既存のチームの新しい管理者として開始する

Alex さんは、新しい Dropbox 管理者として忙しいマーケティング チームに参加しました。担当業務には、チームの Dropbox アカウントの管理、リソースへの効率的なアクセスの確保、データ セキュリティの維持が含まれます。速度を上げるために、Alex さんはいくつかの重要な分野に取り組んでいます。

チーム メンバーの役割

Alex さんは、管理者として余分な権限をすべて取得する前に、チーム メンバーとして Dropbox を使用する際の詳細についても学ぶ必要があることに気づいています。彼の最初の行動は、彼のチームのメンバーと同じトレーニング、Dropbox チーム メンバー コースを受講することです。

メンバーとグループ

Alex さんのような新しい Dropbox 管理者にとって、チームの Dropbox アカウント内でアクセスを整理して管理するには、メンバーとグループの管理方法を理解することが重要です。

Alex さんは Dropbox 管理者のライブ トレーニング に参加して、新しいメンバーを追加する方法 を学び、マーケティング部門やクロスファンクショナル クライアント チームなどのファンクショナル チームを代表するグループにメンバーを追加します。管理者としての最初のアクションの 1 つは、インターンの新しいグループを作成することです。

また、Alex は、メンバーを削除する方法と、後で組織に戻ってくるインターンなど、メンバーを削除するのではなくメンバーを一時停止する方がよい場合についても学習します。

アクティビティと監査ログ

Alex さんは、管理コンソールの［セキュリティ］セクションにある［外部共有］ で、チーム外のユーザーと共有されているファイル、フォルダ、共有リンクの可視性と共有方法の詳細を確認します。

また、外部共有タブからこれらのファイルやフォルダへのアクセスを管理することもできます。これにより、不正アクセスや偶発的なファイル削除などの潜在的な問題に対処することができます。

Alex さんは、アクティビティ レポートを定期的に監視することで、ファイル アクセスと共有アクティビティを追跡し、異常な変更や不正アクセスを見つけやすくなることを知っています。Alex さんは、受け取ったセキュリティ アラートにも応答します。

ファイルの復元とバージョン履歴

Alex さんは、削除したファイルを復元し、以前のバージョンのドキュメントに戻す方法を学びます。

この知識は、大規模なクライアント会議の前日に重要なプレゼンテーションファイルを誤って削除した場合に役立ちます。

Alex さんは、チームの現在の設定に慣れています。誰が何にアクセスできるかを確認し、権限が各ユーザーの役割に一致していることを確認し、必要に応じて調整します。

これにより、チームの Dropbox 構造と既存のアクセス レベルの概要が明確になり、セキュリティを損なうことなくチーム メンバーが必要なファイルに優先的にアクセスできるようになります。

チーム フォルダの構造と構成

Alex さんは、個々の部門と協力して、ソーシャル メディア キャンペーンやクライアントの提案などの新しいプロジェクト用の特定のチーム フォルダを設定します。

組織を改善するために、Alex さんは「既存の」フォルダ構造を確認し、ビジネスパートナーに論理的な階層を推奨します。

Alex さんは、チームのフォルダ構造を確認しながら、チームのコンテンツ量が増えるにつれて、ストレージ制限の設定が必要になりそうな最上位のチームフォルダについても注意しています。

ストレージと容量の管理

チームにより生成されるコンテンツ量が増える中、Alex さんはストレージ使用量の増加要因を把握したいと考えています。チームストレージレポートを使用すれば、チームフォルダ、共有フォルダ、非公開フォルダ全体で、どのコンテンツがチームストレージを消費しているかを確認できます。

また、管理コンソールのダッシュボードの [ストレージの詳細] セクションを参照して、全体的なストレージ使用量、残りのストレージ容量、最も多くのストレージ容量を使用しているチームフォルダまたはメンバーを確認することも可能です。さらに詳しい情報は、チームストレージレポート、メンバーデータレポート、メンバーアクセスレポートなど、ストレージやレポートやメンバーレベルのレポートを使用しすれば、使用量やアクセスパターンを確認できます。

必要であれば、Alex さんは個々のチームメンバーに制限を設定可能です。また、部門、プロジェクト、業務機能ごとに、より予測可能な方法でストレージを管理しやすくするために、最上位のチームフォルダに対してストレージ制限を設定することもできます。

チームのデータを保護するために、Alex さんは組織のセキュリティ ポリシーとの整合性を高める方法を模索しています。すべてのチーム メンバーに対して2段階認証を実施しています。また、アカウントのセキュリティを強化するためのパスワード ポリシーも設定しています。

このアプローチにより、Alex さんのような新しい Dropbox 管理者は、チームに即座に価値を生み出しながら、重要なタスクを徐々に習得できます。