. Nella finestra di dialogo, fai clic su Impostazioni in basso a sinistra.

4. Imposta Cartella con automazione su On.

5. Inserisci un none per la cartella.

6. Fai clic su Crea.

7. Scegli come desideri che Dropbox gestisca i file in arrivo. Ad esempio, puoi:

   • Ordinare i file in categorie.

   • Rinominare i file in base a uno schema.

   • Aggiungere un tag per organizzare e trovare i file in un secondo momento (disponibile per i piani Dropbox Professional, Standard, Advanced ed Enterprise).

   • Convertire i file in PDF, formati immagine, formati video o formati audio.

   • Decomprimere i file compressi.

   • Aggiungere una filigrana utilizzando un testo o un’immagine, con un’anteprima a destra per visualizzare il risultato.

8. Configura i dettagli per ciascuna regola, quindi fai clic su Salva. Puoi aggiungere fino a cinque regole di automazione a una singola cartella facendo clic su + (aggiungi) accanto ad Aggiungi passaggio e selezionando azioni aggiuntive.

Dopo avere completato la configurazione, qualsiasi file spostato o caricato in quella cartella seguirà le regole che hai scelto.

Aggiungere un'automazione a una cartella esistente

Se hai già una cartella che utilizzi regolarmente, puoi aggiungervi delle regole anziché creare una nuova cartella da zero.

Per aggiungere un'automazione a una cartella esistente:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Apri la cartella in cui desideri aggiungere l'automazione.

3. Fai clic sull'icona delle impostazioni accanto al nome della cartella.

4. Fai clic su Organizza.

5. Fai clic su Aggiungi automazione.

6. Scegli il tipo di automazione che desideri, configura le opzioni, quindi fai clic su Salva.

Se visualizzi opzioni come Applica ai file correnti o Includi i file in tutte le sottocartelle, puoi utilizzarle per applicare l'automazione ai file già presenti nella cartella o nelle sue sottocartelle. Alcuni tipi di automazione possono aggiornare in blocco i file esistenti, sebbene sia previsto un limite del numero di file che possono essere aggiornati contemporaneamente. Per aggiungere, modificare o eliminare automazioni, devi disporre dell'autorizzazione alla modifica per la cartella in questione.

Come condividere una cartella con automazione

Le cartelle con automazione possono essere condivise come qualsiasi altra cartella. L'automazione resterà immutata per tutti coloro con cui la cartella è condivisa. Quando una cartella con automazione viene condivisa con una persona, questa vedrà la notazione che indica che la cartella è automatizzata e quale opzione di automazione è stata selezionata.

Utilizzare l’automazione insieme ai tag

Le automazioni e i tag sono particolarmente utili quando vuoi mantenere tutto organizzato senza dedicare ulteriore tempo al riordino. Ad esempio, puoi:

• Creare una cartella con automazione che aggiunga un tag specifico, come “fatture” o “ricevute”, a ogni file in arrivo, in modo da poter applicare in seguito un filtro per quel tipo di lavoro.

• Aggiungere un’automazione che ordini i file in sottocartelle in base alla data, aggiungendo anche tag per i nomi dei progetti o dei clienti.

• Combinare una denominazione coerente dei file con cartelle con automazione, in modo che i file abbiano nomi prevedibili che possano essere ordinati facilmente in base al nome, alla data o ad altre colonne.

Questo tipo di configurazione può essere particolarmente utile se lavori in modo autonomo o come libero professionista, perché Dropbox può occuparsi delle attività ripetitive in background mentre tu ti concentri sui tuoi progetti. Se condividi una cartella con automazione con qualcun altro, la cartella continuerà a essere visualizzata come automatizzata per tale persona, che potrà vedere quali opzioni di automazione sono in uso, anche se potrebbe essere necessario impostare nuovamente le regole per le sottocartelle dopo la condivisione.

Come copiare file e cartelle su dropbox.com

A volte può servirti una seconda copia di un file, ad esempio un modello che riutilizzi spesso o un documento di riferimento da conservare in due cartelle di progetto diverse. In tal caso, puoi farne una copia invece di spostare l'originale.

