Cómo utilizan Dropbox los equipos

Cada equipo trabaja a su manera.

Un equipo de construcción que registra actualizaciones en la obra tiene necesidades diferentes a las de un equipo creativo que revisa un vídeo o un equipo de RR. HH. que se prepara para el primer día de un nuevo empleado.

Los siguientes ejemplos muestran cómo los equipos combinan diferentes herramientas de Dropbox para trabajar con más facilidad. Echa un vistazo a los que sean más relevantes para ti y coge ideas que puedas adaptar a tu propio equipo.

Construcción

Mantén a los equipos del proyecto conectados desde la planificación hasta la entrega

Los equipos de construcción gestionan muchos tipos de archivos a lo largo de un proyecto, como planos, permisos, contratos, fotos del progreso e informes de inspección.

Al guardar los archivos del proyecto en un espacio de trabajo compartido, los jefes de proyecto, los arquitectos, los ingenieros y los contratistas pueden estar al tanto de la información más reciente, tanto si trabajan en la oficina como si lo hacen en la obra.

Dropbox admite este flujo de trabajo con:

• Carpetas de proyecto compartidas

• Subida de archivos desde el móvil

• Comentarios y @menciones

• Acceso sin conexión

• Dropbox Transfer

Hábitos de trabajo

Antes de comenzar a trabajar, acordad dónde se almacenarán los archivos del proyecto, quién necesita acceso y qué archivos deben estar disponibles sin conexión para las visitas a la obra.

Marketing

Planificad, revisad y lanzad campañas juntos

Los equipos de marketing trabajan en varios proyectos con diseñadores, creadores de contenido, agencias y partes interesadas.

Dropbox ayuda a mantener conectados los programas de las campañas, los recursos de trabajo, las revisiones creativas, las aprobaciones y los archivos finales desde la planificación hasta el lanzamiento.

Dropbox admite este flujo de trabajo con:

• Carpetas compartidas

• Dropbox Paper

• Replay

• Comentarios y @menciones

• Transfer

Hábitos de trabajo

Configura un espacio de trabajo compartido para la campaña antes de comenzar a trabajar y, a continuación, mantén el programa, los recursos de trabajo, los comentarios y los archivos finales juntos durante toda la campaña.

Creativo

Revisa y aprueba contenido de vídeo con Dropbox Replay

Los equipos creativos suelen trabajar con productores de vídeo, editores, profesionales del marketing, clientes y otros revisores.

Cuando los comentarios se reparten entre correos electrónicos y mensajes, puede resultar difícil vincular cada comentario con el momento o la versión correctos.

Dropbox Replay centraliza la revisión de vídeos en un solo lugar. Los revisores pueden dejar comentarios fotograma por fotograma y anotaciones en pantalla, mientras que el equipo creativo hace un seguimiento de las versiones a medida que el vídeo pasa por el proceso de aprobación.

Dropbox admite este flujo de trabajo con:

• Dropbox Replay

• Carpetas compartidas

• Comentarios

• Transfer

Hábitos de trabajo

Antes de compartir el primer montaje, acordad quién debe revisar el vídeo, quién dará la aprobación final y cuándo deben enviarse los comentarios. Guarda los comentarios en Replay para que estén vinculados a la versión correcta.

Sector inmobiliario

Haz avanzar las transacciones inmobiliarias

Los equipos inmobiliarios gestionan la información de las propiedades, los contratos, las inspecciones y la documentación de los clientes entre agentes, clientes, prestamistas y socios legales.

Dropbox ayuda a mantener todos los archivos de las propiedades organizados y accesibles, desde el anuncio hasta la formalización de la venta. Los equipos pueden compartir los documentos oportunos con las personas adecuadas y, a continuación, usar Dropbox Sign para solicitar firmas cuando un acuerdo esté listo.

Dropbox admite este flujo de trabajo con:

• Carpetas compartidas

• Uso compartido y permisos

• Dropbox Sign

Hábitos de trabajo

Guarda los archivos de cada propiedad en una carpeta compartida y revisa quién tiene acceso a medida que avanza la transacción. Antes de enviar un acuerdo con Dropbox Sign, confirma el documento final, los firmantes y los campos obligatorios.

Recursos humanos

Coordina la incorporación de empleados

El proceso de incorporación de empleados involucra a RR. HH., al responsable de contratación, a TI y a otros equipos.

Dropbox ayuda a mantener conectados el plan de incorporación, las tareas asignadas y los recursos, para que todos sepan qué deben preparar y el nuevo empleado pueda encontrar fácilmente lo que necesita.

Dropbox admite este flujo de trabajo con:

• Las carpetas de equipo

• Dropbox Paper

• Carpetas compartidas

• Dropbox Sign

Hábitos de trabajo

Utiliza un único plan de incorporación desde la fase previa a la incorporación hasta las primeras semanas del empleado. Asigna cada tarea a una persona responsable, añade fechas límite y confirma el acceso antes del primer día. Mantén el plan actualizado a medida que avanza el proceso de incorporación.

Ventas

Crea y comparte propuestas para clientes

Los equipos de ventas recopilan las aportaciones de los departamentos de marketing, jurídico, finanzas y otros colaboradores antes de compartir una propuesta con un cliente.

Dropbox ayuda a mantener conectadas las propuestas, los documentos justificativos y los comentarios mientras el equipo revisa y finaliza el trabajo.

Dropbox admite este flujo de trabajo con:

• Carpetas compartidas

• Comentarios

• Historial de versiones

• Transfer

• Dropbox Sign

Hábitos de trabajo

Antes de compartir una propuesta con un cliente, confirma que estás utilizando la versión final y comprueba el acceso al enlace. Envía un enlace con permiso de solo lectura en lugar de un archivo adjunto para que el cliente abra el archivo aprobado sin poder editarlo.

Nota

Las opciones de uso compartido disponibles pueden depender de la configuración de tu equipo.

Has visto cómo equipos de diferentes sectores utilizan Dropbox para organizar el trabajo, colaborar y mantener los proyectos en marcha.

Toma las ideas que te parezcan más relevantes para tu trabajo y prueba uno de estos hábitos con tu equipo.