l'application de bureau Dropbox

Qu’est-ce que l’application de bureau Dropbox ?

L’application de bureau Dropbox vous permet de gérer vos fichiers depuis un dossier de votre ordinateur, dans l’Explorateur de fichiers sous Windows ou le Finder sous Mac, tout simplement. Vous pouvez déplacer, ajouter, renommer ou supprimer des fichiers comme vous le feriez normalement. L’application synchronise discrètement vos modifications avec votre compte Dropbox et avec vos autres appareils en arrière-plan, afin que tout reste à jour. Si vous perdez votre connexion, vous pouvez continuer à travailler sur les fichiers présents sur votre ordinateur ou sur ceux que vous avez rendus disponibles hors ligne. Lorsque vous êtes de nouveau en ligne, Dropbox reprend là où il s’était arrêté et met à jour vos modifications sur tous vos appareils.

Quand vous installez l’application, deux éléments apparaissent sur votre ordinateur :

• Un dossier Dropbox dans l’Explorateur de fichiers ou le Finder.

• Une petite icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre des menus (Mac).

Utilisez le dossier pour votre travail quotidien. Faites glisser des fichiers, organisez les dossiers et ouvrez des éléments comme vous le faites d’habitude. Dropbox se charge de la synchronisation en arrière-plan. L’icône vous permet de consulter rapidement l’état de l’application et d’accéder à un centre de contrôle. Vous pouvez consulter l’activité récente, vérifier si les fichiers sont à jour, suspendre la synchronisation ou ouvrir les Préférences.

Remarque : si vous manquez d’espace, marquez des éléments comme étant en ligne uniquement afin qu’ils restent dans Dropbox sans utiliser de stockage local, puis rétablissez leur accessibilité hors ligne lorsque vous en avez besoin sur l’appareil.

En résumé, l’application de bureau vous permet d’accéder à vos fichiers sur plusieurs appareils, où que vous alliez. Elle vous permet de bénéficier de la simplicité d’un dossier classique, tout en ayant la certitude que tout est sécurisé et à jour.

Installer l’application de bureau Dropbox

1. Accédez à dropbox.com/downloading.

2. Ouvrez le programme d’installation et suivez les instructions.

3. Connectez-vous à l’aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe, ou sélectionnez Continuer avec Google ou Continuer avec Apple.

4. Repérez le dossier Dropbox sur votre ordinateur et l’icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre des menus (Mac).

5. Ajoutez des fichiers à votre dossier Dropbox pour les synchroniser avec votre compte et vos autres appareils.

Mais qu’est-ce que la synchronisation ?

Grâce à la synchronisation, Dropbox maintient à jour un même fichier à plusieurs endroits.

Imaginons que vous ayez une liste de tâches dans un dossier spécial sur votre ordinateur portable. Cette même liste se trouve également sur votre compte Dropbox sur Internet. Lorsque vous ajoutez une nouvelle tâche ou en enlevez une sur votre ordinateur portable, Dropbox détecte la modification, met à jour le document en ligne, puis applique également la modification sur vos autres appareils, comme votre téléphone ou un autre ordinateur.

Vous n’avez pas besoin de copier la liste manuellement ni de vous l’envoyer par e-mail. Il vous suffit de l’enregistrer dans votre dossier Dropbox, et la synchronisation permet de garantir que :

• La version la plus récente est enregistrée dans votre compte Dropbox.

• La même version est disponible sur vos autres appareils lorsqu’ils sont en ligne.

Synchronisation sélective

La synchronisation sélective vous permet de choisir des dossiers entiers que vous ne souhaitez pas conserver sur un ordinateur spécifique. Ainsi, les dossiers restent dans votre compte Dropbox sans encombrer l’espace local.

Imaginez que vous utilisiez un ordinateur portable léger avec un espace de stockage limité pour vos réunions et vos déplacements, et un ordinateur plus puissant chez vous.

Votre Dropbox contient quelques dossiers que vous utilisez tous les jours et d’autres dont vous n’avez besoin que de temps en temps. La synchronisation sélective vous permet de conserver les dossiers actifs sur votre ordinateur portable pour y accéder rapidement, tandis que les dossiers plus anciens ou plus volumineux restent uniquement sur votre compte Dropbox afin d’économiser de l’espace. Vous pouvez toujours ouvrir ces dossiers sur dropbox.com ou sur un autre ordinateur, et vous pouvez les réactiver pour cet ordinateur portable à tout moment si un projet redevient actif.

