Dropbox pour les entreprises : conseils et astuces
Maintenant que vous maîtrisez les principes de base, voyons quelques conseils et astuces pour vous aider à profiter au mieux de votre compte Dropbox pour les entreprises.
30 minutes de lecture
Transfert de fichiers volumineux à d’autres personnes à l’aide de Dropbox Transfer
Dropbox Transfer vous permet de facilement envoyer des fichiers volumineux pour livrer un projet, même si les destinataires ne possèdent pas de compte Dropbox.
Vous pouvez non seulement envoyer des fichiers individuels, mais aussi inclure plusieurs fichiers et dossiers dans un même transfert, personnaliser des transferts en ajoutant un délai de validité, un mot de passe ou un logo, et surveiller les activités de téléchargement pour les transferts que vous créez. Vous pouvez même envoyer des fichiers Photoshop directement depuis l’application Photoshop.
Comment créer un transfert
Créer un transfert
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite.
Cliquez sur Transfer dans le menu qui s’affiche.
Cliquez sur Créer un transfert.
Importez des fichiers ou des dossiers à partir de votre ordinateur ou de votre compte Dropbox.
Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée pour personnaliser le délai de validité ou ajouter un mot de passe.
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Copier le lien ou sur Envoyer par e‑mail.
Remarque : les possibilités d’ajout de mots de passe et de prolongation du délai de validité sont disponibles uniquement pour les forfaits Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise et Education.
Modification du délai de validité après l’envoi d’un transfert
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite.
Cliquez sur Transfer dans le menu qui s’affiche.
Cliquez sur le transfert à modifier.
Sous Paramètres, cliquez sur la flèche située sous Délai de validité, puis sélectionnez un délai de validité.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : les transferts expirent automatiquement après un délai de sept jours. La prolongation du délai de validité est possible uniquement avec les forfaits Dropbox Professional et Dropbox pour les entreprises (Advanced, Enterprise et Education).
Affichage du nombre de consultations ou de téléchargements d’un transfert
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite.
Cliquez sur Transfer dans le menu qui s’affiche.
Consultez les statistiques Vues et Téléchargements à côté de chaque transfert.
Personnalisation d’un transfert
Vous pouvez également ajouter des arrière-plans et des logos à vos transferts pour mettre en valeur votre marque.
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur l’icône en forme de grille en haut à droite.
Cliquez sur Transfer dans le menu qui s’affiche.
Cliquez sur Personnaliser le design.
Cliquez dans le menu déroulant situé à côté de Choisir un arrière–plan ou Choisir un logo pour ajouter une couleur ou une image d’arrière‑plan ou encore un logo.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : la possibilité de personnaliser un transfert est disponible uniquement pour les forfaits Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise et Education.
Collecte de fichiers auprès de votre équipe à l’aide de demandes de fichiers
Les demandes de fichiers Dropbox vous permettent de demander et de recevoir des fichiers de la part de n’importe quel utilisateur, qu’il dispose ou non d’un compte Dropbox.
Il vous suffit de demander des fichiers à vos collègues et clients, et vous les recevrez tous dans un même dossier Dropbox.
Fonctionnement des demandes de fichiers
Les demandes de fichiers vous permettent de collecter et recevoir des fichiers (jusqu’à50 Go) auprès de qui vous voulez, directement dans votre compte Dropbox.
Lorsqu’un destinataire clique sur le lien de votre demande de fichiers, il lui suffit de sélectionner des fichiers sur son ordinateur, de saisir son nom et son adresse e‑mail, et de cliquer sur Importer.
Aucune connexion n’est requise. Par conséquent, tout le monde peut ajouter des fichiers, même sans compte Dropbox. C’est une solution simple pour obtenir des fichiers (des devis de fournisseurs, par exemple) sans devoir guider les utilisateurs tout au long du processus.
Tous les fichiers que vous collectez sont automatiquement organisés dans un seul et même dossier Dropbox. Vous seul pouvez consulter les fichiers transférés par d’autres personnes, à moins que vous ne décidiez de les partager.
Création d’une demande de fichiers
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur Demandes de fichiers dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Nouvelle demande dans la barre latérale de droite.
Sous Titre, saisissez un nom pour votre demande.
Sous Description, ajoutez des informations concernant votre demande, si vous le souhaitez.
Sous Dossier des fichiers transférés, vous visualisez le chemin d’accès du nouveau dossier destiné à accueillir les fichiers demandés. Pour modifier la destination, cliquez sur Modifier le dossier.
Cochez la case Fixer une échéance pour choisir une date et une heure. Vous pouvez également Autoriser les transferts en retard et choisir un intervalle.
Cliquez sur Créer.
