整理

Dropbox のファイルやフォルダを並べ替える

仕事が忙しくなると、Dropbox に下書き、引き継ぎファイル、参照ファイルなどが溜まり、整理するのが困難になることがあります。その結果、最新バージョンを探したり、フォルダを整理したりといった簡単な作業にも必要以上の時間がかかるようになります。dropbox.com の並べ替え機能を使えば、フォルダ構造を変えることなく、ファイルの表示方法を変更して、より迅速に判断を下すことができます。

並べ替えは、レンズを切り替えるようなものだと考えてください。ホームから始めて、次に［すべてのファイル］に移動するか、特定のフォルダを開きます。ファイルは列ごとに表示され、それぞれの列で異なる情報に焦点を絞ることができます。例：

• 更新日：昨日からの更新など、最近の変更内容を確認できる

• サイズ：ストレージ容量を解放したいときに、大きなファイルを見つけることができる

• 種類または拡張子：PDFや動画など、特定の種類のファイルのみをスキャンできる

• 名前：ミーティングや引き継ぎの前に、ファイル名の一貫性をすばやく確認できる

• アクセス権限：共有状況を一目で確認できる

• タグ：トピックやステータスごとにファイルをグループ化してスキャンできる

並べ替えを行うと、ファイルの表示方法は変更されますが、ファイル自体は移動しません。これにより、コンテンツを安全に確認し、最近の下書きやスター付きアイテムに焦点を当て、何を残し、何をアーカイブし、何を後で削除するかを判断することができます。

dropbox.com でファイルやフォルダを並べ替えるには：

1. dropbox.com にログインします。

2. 左側のナビゲーションで［ホーム］をクリックします。

3. 左側のサイドバーで［すべてのファイル］をクリックします。すべてのファイルとフォルダがメイン ページに表示されます。

4. 利用可能なオプションを使用してください。

   • 最近アクセスしたファイルを表示するには、メインページで［最近］をクリックします。

   • スター付きファイルとフォルダを表示するには、メイン ページで［スター付き］をクリックします。

   • 特定の列で並べ替えるには、列のヘッダーにカーソルを合わせ、矢印をクリックして昇順または降順を選択します。このメニューから列の追加、削除、並べ替えを行うこともできます。また、列名をドラッグして新しい場所に移動することで、列の順序を変更することもできます。

   • 列の幅を変更するには、列のヘッダーにカーソルを合わせ、表示される縦方向の区切り線をドラッグして幅を調整します。

   • アイテムの表示方法を変更するには、ファイル 一覧の右上にあるリスト アイコンをクリックし、［グリッド表示］、［グリッド表示（大）］、［リスト表示］、または［リスト表示（大）］から選択します。

注：

• ファイルやフォルダは、［名前］、［修正日時］、［タイプ］、［拡張機能］列を使用して並べ替えることができます。

• ［サイズ］で並べ替える場合、ファイルのみが対象となります。フォルダはサイズ順に並べ替えられません。

• フォルダのサイズに関する情報が必要な場合は、Dropbox のファイルやフォルダのサイズを確認する方法を取り上げた Dropbox ヘルプセンター記事に記載されている手順に従ってください。

また、スターを付けたファイルとフォルダは、左側のサイドバーにある［スター付き］のセクションに自動的にまとめられます。このセクションを活用すれば、日常業務に関連するファイルやフォルダを簡単に管理できます。

クイック アクセスは Dropbox アカウント全体で機能するため、さまざまなプロジェクト、チーム、共有フォルダから重要なファイルやフォルダをまとめて、自分専用のビューに表示できます。スターを付けるのも自分専用であるため、他のユーザーには表示されません。