La synchronisation sélective est également utile pour les dossiers partagés. Si un espace d’équipe contient un dossier « Ressources » volumineux que vous utilisez rarement, vous pouvez le désélectionner sur votre ordinateur portable pour économiser de l’espace et réduire l’encombrement, tandis que les membres de l’équipe qui ont besoin de ces fichiers conservent le dossier sur leurs appareils. Vos choix s’appliquent uniquement à cet ordinateur ; rien n’est supprimé de Dropbox et vous pouvez modifier votre sélection à tout moment.

Comment utiliser Dropbox pour économiser de l’espace disque grâce aux fichiers en ligne

L’option « Rendre accessible en ligne » permet de conserver un fichier ou un dossier dans votre compte Dropbox sans stocker l’intégralité de son contenu sur votre ordinateur. L’élément reste visible dans votre dossier Dropbox, identifiable grâce à une icône en forme de nuage, et vous pouvez l’ouvrir dès que vous en avez besoin. Les éléments accessibles hors ligne sont stockés sous forme de copie locale sur votre ordinateur : ils s’ouvrent immédiatement, même sans connexion Internet, et se synchronisent en arrière-plan.

Vous êtes graphiste indépendant et travaillez sur un seul ordinateur pour le rebranding d’un nouveau client. Pour garder un espace de travail organisé, vous définissez les dossiers volumineux (photos d’archives, fichiers RAW, anciennes versions) comme accessibles en ligne, afin qu’ils restent dans votre compte Dropbox sans encombrer votre espace ni perturber votre environnement de travail. Vous gardez le brief actuel, les fichiers du logo que vous êtes en train de modifier et la présentation que vous allez partager cette semaine disponibles hors ligne, afin qu’ils s’ouvrent instantanément et restent à jour pendant que vous travaillez.

Au fur et à mesure que le projet avance, vous pouvez modifier l'accessibilité des éléments un par un. Après avoir livré le premier jet, vous définissez le dossier « Explorations » comme accessible en ligne et le dossier « Final » comme disponible hors ligne pendant que vous finalisez les modifications. Si vous avez besoin d’un fichier de référence, ouvrez-le depuis le dossier accessible en ligne ; Dropbox le télécharge automatiquement pour que vous puissiez l’utiliser, puis vous pouvez le remettre en ligne une fois terminé. De cette façon, vos fichiers en cours restent accessibles immédiatement, et tout le reste est disponible au même endroit.

Procédure pour rendre les fichiers accessibles en ligne par défaut

Pour que tous les fichiers que vous ajoutez à votre dossier Dropbox sur votre ordinateur soient stockés en ligne par défaut :

1. Cliquez sur l’icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre des menus (Mac).

2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) dans l’angle inférieur gauche.

3. Cliquez sur Préférences.

4. Cliquez sur l’onglet Synchronisation.

5. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Paramètres par défaut des nouveaux fichiers.

6. Sélectionnez En ligne.

Tous les futurs fichiers et dossiers ajoutés à votre dossier Dropbox seront uniquement disponibles en ligne. Les nouveaux fichiers ajoutés n’occuperont pas d’espace sur votre ordinateur une fois synchronisés, mais cette règle ne s’applique pas aux fichiers ou dossiers déjà existants.

Libérer de l’espace sur votre ordinateur

Pour libérer de l’espace sur votre appareil, définissez des fichiers ou des dossiers sur Rendre accessible en ligne dans le menu contextuel de votre dossier Dropbox. L’élément est conservé dans votre compte Dropbox et n’occupe plus d’espace sur votre appareil. Lorsque vous en aurez à nouveau besoin, réactivez l’option Rendre accessible hors ligne pour télécharger une copie locale. Si vous souhaitez masquer des dossiers entiers sur cet ordinateur, cliquez sur l’ icône Dropbox dans la zone de notification ou la barre de menus, sélectionnez votre avatar, cliquez sur Préférences, puis sur Synchronisation, et utilisez la Synchronisation sélective pour désélectionner les dossiers dont vous n’avez pas besoin sur cet appareil.

Gérer votre espace de stockage Dropbox

Commencez par supprimer les fichiers volumineux dont vous n’avez plus besoin, soit en les déplaçant hors de Dropbox, soit en les supprimant si vous n’en avez plus besoin. Passez en revue les dossiers partagés et supprimez ceux que vous n’utilisez pas, ou demandez au propriétaire de ne partager que les parties dont vous avez besoin. Pour les archives à long terme, enregistrez des copies sur un support de stockage externe, vérifiez qu’elles sont sauvegardées, puis supprimez les anciennes versions dans Dropbox si vous n’en avez plus besoin.