Saisissez l’adresse e‑mail, le nom ou le groupe des personnes auxquelles vous souhaitez demander des contenus. Elles recevront un e‑mail concernant votre demande.
Pour copier un lien, cliquez sur Copier à côté de Partager plutôt un lien.Vous pouvez coller le lien dans un e‑mail, un message ou tout autre support pour le communiquer aux destinataires souhaités.
Cliquez sur Partager. Vous recevrez un e‑mail de confirmation, ainsi qu’un e‑mail de notification lorsque les fichiers seront importés en réponse à votre demande.
En savoir plus sur la modification et la clôture d’une demande de fichiers
Gestion des demandes de fichiers
Vous pouvez clore une demande de fichiers lorsque vous avez reçu tous les fichiers. Une fois la demande fermée, les personnes qui ont reçu un lien ne pourront plus transférer de fichiers vers votre Dropbox.
Si vous définissez une date butoir pour la demande de fichiers, cette dernière se fermera automatiquement une fois la date atteinte.
Pour savoir comment clore une demande de fichiers, nous vous invitons à regarder le didacticiel vidéo.
Restauration et récupération de fichiers dans votre compte Dropbox
Si vous avez accidentellement supprimé un fichier ou enregistré une nouvelle version qui ne vous plaît pas, pas d’inquiétude.
Dropbox stocke les copies des fichiers et dossiers supprimés, y compris les versions précédentes de fichiers, pendant un certain temps. Cela signifie que vous pouvez accéder à l’historique des fichiers et aux versions précédentes si nécessaire.
Restauration et récupération de la version précédente d’un fichier
1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Cliquez sur Tous les fichiers dans la barre latérale de gauche.
3. Passez la souris sur le fichier concerné ou sélectionnez-le, puis cliquez sur l’icône représentant trois points (…).
4. Sélectionnez Historique des versions.
5. Sélectionnez une version pour en afficher l’aperçu.
6. Sur la version à restaurer, cliquez sur Restaurer.
Comment récupérer des fichiers supprimés dans Dropbox ?
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur Fichiers supprimés dans la barre latérale située à gauche.
Repérez l’élément supprimé que vous souhaitez récupérer, puis cliquez sur son nom.
Cliquez sur Restaurer.
En savoir plus sur la durée de conservation des versions précédentes de vos fichiers dans Dropbox
En savoir plus sur la récupération de plusieurs fichiers ou dossiers
Comment vérifier si la suppression d’un dossier partagé a des conséquences pour d’autres membres
Création et modification de documents dans l’application mobile Dropbox
Une fois que vous avez téléchargé l’application mobile Dropbox, vous pouvez créer des documents et laisser parler votre créativité, où que vous soyez.
L’application mobile vous permet d’ouvrir les fichiers Office stockés dans votre Dropbox et d’effectuer des modifications dans les applications Office mobiles et en ligne. Toutes les modifications sont enregistrées directement dans votre compte Dropbox.
Création de documents Office dans l’application mobile Dropbox
Lorsque l’application Dropbox est ouverte, créer un document Office ne prend pas beaucoup de temps.
Appuyez sur le bouton plus (+), puis choisissez de créer ou d’importer un fichier.
Choisissez ensuite si vous voulez créer un document Word, Excel ou PowerPoint.
Vous êtes désormais paré à coucher sur le papier toutes vos idées.
Modification de documents sur un appareil iOS
Il est aussi simple de modifier des documents dans l’application mobile que de les créer. Sur votre appareil iOS, ouvrez un fichier Office stocké dans votre Dropbox, puis appuyez sur l’icône Modifier.
Notez que pour modifier un fichier dans un compte Dropbox Business, vous devez posséder un compte Office 365.
Sur iOS, l’icône Modifier dans l’application Dropbox s’affiche pour les types de fichiers suivants :
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Modification de documents sur un appareil Android
Sur votre appareil Android, vous pouvez consulter et modifier d’autres formats de fichier Office en les ouvrant directement depuis les applications Office pour mobile. Depuis l’application Office appropriée, appuyez sur l’onglet Compte et connectez votre Dropbox si vous ne l’avez pas déjà fait. Une fois votre Dropbox connectée, vous pouvez accéder aux fichiers qu’elle contient depuis l’onglet Ouvrir.
Notez que pour modifier un fichier dans un compte Dropbox Business, vous devez posséder un compte Office 365.
Sur les appareils Android, la modification est uniquement disponible pour les types de fichiers suivants :
.docx
.xlsx
.pptx
Comment réaliser une action rapide avec le Badge Dropbox
Le Badge Dropbox apparaît sur tout fichier Microsoft Word, PowerPoint ou Excel enregistré dans votre compte. Lorsque vous travaillez sur un document, le Badge Dropbox s’affiche et vous indique que vous travaillez directement dans Dropbox.
