L'applicazione desktop Dropbox

Che cos'è l'applicazione desktop Dropbox?

L’app desktop Dropbox ti consente di lavorare ai tuoi file da una cartella sul tuo computer, all’interno di Esplora file su Windows o del Finder su Mac, quindi ti risulterà familiare fin dall’inizio. Puoi spostare, aggiungere, rinominare o eliminare i file come faresti normalmente. L’applicazione sincronizza in background e in modo invisibile le modifiche apportate al tuo account Dropbox e ai tuoi altri dispositivi, mantenendo tutto aggiornato. Se la connessione si interrompe, puoi continuare a lavorare con i file presenti sul tuo computer o con quelli che hai reso disponibili offline. Quando torni online, Dropbox riprende da dove si era interrotto e aggiorna le tue modifiche ovunque.

Quando installi l’app, sul tuo computer vedrai due cose:

• Una cartella Dropbox in Esplora file o nel Finder.

• Una piccola icona Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows) o nella barra dei menu (Mac).

Utilizza la cartella per il lavoro quotidiano. Trascina i file, organizza le cartelle e apri gli elementi come fai di solito, e Dropbox gestirà la sincronizzazione in background. L’icona funge da centro di controllo e visualizzazione rapida dello stato. Puoi controllare le attività recenti, verificare se i file sono aggiornati, mettere in pausa la sincronizzazione o aprire Preferenze.

Nota: se hai poco spazio, contrassegna gli elementi come solo online in modo che rimangano in Dropbox senza occupare spazio di archiviazione locale, poi impostali di nuovo come disponibili offline quando ti servono sul dispositivo.

In breve, l’app desktop Dropbox ti consente di accedere ai tuoi file su più dispositivi, ovunque tu vada. Avrai la semplicità di una normale cartella, oltre alla certezza che tutto sia al sicuro e aggiornato.

Installazione dell’app desktop Dropbox

1. Vai su dropbox.com/downloading.

2. Apri il programma di installazione e segui le istruzioni.

3. Accedi con il tuo indirizzo email e la tua password oppure seleziona Continua con Google o Continua con Apple.

4. Cerca la cartella Dropbox sul tuo computer e l’icona Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows) o nella barra dei menu (Mac).

5. Aggiungi file alla cartella Dropbox per sincronizzarli con il tuo account e con altri dispositivi.

Ma cos’è la sincronizzazione?

Con la sincronizzazione, Dropbox mantiene aggiornato lo stesso file in più di una posizione.

Immagina di avere un elenco di attività in una cartella speciale sul tuo laptop. Lo stesso elenco si trova anche nel tuo account Dropbox su internet. Quando aggiungi una nuova attività o spunti un elemento sul tuo laptop, Dropbox rileva la modifica, aggiorna la copia online e poi la aggiorna anche sugli altri tuoi dispositivi, come il telefono o un altro computer.

Non devi copiare manualmente l’elenco né inviarlo a te stesso via email. Ti basta salvarlo nella tua cartella Dropbox e la sincronizzazione farà in modo che:

• L’ultima versione sia salvata nel tuo account Dropbox.

• La stessa versione sia disponibile sui tuoi altri dispositivi quando sono online.

Sincronizzazione selettiva

La sincronizzazione selettiva ti consente di scegliere intere cartelle da non conservare su un computer specifico. In questo modo, le cartelle rimangono nel tuo account Dropbox senza occupare spazio a livello locale.

Immagina di utilizzare un laptop leggero con spazio di archiviazione limitato per le riunioni e i viaggi e un computer più grande a casa.

Nel tuo Dropbox ci sono alcune cartelle che usi tutti i giorni e altre che ti servono solo di tanto in tanto. La sincronizzazione selettiva ti consente di conservare le cartelle attive sul tuo laptop per accedervi rapidamente, mentre le cartelle più vecchie o più grandi rimangono solo nel tuo account Dropbox per risparmiare spazio. Puoi comunque aprire queste cartelle su dropbox.com o su un altro computer e puoi riattivarle per questo laptop ogni volta che un progetto diventa nuovamente attivo.