Qu’est-ce que File Provider sur Mac ?

Si vous utilisez Dropbox sur un Mac, vous remarquerez peut-être que votre dossier Dropbox apparaît sous Emplacements dans le Finder, que certains fichiers sont accompagnés d’une petite icône en forme de nuage et que l’ensemble est davantage intégré à macOS. Cette expérience est optimisée par une fonctionnalité d’Apple appelée File Provider.

File Provider est un framework macOS qui permet à des applications telles que Dropbox d’afficher des fichiers stockés dans le cloud dans le Finder comme s’ils étaient présents sur votre Mac, tout en les maintenant synchronisés avec le stockage en ligne. Dropbox utilise cette technologie File Provider plus récente aux fins suivantes :

• Votre dossier Dropbox apparaît à un emplacement standard dans le Finder, sous Emplacements.

• Les fichiers en ligne sont signalés par une icône en forme de nuage, ce qui vous permet d’identifier facilement quels éléments sont stockés dans le cloud et lesquels sont disponibles hors ligne sur votre Mac.

• macOS peut vous aider à optimiser l’espace disque en conservant les fichiers en ligne rarement utilisés, tandis que les dossiers importants restent disponibles hors ligne.

Les notions de base que vous avez apprises restent valables de votre côté. Le dossier Dropbox reste visible dans le Finder, vous pouvez continuer à ouvrir, déplacer et renommer des fichiers, et toutes les modifications sont synchronisées entre votre Mac et votre compte Dropbox.

L’utilisation de File Provider est recommandée pour améliorer l’expérience sur macOS, mais vous pouvez continuer à utiliser l’application de bureau Dropbox sans cette technologie. Si votre Mac ou votre compte n’a pas encore été mis à jour vers la nouvelle expérience, Dropbox continuera de fonctionner avec l’application de bureau actuelle et les fonctionnalités de synchronisation que vous connaissez déjà.

Vos fichiers continuent de se synchroniser. Vous pouvez choisir quels éléments sont disponibles hors ligne ou en ligne, utiliser la synchronisation sélective lorsqu’elle est proposée et continuer à travailler depuis le dossier Dropbox sur votre Mac, comme auparavant.

Dépannage

Si l’application de bureau Dropbox ne se synchronise plus, si le nombre de fichiers en cours semble « bloqué » ou si les mises à jour n’apparaissent pas sur tous vos appareils, il s’agit généralement d’un problème de connexion ou de paramètres. Si vous travaillez avec des fichiers très volumineux ou sur un réseau lent, vérifiez la vitesse de votre connexion, suspendez les activités gourmandes en bande passante ou connectez-vous à un réseau plus rapide et fiable, puis vérifiez à nouveau l’état de la synchronisation. Si le problème persiste, ces vérifications rapides permettent souvent de relancer la synchronisation.

• Assurez-vous que vous êtes en ligne et vérifiez l’absence de restrictions liées au pare-feu, à la sécurité, à l’antivirus ou au réseau qui pourraient bloquer Dropbox. Vérifiez également que les paramètres de date et d’heure de votre appareil sont corrects.

• Laissez l’application de bureau Dropbox ouverte afin que la synchronisation des nouveaux fichiers puisse se terminer.

• Vérifiez l’état de votre synchronisation et assurez-vous que la synchronisation sélective n’a pas supprimé le dossier de cet appareil.

• Si un élément est accessible en ligne, ouvrez-le pour le télécharger ou définissez-le sur Rendre accessible hors ligne.

• Vérifiez que vous disposez d’un espace de stockage suffisant et assurez-vous de respecter les limites de taille des fichiers (les fichiers très volumineux ou les chemins de dossier trop longs peuvent bloquer la synchronisation).

• Vérifiez qu’il n’y a pas de caractères spéciaux ou de types de fichiers non pris en charge susceptibles d’empêcher la synchronisation (par exemple, des caractères que votre système d’exploitation n’autorise pas ou des types de fichiers répertoriés dans l’article du centre d’assistance Dropbox sur les limitations de transfert).

Dans ce module, vous avez découvert comment l’application de bureau s’intègre au Finder ou à l’Explorateur de fichiers, comment fonctionne la synchronisation et comment des outils comme la synchronisation sélective et les fichiers en ligne vous aident à gérer votre espace de stockage. Dans le module suivant, vous apprendrez à créer des dossiers, à transférer des fichiers et à ajouter du nouveau contenu dans Dropbox depuis différents appareils.