Dateien und Ordner des Teams in Dropbox organisieren
Erfahren Sie, wie Sie die Dateien und Ordner Ihres Teams so organisieren können, dass jeder schnell Informationen findet, mit der neuesten Version arbeiten kann und Projekte reibungslos ablaufen.
7 Minute(n) Lesezeit
Projekte bleiben selten lange klein.
Wenn mehr Personen mitarbeiten, vervielfachen sich die Dateien. Es kommen neue Ordner hinzu, Dokumente werden aktualisiert, und Teams brauchen eine einfache Möglichkeit, um alles geordnet zu halten.
Eine klare Ordnerstruktur hilft allen, zu wissen, wohin Arbeitsergebnisse gehören, erleichtert das Finden von Informationen, verhindert doppelte Dateien und sorgt dafür, dass alle im Verlauf der Projekte auf dem gleichen Stand bleiben.
In diesem Modul erfahren Sie, wie Sie die Inhalte Ihres Teams in Dropbox organisieren und einen Arbeitsbereich erstellen können, der für alle einfach zu nutzen ist.
Arbeit an einem zentralen Ort organisieren
Wenn alle ihre Arbeitsergebnisse an demselben Ort speichern, ist es einfacher, Informationen zu finden, doppelte Dateien zu vermeiden und Projekte voranzutreiben.
Dropbox bietet Ihrem Team einen gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem Dateien während eines gesamten Projekts organisiert und zugänglich bleiben.
Der erste Schritt besteht darin, den richtigen Ordner für die Arbeit auszuwählen, die Sie erledigen.
Persönliche Ordner
Ihr privater Ordner ist Ihr eigener Bereich innerhalb des Teamkontos. Verwenden Sie ihn für Arbeiten, die noch nicht für Ihr Team freigegeben werden müssen, wie z. B. Entwürfe oder laufende Arbeiten.
Freigegebene Ordner
Ein freigegebener Ordner gewährt ausgewählten Personen Zugriff auf dieselben Dateien.
Verwenden Sie freigegebene Ordner, wenn Sie mit bestimmten Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen. Wenn Sie einen Ordner aus Ihrem privaten Ordner freigeben, wird nur der von Ihnen ausgewählte Inhalt freigegeben.
Team-Ordner
Team-Ordner werden für Inhalte verwendet, die zu einem Team, einer Abteilung, einer Gruppe oder einem Projekt gehören.
Ein Team-Ordner kann für das gesamte Team, ausgewählte Gruppen oder bestimmte Personen freigegeben werden. Sie sehen nur die Team-Ordner und Inhalte, auf die Sie zugreifen dürfen.
Verwenden Sie Team-Ordner für gemeinsam genutzte Ressourcen, Abteilungsdokumentationen, Projektdateien und Vorlagen.
Arbeitsweise
Speichern Sie Informationen, die dem gesamten Team gehören, in einem Team-Ordner und nicht im Ordner einer einzelnen Person. So sind wichtige Ressourcen im Laufe der Zeit leichter zu finden und zu pflegen.
Erstellen Sie eine Ordnerstruktur, der Ihr Team folgen kann
Eine einheitliche Ordnerstruktur hilft allen, zu wissen, wohin Dateien gehören, und erleichtert die Navigation in Projekten, wenn diese umfangreicher werden.
Das Organisieren von Ordnern nach Projekt, Kunde oder Abteilung ist oft effektiver als das Gruppieren von Dateien nach Typ.
Best Practices
Vereinbaren Sie eine einfache Struktur, der Ihr Team folgen kann.
Verwenden Sie klare, einheitliche Ordnernamen.
Fügen Sie Unterordner hinzu, wenn die Navigation in einem Ordner unübersichtlich wird.
Speichern Sie Dateien während der Arbeit am richtigen Ort.
Entfernen Sie regelmäßig doppelte Dateien und Inhalte, die Ihr Team nicht mehr benötigt.
Weitere Anleitungen finden Sie in diesen Tipps zur digitalen Dateiverwaltung.
Beispiel
Ihr HR-Team bereitet seinen Einstellungsplan vor.
Erstellen Sie einen Projektordner mit klar strukturierten Abschnitten für Budgets, Rollen und Abteilungen, damit jeder weiß, wo er die benötigten Informationen finden und speichern kann.
Laden Sie die Dateien Ihres Teams hoch
Sobald Ihre Ordnerstruktur fertig ist, können Sie mit dem Hinzufügen von Inhalten beginnen.
Dateien und Ordner hochladen
Öffnen Sie den Ordner, zu dem Sie Inhalte hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hochladen.
Wählen Sie Dateien oder Ordner aus.
Wählen Sie den Inhalt aus, den Sie hochladen möchten.
Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist.
Überprüfen Sie nach dem Hochladen, ob Ihre Dateien am richtigen Ort gespeichert sind, damit Ihre Teammitglieder sie leicht finden können.
Dateien schnell finden
Wenn Ihr Team weitere Inhalte zu Dropbox hinzufügt, erinnern Sie sich möglicherweise nicht immer genau daran, wo eine Datei gespeichert ist.
