Conseils et astuces sur le compte d’équipe Dropbox
Maintenant que vous avez les bases, il est temps de découvrir quelques conseils et astuces supplémentaires pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre compte d’équipe Dropbox.
30 minutes de lecture
Transfert de fichiers volumineux à d’autres personnes à l’aide de Dropbox Transfer
Vous pouvez utiliser Dropbox Transfer pour envoyer des fichiers sur lesquels vous n’avez pas besoin de collaborer, même si le destinataire n’a pas de compte Dropbox. Par exemple, vous pouvez utiliser Dropbox Transfer pour finaliser un contrat ou envoyer un fichier trop volumineux pour être envoyé par e-mail.
Lorsque vous envoyez un fichier via Dropbox Transfer, le destinataire reçoit un lien de partage sur lequel il peut cliquer pour télécharger le ou les fichiers.
En plus d’envoyer des fichiers individuels, lorsque vous créez un transfert, vous pouvez inclure plusieurs fichiers et dossiers en un seul envoi, personnaliser les transferts avec une date d’expiration, un mot de passe ou un logo, et surveiller l’activité de téléchargement, et ce, pour tout transfert que vous créez. Vous pouvez même envoyer des fichiers Photoshop directement depuis l’application Photoshop.
Remarque : les options permettant d’ajouter des mots de passe, de personnaliser les transferts et de prolonger les dates d’expiration ne sont disponibles que sur les forfaits Dropbox Professional, Advanced, Enterprise et Education.
Modification du délai de validité après l’envoi d’un transfert
Connectez-vous au site dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite.
Cliquez sur Transfer dans le menu qui s’affiche.
Cliquez sur le transfert à modifier.
Saisissez la nouvelle date sous Expiration. Elle sera automatiquement enregistrée.
Remarque : en fonction de votre forfait, les transferts expirent automatiquement après 7 ou 30 jours. Les clients Dropbox Professional, Education, Essentials, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise ont également la possibilité d’ajouter un mot de passe et de prolonger le délai d’expiration, jusqu’à un an.
Collecte de fichiers auprès de votre équipe à l’aide de demandes de fichiers
Les demandes de fichiers Dropbox vous permettent de demander et de recevoir des fichiers de la part de n’importe quel utilisateur, qu’il dispose ou non d’un compte Dropbox.
Il vous suffit de demander des fichiers à vos collègues et clients, et vous les recevrez tous dans un même dossier Dropbox.
Fonctionnement des demandes de fichiers
Les demandes de fichiers permettent aux membres de l’équipe de collecter et de recevoir des fichiers(jusqu’à 250 Go) de n’importe qui, directement depuis votre compte Dropbox.
Lorsque quelqu’un clique sur le lien de votre demande de fichier, il lui suffit de choisir des fichiers sur son ordinateur, d’entrer son nom et son adresse e-mail, puis de cliquer sur Importer.
Vous n’avez pas besoin de vous connecter. N’importe qui peut donc ajouter des fichiers, même s’il n’a pas de compte Dropbox. C’est un moyen facile d’obtenir des fichiers, comme des propositions de fournisseurs, sans avoir à guider les gens tout au long du processus.
Tous les fichiers que vous collectez sont automatiquement organisés dans un seul et même dossier Dropbox. Vous seul pouvez consulter les fichiers transférés par d’autres personnes, à moins que vous ne décidiez de les partager.
Gestion des demandes de fichiers
Vous pouvez clore une demande de fichiers lorsque vous avez reçu tous les fichiers. Une fois la demande fermée, les personnes qui ont reçu un lien ne pourront plus transférer de fichiers vers votre Dropbox.
Si vous définissez une date butoir pour la demande de fichiers, cette dernière se fermera automatiquement une fois la date atteinte.
Découvrez comment fermer une demande de fichiers dans la vidéo suivante.
Restauration et récupération de fichiers dans votre compte Dropbox
Si vous avez accidentellement supprimé un fichier ou enregistré une nouvelle version qui ne vous plaît pas, pas d’inquiétude.
Dropbox conserve des copies de vos fichiers et dossiers supprimés pendant une certaine période, y compris les versions précédentes des fichiers. Cela signifie que vous pouvez accéder à l’historique de vos fichiers et aux versions précédentes, si besoin.
Vous pouvez restaurer et récupérer des versions précédentes de fichiers et récupérer des fichiers et dossiers supprimés dans Dropbox.
Ressources associées
Création et modification de documents dans l’application mobile Dropbox
Une fois que vous avez téléchargé l’application mobile Dropbox, vous pouvez créer des documents et laisser parler votre créativité, où que vous soyez.
L’application mobile vous permet d’ouvrir les fichiers Microsoft Office stockés dans votre compte Dropbox et d’apporter des modifications dans les applications Office (mobiles et Web). Toutes les modifications sont enregistrées directement dans votre compte Dropbox.
Création de documents Office dans l’application mobile Dropbox
Lorsque l’application Dropbox est ouverte, créer un document Office ne prend pas beaucoup de temps.