Come copiare un file o una cartella su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Passa il mouse sul file o sulla cartella che desideri copiare, quindi fai clic su altre opzioni (puntini di sospensione).

3. Fai clic su Copia.

4. Seleziona la cartella in cui desideri salvare la copia.

5. Fai nuovamente clic su Copia per confermare.

La copia è un elemento separato. Le modifiche apportate alla copia non influiranno sull'originale e viceversa.

Come spostare file da un account Dropbox all’altro

Se utilizzi più account Dropbox, ad esempio uno personale e un altro dedicato al lavoro con i clienti, potresti avere la necessità di trasferire contenuti da un account all'altro. Potresti voler riunire vecchi progetti in un unico posto o fare ordine prima di chiudere un account.

Il modo più semplice per spostare file tra due account Dropbox è tramite una cartella condivisa. Condividi una cartella dal primo account al secondo, sposti il contenuto in quella cartella condivisa e poi lo trasferisci di nuovo nel secondo account.

Dal primo account

Inizia dall’account in cui si trovano attualmente i file che desideri spostare.

1. Accedi a dropbox.com con l’account che contiene i file che desideri spostare.

2. Crea una cartella condivisa e invita il tuo secondo account Dropbox inserendo il relativo indirizzo email.

3. Sposta i file che desideri trasferire in questa nuova cartella condivisa.

4. Esci dall’account.

Dal secondo account

Ora passa all'account in cui desideri conservare i file.

1. Accedi a dropbox.com con l'indirizzo email del tuo secondo account Dropbox.

2. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Condivisi.

3. Individua la cartella che hai appena condiviso, passa il cursore del mouse su di essa e fai clic su Accedi alla cartella.

4. Apri la cartella condivisa, quindi sposta i file da quella cartella nelle posizioni desiderate in questo secondo account.

Una volta che sposti i file fuori dalla cartella condivisa nel secondo account, quei file non saranno più accessibili dal primo account. Puoi lasciare la cartella condivisa quando hai terminato, oppure conservarla come punto di collegamento nel caso in cui in futuro tu voglia trasferire nuovamente file tra i due account.

Come rinominare un file o una cartella

Quando lavori nello stesso account Dropbox per un po’ di tempo, i nomi di file e cartelle iniziano a raccontare una storia. Potresti visualizzare “ultimissima_versione_v3”, nomi di vecchi progetti che non corrispondono più al lavoro che svolgi oggi o cartelle che sarebbero molto più chiare se includessero una data o il nome di un cliente. Rinominare i file è un modo semplice per rendere i tuoi contenuti più facili da individuare e cercare, soprattutto se torni spesso a consultare lavori precedenti o condividi link con i clienti.

Puoi rinominare gli elementi su dropbox.com, dall’app per dispositivi mobili o dall’app desktop. Sul computer, puoi rinominare file e cartelle nello stesso modo in cui lo fai in Finder o in Esplora file, e Dropbox sincronizza il nuovo nome su tutti i tuoi dispositivi. Su un dispositivo mobile, apri l’app Dropbox e utilizza il menu Altre opzioni accanto al nome del file o della cartella.

Spostare un file o una cartella su dropbox.com

Come rinominare un file o una cartella su dropbox.com:

1. Accedi a dropbox.com.

2. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Tutti i file, quindi individua il file o la cartella che desideri rinominare.

   • Per trovare il file, puoi anche fare clic su Cartelle nella barra laterale sinistra.

3. Passa il mouse sull'elemento, quindi fai clic su altre opzioni (tre puntini).

   • Nella vista griglia, potresti invece vedere dei puntini di sospensione.

4. Fai clic su Rinomina.

Il nuovo nome appare in tutto il tuo account Dropbox su dropbox.com, nell'app desktop e nell'app per dispositivi mobili, purché tu abbia effettuato l'accesso allo stesso account.