クイック アクセスのセクションを作成する

1. dropbox.com にログインします。

2. 左側のサイドバーで、［クイック アクセス］を見つけます。

3. クイック アクセスの横にある［+］（追加アイコン）をクリックします。

4. セクションの名前（今週、財務、確認中など）を入力し、［作成］を クリックします。

クイック アクセスのセクションは、自分専用です。セクションに付けた名前や配置の仕方は、他のユーザーには表示されません。クイック アクセス内のアイテムを並べ替えても、元のファイルやフォルダは移動したり、名前が変更されたりすることはありません。

クイック アクセスのセクションにファイルとフォルダを追加する

1. dropbox.com にログインします。

2. 左側のサイドバーで、［クイック アクセス］まで下にスクロールします。

3. 追加したいセクションにカーソルを合わせ、［+］（追加アイコン）をクリックします。

4. ［アイテムを追加］をクリックします。

5. Dropbox コンテンツから 1 つまたは複数のファイルやフォルダを選択し、［選択］をクリックします。

Dropbox アカウント内のどの場所からでも、ファイルやフォルダをクイック アクセスのセクションにドラッグ & ドロップすることもできます。この操作で、セクションにショートカットが作成されます。元のファイルやフォルダは元の場所にそのまま保持されます。

クイック アクセス内のアイテムを移動または削除する

アイテムをセクションから別のセクションに移動するには：

1. dropbox.com にログインします。

2. 左側のサイドバーでクイック アクセスまで下にスクロールします。

3. 移動するファイルまたはフォルダにカーソルを合わせ、その他のオプション（省略記号）をクリックします。

4. セクションに移動をクリックします。

5. プルダウンから別のセクションを選択し、［移動］をクリックします。

アイテムをセクションから削除するには、クイック アクセス内で削除したいアイテムのその他のオプションを開き、［セクションから削除］を選択します。ファイルまたはフォルダは Dropbox アカウント内の元の場所にそのまま保持され、ショートカットのみが削除されます。

ファイルやフォルダがすぐ見つかるようスターを付ける

スターを付けることで、重要なファイルやフォルダをすばやくマークできます。スターを付けると、そのアイテムは クイック アクセスの「スター付き」 セクションに表示されます。スターは、自分の Dropbox アカウントにのみ付けられ、そのアイテムにアクセスできる他のユーザーには適用されません。

dropbox.com でファイルやフォルダにスターを付けるには：

1. dropbox.com にログインします。

2. Dropbox アカウント内で表示されている、スターを付けたいファイルまたはフォルダにカーソルを合わせます。

3. 省略記号（3 つの点）をクリックし、［スターを付ける］を選択します。

   • グリッド表示では、ファイルやフォルダの横にあるスター アイコンをクリックすることもできます。

4. アイテムのスターを外すには、スター アイコンをもう一度クリックします。

これで、フォルダ内、ファイルのプレビュー画面、ホーム画面など、Dropbox 内のどこからでもスター付きのアイテムを見つけることができます。

ファイルとフォルダにタグを追加する

多数のクライアント、プロジェクト、またはアイデアが関係する作業を行っている場合、フォルダ構造に気をつけて名前を付けたとしても、そのうち手狭に感じられることがあります。あるクライアントに関するすべての資料を 1 つのメイン フォルダに保管している状態であっても、請求書や調査結果、送信の準備が整ったファイルをすべてまとめて取り出す方法がほしいと思うこともあるでしょう。作業の焦点が変わるたびにフォルダを整理し直していると、時間がかかるだけでなく、古いリンクやショートカットを安心して使えなくなる恐れもあります。

タグとは、「作業」「請求書」「送信準備完了」など、ファイルやフォルダに追加できる短いラベルのことです。タグを使用すると、既存のフォルダを変更せずに、関連するアイテムをグループ化してすばやく見つけやすくなります。

