Dropbox でどこでも仕事

Dropbox を使用して、拠点間で業務を進め、インターネットに接続できない環境でも作業し、外出先で情報を記録し、重要なファイルを保護する方法を学びましょう。

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作業は常にデスクで行われるわけではありません。

移動中にファイルを確認したり、顧客訪問時に写真をアップロードしたり、インターネットに接続できない環境で作業を続けたりする必要があるかもしれません。

このモジュールでは、ファイルをオフラインで利用できるようにしたり、モバイルデバイスでコンテンツを記録したり、Dropbox Backup を使用してファイルを保護したりするなど、どこで作業していても作業内容にアクセスできるようにする方法について学びます。

外出先でも、最初から作業をやり直す必要はありません。

Dropbox を使用すれば、場所が変わっても作業内容にアクセスしやすくなります。また、インターネットに接続できなくなることがわかっている場合は、必要なファイルをオフラインで利用できるようにしておくこともできます。

特に移動中や現場での作業中は、安定したインターネット接続を常に利用できるとは限りません。

Dropbox を使用してファイルをオフラインで利用できるように設定することで、インターネットに接続していなくても作業を続けることができます。変更内容は、次にオンラインになった際に同期されます。

例

ある営業担当者は、飛行機に搭乗する前に重要なプレゼンテーション資料をオフラインで利用できるように設定しました。移動中にスライドを確認し、いくつかの更新を加えました。

この場合、インターネットに再接続された時点で、Dropbox により変更内容が同期されます。

移動する際やインターネット接続が制限されている場所で作業する際は、事前に重要なファイルをオフラインで利用できるようにしておきましょう。

すべてのファイルが自分のパソコン上で作成されるわけではありません。

現場で写真をアップロードしたり、署名済みのドキュメントをスキャンしたり、外出先でファイルを保存したりする必要があるかもしれません。

Dropbox モバイルアプリを使用すれば、コンテンツを直接 Dropbox に取り込んでアップロード可能なため、必要なときにいつでも利用できます。

Dropbox モバイルアプリでは、次のことができます。

例

ある施設管理者は会社のオフィスを訪問したところ、メンテナンス上の問題に気づきました。

そのため、写真を撮影し、共有プロジェクトフォルダに直接アップロードしました。施設管理者が自分のデスクに戻る前に、チームの他のメンバーがその問題について検討し、今後のステップを計画し始められます。

作業習慣

写真やドキュメントを撮影したら、関連するプロジェクトフォルダに直接アップロードしましょう。そうすることで、情報が整理され、チームメンバーがすぐに利用できるようになります。

柔軟に作業するためには、重要なファイルが 1 台のパソコンのみに保存されないようにすることもまた重要です。

同期とバックアップの目的はそれぞれ異なります。同期は、すべてのデバイス間で Dropbox フォルダ内のファイルを最新の状態に保ちます。Dropbox Backup は、パソコンまたは外付けドライブ上の選択したフォルダごとにバックアップを作成します。

設定が完了すると、Dropbox Backup によりこれらのフォルダが自動的にバックアップされるため、パソコンを紛失、破損、買い替えた場合でも、ファイルを簡単に復元できます。

例

あるデザイナーのノートパソコンが突然動作しなくなったとします。

この場合でも、重要なフォルダがバックアップされていたため、ワークスペースをゼロから作り直すことなく、別のパソコンからファイルを復元して作業を続行することができます。

作業習慣

パソコンのローカルに保存されているファイルだけを頼りにせずに、日々使用する重要なフォルダをバックアップしましょう。

1 か所で開始された作業が、まったく別の場所で継続されることもあるものです。

Dropbox を使用すると、場所を移動しても常にファイルが連携された状態に保たれ、必要に応じてオフラインで作業することができます。また、外出先でも情報を記録でき、パソコン上の重要な作業内容が保護されます。

ここまで、1 日の間にどのようなことが起ころうとも、作業を進められる方法について学びました。