共有チーム スペースを使用して組織のコンテンツを管理する方法

ビジネス用 Dropbox では、チームはチーム スペースを共有します。これは、チーム全体の共有ドライブのように機能します。チーム メンバーであれば誰でもチーム スペースにアクセスして、同じフォルダ構造を参照できますが、全員が同じフォルダ構造を使うことにより、共有フォルダがやたらに増えることなく、チームのデータを整理し続けることができます。

チーム スペースは部門の共有フォルダやファイル サーバーの代替として考えてください。つまり、営業チームが四半期レビュー会議を計画していて、チーム全員に関係するコンテンツの保存場所が必要な場合、チーム スペース内にそのためのチーム フォルダを作成することができます。こうすることで、必要なすべてを 1 か所にまとめることができます。

チーム スペースでは管理者が重要になります。管理者は、チーム コンテンツの閲覧、監査、作成、およびアクセス管理を実行できます。また、ユーザーがユーザー管理グループを作成し、それをチーム スペースに割り当てることを許可する権限もあります。

チーム スペースには、チーム メンバーやチーム以外のユーザーなど、さまざまな人と共有できるチーム フォルダがあります。フォルダは閲覧または編集できますが、フォルダのコンテンツの一部にはアクセスできない場合があります。

各ユーザーには 2 つの異なる種類のフォルダがあります。

チーム フォルダ

• チーム フォルダはデフォルトで誰でも作成できますが、管理者はその権限を管理することができます

• チーム フォルダはチーム全体、特定のグループ、または個人と共有できます

• チーム フォルダ内では、各ファイルまたはサブフォルダを別のユーザーと共有できます

• 管理者は、他のユーザーがチーム フォルダ内のファイルを閲覧または編集できるようにすることも、閲覧も編集もできないようにすることもできます。

• チーム メンバーは、編集権限がある場合、チーム フォルダ内にサブフォルダを作成できます

個人用フォルダ

• 個人用フォルダはユーザー専用のスペースです。ただし、ユーザーは自分の個人用フォルダ内のファイルをチームの他のメンバーと共有することを選択できます。チーム用 Dropbox アカウントの管理者は、メンバーとしてログインすることでユーザーの個人用フォルダ内のファイルを閲覧できます

多くの場合、チーム スペースは部門や役割ごとに組織されます。これにより各部門や役割で専用のチーム スペースをもらえることになります。

しかし、チームの全員に共有ワークスペース内の同一フォルダ構造が表示されるからといって、誰もがそのフォルダ内のすべてのコンテンツを見られるわけではありません。チームのすべての Dropbox ユーザーは、編集できるフォルダに他のユーザーを追加または削除できます。

最上位とは、一番最初に表示されるフォルダ セットのことで、ここにすべてのサブフォルダが含まれています。最上位フォルダは、dropbox.com のアカウントの［すべてのファイル］セクションに表示されます。

チーム メンバーの場合、これには最上位のチーム フォルダと個人用フォルダが含まれます。管理者は、最上位でチーム フォルダを編集できるユーザーを制御します。チーム スペースの最上位レベルへの編集権限を持つチーム メンバーは、個人スペースの共有フォルダをチーム フォルダに変換できます。最上位でチーム フォルダを作成する方法をご覧ください。

共有フォルダはユーザーが管理するフォルダであり、チーム外のユーザーとも共有できます（管理者が許可している場合）。チーム スペースには、チーム メンバーやチーム以外のユーザーなど、さまざまな人と共有できるチーム フォルダがあります。

チーム フォルダをアーカイブできるのは管理者のみです。管理コンソールにアクセスし、［コンテンツ］をクリックして、調整するフォルダの横にある歯車のアイコンをクリックします。プルダウンメニューから［アーカイブ］をクリックします。

はい。フォルダが適切に同期できるように制限が設けられています。もし上限に達したら、メンバーを削除するか、チーム フォルダを整理しなおして問題を解決できます。