Dropbox で共同作業およびファイルの共有を行う

共同作業とは、単にファイルを共有することではありません。

プロジェクトが進むにつれ、メンバーはドキュメントを確認し、フィードバックを提供し、更新を行い、次のステップの調整を行います。チームメンバー、お客様、社外パートナーのいずれと作業する場合であっても、誰もが適切なタイミングで適切な情報にアクセスできなければなりません。

Dropbox では、フィードバックが作業に関連付けられた状態が保たれるため、バージョン管理にかかる時間が短縮され、プロジェクトを進めることにより多くの時間を割けるようになります。

このモジュールでは、適切な相手とのファイルの共有、アクセス権の管理、フィードバックのやり取り、そして Dropbox Paper で共同作業の計画を立てる方法について学びます。

安心してファイルを共有する

ファイルの共有は、Dropbox で最もよく行う操作の 1 つです。

お客様への提案書の送信、チームメンバーへのプレゼンテーション資料の確認依頼、プロジェクトドキュメントの新入社員との共有など、さまざまな状況において Dropbox を使用することで、必要なファイルへのアクセス権を簡単に付与できます。

同じファイルの複数のバージョンをメールで送信する代わりに、1 つのファイルを共有することで、全員が常に最新バージョンを使用して作業できるようになります。

共有コンテンツを扱う

共同作業は双方向で行われます。時には、他のユーザーから共有された作業を閲覧、確認、または更新する立場になることもあります。

共有コンテンツを開く

他のユーザーからファイルやフォルダを共有されると、Dropbox からメール、dropbox.com、または Dropbox アプリで通知が届く場合があります。

閲覧するには、招待を開きます。共有フォルダに招待された場合は、プロンプトが表示されたら [フォルダに参加] を選択します。

アクセス権を確認する

作業を開始する前に、ご自身のアクセス権が「閲覧可能」か「編集可能」かを確認してください。

変更を加える必要があるものの、アクセス権が「閲覧可能」のみになっている場合は、所有者にアクセス権の更新を依頼してください。

共有されているファイルやフォルダを再度見つける

その都度、元の招待を開く必要はありません。dropbox.com で、[共有済み] を開くと、ご自身に直接共有されているファイルやフォルダを見つけることができます。

リンクを使用してコンテンツが共有された場合、この方法ではなく、元のリンクにアクセスしなければならない場合もあります。

アクセスをリクエスト

アクセス権がないコンテンツを開いた場合は、プロンプトが表示されたら所有者にアクセス権のリクエストを送信してください。

作業習慣

誰かに再共有するようお願いする前に、[共有済み] を確認して、アクセス権がすでに付与されているか確認するようにしてください。

ユーザーごとに適切なアクセス権を付与する

ファイルやフォルダを共有する前に、相手に何をしてもらう必要があるかを考えてみましょう。

閲覧可能

参考資料や完成したドキュメントなど、誰かに確認してもらいたいものについては、[閲覧可能] を選択します。ユーザーは閲覧やコメントはできますが、変更を加えることはできません。

編集可能

共同作業を行っていて、他のメンバーが変更を加える必要がある場合は、[編集可能] を選択します。

作業習慣

まずは「閲覧可能」のアクセス権を付与します。誰かが変更を加える必要が生じた場合にのみ、編集権限を付与しましょう。

フィードバックを提供および受け取る

やり取りが作業そのものに関連付けられていると、スムーズにフィードバックを行えます。

アクセス権を持つ人であれば、ファイルに直接コメントしたり、同僚の意見が必要な場合にその同僚をメンションしたりできます。これにより、フィードバックがメールやチャットメッセージ内に散在することなく、作業内容に密接に関連付けられた状態を保てます。

例

マーケティングマネージャーはプレゼンテーション資料に直接コメントし、更新が必要な箇所ででデザイナーをメンションします。

この方法であれば、アクセス権を持つ人なら誰でもファイルと一緒にフィードバックを確認できるため、対応が必要な箇所を把握して作業を進めやすくなります。

作業習慣

フィードバックがファイルに関連付けられている状態を保ち、誰かが確認または対応を行う必要がある場合はメンションを使用しましょう。

Dropbox Paper で共同作業の仕方を計画する

すべてのプロジェクトが完成したファイルから始まるわけではありません。

最終的なコンテンツが形になる前に、チームでアイデアをまとめたり、作業計画を行ったり、議事録を保管したりする場所が必要となることもあります。

Dropbox Paper を使用すれば、単一の共有ドキュメントにチームメンバーが同時に書き込めるほか、情報の整理、タスクの割り当て、締め切りの設定などをすべてそのドキュメント上で行えます。

チームは、Dropbox Paper を次のような用途でよく使用しています。

• 議事録の作成。

• アイデアのブレインストーミング。

• プロジェクト要旨の作成。

• タスクの割り当てと追跡。

• 繰り返し行う作業の場合は、再利用可能なテンプレートをまずは使うとよいでしょう。

例

ある人事チームが新入社員の初出勤に備えて、準備をしています。

新人研修に関するメモを別々のドキュメントに保存する代わりに、Paper ドキュメントを作成してタスクを追跡し、議事録をまとめ、入社前の社員に対して責任を割り当てます。

この方法であれば、すべてが単一の共有ワークスペースに保管されるため、チームが簡単に更新できます。

Dropbox Paper で共同作業を行う

次はあなたの番です。

Dropbox Paper で共有ワークスペースを作成して、変更を提案、チームメンバーと共同作業を実施、そして計画やタスク、やり取りを一元的に管理する方法を確認してみましょう。

作業習慣

変更提案を使用すると、編集やコメントを提案し、質問を投げかけたり、アイデアについて話し合ったりできます。メンションとタスクの割り当てを使用すれば、誰がフォローアップすべきであるかが明確になります。作業が進むにつれ、コメントを解決し、タスクを完了することで、未完了の作業を誰もが把握できるようにしましょう。

変更を追跡

Dropbox では、プレゼンテーション資料やスプレッドシートから画像、プロジェクトのドキュメントまで、あらゆる種類のファイルで共同作業が行われます。他のユーザーが更新を行った際に、変更内容を確認したり、以前のバージョンに戻したりする必要が生じる場合があります。

Dropbox バージョン履歴を使用すると、ファイルの以前のバージョンを確認し、必要に応じて以前のバージョンを復元することができます。

例

チームで共有プロジェクトフォルダ内で共同作業を行っている際に、あるファイルが変更されていることに気づきました。この場合、フォルダのアクティビティを参照して、誰がいつ更新したのかを確認します。変更前のファイルが必要な場合は、バージョン履歴を使用して以前のバージョンに戻すこともできます。

注記

単一の共有ファイルで作業を行うことで、バージョン履歴が作成されてセーフティネットとなり、さまざまなコピーを管理する手間を省けます。

これで、作業内容、フィードバック、最新情報を連動させた状態で、チームメンバーやお客様、社外パートナーとより安心して共同作業を行えるようになりました。

プロジェクトが進むにつれ、こうした習慣が全員の足並みを揃え、ファイルや会話の管理にかかる時間を短縮するのに役立ちます。