Appuyez sur le bouton plus (+), puis choisissez de créer ou d’importer un fichier.
Après cela, vous décidez si vous souhaitez créer un document Microsoft Word, Excel ou PowerPoint.
Désormais, il ne vous reste plus qu’à enregistrer toutes vos idées géniales.
Modification de documents sur un appareil iOS
La modification de documents dans l’application mobile est tout aussi simple que leur création. Sur votre appareil iOS, ouvrez un fichier Office stocké dans votre compte Dropbox, puis appuyez sur l’icône Modifier.
La modification de fichiers dans un compte d’équipe Dropbox nécessite un compte Office 365.
Sur iOS, l’icône Modifier dans l’application Dropbox s’affiche pour les types de fichiers suivants :
.doc,
.docx,
.xls,
.xlsx,
.ppt,
.pptx.
Modification de documents sur un appareil Android
Sur votre appareil Android, vous pouvez consulter et modifier d’autres formats de fichier Office en les ouvrant directement depuis les applications Office pour mobile. Dans l’application Office appropriée, appuyez sur l’onglet Compte, puis connectez votre compte Dropbox si vous ne l’avez pas déjà fait. Une fois votre Dropbox connectée, vous pouvez accéder aux fichiers qu’elle contient depuis l’onglet Ouvrir.
La modification de fichiers dans un compte d’équipe Dropbox nécessite un compte Microsoft Office 365.
Sur les appareils Android, la modification est uniquement disponible pour les types de fichiers suivants :
.docx,
.xlsx,
.pptx.
Comment réaliser une action rapide avec le Badge Dropbox
Le badge Dropbox apparaît sur tous les fichiers Microsoft Word, PowerPoint ou Excel enregistrés dans votre compte. Lorsque vous travaillez sur un document, le badge Dropbox s’affiche, ce qui vous permet de savoir que vous travaillez dans Dropbox.
Vous pouvez sélectionner le badge pour effectuer des actions rapides, comme partager un lien et afficher les versions précédentes. Le badge vous informe également lorsque des personnes ouvrent, consultent, modifient et mettent à jour un fichier partagé afin que vous restiez toujours au courant et évitiez la copie en conflit tant redoutée.
Utilisation du Badge Dropbox
Regardez la vidéo et découvrez comment partager des documents, créer des liens partagés et ajouter des commentaires en toute simplicité. Tout cela grâce au Badge Dropbox.
Capturez et organisez des captures d’écran
Si vous prenez beaucoup de captures d’écran sur votre ordinateur, vous aurez peut-être remarqué qu’elles ont tendance à s’accumuler et à obstruer l’arrière-plan de votre bureau.
Saviez-vous que vous pouviez utiliser Dropbox pour enregistrer et partager instantanément des captures d’écran sur votre compte Dropbox ?
Une fois votre ordinateur configuré pour enregistrer automatiquement les captures et les enregistrements d’écran dans votre compte Dropbox, vous pouvez les partager.
Partage et enregistrement de captures d’écran sous Mac
Lorsque vous réalisez votre première capture d’écran, Dropbox vous demande si vous voulez l’enregistrer dans votre compte. Sélectionnez Enregistrer les captures d’écran dans Dropbox.
À partir de maintenant, dès que vous ferez une capture d’écran, l’application l’enregistrera automatiquement dans un dossier nommé Captures d’écran dans votre dossier Dropbox. Elle copiera également un lien vers la capture d’écran dans le presse-papiers de votre ordinateur, que vous pourez partager immédiatement n’importe où (par exemple, directement dans une discussion par chat). Toute personne qui clique sur le lien verra votre capture d’écran sur une page d’aperçu sur dropbox.com.
Partage et enregistrement de captures d’écran sous Windows
Lorsque vous faites une capture d’écran, appuyez sur Impr. écran pour l’enregistrer dans votre Dropbox.
Ensuite, appuyez sur Crtl + Impr. écran pour copier et enregistrer un lien vers la capture d’écran dans le presse-papiers de votre ordinateur. Vous pourrez le partager immédiatement n’importe où, par exemple directement dans une discussion par chat.
Toute personne qui clique sur le lien verra votre capture d’écran sur une page d’aperçu sur dropbox.com.
Enregistrement de vos captures d’écran là où vous en avez besoin
Si vous possédez un compte d’équipe Dropbox, que vous l’avez associé à votre compte personnel et à votre ordinateur, vous pouvez choisir le compte sur lequel vos captures et vos enregistrements d’écran seront enregistrés. Pour ce faire, utilisez le menu déroulant à côté de la case à cocher Partager des captures et des enregistrements d’écran à l’aide de Dropbox.
Numérisation de documents, modification et recherche dans vos documents numérisés
Avec l’application mobile Dropbox, vous pouvez numériser des documents directement dans votre compte, depuis votre appareil mobile iOS ou Android.