Vous pouvez sélectionner le Badge pour effectuer des actions rapides, comme partager un lien et consulter les versions précédentes d’un fichier. Le badge vous préviendra également lorsque des personnes ouvrent, consultent, modifient ou mettent à jour un fichier partagé. De cette façon, vous restez toujours informé et vous évitez les conflits de version tant redoutés.
Utilisation du Badge Dropbox
Regardez la vidéo et découvrez comment partager des documents, créer des liens partagés et ajouter des commentaires en toute simplicité. Tout cela grâce au Badge Dropbox.
Création de captures d’écran sans encombrer votre ordinateur
Si vous effectuez beaucoup de captures d’écran sur votre ordinateur, vous avez sûrement constaté qu’elles ont tendance à s’amasser et à encombrer l’arrière-plan de votre bureau.
Le saviez-vous ? Vous pouvez utiliser votre compte Dropbox pour enregistrer et partager vos captures d’écraninstantanément.
Partage et enregistrement de captures d’écran sous Mac
Lorsque vous réalisez votre première capture d’écran, Dropbox vous demande si vous voulez l’enregistrer dans votre compte. Sélectionnez Enregistrer les captures d’écran dans Dropbox.
Désormais, l’application enregistre automatiquement toutes les captures d’écran que vous effectuez dans un dossier nommé Captures d’écran de votre Dropbox. Un lien vers la capture d’écran sera également copié dans le presse-papiers de l’ordinateur. Vous pourrez immédiatement le partager où vous le souhaitez (par exemple, directement dans un message de conversation). Les personnes qui cliqueront sur ce lien découvriront votre capture sur une page d’aperçu du site Web de Dropbox.
Partage et enregistrement de captures d’écran sous Windows
Lorsque vous faites une capture d’écran, appuyez sur Impr. écran pour l’enregistrer dans votre Dropbox.
Appuyez ensuite sur Crtl + Impr. écran pour copier et enregistrer un lien vers la capture d’écran dans le presse-papiers de votre ordinateur et le partager immédiatement (directement dans un message de chat, par exemple).
Les personnes qui cliqueront sur ce lien découvriront votre capture sur une page d’aperçu du site Web Dropbox.
Enregistrement de vos captures d’écran là où vous en avez besoin
Si vous avez connecté vos comptes Dropbox personnel et professionnel, vous pouvez également choisir celui dans lequel enregistrer vos captures d’écran.
Si vous souhaitez modifier ce paramètre, cliquez sur l’icône Dropbox dans la zone de notification(Windows) ou la barre des menus(Mac) de votre ordinateur. Cliquez ensuite sur vos initiales ou votre photo de profil, puis sur Préférences et Sauvegardes.
Numérisation de documents, modification et recherche dans vos documents numérisés
Avec l’application mobile Dropbox, vous pouvez numériser des documents directement dans votre compte, depuis votre appareil mobile iOS ou Android.
Vous avez maintenant la possibilité de stocker au même endroit toutes vos idées notées à la hâte, vos croquis griffonnés sur des feuilles volantes et autres schémas sur tableau blanc.
Numérisation d’un document
Ouvrez Dropbox sur votre appareil mobile, puis appuyez sur le bouton (+).
Sélectionnez Numériser un document, puis prenez une photo de ce que vous voulez convertir en document ou sélectionnez une image dans votre pellicule.
Si vous prenez une photo, pointez l’appareil photo vers l’objet. Un cadre viendra délimiter la forme que vous êtes en train de numériser.
Modification et organisation des documents
Une fois le document numérisé, vous accédez à l’écran Modifier.
Les icônes au bas de l’écran vous permettent d’intervenir pour le modifier.
Vous pouvez également appuyer sur Organiser pour modifier l’ordre des pages du document. Dans l’écran Organiser, il vous suffit d’appuyer de façon prolongée sur une page pour la déplacer et la réorganiser.
Ajuster un document numérisé
Dans l’écran Modifier, vous pouvez également ajuster votre document numérisé.
Il vous suffit d’appuyer sur l’icône avec trois curseurs au bas de l’écran et de modifier la zone de votre document en déplaçant les points bleus situés à chaque angle.
Sous Filtre, vous pouvez sélectionner le format de numérisation souhaité (noir et blanc, tableau blanc ou original).
Lorsque vous êtes satisfait, appuyez sur la coche pour indiquer que vous avez terminé.
Enregistrement d’un document numérisé
Sur l’écran Modifier, appuyez sur Suivant pour accéder à l’écran Paramètres.
Nommez votre fichier, choisissez un format (PDF ou PNG), puis décidez où vous voulez enregistrer votre document.
Vous remarquerez également que la fonction de numérisation de Dropbox propose un nom de fichier et un emplacement de dossier basés sur vos précédentes numérisations.
