Simplifier votre travail avec Dropbox

Tous les projets comportent des tâches répétitives.

Vous devrez peut-être recueillir des fichiers auprès de différentes personnes, relire le contenu avant publication, envoyer les livrables finaux ou répéter les mêmes tâches pour chaque nouveau projet.

Les bons outils peuvent simplifier ces processus quotidiens, permettant ainsi à votre équipe de consacrer moins de temps à la gestion des tâches et davantage à leur réalisation.

Dans ce module, vous découvrirez les fonctionnalités de Dropbox qui permettent de simplifier les tâches courantes et de faciliter le travail quotidien de votre équipe. Certaines fonctionnalités peuvent varier en fonction de votre forfait et des paramètres d’administration de votre équipe.

Recueillir des fichiers

Les projets commencent souvent par la collecte d’informations auprès d’autres personnes.

Que vous collectiez des documents auprès de clients, des photos auprès de prestataires ou des présentations auprès de vos collègues, la fonctionnalité « Demandes de fichiers » de Dropbox offre à vos interlocuteurs un moyen simple de transférer des fichiers directement dans le dossier de votre choix, même s’ils ne possèdent pas de compte Dropbox.

Exemple

Un responsable événementiel a besoin des diapositives de présentation de dix intervenants différents.

Au lieu de demander à chacun d’envoyer ses fichiers par e-mail, il crée une demande de fichiers. Chaque intervenant importe sa présentation, et chaque fichier est automatiquement enregistré dans le même dossier Dropbox.

Méthode de travail

Optez pour les demandes de fichiers lorsque vous devez récupérer des fichiers auprès de plusieurs personnes sans leur donner accès au dossier de destination.

Passer en revue les contenus créatifs

Lorsque vous avez besoin d’avis sur des vidéos, des images ou d’autres contenus créatifs, utilisez Dropbox Replay pour associer les évaluations et les commentaires au contenu correspondant.

Dropbox Replay permet aux réviseurs d’ajouter des commentaires et des annotations à l’écran sur des vidéos, des images et des projets audio, ce qui facilite la mise en évidence précise des modifications à apporter.

Exemple

Une équipe marketing passe en revue une vidéo de lancement de produit.

Au lieu d’échanger des commentaires via de longs fils de discussion par e-mail, les réviseurs ajoutent leurs remarques directement sur la piste vidéo. Le rédacteur peut immédiatement repérer les modifications à apporter et mettre à jour le contenu avant la prochaine révision.

Méthode de travail

Optez pour Dropbox Replay lorsque votre révision repose davantage sur un retour visuel clair que sur de simples commentaires sur un fichier.

Découvrez comment créer un projet dans Dropbox Replay, le partager avec les réviseurs et recueillir leurs commentaires en un seul endroit.

Livrer un projet terminé

Lorsqu’un projet est terminé, il est préférable de partager des fichiers de travail modifiables.

Dropbox Transfer vous permet d’envoyer une copie des fichiers finalisés sans donner aux destinataires l’accès aux fichiers ou aux dossiers d’origine de votre compte Dropbox.

Exemple

Une agence de design a finalisé le projet d’identité visuelle d’un client.

Au lieu de partager le dossier de travail, l’équipe envoie les fichiers finaux via Dropbox Transfer. Le client télécharge les fichiers, tandis que l’agence conserve le projet original, stocké en toute sécurité dans Dropbox.

Méthode de travail

Utilisez Dropbox Transfer lorsque vous envoyez des livrables définitifs, plutôt que des fichiers encore en cours de modification.

Transférer des fichiers entre plusieurs utilisateurs

Un dossier partagé ou un lien suffit parfois pour travailler avec quelqu’un. D’autres situations nécessitent une méthode plus spécifique pour collecter ou transmettre des fichiers.

Réfléchissez à ce que vous devez accomplir, puis choisissez l’option la mieux adaptée à cette tâche.

Faire signer des documents

Lorsqu’un projet en arrive au stade de la validation, les équipes ont souvent besoin de signatures avant de pouvoir passer à l’étape suivante.

Dropbox Sign vous permet d’envoyer des documents pour signature électronique, ce qui vous aide à conclure des contrats sans avoir à imprimer, numériser ou échanger des documents par e-mail.

Exemple

Une équipe commerciale a finalisé une offre pour un client.

Une fois les conditions acceptées, elle envoie le contrat pour signature et conserve le document finalisé avec les autres fichiers du client.

Méthode de travail

Choisissez Dropbox Sign lorsqu’un document nécessite une signature électronique.

Automatiser les tâches courantes

Plus votre équipe gère de projets, plus les tâches répétitives se multiplient.

Les options d’automatisation de Dropbox permettent de trier, de renommer ou de convertir les fichiers ajoutés à un dossier automatisé, ce qui vous aide à réduire les tâches manuelles répétitives.

Exemple

Une équipe chargée du recrutement reçoit des centaines de CV chaque mois.

Au lieu de trier chaque fichier manuellement, les dossiers automatisés organisent les candidatures reçues afin que les recruteurs puissent se concentrer sur l’examen des candidats plutôt que sur la gestion des fichiers.

Choisissez le bon outil

Chaque étape d’un projet nécessite des outils adaptés. Commencez par définir ce que vous devez accomplir, puis choisissez l’outil Dropbox adapté à cette tâche.

• Récupérez des fichiers auprès d’autres personnes à l’aide de demandes de fichiers.

• Passez en revue vos projets vidéo, image et audio grâce à Dropbox Replay.

• Envoyez vos fichiers finalisés avec Dropbox Transfer.

• Demandez des signatures électroniques avec Dropbox Sign.

• Réduisez les tâches répétitives liées à la gestion des fichiers grâce aux dossiers automatisés.

Choisir l’outil adapté à chaque tâche vous permet de consacrer moins de temps à la gestion et davantage de temps à faire avancer vos projets.

Dropbox est bien plus qu’un espace de stockage de fichiers.

C’est là que les équipes organisent leurs idées, collaborent sur des projets, recueillent des commentaires et donnent le meilleur d’elles-mêmes.

Vous avez découvert les outils qui aident les équipes à organiser leur travail, à collaborer et à simplifier leurs tâches quotidiennes.