Grupos

Com os grupos, você organiza os membros da sua equipe. Em vez de compartilhar arquivos ou pastas com cada indivíduo, você pode compartilhar com um grupo e conceder acesso ao conteúdo automaticamente. Aqui está a aba “Grupos”, onde podemos visualizar e gerenciar todos os grupos que existem na equipe.

Em geral, os grupos podem ser usados em departamentos, localizações geográficas e por professores em salas de aula ou séries e permitem criar facilmente diferentes listas de pessoas e atribuir um conteúdo específico a elas.

Vamos agora ao processo de criação. Um administrador pode criar um destes dois tipos de grupos: gerenciados pela empresa, em que os administradores são responsáveis por adicionar ou remover usuários, ou gerenciados por usuários, em que os usuários aprovam novos membros, e os atuais podem sair quando quiserem. Vamos criar um grupo chamado “Pesquisa”.

Em relação a criar grupos e adicionar e gerenciar usuários, assim como ocorre na aba “Membros”, muitas vezes podemos usar aplicativos de terceiros, como Okta ou Azure.

Depois que um grupo for criado, você poderá gerenciar os membros incluídos, alterar o nome do grupo ou trocar o tipo de gerenciamento para empresa ou usuários a qualquer momento. Para continuar, vamos adicionar um membro: Roberto. A qualquer momento, se você quiser remover um membro, basta passar o mouse sobre a linha e clicar no “x”. Essa ação revogará o acesso a qualquer conteúdo ao qual ele possa ter se fizer parte de um grupo. Se você quiser alterar o nome do grupo, selecione “Editar grupo”. Ao selecionar a opção “Tornar gerenciado por usuários”, você deverá inserir o nome do membro da equipe que será o gerente do grupo. Ele não precisa ser administrador da equipe.

Como explicado anteriormente, a principal diferença entre os grupos gerenciados pela empresa e os grupos gerenciados por usuários é que os grupos gerenciados pela empresa permitem que o administrador tenha um pouco mais de controle. São eles que decidem quem faz parte do grupo e em última instância quem tem acesso ao conteúdo. Os grupos gerenciados por usuários são excelentes para quem trabalha com conteúdo criativo, por exemplo, e precisa adicionar facilmente outros membros para um crescimento orgânico.

Agora, vamos até a aba “Conteúdo” para ver como atribuir um grupo a uma pasta da equipe. Como você pode ver, a pasta “laboratório” tem um grupo padrão chamado “Todos na equipe”. Esse grupo padrão inclui todos os membros da equipe e os novos membros são adicionados automaticamente ao entrarem. Vamos remover esse grupo e adicionar o grupo “Pesquisa” que acabamos de criar.

Se você acessar a pasta “Laboratório”, verá que os membros desse grupo agora fazem parte de três subpastas. Vamos acessar a pasta “WestLab”. Em vez de adicionar membros individualmente a essa pasta, podemos digitar “Lab West”. Isso facilitará o gerenciamento e garantirá que apenas as pessoas certas tenham acesso ao conteúdo.