Créer et importer

Comment créer un fichier

Avec Dropbox, créer de nouveaux fichiers est simple sur tous vos appareils. Quelle que soit la méthode choisie, votre fichier est enregistré au même endroit et synchronisé en arrière-plan, afin que la version la plus récente soit disponible sur le Web, sur votre ordinateur et sur votre téléphone, où que vous soyez.

Sur l’application de bureau (Windows ou Mac)

Ouvrez l’application que vous utilisez habituellement pour créer des fichiers (par exemple, Word ou Excel), puis nommez le fichier et enregistrez-le directement dans votre dossier Dropbox. L’application de bureau effectue la synchronisation en arrière-plan. Vous pouvez vérifier la progression à partir de l’icône Dropbox dans la barre des tâches ou la barre de menus. Une fois la synchronisation terminée, le fichier apparaît sur dropbox.com, sur vos autres ordinateurs et dans l’application mobile.

Sur l’application mobile (iOS ou Android)

Comme pour la création d’un fichier sur ordinateur, vous pouvez simplement ouvrir l’application que vous utilisez habituellement pour créer des fichiers (par exemple, Word ou Excel), puis nommer le fichier et l’enregistrer directement dans votre dossier Dropbox. Choisissez un dossier, renommez le fichier si nécessaire, puis confirmez. Vous pouvez également commencer dans l’application Dropbox en appuyant sur +, en choisissant une option prise en charge par votre appareil, puis en nommant le fichier et en l’enregistrant dans un dossier. Le transfert s’effectue en arrière-plan et le fichier est disponible sur votre téléphone, sur le Web et dans votre dossier Dropbox sur votre ordinateur.

Comment créer des dossiers ?

Grâce aux dossiers, vos fichiers professionnels restent organisés et faciles à partager. Vous pouvez les créer sur le Web, sur votre ordinateur ou dans l’application mobile, et ils se synchroniseront en arrière-plan afin que le même dossier apparaisse sur tous vos appareils.

Sur dropbox.com

Vous pouvez créer un dossier dans votre compte Dropbox à partir du premier niveau de votre compte, ou vous pouvez simplement accéder à l’emplacement où vous souhaitez créer le dossier, puis sélectionner Nouveau (+) à côté de la barre de recherche. Choisissez Créer, sélectionnez Dossier et nommez-le.

Ensuites, sélectionnez qui aura accès à votre dossier : Vous uniquement ou Certains utilisateurs uniquement.

• Si vous choisissez Certains utilisateurs uniquement, saisissez les adresses e-mail, les noms ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager votre dossier. Sélectionnez ensuite Peut modifier ou Peut consulter dans le menu déroulant.

Le nouveau dossier apparaît immédiatement et reste synchronisé sur tous vos appareils.

Sur l’application de bureau (Windows ou Mac)

Ouvrez votre dossier Dropbox dans l’Explorateur de fichiers ou le Finder, puis créez un dossier comme vous le faites habituellement sur votre ordinateur. Utilisez Nouveau dossier, ajoutez un nom et appuyez sur Entrée. L’application de bureau importe le dossier en arrière-plan. Vous le retrouverez sur dropbox.com et sur vos autres appareils.

Sur l’application mobile (iOS ou Android)

Dans l’application Dropbox, accédez à l’emplacement souhaité, appuyez sur +, puis sur Créer un dossier. Saisissez un nom, choisissez la destination si vous y êtes invité, puis appuyez sur Créer. Le dossier est synchronisé immédiatement et est prêt à être utilisé sur le Web et dans l’application de bureau.

Vous voulez voir comme c’est facile de créer un dossier ? La prochaine démo vous guidera pas à pas.

Comment transférer des fichiers et des dossiers sur l’application de bureau (Windows ou Mac)

Ajouter des fichiers en les déplaçant ou en les enregistrant :

1. Ouvrez votre dossier Dropbox dans l’Explorateur de fichiers ou le Finder.

2. Faites glisser des fichiers ou des dossiers à l’endroit souhaité, ou, dans votre application de création, choisissez Fichier > Enregistrer sous, sélectionnez votre dossier Dropbox, choisissez une destination et sélectionnez Enregistrer.

3. L’application de bureau effectue le transfert en arrière-plan. Vous pouvez vérifier la progression depuis

   l’icône Dropbox dans la barre des tâches ou la barre de menus.

Faire glisser et déposer :

Faites glisser et déposez des fichiers dans le dossier Dropbox comme vous le feriez normalement. Lorsque la coche de synchronisation apparaît, vos fichiers sont disponibles sur dropbox.com et sur vos autres appareils.