Comment effectuer une recherche dans vos documents numérisés
Puisque vous possédez un forfait Dropbox pour les équipes, vous pouvez même effectuer des recherches dans le contenu des documents numérisés. Et si vous avez associé vos comptes personnel et professionnel, vous bénéficiez également d’une fonctionnalité de recherche en texte intégral dans votre compte personnel.
Imaginons que vous cherchiez un document présentant le budget détaillé des dépenses que vous devez remettre aujourd’hui. Vous pouvez utiliser la barre de recherche de l’application mobile ou du site Web dropbox.com pour trouver le document dont le nom ou le contenu mentionne le mot "budget".
Elle est disponible uniquement dans certaines langues. Ainsi, si vous utilisez Dropbox dans une langue autre que l’anglais et que l’option de recherche en texte intégral ne s’affiche pas, cela signifie qu’elle n’est pas encore disponible dans votre langue.
Présentation de l’option Dropbox pour Gmail
L’intégration de Dropbox dans Gmail est un excellent moyen de réduire l’encombrement et d’éviter les pièces jointes.
Communication plus simple et plus rapide avec Dropbox pour Gmail
Avec Dropbox pour Gmail, vous pouvez partager des fichiers Dropbox via votre compte Gmail.
Si vous utilisez l’intégration, une icône Dropbox apparaît au bas de la fenêtre Nouveau message.
Lorsque vous sélectionnez cette icône, une fenêtre contextuelle s’affiche et vous permet de sélectionner des contenus de votre Dropbox.
Un lien partagé vers les fichiers ou le dossier que vous souhaitez partager apparaît alors dans le corps de l’e‑mail. Cela fonctionne exactement comme une pièce jointe, à ceci près que vous n’ajoutez pas de fichiers volumineux à l’e‑mail lui-même.
Vous pouvez également enregistrer les fichiers que vous recevez dans Gmail directement dans Dropbox.
Installation et activation de l’extension Dropbox pour Gmail
Connectez-vous à Gmail dans votre navigateur.
Cliquez sur l’icône représentant le signe plus (+) dans le panneau latéral de droite. Passez le curseur sur le signe plus, puis sélectionnez Télécharger des modules complémentaires.
Remarque : si le panneau latéral de droite n’apparaît pas, cliquez sur la flèche en bas à droite pour l’ouvrir.
Recherchez Dropbox pour Gmail. Sélectionnez ce module.
Cliquez sur Installer.
Suivez les instructions à l’écran. Connectez-vous à votre compte Dropbox (si vous ne l’êtes pas déjà).
L’extension apparaîtra dans votre compte Gmail dans la barre latérale de droite, au-dessus de l’icône représentant le signe plus (+), lorsque vous ouvrirez un e‑mail contenant des pièces jointes, ou des liens Dropbox ou Google Drive.
Utilisation de Gmail pour partager des liens vers des fichiers Dropbox
Utiliser Dropbox pour Gmail est très simple. Une fois l’extension activée, une icône Dropbox s’affiche au bas de la fenêtre lorsque vous rédigez votre premier e‑mail.
Sélectionnez l’icône et choisissez le fichier que vous voulez partager depuis la fenêtre contextuelle. Sélectionnez Insérer le lien. Un lien partagé vers le fichier s’affiche alors dans le corps de votre e‑mail.
Le fichier ressemble à s’y méprendre à une pièce jointe, mais il s’agit bien d’un lien partagé ! Il vous permet d’économiser de l’espace dans votre boîte de messagerie et de s’assurer que les autres utilisateurs disposent de la toute dernière version du fichier.
Utilisation de Dropbox pour G Suite
Vous pouvez créer et partager des fichiers Google Docs, Sheets et Slides directement à partir de votre Dropbox. Il vous suffit de cliquer sur Créer un fichier sur dropbox.com ou Créer dans l’application de bureau Dropbox, puis de sélectionner votre fichier. N’oubliez pas que l’adresse e‑mail que vous utilisez pour votre compte Google doit correspondre à celle utilisée pour Dropbox.
Désormais, vous n’avez plus besoin de jongler entre un document Google et des liens envoyés par e‑mail. Tout se fait à partir de Dropbox. Vous pouvez même partager ces fichiers comme un fichier standard.
De plus, les notifications Dropbox vous permettent d’être informé lorsque quelqu’un modifie un document, une feuille de calcul ou une présentation.
Travailler en équipe depuis un emplacement centralisé n’a jamais été aussi facile !
Une question sur Dropbox pour Gmail et G Suite ?
Nous avons sûrement la réponse. Si votre question n’apparaît pas ici, consultez la page help.dropbox.com/learn sur laquelle vous trouverez d’autres réponses.