Collaborare e condividere file con Dropbox

Lavorare insieme significa molto più che condividere file.

Man mano che i progetti avanzano, le persone revisionano i documenti, forniscono feedback, apportano aggiornamenti e coordinano le fasi successive. Sia che tu stia lavorando con colleghi del team, clienti o partner esterni, tutti hanno bisogno di accedere alle informazioni giuste al momento giusto.

Dropbox mantiene i feedback collegati al lavoro, in modo che il tuo team possa dedicare meno tempo alla gestione delle versioni e più tempo a portare avanti i progetti.

In questo modulo imparerai a condividere file con le persone giuste, gestire gli accessi, fornire e ricevere feedback e pianificare il lavoro insieme in Dropbox Paper.

Condividere file in tutta sicurezza

La condivisione dei file è una delle operazioni più frequenti che eseguirai su Dropbox.

Che tu stia inviando una proposta a un cliente, chiedendo a un collega di controllare una presentazione o condividendo i documenti di un progetto con un nuovo dipendente, Dropbox ti consente di concedere facilmente alle persone l'accesso ai file di cui hanno bisogno.

Anziché inviare via email più versioni dello stesso file, puoi condividerne uno unico e fare in modo che tutti lavorino sull'ultima versione.

Lavorare con i contenuti condivisi

La collaborazione è bidirezionale. A volte sarai tu ad aprire, revisionare o aggiornare il lavoro che un'altra persona ha condiviso con te.

Apri i contenuti condivisi

Quando qualcuno condivide un file o una cartella con te, Dropbox potrebbe inviarti una notifica via email, su dropbox.com o nell'app Dropbox.

Per iniziare, apri l'invito. Se hai ricevuto un invito a una cartella condivisa, seleziona Accedi alla cartella quando ti viene richiesto.

Controllare il proprio accesso

Prima di iniziare a lavorare, verifica se disponi dell'accesso in visualizzazione o in modifica.

Se devi apportare modifiche ma disponi solo dell'accesso in visualizzazione, chiedi al proprietario di aggiornarlo.

Ritrovare i contenuti

Non è necessario tornare ogni volta all'invito originale. Su dropbox.com, apri Condivisi per trovare i file e le cartelle che sono stati condivisi direttamente con te.

Se qualcuno ha condiviso dei contenuti tramite un link, potrebbe essere necessario tornare al link originale.

Richiedi l'accesso

Se apri un elemento a cui non hai accesso, invia una richiesta di accesso al proprietario quando ti viene richiesto.

Abitudine di lavoro

Prima di chiedere nuovamente a qualcuno di condividere un contenuto, controlla la sezione Condivisi per verificare se disponi già dell'accesso.

Concedere alle persone il giusto accesso

Prima di condividere un file o una cartella, rifletti su ciò che l'altra persona deve fare.

Può visualizzare

Scegli Può visualizzare per il materiale di riferimento, i documenti completati o i contenuti che desideri far visionare a una persona. Gli utenti possono visualizzare e commentare i contenuti, ma non possono apportare modifiche.

Può modificare

Scegli Può modificare quando collabori con altre persone e queste devono apportare modifiche.

Abitudine di lavoro

Inizia con l'accesso in visualizzazione e concedi quello in modifica solo quando qualcuno deve apportare variazioni.

Fornire e ricevere feedback

Fornire feedback è più semplice quando le conversazioni restano collegate al lavoro stesso.

Le persone con accesso possono commentare direttamente sui file e @menzionare i colleghi quando è necessario il loro intervento. In questo modo, i feedback rimangono collegati al lavoro anziché essere sparsi tra email e messaggi di chat.

Esempio

Il responsabile marketing aggiunge commenti direttamente sulla presentazione e @menziona il grafico nei punti in cui sono necessari aggiornamenti.

Tutte le persone con accesso possono visualizzare i feedback insieme al file, semplificando l'individuazione degli elementi che richiedono attenzione e consentendo di portare avanti il lavoro.

Abitudine di lavoro

Mantieni i feedback collegati al file e utilizza le @menzioni quando qualcuno deve effettuare una revisione o intervenire.

Pianificare la collaborazione con Dropbox Paper

Non tutti i progetti partono da un file completo.

A volte il team ha bisogno di uno spazio in cui annotare le idee, pianificare il lavoro e conservare gli appunti delle riunioni prima che il contenuto finale prenda forma.

Con Dropbox Paper, i membri del tuo team possono scrivere in contemporanea, organizzare le informazioni, assegnare le attività da svolgere e aggiungere date di scadenza in un unico documento condiviso.

I team utilizzano spesso Dropbox Paper per:

• Acquisire appunti durante le riunioni.

• Fare brainstorming di idee.

• Creare brief di progetto.

• Assegnare e monitorare le attività da svolgere.

• Partire da modelli riutilizzabili per le attività ricorrenti.

Esempio

Un team delle risorse umane si sta preparando per il primo giorno di lavoro di un nuovo dipendente.

Anziché conservare gli appunti sull'onboarding in file separati, crea un documento di Paper per monitorare le attività, acquisire gli appunti delle riunioni e assegnare gli incarichi prima dell'arrivo del dipendente.

Tutto rimane in un'unica area di lavoro condivisa che il team può aggiornare facilmente.

Collaborare in Dropbox Paper

Ora tocca a te.

Scopri come creare un'area di lavoro condivisa in Dropbox Paper, suggerire modifiche, collaborare con i colleghi e raggruppare pianificazioni, attività e conversazioni in un unico posto.

Abitudine di lavoro

Utilizza le modifiche suggerite per proporre variazioni e i commenti per porre domande o discutere idee. Usa le @menzioni e le attività da svolgere assegnate per chiarire chi deve intervenire. Man mano che il lavoro procede, risolvi i commenti e completa le attività in modo che tutti possano vedere cosa resta da fare.

Monitorare le modifiche

La collaborazione avviene su tutti i tipi di file in Dropbox, dalle presentazioni ai fogli di calcolo, dalle immagini ai documenti di progetto. Mentre i vari utenti apportano modifiche, in alcuni momenti potresti aver bisogno di vedere cosa è cambiato o di tornare a una versione precedente.

Grazie alla cronologia delle versioni di Dropbox puoi visualizzare le versioni precedenti di un file e, se necessario, ripristinarne una.

Esempio

Il tuo team sta collaborando in una cartella di progetto condivisa e noti che uno dei file è stato modificato. Controlla l'attività della cartella per vedere chi ha apportato la modifica e quando. Se hai bisogno del file così com'era prima di tale modifica, puoi utilizzare la cronologia delle versioni per tornare a una precedente.

Nota

Lavorare su un unico file condiviso significa che la cronologia delle versioni diventa una rete di sicurezza, non un altro posto in cui gestire copie diverse.

Ora puoi collaborare con maggiore sicurezza con i colleghi del team, i clienti e i partner esterni, mentre i lavori, i feedback e gli aggiornamenti restano connessi.

Man mano che i progetti avanzano, queste abitudini possono aiutare tutte le persone coinvolte a restare aggiornate e dedicare meno tempo alla gestione di file e conversazioni.