Rinominare le cartelle condivise

Puoi rinominare una cartella condivisa nel tuo account e la cartella rimarrà condivisa, ma il nuovo nome cambierà solo nella tua visualizzazione di Dropbox. Le altre persone che hanno accesso a quella cartella condivisa continueranno a vedere il nome originale della cartella. Questo aiuta a evitare confusione quando persone diverse preferiscono schemi di denominazione differenti.

Se desideri che una cartella condivisa abbia lo stesso nuovo nome per tutti, segui le istruzioni presenti nell'articolo del Centro assistenza di Dropbox su come rinominare o spostare una cartella condivisa per tutti i membri.

Convenzioni e restrizioni di denominazione

Dropbox consiglia di seguire alcune semplici regole per i nomi di file e cartelle, in modo che tutto funzioni senza problemi su Windows, Mac, dispositivi mobili e sul web. Anche se il tuo sistema operativo ti consente di salvare un nome, potrebbero comunque verificarsi problemi quando tenti di sincronizzare o aprire quel file su un altro dispositivo, quindi è utile seguire le linee guida ufficiali.

Assicurati che i percorsi di file e cartelle non superino i 260 caratteri

Dropbox consiglia di assicurarsi che i percorsi di file e cartelle non superino i 260 caratteri. Il percorso del file include la posizione completa dell’elemento, dal primo livello del tuo Dropbox fino al nome del file stesso (ad esempio, Dropbox/Clienti/2025/Nome-progetto/Consegne/nomefile.ext).

I percorsi più lunghi possono causare problemi, soprattutto su Windows, anche se a volte sembrano funzionare.

Evita i caratteri non consentiti

Alcuni caratteri non sono assolutamente consentiti, mentre altri non sono consigliati perché possono causare problemi di sincronizzazione o visualizzazione, soprattutto su Windows.

Sempre non consentiti:

• / (barra)

• \ (barra rovesciata)

Non consigliati:

• < (minore di)

• > (maggiore di)

• : (due punti)

• " (virgolette doppie)

• | (barra verticale o pipe)

• ? (punto interrogativo)

• * (asterisco)

• . (punto), con alcune eccezioni illustrate di seguito

È possibile utilizzare un punto all’interno di un nome, ma non alla fine del nome di un file o di una cartella su Windows. Ad esempio, progetto_v2.1 va bene, ma una cartella denominata Cose importanti. non va bene.

Nell’app desktop Dropbox per Windows, gli elementi che contengono caratteri non consentiti possono comunque essere sincronizzati se l’opzione dei nomi di file flessibili è attivata. In questi casi, Dropbox sostituisce automaticamente i caratteri problematici con un trattino basso sul dispositivo Windows, mantenendo il nome originale su dropbox.com.

Non aggiungere uno spazio alla fine

Evita di aggiungere uno spazio alla fine del nome di un file o di una cartella. Gli spazi finali possono causare problemi su alcuni sistemi e rendere i nomi più difficili da leggere.

Supporto di emoji e Unicode

Dropbox supporta un’ampia gamma di caratteri per i nomi di file e cartelle, tra cui le emoji e il testo in cinese, giapponese, coreano e con scrittura da destra a sinistra. Questi nomi vengono visualizzati allo stesso modo su dropbox.com, nell’app desktop e in quelle per dispositivi mobili, a condizione che vengano rispettate le regole generali sopra indicate relative alla lunghezza e ai caratteri non consentiti.

Ciò significa che puoi utilizzare tranquillamente nomi come 🚀 Lancio del progetto .doc o 📚 Revisione budget.xls per rendere i file importanti facili da individuare, mantenendone comunque la compatibilità su tutti i dispositivi.

In questo modulo, hai imparato a ordinare le cartelle più utilizzate, a raggruppare i file con la funzionalità di organizzazione di più file, a tenere a portata di mano gli elementi più importanti con le funzionalità Accesso rapido e Speciali e a mantenere la coerenza con i tag, le regole di denominazione e le automazioni. Nel prossimo modulo vedrai come aprire, visualizzare in anteprima e modificare i tuoi contenuti, e come usare i commenti per racchiudere tutti i feedback in un unico punto.