タグは、個々のファイルやフォルダに追加したり、一括で適用したりできます。ファイルやフォルダを閲覧または編集できるユーザーであれば誰でも、そのファイルやフォルダのタグを閲覧できます。ただし、タグを追加または削除できるのは、編集権限を持つユーザーのみです。つまり、自分独自の作業整理システムをそのまま維持しつつ、ファイルを共有する相手にもわかりやすくすることが可能なのです。この機能は、dropbox.com のすべての Dropbox ユーザーが利用できます。

dropbox.com でタグを追加するには：

1. dropbox.com にログインします。

2. タグを追加するファイルまたはフォルダにカーソルを合わせます。

3. アイテムの横にある［その他のオプション］（省略記号）をクリックするか、ファイルをクリックしてプレビューを開きます。

4. ［ファイル情報］をクリックします。

   • 全画面プレビューの場合は、［ファイル］>［情報］の順にクリックします。

5. 右側のパネルに［# タグを追加する］と表示されます。

6. タグを入力してから、Enter キー（Windows）または Return キー（Mac）を押します。

タグに関して気を付けるべきルールは次のとおりです。

• タグは 32 文字未満にする必要があります。

• タグには、英文字、数字、アンダースコアのみを含めることができます。

• 1 つのファイルに最大 20 個のタグを追加できます。

また、一部のレイアウトでは、複数のファイルを選択している場合など、一度に複数のアイテムにタグを追加することもできます。利用可能かどうかは、ご利用のインターフェースとプランによって異なる場合があります。

dropbox.com でファイルからタグを削除するには：

1. dropbox.com にログインします。

2. タグを削除するファイルにカーソルを合わせます。

3. ファイルまたはフォルダの横にある［その他のオプション］（省略記号）をクリックします。

4. ［ファイル情報］をクリックします。

   • 右側のサイドバーにあるファイル プレビューに、そのファイルのタグが表示されます。

5. 削除するタグの右にある［X］をクリックします。

タグ付けされたコンテンツを検索する

dropbox.com でタグを使用して検索するには、いくつかの方法があります。

• 検索バーに「#tag_name」の形式でタグを入力します。

• 検索バーへの入力を開始し、表示されるタグの候補から適切なタグを選択します。

• ファイルをプレビューしている際に、サイド パネルでタグをクリックすると、そのタグに関連付けられているすべてのファイルが表示されます。

• 検索バーをクリックしてから、プルダウンメニューの［タグ］セクションからタグを選択します。

Dropbox オートメーションのオプション

仕事には決まったパターンが繰り返されることがよくあります。たとえば、クライアントから毎週金曜日に新しい請求書が送られてきたり、撮影した写真がいつも同じアップロードフォルダに保存されたり、定期的な会議の録音ファイルが長くて統一性のないファイル名で届いたりする場合などです。毎回、次に何をすべきかは正確にわかっているので、毎週同じ操作を繰り返したくはないものです。

dropbox.com で、こうしたパターンを簡単なオートメーションに設定できます。自動フォルダを作成し、新しいファイルが届いたときの処理（サブフォルダへの分類、名前の変更、タグの追加、別の形式への変換、解凍、透かしの追加など）を Dropbox に指示します。これらのオプションは、dropbox.com のすべての Dropbox ユーザーが利用できます。 ただし、一部の操作（タグ付けなど）には、特定の有料プランが必要です。

自動フォルダの作り方

自動フォルダは、通常のフォルダですが、新しいファイルが追加されると、バックグラウンドで操作が実行されます。同じ種類のファイルに対して、並べ替え、名前の変更、変換など、常に同じ手順が必要な場合に便利です。

dropbox.com 上で新規自動フォルダを設定するには：

1. dropbox.com にログインします。

2. 上部の検索バーで［フォルダを作成］をクリックします。

   • または、［+ 新規］をクリックし、［フォルダ］を選択してから［自動フォルダ］を選択します。

3. ダイアログ画面の左下にある［設定］をクリックします。

4. ［フォルダを自動化］をオンに切り替えます。

5. フォルダ名を入力します。

6. ［作成］をクリックします。

7. Dropbox に受信ファイルをどのように処理させるかを選択します。たとえば、次のようなことができます。

   • ファイルをカテゴリ別に並べ替える。

   • 決まったパターンに基づいてファイル名を変更する。

   • タグを追加して、後でファイルを整理して検索できるようにする（Dropbox Professional、Standard、Advanced、Enterprise プランで利用可能）。