La sincronizzazione selettiva è utile anche per le cartelle condivise. Se uno spazio di lavoro del team include una cartella “Risorse” di grandi dimensioni che utilizzi raramente, puoi deselezionarla sul tuo laptop per risparmiare spazio e ridurre il disordine, mentre i colleghi del team che hanno bisogno di quei file manterranno la cartella sui loro dispositivi. Le tue scelte si applicano solo a quel computer; nulla viene eliminato da Dropbox e puoi modificare la selezione in qualsiasi momento.

Come utilizzare Dropbox per risparmiare spazio sul disco rigido grazie ai file solo online

Con l'opzione Solo online, un file o una cartella vengono conservati nel tuo account Dropbox senza che l'intero contenuto venga archiviato sul tuo computer. L'elemento viene comunque visualizzato nella cartella Dropbox, contrassegnato da un'icona a forma di nuvola, e puoi aprirlo ogni volta che ne hai bisogno. L'opzione Disponibile offline permette di memorizzare una copia locale sul tuo computer, in modo che l'elemento si apra istantaneamente anche senza connessione a Internet e venga aggiornato in background.

Sei un designer freelance e stai lavorando al rinnovamento del brand di un nuovo cliente da un solo computer. Per mantenere in ordine il tuo spazio di lavoro, imposti le cartelle di riferimento di grandi dimensioni (foto d'archivio, esportazioni in formato RAW e vecchie bozze) Solo online, in modo che rimangano nel tuo account Dropbox senza occupare spazio o ingombrare la tua vista quotidiana. Mantieni disponibili offline il brief attuale, i file del logo che stai modificando e la presentazione che condividerai questa settimana, in modo che si aprano istantaneamente e rimangano aggiornati mentre lavori.

Man mano che il progetto procede nelle varie fasi, puoi modificare gli elementi uno per uno. Dopo aver consegnato la prima bozza, rendi la vecchia cartella delle idee solo online e imposti la cartella delle versioni finali come disponibile offline mentre perfezioni le modifiche. Se hai bisogno di un file di riferimento, lo apri dalla cartella solo online, Dropbox lo scarica per consentirti di utilizzarlo e, quando hai terminato, puoi riportarlo nella cartella solo online. In questo modo, il tuo lavoro in corso rimane a portata di mano e tutto il resto resta comunque facilmente accessibile nello stesso posto.

Come impostare i file come Solo online per impostazione predefinita

Per rendere i file che aggiungi alla cartella Dropbox del computer Solo online per impostazione predefinita:

1. Fai clic sull'icona Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows) o nella barra dei menu (Mac).

2. Fai clic sul tuo avatar (immagine del profilo o iniziali) nell’angolo in basso a sinistra.

3. Fai clic su Preferenze.

4. fai clic sulla scheda Sincronizzazione.

5. Fai clic sul menu a discesa accanto a Impostazione predefinita per i nuovi file.

6. Seleziona Solo online.

Tutti i file e le cartelle che verranno aggiunti in futuro alla tua cartella Dropbox saranno solo online. I nuovi file aggiunti non occuperanno spazio di archiviazione sul tuo computer, ma queste condizioni non si applicano ai file o alle cartelle già esistenti.

Liberare spazio sul computer

Per liberare spazio sul tuo dispositivo, dal menu contestuale della tua cartella Dropbox imposta l'opzione Rendi solo online per i file e le cartelle. L'elemento rimane nel tuo account Dropbox e non occupa più spazio di archiviazione locale. Quando ne avrai nuovamente bisogno, modifica l'opzione in Rendi disponibile offline per scaricare una copia locale. Se vuoi nascondere intere cartelle dal computer, fai clic sull'icona di Dropbox nella barra delle applicazioni o dei menu, seleziona il tuo avatar, fai clic su Preferenze, quindi su Sincronizzazione e utilizza la Sincronizzazione selettiva per deselezionare le cartelle di cui non hai bisogno su questo dispositivo.

Gestisci il tuo spazio di archiviazione Dropbox

Inizia rimuovendo i file di grandi dimensioni di cui non hai più bisogno, spostandoli fuori da Dropbox o eliminandoli se non ti servono più. Esamina le cartelle condivise e abbandona quelle che non utilizzi, oppure chiedi al proprietario di condividere solo le parti di cui hai bisogno. Per gli archivi a lungo termine, salva le copie su uno spazio di archiviazione esterno, verifica che sia stato eseguito il backup e poi rimuovi le versioni presenti in Dropbox se non ti servono più in quella posizione.