Vous avez maintenant la possibilité de stocker au même endroit toutes vos idées notées à la hâte, vos croquis griffonnés sur des feuilles volantes et autres schémas sur tableau blanc.
Découvrez commentnumériser un document.
Conseil : si vous prenez une photo, dirigez votre appareil photo vers cet objet ; un cadre délimitera ensuite la forme que vous numérisez.
Comment effectuer une recherche dans vos documents numérisés
Puisque vous possédez un forfait Dropbox pour les équipes, vous pouvez même effectuer des recherches dans le contenu des documents numérisés. Et si vous avez associé vos comptes personnel et professionnel, vous bénéficiez également d’une fonctionnalité de recherche en texte intégral dans votre compte personnel.
Imaginons que vous cherchiez un document présentant le budget détaillé des dépenses que vous devez remettre aujourd’hui. Vous pouvez utiliser la barre de recherche de l’application mobile ou du site Web dropbox.com pour trouver le document dont le nom ou le contenu mentionne le mot "budget".
Elle est disponible uniquement dans certaines langues. Ainsi, si vous utilisez Dropbox dans une langue autre que l’anglais et que l’option de recherche en texte intégral ne s’affiche pas, cela signifie qu’elle n’est pas encore disponible dans votre langue.
Présentation de l’option Dropbox pour Gmail
L’intégration de Dropbox dans Gmail est un excellent moyen de réduire l’encombrement et d’éviter les pièces jointes.
Communication plus simple et plus rapide avec Dropbox pour Gmail
Avec Dropbox pour Gmail, vous pouvez partager des fichiers Dropbox via votre compte Gmail.
Si vous utilisez l’intégration, une icône Dropbox apparaît au bas de la fenêtre Nouveau message.
Lorsque vous cliquez sur cette icône, une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous permettre de sélectionner des éléments dans votre Dropbox.
Un lien partagé vers les fichiers ou le dossier que vous souhaitez partager apparaît alors dans le corps de l’e‑mail. Cela fonctionne exactement comme une pièce jointe, à ceci près que vous n’ajoutez pas de fichiers volumineux à l’e‑mail lui-même.
Vous pouvez également enregistrer les fichiers que vous recevez dans Gmail directement dans Dropbox.
Installation et activation de l’extension Dropbox pour Gmail
Connectez-vous à Gmail dans votre navigateur.
Cliquez sur l’icône représentant le signe plus (+) dans le panneau latéral de droite. Passez le curseur sur le signe plus, puis sélectionnez Télécharger des modules complémentaires.
Remarque : si le panneau latéral de droite n’apparaît pas, cliquez sur la flèche en bas à droite pour l’ouvrir.
Recherchez Dropbox pour Gmail. Sélectionnez ce module.
Cliquez sur Installer.
Suivez les instructions à l’écran. Connectez-vous à votre compte Dropbox (si vous ne l’êtes pas déjà).
L’extension apparaîtra dans votre compte Gmail dans la barre latérale de droite, au-dessus de l’icône représentant le signe plus (+), lorsque vous ouvrirez un e‑mail contenant des pièces jointes, ou des liens Dropbox ou Google Drive.
Utilisation de Gmail pour partager des liens vers des fichiers Dropbox
Utiliser Dropbox pour Gmail est très simple. Une fois l’extension activée, une icône Dropbox s’affiche au bas de la fenêtre lorsque vous rédigez votre premier e‑mail.
Sélectionnez l’icône et choisissez le fichier que vous voulez partager depuis la fenêtre contextuelle. Sélectionnez Insérer le lien. Un lien partagé vers le fichier s’affiche alors dans le corps de votre e‑mail.
Le fichier ressemble à s’y méprendre à une pièce jointe, mais il s’agit bien d’un lien partagé ! Il vous permet d’économiser de l’espace dans votre boîte de messagerie et de s’assurer que les autres utilisateurs disposent de la toute dernière version du fichier.
Utilisation de Dropbox pour G Suite
Vous pouvez créer et partager des fichiers Google Docs, Sheets et Slides directement à partir de votre Dropbox. Il vous suffit de cliquer sur Créer un fichier sur dropbox.com ou Créer dans l’application de bureau Dropbox, puis de sélectionner votre fichier. N’oubliez pas que l’adresse e‑mail que vous utilisez pour votre compte Google doit correspondre à celle utilisée pour Dropbox.
Désormais, vous n’avez plus besoin de jongler entre un document Google et des liens envoyés par e‑mail. Tout se fait à partir de Dropbox. Vous pouvez même partager ces fichiers comme un fichier standard.
De plus, les notifications Dropbox vous permettent d’être informé lorsque quelqu’un modifie un document, une feuille de calcul ou une présentation.
Travailler en équipe depuis un emplacement centralisé n’a jamais été aussi facile !
Une question sur Dropbox pour Gmail et G Suite ?
Nous avons sûrement la réponse. Si vous ne trouvez pas votre question ici, consultez le centre d’assistance pour voir d’autres réponses.