Comment gérer les données et contenus d’entreprise ?
Dropbox pour les entreprises facilite le suivi de l’ensemble des données et contenus de votre entreprise. Notre solution est conçue pour accorder un accès aux administrateurs tout en offrant aux entreprises toute la sécurité dont elles ont besoin.
13 minutes de lecture
Gérer l’activité de l’équipe
Dropbox pour les entreprises est un formidable outil de partage et de collaboration, mais il génère une importante circulation de contenus entre vos collaborateurs.
Espaces d’équipe
Vous recherchez la solution idéale pour gérer vos données d’entreprise ? Vous souhaitez organiser des données par département ou par fonction ? Les espaces d’équipe gérés sont la solution idéale.
Un minimum de structure pour un maximum de résultats
Il est facile de créer un dossier d’équipe et d’organiser vos espaces d’équipe. Vous trouverez ci-dessous la procédure, ainsi que des informations sur les espaces d’équipe et les dossiers d’équipe.
Espaces d’équipe
Si votre compte Dropbox est organisé sous forme d’espace d’équipe partagé, tous les membres de votre équipe verront la même structure de dossiers dans cet espace, mais ils pourront également définir leurs propres paramètres d’accès. Si vous pouvez modifier un dossier dans cet espace de travail partagé, vous pouvez également ajouter ou supprimer des utilisateurs.
Dossiers d’équipe
En tant qu’administrateur, vous pouvez organiser la structure des dossiers dans l’espace d’équipe. Pour créer un dossier de premier niveau dans l’espace d’équipe, ouvrez l’interface d’administration, sélectionnez Contenu , puis choisissez Créer un dossier d’équipe . Vous pouvez alors accorder l’accès à ce dossier à l’ensemble de votre équipe ou uniquement à certains de ses membres. Certains types d’administrateurs peuvent également gérer les membres pouvant accéder aux contenus partagés depuis le gestionnaire de contenu.
Enfin, si vous créez ou déplacez un dossier partagé dans un espace d’équipe, les autres membres de l’équipe pourront également y accéder.
Mettez-vous dans la peau d’un utilisateur
Vous cherchez une autre méthode pour gérer les données de votre entreprise ? Vous pouvez accéder à d’autres comptes si vous vous connectez en tant qu’utilisateur. Si vous vous connectez en tant qu’utilisateur, vous pouvez effectuer les mêmes actions que les utilisateurs dans leurs propres comptes.
Ceci peut être utile lorsque vous devez ajouter un nouveau membre d’équipe ou configurer son compte, voire régler des problèmes ou éviter toute interruption dans un projet en cas d’absence d’un membre de l’équipe.
Restez vigilant
Vous pouvez également surveiller l’activité des utilisateurs via l’onglet Activité dans l’interface d’administration. Cette section vous permet aussi de voir comment les données sont partagées à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.
Dropbox Business enregistre toutes les actions de partage : vous pouvez donc savoir qui crée des dossiers partagés ou des liens partagés, qui rejoint des dossiers partagés, quelles modifications sont apportées à ces dossiers ou aux autorisations des liens partagés, et enfin qui partage des documents Paper.
Besoin de plus de détails ? Dropbox Business vous permet d’intégrer des applications tierces pour un suivi plus détaillé, par exemple, des logiciels de gestion des événements et des informations de sécurité.
Regardez notre vidéo sur la gestion de vos données
Regardez ces tutoriels pour en savoir plus sur les différentes façons de gérer les données.
Créer un dossier d’équipe
Les dossiers d’équipe sont particulièrement utiles, et très faciles à configurer.
Gérer l’espace de travail partagé
Si votre compte Dropbox contient un espace d’équipe partagé, vous pouvez consulter, créer et auditer les contenus de l’équipe, et gérer les accès associés, depuis l’onglet Contenu de l’interface d’administration.
Analyser l’activité de votre équipe
Si vous devez prêter une attention particulière à une action ou à un utilisateur, la création d’un rapport d’activité peut s’avérer utile. Vous savez ainsi comment sont utilisées les données de votre entreprise.
Questions fréquentes
Des questions sur le suivi des données ? Nous avons sûrement la réponse. Si votre question n’est pas répertoriée ici, consultez la page help.dropbox.com sur laquelle vous trouverez d’autres réponses.
Quelle est la différence entre un dossier d’équipe et un dossier partagé ?
Les dossiers partagés sont des dossiers gérés par les utilisateurs et peuvent être partagés avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’équipe si l’administrateur le permet. Les dossiers et espaces d’équipe sont des dossiers gérés par l’entreprise, créés par l’administrateur d’équipe, qui en est le propriétaire, et qui sont partagés avec des groupes ou des ensembles spécifiques d’utilisateurs.
Comment peut-on supprimer ou archiver un dossier d’équipe ?
Seuls les administrateurs peuvent archiver des dossiers d’équipe. Ouvrez l’interface d’administration, sélectionnez Contenu , puis l’icône représentant une roue dentée à côté du dossier à modifier. Dans le menu déroulant, sélectionnez Archiver .
Le nombre de collaborateurs pouvant accéder à un dossier d’équipe est-il limité ?
Oui, ce qui permet de s’assurer que les dossiers se synchronisent correctement. Si vous atteignez cette limite, vous pouvez résoudre le problème en supprimant des membres ou en réorganisant vos dossiers d’équipe.
Analyser l’activité des utilisateurs d’un dossier partagé
Surveillez l’activité des utilisateurs dans les dossiers partagés.