Che cos'è File Provider su Mac?

Se utilizzi Dropbox su un Mac, potresti notare che la tua cartella Dropbox compare sotto Posizioni nel Finder, che alcuni file presentano una piccola icona a forma di nuvola e che l'intera esperienza d'uso sembra più integrata in macOS. Questa esperienza è resa possibile da una funzionalità di Apple chiamata File Provider.

File Provider è un framework di macOS che consente ad app come Dropbox di mostrare i file del cloud nel Finder come se fossero sul tuo Mac, mantenendoli comunque sincronizzati con lo spazio di archiviazione online. Utilizzando la nuova tecnologia File Provider, Dropbox permette quanto segue:

• La tua cartella Dropbox compare in una posizione standard nel Finder, alla sezione Posizioni.

• I file solo online vengono visualizzati con un'icona a forma di nuvola, così puoi capire quali elementi sono archiviati nel cloud e quali sono disponibili offline sul tuo Mac.

• macOS può aiutarti a gestire lo spazio su disco mantenendo solo online i file che utilizzi raramente, mentre le cartelle importanti restano sempre disponibili offline.

Dal tuo punto di vista, le nozioni di base che hai appreso sulla sincronizzazione rimangono invariate. Nel Finder viene comunque visualizzata una cartella Dropbox, puoi ancora aprire, spostare e rinominare i file e le modifiche vengono comunque sincronizzate tra Mac e account Dropbox.

Per approfittare della migliore esperienza su macOS, è consigliabile utilizzare File Provider; tuttavia, anche in caso contrario è possibile continuare a usare l'app desktop Dropbox. Se il tuo Mac o il tuo account non sono stati ancora aggiornati alla nuova esperienza, Dropbox continuerà a funzionare con l'app desktop esistente e con le funzionalità di sincronizzazione che già conosci.

I tuoi file continuano a essere sincronizzati. Puoi scegliere quali elementi rendere disponibili offline o solo online, utilizzare la sincronizzazione selettiva laddove è disponibile e continuare a lavorare dalla cartella Dropbox sul tuo Mac proprio come facevi prima.

Risoluzione dei problemi

Se l'app desktop ha interrotto la sincronizzazione, il numero di file in sincronizzazione sembra “bloccato” o gli aggiornamenti non vengono visualizzati su tutti i tuoi dispositivi, solitamente la causa è un problema di connessione o di impostazioni. Se stai lavorando con file di dimensioni molto grandi o la tua connessione è lenta, controlla la velocità di connessione, interrompi altre attività che richiedono molta larghezza di banda o connettiti a una rete più veloce e affidabile, quindi ricontrolla lo stato della sincronizzazione. Se la situazione non cambia, spesso questi rapidi controlli consentono di ripristinare la sincronizzazione.

• Verifica di essere online e controlla eventuali restrizioni relative a firewall, sicurezza, antivirus o rete che potrebbero bloccare Dropbox. Verifica inoltre che la data e l'ora del tuo dispositivo siano corrette.

• Tieni aperta l'app desktop Dropbox in modo che i nuovi file possano completare la sincronizzazione.

• Controlla lo stato della sincronizzazione e verifica che la sincronizzazione selettiva non abbia rimosso la cartella da questo dispositivo.

• Se un elemento è solo online, aprilo per scaricarlo o attiva l'opzione Rendi disponibile offline.

• Verifica di avere a disposizione una quota di spazio di archiviazione sufficiente e controlla i limiti di dimensione dei file (i file molto grandi o i percorsi di cartelle molto lunghi possono superare i limiti e non sincronizzarsi).

• Verifica la presenza di caratteri speciali o tipi di file non supportati che possono impedire la sincronizzazione (ad esempio, caratteri non consentiti dal tuo sistema operativo o tipi di file elencati nell'articolo del Centro assistenza di Dropbox sulle limitazioni per il caricamento).

In questo modulo hai scoperto come l'app desktop si integra nel Finder o in Esplora file, come funziona la sincronizzazione e in che modo strumenti come la sincronizzazione selettiva e i file solo online ti aiutano a gestire lo spazio. Nel prossimo modulo imparerai a creare cartelle, caricare file e inserire nuovi contenuti su Dropbox da diversi dispositivi.