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Dropbox はチームでの共同作業にどのように役立ちますか?

Dropbox はチームでの共同作業にどのように役立ちますか?

Dropbox Business は、ファイルを整理して保存するだけでなく、共同作業を簡単にしてくれるので、チーム メンバーは最も重要な作業に集中して取り組めるようになります。

どのチームにも共有の場を

Dropbox Business を使うことで、コラボレーションがより簡単に、効率的に進みます。

全員で常に同じ情報を共有する

Dropbox Business を使用すると、共同作業を行う相手が同僚かクライアントか、あるいはファイルの種類に関係なく、チームで簡単に共同作業を行うことができます。

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共有の種類

共有ファイルまたはフォルダ:

設定した権限により、共有ファイルまたはフォルダに招待するユーザーは、ファイルの閲覧、編集、ファイルへのコメントの書き込み、(フォルダからの)ファイルの追加や削除、ファイルへの他のユーザーの招待を実行できます。共有フォルダは複数のファイルを同時に共有する上で最適な方法です。

共有リンク:

共有リンクを使用すると、Dropbox を利用していないユーザーを含め、誰とでもファイルやフォルダを共有できます。読み取り専用のリンクを共有するメンバーは、ファイルやフォルダの閲覧、コメントの書き込み、コピーのダウンロードを行えますが、元のファイルを編集することはできません。また、ファイルやフォルダを編集すると、共有したメンバーにも最新のバージョンが表示されます。

相手を指定したファイル共有:

他の Dropbox ユーザーと機密性の高いドキュメントを共有するために「相手を指定したファイル共有」を利用することもできます。これを行うには、ファイルを共有するユーザーが Dropbox アカウントを持っており、ファイルにアクセスするためにログインしている必要があります。また、ファイルに招待した特定の名前またはメールアドレスのみファイルを利用できるようになります。

Dropbox Business の管理者は、不正なユーザーがドキュメントを閲覧することがないように、共有設定を管理することもできます。

ファイル リクエスト:

メンバーからファイルを集める必要がある場合は、ファイル リクエストを使用して、誰からでも(Dropbox アカウントを持っていなくても可)ファイルをリクエストすることができます。すべてのファイルは 1 つの Dropbox フォルダにまとめられます。このフォルダは、自分と、共有されたメンバーしか参照できません。

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読み取り専用アクセス

Dropbox アカウント内のファイルに対する読み取り専用アクセス権を他のユーザーに付与する方法は 2 つあります。Dropbox ユーザーとファイルまたはフォルダを共有していて、そのユーザーに読み取り専用権限を付与する場合は、メール アドレスを入力する際にプルダウン メニューから[ 閲覧可能 ]を選択します。Dropbox アカウントを持っていないユーザーとリンクを共有する場合、そのユーザーができることは、ファイルの閲覧、ファイルへのコメントの書き込み、ファイルのコピーのダウンロードに限られます。ファイルのダウンロードにパスワードを設定するか、ダウンロードできないように設定する場合は、共有ウインドウで[ 設定 ]をクリックしてください。

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Dropbox の同期

Dropboxを使用すると、Dropbox アカウントでログインしたあらゆるデバイスで、自動的にファイルやフォルダを同期できます。このため、いつも最新のフォルダやファイルを使用できます。

Dropbox では、スマート シンクを使用した同期方法を選択できます。スマート シンクは、ファイルをクラウドに保存して、そのファイルにパソコンからアクセスできるようにすることでハード ドライブの容量を節約する機能です。

また、パソコンで参照するフォルダを選択し、他のフォルダはオンライン上に保存する選択型同期を使用することもできます。

コメントを残す

他のユーザーとファイルを共有する方法についてご理解いただけたところで、別の共同作業ツール、コメント機能を見てみましょう。ファイルへのアクセス権を持っているすべてのユーザーは、他のすべてのチーム メンバーが参照できるコメントを Dropbox 内に残すことができます。これにより、メールやインスタント メッセージでやり取りしたり、ソフトウェアをダウンロードしたりする必要がなくなります。Dropbox では、あらゆる情報を 1 か所で、しかもコンテンツ自体のすぐ隣で保持することができます。

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特定の場所にコメント

ファイル全体に関するコメント、またはファイル内の特定の部分にコメントを残すことができます。テキストや画像の一部をハイライト表示すると、コメント アイコンが表示されます。

いつでも元に戻せる

間違いは起こるものです。ファイルやフォルダを誤って削除してしまうことや、以前の編集内容をさかのぼって確認したいこともあるでしょう。Dropbox では、デスクトップとウェブからファイルの履歴や前のバージョンを確認することができます。復元する前にファイルを確認して、正しい内容かどうかを確かめることもできます。dropbox.com から、左側のサイドバーで[削除したファイル]をクリックするだけ。そこから、削除されたファイルを表示して復元することができます。これで万事解決です。

ただし、残念ながら永久にさかのぼることはできません。以前のバージョンのファイルは、ご利用のアカウント タイプにより、一定期間だけ利用できます。なお、この期間を過ぎるとファイルは完全に削除され、復元することはできません。

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バッジを使用する

これまでの共同作業の方法を思い出してください。「気がついたら違うバージョンのドキュメントを編集していた」

そのような日々は過去のものです。今なら Dropbox バッジがあります。Dropbox バッジを使用すると、すべてのユーザーが、自分が編集しているバージョンを保持することができます。チームの全メンバーがドキュメントを開くことができ、誰かが閲覧または変更を行ったときには通知が届きます。また、作業中のドキュメントを開いたまま、同時に開いているユーザーを確認したり、書き込んだコメントを見たり、ファイルの過去のバージョンを閲覧したりすることができます。バッジを使用すると、ドキュメントの共有やリンクの作成も可能です。

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よくある質問

ドキュメントに追加されたコメントを参照できるのは誰ですか?

ドキュメント内のコメントは、アクセス権が付与されていれば誰でも見ることができます。ファイルの所有者、@メンションされたユーザー、またはドキュメントをフォローしているユーザーのみに、コメントが追加された際、通知が送られます。

コメントを書き込むには Dropbox アカウントを持っている必要がありますか?

はい、ファイルにコメントを書き込むにはログインしている必要があり、またファイルへのアクセス権を持っている必要があります。

自分のファイルを誰にも編集させたくない場合はどうすればよいですか?

特定のファイルまたはフォルダに読み取り専用権限を設定することで、閲覧のみが可能になります。

試してみる

当社の共同作業ツールを最大限に活用するための練習をもっとしたいですか?これらのチュートリアルをご覧いただき、ご自分でお試しください。

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スタート ガイド

dropbox.com で新しいフォルダを作成します。