会社のデータとコンテンツを管理する方法

チーム スペースでは管理者が重要になります。管理者は、チーム コンテンツの閲覧、監査、作成、およびアクセス管理を実行できます。また、ユーザーがユーザー管理グループを作成し、それをチーム スペースに割り当てることを許可する権限もあります。

ビジネス用 Dropbox では、チームはチーム スペースを共有します。これは、チーム全体の共有ドライブのように機能します。チーム メンバーであれば誰でもチーム スペースにアクセスして、同じフォルダ構造を参照できますが、全員が同じフォルダ構造を使うことにより、共有フォルダがやたらに増えることなく、チームのデータを整理し続けることができます。

チーム スペースには、チーム メンバーやチーム以外のユーザーなど、さまざまな人と共有できるチーム フォルダがあります。フォルダは閲覧または編集できますが、フォルダのコンテンツの一部にはアクセスできない場合があります。

チームスペースは、組織内の職務または部門を中心に編成されることが多いのですが、これはチームスペースがファイル用の専用スペースをチームに提供するためです。

ただし、チームの全員がチームスペースで同じフォルダ構造を見ることができ、全員がそれらのフォルダ内のすべてを見ることができるというわけではありません。チームの Dropbox ユーザーは誰でも、編集可能なフォルダにユーザーを追加したり、削除したりすることができます。

チーム スペースは部門の共有フォルダやファイル サーバーの代替として考えてください。つまり、営業チームが四半期レビュー会議を計画していて、チーム全員に関係するコンテンツの保存場所が必要な場合、チーム スペース内にそのためのチーム フォルダを作成することができます。こうすることで、必要なすべてを 1 か所にまとめることができます。

チーム スペースでは管理者が重要になります。管理者は、チーム コンテンツの閲覧、監査、作成、およびアクセス管理を実行できます。また、ユーザーがユーザー管理グループを作成し、それをチーム スペースに割り当てることを許可する権限もあります。

［レポートを作成］を再度クリックし、結果を確認します。

これは管理アクションですので、管理コンソールから開始してください。［アクティビティ］をクリックすると、画面の一番上にフォームが表示されます。

先月、どのユーザーがフォルダを共有したかを確認したいとします。［日付］フィールドに日付を入力してから、［アクティビティ］フィールドでアクティビティ タイプを選択します。

すべて完了したら、［レポートを作成］をクリックします。シンプルな手順です。

でも、まだ終わりではありません！前に戻って、先週共有リンクを作成したユーザーを探してください。［日付］フィールドに日付を入力してから、［アクティビティ］フィールドでアクティビティ タイプを選択します。

［レポートを作成］を再度クリックし、結果を確認します。