   • ファイルを PDF、画像形式、動画形式、音声形式に変換する。

   • 圧縮ファイルを解凍する。

   • テキストまたは画像を使用して透かしを追加する（右側にプレビューが表示されるため、どのように表示されるかを確認できます）。

8. 各ルールの詳細を設定してから、［保存］をクリックします。1 つのフォルダに最大 5 つの自動化ルールを追加できます。それには、［ステップの追加］の横にある［+］（追加）をクリックし、追加のアクションを選択します。

設定が完了すると、そのフォルダに移動またはアップロードされるすべてのファイルに、選択したルールが適用されます。

既存のフォルダにオートメーションを追加する

すでに定期的に使用しているフォルダがある場合は、新しいフォルダをゼロから作成する代わりに、既存のフォルダにルールを追加できます。

既存のフォルダにオートメーションを追加するには：

1. dropbox.com にログインします。

2. オートメーションを追加するフォルダを開きます。

3. フォルダ名の横にある設定アイコンをクリックします。

4. ［整理］をクリックします。

5. ［オートメーションを追加］をクリックします。

6. 追加するオートメーション タイプを選択し、オプションを設定してから、［保存］をクリックします。

［現在のファイルに適用する］や［すべてのサブフォルダ内のファイルを含める］などのオプションが表示されている場合は、それらを使用して、フォルダまたはそのサブフォルダ内の既存のファイルにオートメーションを適用できます。オートメーションのタイプによっては、既存のファイルを一括で更新することが可能ですが、一度に更新できるファイル数には制限があります。オートメーションの追加、編集、削除を行うには、フォルダに対する編集権限が必要です。

自動フォルダの共有方法

自動フォルダは他のフォルダと同じように共有できます。フォルダのオートメーションは、そのフォルダが共有されている全ユーザーに対して維持されます。自動フォルダが誰かと共有されると、共有相手には、フォルダがオートメーションされていることと、どのオートメーション オプションが選択されているかが表示されます。

オートメーションとタグを併用する

オートメーションとタグは、整理整頓に余分な時間を費やすことなく、ファイルを整理しておきたい場合に特に効果的です。たとえば、次のようなことができます。

• 受信するすべてのファイルに「請求書」や「領収書」などの特定のタグを追加する自動フォルダを作成すれば、後でその作業に関するファイルを絞り込むことができます。

• プロジェクト名やクライアント名などのタグを追加しながら、ファイルを日付順にサブフォルダに分類するオートメーションを追加します。

• 一貫性のあるファイル命名規則と自動フォルダを組み合わせることで、ファイルは予測可能な名前で受信され、名前、日付、その他の列できれいに分類することができます。

このような設定は、特に個人事業主やフリーランスとして働く場合に便利です。なぜなら、Dropbox がバックグラウンドで繰り返し作業を処理してくれるため、ユーザーは本来のプロジェクトに集中できるからです。自動フォルダを他のユーザーと共有した場合、共有相手にもフォルダがオートメーションされていることが表示され、どのオートメーション オプションが使用されているかが表示されます。ただし、共有後にサブフォルダのルールを再設定する必要がある場合があります。

dropbox.com でファイルとフォルダをコピーする

再利用したいテンプレート文書や、2つの異なるプロジェクト フォルダに保存しておきたい参照ファイルなど、何かのコピーをもう1つ用意したい場合があります。そのような場合は、元のファイルを移動する代わりにコピーを作成できます。

