Comment les équipes utilisent Dropbox

Chaque équipe fonctionne différemment.

Une équipe de chantier chargée de documenter l’avancement d’un chantier n’a pas les mêmes besoins qu’une équipe créative qui passe en revue une vidéo ou qu’une équipe RH qui prépare l’accueil d’un nouveau collaborateur.

Les processus métier ci-dessous montrent comment les équipes combinent différents outils Dropbox pour s’adapter à leur méthode de travail. Parcourez les exemples qui vous concernent le plus et trouvez des idées que vous pourrez mettre en place au sein de votre propre équipe.

BTP

Assurez la cohésion des équipes projet, de la planification à la remise du projet

Les équipes de chantier gèrent de nombreux types de fichiers tout au long d’un projet, notamment des plans, des permis, des contrats, des photos d’avancement des travaux et des rapports d’inspection.

Le fait de regrouper les fichiers de projet dans un espace de travail partagé permet aux chefs de projet, aux architectes, aux ingénieurs et aux entrepreneurs de rester informés des dernières mises à jour, qu’ils travaillent au bureau ou sur un chantier.

Dropbox prend en charge ce flux de travail avec :

• Dossiers de projet partagés

• Importation de fichiers sur mobile

• Commentaires et @mentions

• Accès hors ligne

• Dropbox Transfer

Méthode de travail

Avant que le projet ne débute, convenez de l’emplacement où seront stockés les fichiers, des personnes qui devront y avoir accès et des fichiers qui devront être disponibles hors ligne pour les visites de chantier.

Marketing

Planifier, évaluer et lancer des campagnes en intégrant les diverses parties prenantes

Les équipes marketing travaillent sur plusieurs projets en collaboration avec des designers, des créateurs de contenu, des agences, ainsi que d’autres parties prenantes.

Dropbox permet de centraliser les briefs de campagne, les ressources de travail, les révisions créatives, les approbations et les fichiers finaux, de la phase de planification jusqu’au lancement.

Dropbox prend en charge ce flux de travail avec :

• Dossiers partagés

• Dropbox Paper

• Replay

• Commentaires et @mentions

• Transfer

Méthode de travail

Créez un espace de travail commun dédié à la campagne avant le début du projet, puis regroupez-y le brief, les ressources de travail, les commentaires et les fichiers finaux tout au long de la campagne.

Créatif

Vérifier et valider le contenu vidéo avec Dropbox Replay

Les équipes créatives travaillent souvent avec des producteurs vidéo, des monteurs, des spécialistes du marketing, des clients et d’autres personnes chargées de valider le contenu.

Lorsque les commentaires sont dispersés entre les e-mails et les messages, il peut être difficile de relier chaque commentaire au bon moment ou à la bonne version.

Dropbox Replay regroupe toutes les analyses vidéo en un seul endroit. Les réviseurs peuvent ajouter des commentaires image par image et des annotations à l’écran, tandis que l’équipe créative assure le suivi des différentes versions au fur et à mesure que la vidéo progresse vers la validation.

Dropbox prend en charge ce flux de travail avec :

• Dropbox Replay

• Dossiers partagés

• Commentaires

• Transfer

Méthode de travail

Avant de partager la première version, mettez-vous d’accord sur les personnes qui doivent visionner la vidéo, sur celle qui donnera son accord définitif et sur la date limite pour faire part des commentaires. Conservez les commentaires dans Replay afin qu’ils restent associés à la bonne version.

Immobilier

Assurer la fluidité des transactions immobilières

Les équipes immobilières gèrent les informations relatives aux biens immobiliers, les contrats, les inspections et les dossiers clients, en coordination avec les agents, les clients, les prêteurs et les partenaires juridiques.

Dropbox permet de garder tous les dossiers relatifs à un bien immobilier bien organisés et facilement accessibles, de la mise en vente jusqu’à la signature de l’acte final. Les équipes sont ainsi en mesure de partager les bons documents avec les bonnes personnes, puis d’utiliser Dropbox Sign pour recueillir les signatures une fois que l’accord est prêt.

Dropbox prend en charge ce flux de travail avec :

• Dossiers partagés

• Partage et autorisations

• Signe Dropbox

Méthode de travail

Conservez les fichiers relatifs à chaque bien immobilier dans un dossier partagé et vérifiez qui y a accès au fur et à mesure que la transaction avance. Avant d’envoyer un accord via Dropbox Sign, vérifiez bien le document final, les signataires et les champs obligatoires.

Ressources humaines

Coordonner l’intégration des collaborateurs

L’intégration des nouveaux collaborateurs rassemble les RH, le responsable du recrutement, le service informatique ainsi que d’autres équipes.

Dropbox permet de centraliser le plan d’intégration, les tâches attribuées et les ressources, afin que chacun sache ce qu’il doit préparer et que le nouveau collaborateur puisse facilement trouver ce dont il a besoin.

Dropbox prend en charge ce flux de travail avec :

• Dossiers d’équipe

• Dropbox Paper

• Dossiers partagés

• Signe Dropbox

Méthode de travail

Utilisez un seul plan d’intégration, depuis la phase préalable à l’embauche jusqu’aux premières semaines du collaborateur. Attribuez chaque tâche à un responsable, fixez des dates d’échéance et validez les droits d’accès avant le premier jour. Mettez le plan à jour au fur et à mesure que l’intégration avance.

Ventes

Créer et partager des propositions commerciales

Les équipes commerciales rassemblent les contributions des services marketing, juridique, financier et d’autres intervenants avant de présenter une proposition à un client.

Dropbox permet de centraliser les projets, les pièces justificatives et les commentaires pendant que l’équipe examine et finalise le travail.

Dropbox prend en charge ce flux de travail avec :

• Dossiers partagés

• Commentaires

• Historique des versions

• Transfer

• Signe Dropbox

Méthode de travail

Avant de transmettre une offre à un client, assurez-vous que vous utilisez bien la version finale et vérifiez les droits d’accès au lien. Envoyez un lien avec l’autorisation « Peut consulter » plutôt qu’une pièce jointe afin que le client puisse ouvrir le fichier validé sans pouvoir le modifier.

Remarque

Les options de partage disponibles peuvent dépendre des paramètres définis pour votre équipe.

Vous avez pu constater comment des équipes issues de divers secteurs utilisent Dropbox pour organiser leur travail, collaborer et faire avancer leurs projets.

Retenez les pistes qui vous semblent les plus pertinentes pour votre activité et mettez l’une de ces méthodes en pratique avec votre équipe.