Optimizar el trabajo con Dropbox

Todos los proyectos incluyen trabajo repetitivo.

Quizá tengas que recopilar archivos de diferentes personas, revisar el contenido antes de publicarlo, enviar el material final o repetir las mismas tareas en cada nuevo proyecto.

Las herramientas adecuadas pueden simplificar estos procesos cotidianos, ayudando a tu equipo a dedicar menos tiempo a gestionar el trabajo y más a llevarlo a cabo.

En este módulo, descubrirás las funciones de Dropbox que ayudan a agilizar las tareas habituales y facilitan el trabajo cotidiano a tu equipo. Algunas funciones pueden variar según tu plan y la configuración de administración de tu equipo.

Recopilar archivos

Muchas veces, el primer paso de un proyecto consiste en obtener información de otras personas.

Si, por ejemplo, recopilas documentos de los clientes, fotos de contratistas o presentaciones de tus compañeros de equipo, las solicitudes de archivos de Dropbox te ofrecen una forma sencilla de subir archivos directamente a la carpeta que elijas, aunque no tengan una cuenta de Dropbox.

Ejemplo

Un coordinador de eventos necesita las diapositivas de las presentaciones de diez ponentes diferentes.

En lugar de pedirles que le envíen los documentos por correo electrónico, crea una solicitud de archivos. Cada ponente sube su presentación y todos los archivos se guardan automáticamente en la misma carpeta de Dropbox.

Hábito para el trabajo

Elige las solicitudes de archivos cuando necesites recopilar archivos de varias personas sin darles acceso a la carpeta de destino.

Revisar el trabajo creativo

Cuando necesites comentarios sobre vídeos, imágenes u otros trabajos creativos, usa Dropbox Replay para que las revisiones y los comentarios queden vinculados al contenido.

Dropbox Replay ayuda a los revisores a dejar comentarios y anotaciones en pantalla en proyectos de vídeo, imagen y audio, por lo que todo el mundo puede indicar exactamente qué hay que modificar.

Ejemplo

Un equipo de marketing está revisando un vídeo para el lanzamiento de un producto.

En lugar de intercambiar comentarios a través de largas conversaciones de correos electrónicos, los revisores comentan directamente en el momento exacto del vídeo. Así, el editor puede ver inmediatamente dónde hay que hacer cambios y puede actualizar el contenido antes de la siguiente revisión.

Hábito para el trabajo

Elige Replay cuando necesites comentarios visuales claros para completar tu revisión y no te sirvan únicamente comentarios en un archivo aparte.

Descubre cómo crear un proyecto en Dropbox Replay, compartirlo con los revisores y recopilar sus comentarios en un solo lugar.

Entregar trabajo finalizado

Cuando un proyecto está terminado, no siempre quieres compartir archivos de trabajo editables.

Dropbox Transfer te permite enviar una copia de los archivos terminados sin dar a los destinatarios acceso a los archivos o las carpetas originales de tu cuenta de Dropbox.

Ejemplo

Una agencia de diseño finaliza el proyecto de personalización de la marca de un cliente.

En lugar de compartir la carpeta de trabajo, envían los elementos finales mediante Dropbox Transfer. Así, el cliente descarga los archivos y la agencia conserva el proyecto original almacenado de forma segura en Dropbox.

Hábito para el trabajo

Utiliza Dropbox Transfer cuando vayas a enviar el material definitivo en lugar de archivos que aún se puedan modificar.

Mover archivos entre distintas personas

Una carpeta compartida o un enlace podrían ser más que suficiente para trabajar con otra persona. Otras situaciones requieren una forma más específica de recopilar o entregar archivos.

Piensa en lo que necesitas conseguir y elige la opción que se adapte a la tarea.

Enviar documentos para su firma

Cuando el trabajo llega a la fase de aprobación, los equipos suelen necesitar firmas antes de seguir adelante.

Dropbox Sign te permite enviar documentos para que se firmen electrónicamente, lo que te ayuda a formalizar acuerdos sin tener que imprimir, escanear ni enviar documentos por correo electrónico una y otra vez.

Ejemplo

Un equipo de ventas ha finalizado una propuesta para un cliente.

Una vez acordadas las condiciones, envían el contrato para que lo firmen y mantienen el documento completado vinculado al resto de los archivos del cliente.

Hábito para el trabajo

Elige Dropbox Sign cuando se necesite una firma electrónica en un documento.

Automatizar las tareas rutinarias

Cuantos más proyectos gestione tu equipo, más trabajo repetitivo empezará a surgir.

Las funciones de automatización de Dropbox pueden ordenar, renombrar o convertir los archivos que se añadan a una carpeta automatizada, lo que te ayuda a reducir el trabajo manual repetitivo.

Ejemplo

Un equipo de selección de personal recibe cientos de CV cada mes.

Para no tener que ordenarlos manualmente, las carpetas automatizadas organizan las candidaturas para que los encargados de la selección de personal puedan centrarse en evaluar a los candidatos en lugar de gestionar archivos.

Elegir la herramienta adecuada

Para cada etapa del trabajo se necesita una herramienta distinta. Empieza por lo que necesitas conseguir y elige la herramienta de Dropbox que te ayude con esa tarea.

• Recopila archivos de otras personas con las solicitudes de archivos.

• Revisa proyectos de vídeo, imagen y audio con Dropbox Replay.

• Envía archivos terminados con Dropbox Transfer.

• Solicita firmas electrónicas con Dropbox Sign.

• Reduce las tareas repetitivas a la hora de gestionar archivos con las carpetas automatizadas.

Elegir la herramienta adecuada para cada tarea puede ayudarte a dedicar menos tiempo a gestionar el trabajo y más tiempo a avanzar.

Dropbox no es solo un espacio donde guardar archivos.

Es el lugar donde los equipos organizan ideas, colaboran en proyectos, recopilan comentarios y hacen su trabajo de la mejor manera posible.

Has explorado las herramientas que ayudan a los equipos a organizarse, colaborar y optimizar las tareas diarias.