dropbox.com 上のファイルまたはフォルダをコピーするには：

1. dropbox.com にログインします。

2. コピーするファイルまたはフォルダにカーソルを合わせ、その他のオプション（省略記号）をクリックします。

3. ［コピー］をクリックします。

4. コピーを保存するフォルダを選択します。

5. ［コピー］をもう一度クリックして確定します。

そのコピーは別個のアイテムとして扱われます。 コピーに加えた変更は元のファイルには影響せず、その逆も同様です。

Dropbox アカウント間でファイルを移動する方法

個人用アカウントとクライアント業務用のアカウントなど、複数の Dropbox アカウントを使用している場合、いずれは一方のアカウントからもう一方のアカウントへコンテンツを移動したくなることがあるかもしれません。古いプロジェクトを 1 か所にまとめたり、アカウントを閉鎖する前にコンテンツを整理したくなったりする可能性もあります。

2 つの Dropbox アカウント間でファイルを移動する最も簡単な方法は、共有フォルダを使用することです。1 つ目のアカウントから 2 つ目のアカウントにフォルダを共有します。次に、その共有フォルダにコンテンツを移動してから、2 つ目のアカウントでその共有フォルダから再度コンテンツを移動します。

最初のアカウントから

まずは、移動したいファイルが現在保存されているアカウントで作業を開始します。

1. 移動するファイルが保存されているアカウントで dropbox.com にログインします。

2. 共有フォルダを作成し、2 つ目の Dropbox アカウントのメール アドレスを入力して招待します。

3. 転送するファイルを新他に作成した共有フォルダに移動します。

4. このアカウントからログアウトします。

2 つ目のアカウントから

次に、ファイルの保存先となるアカウントに切り替えます。

1. 2 つ目の Dropbox アカウントのメール アドレスを使用して、dropbox.com にログインします。

2. 左側のサイドバーで、［共有］をクリックします。

3. 先ほど共有したフォルダを見つけ、その上にカーソルを合わせ、［フォルダに参加］をクリックします。

4. 共有フォルダを開き、そのフォルダ内のファイルを、2 つ目のアカウント内の希望する場所に移動します。

2 つ目のアカウントの共有フォルダからファイルを移動すると、そのファイルは 1 つ目のアカウントからは利用できなくなります。作業が完了したら、共有フォルダを解除しても構いません。もしくは、後で再度 2 つのアカウント間でのファイルの移動が必要となった場合に備えて、そのまま維持しておくこともできます。

ファイルやフォルダの名前を変更する方法

同じ Dropbox アカウントでしばらく作業していると、ファイル名やフォルダ名が何かを語り始めます。「最終版_最終版_v3」といった名前や、現在の作業内容と合わなくなった古いプロジェクト名、あるいは日付やクライアント名が入っていればはるかにわかりやすいフォルダ名などを目にするかもしれません。名前を変更することで、コンテンツの内容を簡単に把握して検索できるようになります。特に、過去の作業に戻ることが多い場合や、クライアントとリンクを共有する場合に役立ちます。

dropbox.com 上のアイテムの名前は、 モバイル アプリまたはデスクトップ アプリから変更できます。デスクトップ アプリでは、Finder やエクスプローラーと同じ方法でファイルやフォルダの名前を変更できます。また、Dropbox は変更後の名前をお使いのすべてのデバイスに同期します。モバイル環境では、Dropbox アプリを開き、ファイル名またはフォルダ名の横にある［その他のオプション］メニューを使用します。

dropbox.com でファイルやフォルダの名前を変更する

dropbox.com でファイルまたはフォルダの名前を変更するには：

1. dropbox.com にログインします。

2. 左側のサイドバーで、［すべてのファイル］をクリックし、名前を変更するファイルまたはフォルダを見つけます。

   • 左側のナビゲーション バーで［フォルダ］をクリックしてファイルを見つけることもできます。

3. アイテムにカーソルを合わせ、［その他のオプション］（3 つの点）をクリックします。

   • グリッド表示では、代わりに縦の省略記号が表示される場合があります。

4. ［名前を変更］をクリックします。

同じ Dropbox アカウントにログインしていれば、dropbox.com、デスクトップ アプリ、モバイル アプリのすべての環境で新しい名前が表示されます。

共有フォルダの名前を変更する

アカウント内の共有フォルダの名前を変更することができます。フォルダは共有されたままになりますが、新しい名前はご自身の Dropbox 画面でのみ変更されます。その共有フォルダにアクセスできる他のユーザーには、元のフォルダ名が引き続き表示されます。これにより、ユーザーごとに好みの命名規則がある場合に、混乱を回避できます。

