Organizzare i file e le cartelle del team su Dropbox

Raramente le dimensioni dei progetti restano ridotte a lungo.

Man mano che più persone apportano il loro contributo, i file iniziano a moltiplicarsi. Vengono create nuove cartelle, i documenti vengono aggiornati e i team hanno bisogno di un modo semplice per tenere tutto organizzato.

Una struttura di cartelle chiara aiuta tutti a capire dove si trovano i lavori, semplificando la ricerca delle informazioni, evitando file duplicati e garantendo il coordinamento durante l'evoluzione dei progetti.

In questo modulo imparerai a organizzare i contenuti del tuo team in Dropbox e creare un'area di lavoro facile da usare per tutti.

Organizzare il lavoro in un unico posto

Quando tutti salvano i lavori nello stesso posto, è più facile trovare le informazioni, evitare file duplicati e portare avanti i progetti.

Dropbox offre al tuo team un'area di lavoro condivisa in cui i file rimangono organizzati e accessibili per tutta la durata di un progetto.

Il primo passo è scegliere la cartella giusta per il lavoro che stai svolgendo.

Cartelle personali

La tua cartella personale è il tuo spazio all'interno dell'account di team. Usala per il lavoro che non deve ancora essere condiviso con il team, come le bozze o i contenuti in fase di lavorazione.

Cartelle condivise

Una cartella condivisa consente alle persone selezionate di accedere agli stessi file.

Utilizza le cartelle condivise quando hai bisogno di collaborare con colleghi del team specifici. Se condividi una cartella dalla tua cartella personale, verrà condiviso solo il contenuto selezionato.

Cartelle del team

Le cartelle del team vengono utilizzate per i contenuti che appartengono a un team, reparto, gruppo o progetto.

Una cartella del team può essere condivisa con l'intero team, con gruppi selezionati o con persone specifiche. Visualizzerai solo le cartelle del team e i contenuti per cui disponi delle autorizzazioni di accesso.

Utilizza le cartelle del team per le risorse condivise, la documentazione del reparto, i file di progetto e i modelli.

Abitudine di lavoro

Conserva le informazioni che appartengono a tutto il team in una cartella del team anziché in una di un solo utente. In questo modo sarà più facile trovare e gestire le risorse importanti nel tempo.

Creare una struttura di cartelle che il team possa seguire

Una struttura di cartelle coerente aiuta tutti a capire dove si trovano i file e semplifica l'esplorazione dei progetti durante il loro sviluppo.

Organizzare le cartelle per progetto, cliente o reparto è spesso più efficace che raggruppare i file per tipologia.

Best practice

• Concorda con il team una struttura semplice da seguire.

• Utilizza nomi di cartelle chiari e coerenti.

• Aggiungi sottocartelle quando una cartella diventa difficile da esplorare.

• Salva i file nel posto giusto mentre lavori.

• Rimuovi regolarmente i file duplicati e i contenuti di cui il team non ha più bisogno.

Per ulteriori indicazioni, consulta questi consigli sulla gestione dei file digitali.

Esempio

Il team delle risorse umane sta preparando il piano di assunzioni.

Crea una cartella di progetto con sezioni chiaramente organizzate per budget, ruoli e reparti, in modo che tutti sappiano dove trovare e conservare le informazioni di cui hanno bisogno.

Caricare i file del team

Una volta che la struttura delle cartelle è pronta, puoi iniziare ad aggiungere contenuti.

Carica file e cartelle

1. Apri la cartella in cui desideri aggiungere contenuti.

2. Fai clic su Carica.

3. Scegli File o Cartella.

4. Seleziona il contenuto che desideri caricare.

5. Attendi il termine del caricamento.

Dopo il caricamento, verifica che i file siano conservati nella posizione corretta, in modo che i colleghi del tuo team possano trovarli facilmente.

Individuazione rapida dei file

Man mano che il team aggiunge altri contenuti a Dropbox, potresti non ricordare sempre dove sia conservato esattamente un file.

Usa la funzione di ricerca di Dropbox per trovare i file in base al nome e restringi i risultati con i filtri quando cerchi un contenuto specifico.