Verwenden Sie die Dropbox-Suche, um Dateien nach Namen zu finden, und schränken Sie Ihre Suchergebnisse mit Filtern ein, wenn Sie nach etwas Bestimmtem suchen.
Arbeitsweise
Verwenden Sie eindeutige Dateinamen und Suchfilter, um das zu finden, was Sie brauchen, anstatt Ordner einzeln durchzusehen.
Eine geteilte Version beibehalten
Wenn mehrere Personen an demselben Projekt arbeiten, kann es durch separate Kopien schwierig sein, zu erkennen, welche Datei aktuell ist.
Bewahren Sie Projektdateien im vereinbarten freigegebenen Ordner oder Team-Ordner auf und arbeiten Sie mit diesen Dateien, anstatt neue Kopien herunterzuladen, umzubenennen und hochzuladen.
Dies hilft Ihrem Team:
Die aktuelle Datei zu finden.
Alle Änderungen an einem Ort zu behalten.
Doppelte Arbeit zu vermeiden.
Arbeitsweise
Aktualisieren Sie die vorhandene freigegebene Datei, anstatt eine neue Kopie zu erstellen.
Verwenden Sie den Versionsverlauf, wenn Sie zu einer früheren Version zurückkehren müssen.
Speichern Sie Dateien, die dem Team gehören, im entsprechenden Team-Ordner.
Verschieben Sie inaktive Dateien in den von Ihrem Team vereinbarten Archivspeicherort.
Befolgen Sie die Ordnerstruktur und die Namenskonventionen Ihres Teams.
Überprüfen Sie, ob Ihre Dateien aktuell sind
Wenn die Dropbox-Desktop-App benutzt wird und Sie mit dem Internet verbunden sind, werden Ihre Änderungen überall dort synchronisiert, wo Sie Dropbox verwenden.
Das bedeutet, dass alle, die Zugriff haben, die neuesten Änderungen auf dropbox.com, in der Desktop-App oder in der mobilen App sehen können.
Im Datei-Explorer oder -Finder helfen Ihnen Synchronisierungssymbole dabei, schnell zu prüfen, ob eine Datei oder ein Ordner noch synchronisiert wird oder auf dem neuesten Stand ist.
Arbeitsweise
Wenn Sie eine kürzlich vorgenommene Änderung nicht sehen, überprüfen Sie Ihren Synchronisierungsstatus und Ihre Internetverbindung, bevor Sie eine weitere Kopie erstellen.
Wählen Sie aus, welche Ordner auf Ihrem Computer angezeigt werden sollen
Wenn Sie weitere Inhalte zu Dropbox hinzufügen, haben Sie möglicherweise auf jedem Computer, den Sie verwenden, Zugriff auf Ordner, die Sie nicht benötigen.
Die selektive Synchronisierung ist eine Einstellung in der Dropbox-Desktop-App, mit der Sie auswählen können, welche Ordner auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert werden.
Wenn Sie einen Ordner mithilfe der selektiven Synchronisierung entfernen, verbleibt er in Ihrem Dropbox-Konto und ist weiterhin auf dropbox.com verfügbar. Er wird einfach nicht mehr im Dropbox-Ordner auf diesem Computer angezeigt.
Ihre Einstellungen für die selektive Synchronisierung gelten nur für den Computer, auf dem Sie sie vornehmen.
Verwenden Sie die selektive Synchronisierung
Wählen Sie in Ihrer Taskleiste (Windows) oder Menüleiste (Mac) das Dropbox-Symbol aus.
Wählen Sie Ihr Profilbild aus.
Wählen Sie Einstellungen und dann Synchronisieren aus.
Wählen Sie neben der Einstellung für die selektive Synchronisierung Ändern aus.
Wählen Sie die Ordner aus, die Sie auf Ihrem Computer behalten möchten.
Entfernen Sie die Ordner, die Sie auf diesem Computer nicht benötigen.
Wählen Sie Aktualisieren.
Selektive Synchronisierung oder nur online verfügbar?
Beide Optionen können Ihnen bei der Verwaltung des Festplattenspeichers helfen, funktionieren jedoch unterschiedlich.
Verwenden Sie die selektive Synchronisierung, wenn Sie nicht möchten, dass ein ganzer Ordner auf einem bestimmten Computer angezeigt wird.
Legen Sie eine Datei oder einen Ordner auf Nur online verfügbar fest, wenn Sie möchten, dass sie bzw. er in Ihrem Dropbox-Ordner sichtbar bleibt, ohne viel Festplattenspeicherplatz zu belegen.
Arbeitsweise
Halten Sie die Ordner, die Sie regelmäßig verwenden, mit Ihrem Computer synchronisiert, und verwenden Sie die selektive Synchronisierung für Ordner, die Sie nicht lokal benötigen. Auf diese Weise können Sie Festplattenspeicher sparen und Ihren Arbeitsbereich auf dem Desktop übersichtlich halten.
Sie wissen jetzt, wie Sie die Inhalte Ihres Teams organisieren, den richtigen Ordnertyp auswählen, eine übersichtliche Ordnerstruktur erstellen, Dateien hochladen und Projekte in einem einzigen freigegebenen Ordner organisieren können.