Mit Dropbox Geschäftspraktiken optimieren

Lucia ist beeindruckt von den Entwürfen des Teams für ihr neues Gebäude. Sie freut sich darauf, mit einer so beeindruckenden Gruppe zusammenzuarbeiten, und vertraut darauf, dass sie hochkarätige Ergebnisse liefern.

Brendan ist verantwortlich für die Verwaltung von IT-Budgets, die Koordination von Teamprojekten und die Kommunikation mit dem Management über den Projektstatus. Er hat viele Aufgaben, die er im Auge behalten muss.

Miguel ist seit über 10 Jahren in der Designfirma tätig. Er spricht täglich mit bestehenden und potenziellen Kunden. Miguel hat noch nicht mit Dropbox gearbeitet, möchte aber unbedingt lernen, wie es funktioniert.

Josephine arbeitet oft mit Produzenten zusammen, um ihre Entwürfe zum Leben zu erwecken. Sie möchte sichere und zuverlässige Speicheroptionen für ihre Ressourcen.

Lucia ist beeindruckt von den Entwürfen des Teams für ihr neues Gebäude. Sie freut sich darauf, mit einer so beeindruckenden Gruppe zusammenzuarbeiten, und vertraut darauf, dass sie hochkarätige Ergebnisse liefern.

Nachdem er die Gruppen erstellt hat, wechselt er zum Tab Inhalt, um die neuen Gruppen einigen Team-Ordnern und Unterordnern zuzuweisen, bevor er einige andere Dinge außerhalb von Dropbox erledigt.

Selbst wenn er Dropbox nicht aktiv nutzt, weiß Brendan, dass er sich auf die zentralen Funktionen zum Synchronisieren und Teilen von Dateien verlassen kann. Diese stellen sicher, dass jeder Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten hat, sei es über die Website oder das Desktop-Dateisystem.

Vor allem die selektive Synchronisierung für Teams hat sich als wertvolles Werkzeug erwiesen. So kann Brendan den Speicherplatz effizient verwalten, indem er die Standardeinstellung so wählt, dass nur wichtige Dateien mit den Geräten der Teammitglieder synchronisiert werden, während der Rest in der Cloud bleibt. Die Nutzer haben die Möglichkeit, ihre Synchronisierungseinstellungen so anzupassen, dass mehr oder weniger Daten auf ihren lokalen Rechnern gespeichert werden.

Als Admin mit einem sehr aktiven Team verbringt Brendan die meiste Zeit in der Dropbox-Verwaltungskonsole.

Seine erste wichtige Aufgabe ist die tägliche Überprüfung der Sicherheits- und Data Loss Prevention-Warnmeldungen.

Auf der Seite Sicherheit kann er aktive Warnmeldungen für Aktivitäten von mutmaßlicher Ransomware bis hin zu Massenverschiebungen von Daten und zu vielen Anmeldeversuchen überprüfen.

Wenn etwas zusätzliche Aufmerksamkeit erfordert, kann er die Richtigkeit dieser Warnmeldungen im Aktivitätsprotokoll bestätigen und weitere Probleme entschärfen.

Dank regelmäßiger Audits der Aktivitäts- und externen Freigabeprotokolle und des Exports von Berichten ist Brendan sicher, dass er proaktiv zur Sicherheit und zum Schutz der Privatsphäre des Teams beiträgt.

Danach kann er sich der Anzahl der Lizenzen für die Gruppe zuwenden und einige neue Mitglieder von Miguels Team in die Vertriebsorganisation einbinden.

Mit den intuitiven Tools zur Benutzerverwaltung, die ihm zur Verfügung stehen, ist der Weg von der Einladung zum Teammitglied und zur Zusammenarbeit nur ein paar Klicks entfernt. Brendan fügt die E-Mail-Adressen der Nutzer hinzu, um Einladungen zum Beitritt zum Team zu senden.

Den heutigen Neuzugängen schickt er eine Notiz, dass sie den Selbstlernkurs für Business-Teammitglieder absolvieren und sich für die von einem Trainer geleitete Schulung für Business-Teammitglieder auf Dropbox Learn anmelden sollen.

In Zukunft, wenn das Unternehmen wächst, kann er dies automatisieren, indem er seinen Identitätsanbieter für die Bereitstellung von Mitgliedern und Gruppen einbezieht.

Nachdem er sich um seine neuen Mitglieder gekümmert hat, richtet Brendan neue Dropbox-Gruppen ein, damit die Mitglieder problemlos auf die richtigen Team-Ordner zugreifen können. Gruppen umfassen in der Regel Mitglieder, die ähnliche Funktionen ausführen oder Zugriff auf dieselben Daten benötigen.

Bei der Erstellung von Gruppen kann er wählen, ob er unternehmensverwaltete oder nutzerverwaltete Gruppen erstellen möchte. Da in seinem Unternehmen Gruppen nach Abteilungen zugewiesen werden, erstellt er nutzerverwaltete Gruppen und weist Gruppenmanager zu.

Mit diesen Managern, die jederzeit Mitglieder zu ihrer Gruppe hinzufügen oder entfernen können, spart Brendan viel Zeit. Er muss sich nicht mehr um möglicherweise wechselnde Gruppenmitgliedschaften kümmern.

Bei Bedarf kann er jedoch jederzeit eine Gruppe wieder in eine unternehmensverwaltete Gruppe umwandeln.

Nachdem er die Gruppen erstellt hat, wechselt er zum Tab Inhalt, um die neuen Gruppen einigen Team-Ordnern und Unterordnern zuzuweisen, bevor er einige andere Dinge außerhalb von Dropbox erledigt.

Selbst wenn er Dropbox nicht aktiv nutzt, weiß Brendan, dass er sich auf die zentralen Funktionen zum Synchronisieren und Teilen von Dateien verlassen kann. Diese stellen sicher, dass jeder Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten hat, sei es über die Website oder das Desktop-Dateisystem.

Vor allem die selektive Synchronisierung für Teams hat sich als wertvolles Werkzeug erwiesen. So kann Brendan den Speicherplatz effizient verwalten, indem er die Standardeinstellung so wählt, dass nur wichtige Dateien mit den Geräten der Teammitglieder synchronisiert werden, während der Rest in der Cloud bleibt. Die Nutzer haben die Möglichkeit, ihre Synchronisierungseinstellungen so anzupassen, dass mehr oder weniger Daten auf ihren lokalen Rechnern gespeichert werden.