共有フォルダの新しい名前が全員の画面で表示されるようにしたい場合は、メンバー全員の共有フォルダの名前を変更または移動する方法を取り上げた Dropbox ヘルプセンター記事に記載されている手順に従ってください。

命名規則と制限事項

Dropbox では、Windows、Mac、モバイル、ウェブなど、あらゆる環境でスムーズに機能するように、ファイル名とフォルダ名に関するいくつかの簡単なルールを推奨しています。お使いのオペレーティングシステムで特定の名前を使用して保存できたとしても、そのファイルを別の場所で同期したり開いたりする際に問題が発生する可能性があるため、公式のガイドラインに従うことをおすすめします。

ファイルとフォルダのパスを 260 文字未満に保つ

Dropbox では、ファイルとフォルダのパスを 260 文字未満に保つことを推奨しています。 ファイルパスには、Dropbox の最上位ディレクトリからファイル名までのアイテムの完全な場所が含まれます（例：Dropbox/Clients/2025/Project-name/Deliverables/filename.ext）。

特に Windows では、パスが長すぎると、一見正常に動作しているように見えても、問題を引き起こす可能性があります。

制限されている文字は使用しない

一部の文字は一切使用できません。また、特にWindowsでは、同期や表示の問題を引き起こす可能性があるため、使用が推奨されない文字もあります。

常に使用不可：

• /（フォワードスラッシュ）

• \（バックスラッシュ）

推奨されない文字：

• <（それ以下）

• >（それ以上）

• :（コロン）

• "（二重引用符）

• |（垂直線）

• ?（クエスチョンマーク）

• * （アスタリスク）

• . （ピリオド）――例外については以下で説明します

Windows では、名前の途中にピリオドを使用できますが、ファイル名やフォルダ名の末尾には使用できません。たとえば、「project_v2.1」は問題ありませんが、「Important stuff.」というフォルダ名は使用できません。

Windows 用 Dropbox デスクトップ アプリでは、柔軟なファイル名が有効になっている場合、制限されている文字を含むアイテムでも同期されます。このような場合、Dropbox は Windows デバイス上では問題のある文字を自動的にアンダースコア（ _ ）に置き換えますが、dropbox.com 上では元の名前が保持されます。

末尾にスペースを付けない

ファイル名やフォルダ名の末尾にスペースを付けることは避けてください。末尾にスペースがあると、一部のシステムで問題を引き起こしたり、名前が読みにくくなったりする可能性があります。

絵文字と Unicode のサポート

Dropbox では、ファイル名やフォルダ名に、絵文字、中国語、日本語、韓国語の文字、右から左に書く文字など、さまざまな文字を使用できます。 これらの名前は、上述の長さと制限されている文字に関する一般的なルールの範囲内であれば、dropbox.com、デスクトップ アプリ、モバイル アプリで同じように表示されます。

つまり、🚀 Project launch .doc や 📚 Budget review.xls などの名前を安全に使用して、重要なファイルを見つけやすくすると同時に、デバイス間での互換性も維持できます。

このモジュールでは、ファイルが大量にあるフォルダを整理する方法、複数ファイルの整理機能によってファイルをグループ化する方法、クイック アクセスとスター付きアイテムで重要なファイルにすぐにアクセスできるようにする方法、そしてタグや命名規則、オートメーションを使用して一貫性を保つ方法について学びました。次のモジュールでは、コンテンツを開いてプレビューや編集を行う方法、そしてコメントを詰まってフィードバックを 1 か所にまとめる方法について学びます。