Abitudine di lavoro

Usa nomi di file chiari e filtri di ricerca per trovare ciò di cui hai bisogno, anziché esplorare le cartelle una a una.

Mantenere un'unica versione condivisa

Quando più persone lavorano allo stesso progetto, la presenza di copie separate può rendere difficile stabilire quale file sia quello aggiornato.

Conserva i file del progetto nella cartella condivisa o del team concordata e lavora su quei file anziché scaricare, rinominare e caricare nuove copie.

Questo metodo aiuta il team a:

• Trovare il file attuale.

• Raggruppare le modifiche di tutti gli utenti.

• Evitare di svolgere lo stesso lavoro due volte.

Abitudini di lavoro

• Aggiorna il file condiviso esistente anziché crearne una nuova copia.

• Utilizza la cronologia delle versioni se devi tornare a una versione precedente.

• Conserva i file di proprietà del team nella cartella del team appropriata.

• Sposta i file inattivi nella posizione di archiviazione concordata dal team.

• Segui la struttura delle cartelle e le convenzioni di denominazione del team.

Controllare che i file siano aggiornati

Quando l'app desktop Dropbox è in esecuzione e la connessione Internet è attiva, le tue modifiche vengono sincronizzate ovunque utilizzi Dropbox.

Ciò significa che tutte le persone con accesso possono visualizzare le modifiche più recenti su dropbox.com, nell'app desktop o dall'app per dispositivi mobili.

In Esplora file o nel Finder, le icone di sincronizzazione ti aiutano a verificare rapidamente se un file o una cartella sono ancora in fase di sincronizzazione o sono aggiornati.

Abitudine di lavoro

Se non visualizzi una modifica recente, controlla lo stato della sincronizzazione e la connessione Internet prima di creare un'altra copia.

Scegliere quali cartelle visualizzare sul computer

Man mano che aggiungi altri contenuti a Dropbox, potresti avere accesso a cartelle di cui non hai bisogno su tutti i computer che utilizzi.

La sincronizzazione selettiva è un'impostazione dell'app desktop Dropbox che consente di scegliere quali cartelle salvare sul disco rigido del computer.

Quando rimuovi una cartella utilizzando la sincronizzazione selettiva, questa rimane nel tuo account Dropbox e continua a essere disponibile su dropbox.com. Semplicemente, non viene più visualizzata nella cartella Dropbox su quel computer.

Le tue scelte relative alla sincronizzazione selettiva vengono applicate solo al computer su cui le effettui.

Utilizza la Sincronizzazione selettiva

1. Seleziona l'icona Dropbox nella barra delle applicazioni su Windows o nella barra dei menu su Mac.

2. Seleziona il tuo avatar.

3. Seleziona Preferenze, quindi Sincronizza.

4. Seleziona Modifica accanto all'impostazione Sincronizzazione selettiva.

5. Seleziona le cartelle che desideri conservare sul tuo computer.

6. Deseleziona le cartelle di cui non hai bisogno su quel computer.

7. Seleziona Aggiorna.

Sincronizzazione selettiva o solo online?

Entrambe le opzioni possono aiutarti a gestire lo spazio sul disco rigido, ma funzionano in modo diverso.

Utilizza la sincronizzazione selettiva quando non hai bisogno che un'intera cartella sia visibile su un computer specifico.

Rendi un file o una cartella solo online quando desideri che rimangano visibili nella tua cartella Dropbox senza occupare troppo spazio sul disco rigido.

Abitudine di lavoro

Mantieni sincronizzate sul tuo computer le cartelle che utilizzi regolarmente e utilizza la Sincronizzazione selettiva per quelle di cui non hai bisogno localmente. In questo modo, puoi risparmiare spazio sul disco rigido e mantenere ordinata l'area di lavoro sul desktop.

Ora sai come organizzare i contenuti del tuo team, scegliere il tipo di cartella giusto, creare una struttura delle cartelle chiara, caricare file e mantenere i progetti organizzati in un'unica cartella condivisa.