Comment transférer des fichiers et des dossiers sur l’application mobile (iOS ou Android)

Trasnférer depuis votre appareil :

1. Ouvrez l’application Dropbox et accédez au dossier de destination.

2. Appuyez sur +, puis sur Transférer des fichiers, Transférer un dossier ou Transférer des photos, puis choisissez des éléments sur votre appareil.

3. Confirmez pour lancer le transfert et laissez l’application ouverte jusqu’à la fin de l’opération.

Partager depuis une autre application :

Dans l’application où se trouve votre fichier, utilisez l’option Partager ou Exporter, choisissez Dropbox, sélectionnez un dossier, puis confirmez. Le fichier est transféré sur votre compte et synchronisé sur vos autres appareils.

Limites de transfert de fichiers

La plupart des fichiers que vous utilisez au quotidien peuvent être stockés dans Dropbox. Vous pouvez ajouter des documents, des photos, des vidéos et bien d’autres fichiers, à condition que chacun d’entre eux respecte les limites de transfert et ne dépasse pas votre espace de stockage disponible.

• Sur dropbox.com et dans l’application mobile, un seul fichier peut atteindre 350 Go.

• Dans l’application de bureau, un seul fichier peut atteindre 2 To.

Si vous dépassez votre quota de stockage, la synchronisation est suspendue jusqu’à ce que vous libériez de l’espace ou passiez à un forfait supérieur.

Conseils pour une synchronisation optimale

Quelques conseils peuvent vous aider à éviter les problèmes de synchronisation, en particulier lorsque vous travaillez avec des fichiers volumineux ou complexes :

• Certains types de fichiers ne sont pas conçus pour être synchronisés (par exemple, les liens symboliques ou les fichiers de raccourci). Il est donc préférable de les conserver en dehors de Dropbox.

• Utilisez des noms de fichiers et de dossiers courts et simples, et évitez les caractères spéciaux.

• Pour les transferts de très gros fichiers, l’application de bureau est souvent plus fiable, car elle s’exécute en arrière-plan pendant que vous travaillez.

Comment numériser des documents avec l’application mobile Dropbox

Imaginez que vous venez de signer un formulaire chez le médecin ou que vous venez de terminer une réunion avec un client et que vous ayez besoin d’une copie propre pour vos dossiers. Ouvrez l’application Dropbox, numérisez la page avec votre téléphone et enregistrez-la directement dans le bon dossier afin qu’elle soit facile à trouver ultérieurement. Si vous êtes indépendant, procédez de la même manière pour vos factures, reçus ou contrats, et conservez-les avec les autres fichiers du projet. Avec certains forfaits, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet également d’effectuer des recherches dans le texte de vos documents numérisés, afin que vous puissiez trouver un document en fonction de son nom, de sa date ou de son montant.

Comment numériser un nouveau document

Ouvrez l’application Dropbox, appuyez sur +, puis sur Numériser. Orientez votre appareil photo vers la page et prenez une photo. Pour ajouter d’autres pages, appuyez sur Ajouter une page. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Suivant, choisissez vos paramètres d’enregistrement, puis appuyez sur Enregistrer pour stocker le fichier numérisé dans votre dossier.

Convertir une image en numérisation

Si la page est déjà une photo sur votre téléphone, ouvrez l’application Dropbox, appuyez sur … à côté de l’image, puis sur Enregistrer en tant que numérisation. Vous pouvez recadrer l’image, la faire pivoter ou lui appliquer un filtre ; appuyez ensuite sur Suivant et sur Enregistrer. Les numérisations d’une seule page peuvent être enregistrées au format .pdf ou .png. Les numérisations de plusieurs pages sont enregistrées au format .pdf.

Quelques conseils pour améliorer la numérisation

• Assurez-vous que le document est à plat et qu’il n’est pas froissé.

• Vérifiez l’éclairage. Évitez les lumières fortes, les reflets et les ombres.

• Positionnez votre appareil directement au-dessus de la page et maintenez-le stable.

• Cadrez afin de n’inclure que ce que vous souhaitez numériser.

Modifier et organiser avant d’enregistrer

Après avoir capturé une page, utilisez Modifier pour recadrer l’image, la faire pivoter ou lui appliquer un filtre noir et blanc ou tableau blanc. Utilisez Organiser pour réorganiser les pages ou supprimer celles dont vous n’avez pas besoin. Ces modifications rapides vous permettent de créer un fichier net et lisible que vous pouvez partager ou conserver dans vos dossiers.

Dans ce module, vous avez créé des dossiers, importé des fichiers depuis le Web, un ordinateur et un appareil mobile, ainsi que transformé des documents papier en fichiers numériques dans Dropbox. Dans le module suivant, nous allons voir comment garder de l’ordre dans vos dossiers en triant, en organisant et en utilisant des outils tels que l’accès rapide, les tags et les automatisations.