Dropbox Paper

Che cos'è Dropbox Paper?

Dropbox Paper è un'area di lavoro online flessibile per documenti all'interno di Dropbox, in cui tu e i tuoi collaboratori potete creare, modificare e condividere contenuti insieme in tempo reale. È pensato per le fasi iniziali del lavoro, come le note di riunione, i piani di progetto e i brainstorming, e ti consente di riunire testo, immagini, contenuti multimediali e attività in un unico documento condiviso, in modo da poter conservare idee, decisioni e attività di follow-up in un unico posto.

Un documento di Paper è un'area di lavoro flessibile in cui puoi:

• Acquisire note e decisioni.

• Aggiungere immagini, file e blocchi di codice.

• Usa gli elenchi di controllo per monitorare le attività.

• Aggiungere commenti e menzionare i collaboratori in modo che le conversazioni rimangano collegate al lavoro.

Dove vengono archiviati i miei documenti di Paper?

È utile anche sapere dove si trovano i documenti Paper nel tuo account Dropbox, poiché ciò influisce sul modo in cui li organizzi, li condividi e li recuperi se qualcosa viene eliminato.

I documenti di Paper vengono archiviati come file .paper all'interno delle tue cartelle Dropbox, insieme agli altri contenuti. Puoi spostarli, rinominarli e copiarli come gli altri file e vengono visualizzati nei risultati di ricerca.

Puoi anche utilizzare la pagina Home di Paper per trovare i documenti Paper recenti, quelli contrassegnati come speciali e per cercare altri documenti Paper. Per accedere alla homepage di Paper da dropbox.com, seleziona Paper dall'icona della griglia.

Creare un documento di Paper su dropbox.com

1. Accedi a dropbox.com.

2. Apri la cartella in cui desideri archiviare il documento di Paper.

3. Fai clic su Nuovo nella parte superiore della pagina.

4. Nelle opzioni del documento, seleziona Documento Dropbox Paper.

5. Assegna un titolo al documento e inizia a scrivere.

Il file .paper viene visualizzato in quella cartella insieme agli altri contenuti e anche nella homepage di Paper.

Man mano che aggiungi titoli, Paper crea automaticamente un sommario a margine. Questo rende i documenti più lunghi più facili da consultare e ti permette di passare direttamente alla sezione che ti serve.

Puoi anche digitare semplici comandi con barra obliqua per aggiungere elementi mentre scrivi, senza interrompere la digitazione, tra cui:

• intestazioni, elenchi, tabelle e cronologie per organizzare informazioni come roadmap, proprietari e date.

• Blocchi di codice e citazioni, in modo che frammenti tecnici e affermazioni chiave siano facili da individuare.

• Incorporamenti multimediali per immagini, audio e video, in modo da mantenere il materiale di riferimento e le registrazioni accanto ai contenuti a cui si riferiscono.

Per un elenco completo dei tasti di scelta rapida, fai clic sul relativo pulsante (l’icona di una tastiera) in basso a destra del documento di Paper.

Modelli

Se crei spesso documenti simili, i modelli possono farti risparmiare tempo. Ti permettono di mantenere un layout coerente e di concentrarti sul contenuto anziché dover ricreare il documento ogni volta.

I modelli vengono comunemente utilizzati per:

• note riunione strutturate, quando vuoi mantenere sempre la stessa organizzazione delle sezioni.

• Piani di progetto che tengono traccia di traguardi, proprietari e date.

• Brainstorming che traggono vantaggio da suggerimenti e passaggi successivi definiti chiaramente.

I modelli consentono di mantenere una struttura unica che puoi utilizzare ogni volta che ti serve lo stesso formato.

Con Paper puoi:

• iniziare da un modello già pronto per scenari comuni.

• Trasformare un documento esistente in un modello per riutilizzare la stessa struttura.

Trasformare un documento di Paper in un modello

Se hai già un documento con la struttura che ti piace, puoi trasformarlo in un modello riutilizzabile.

Per creare un modello a partire da un documento di Paper:

1. Apri il documento di Paper che desideri trasformare in un modello.

2. Fai clic su altre opzioni (puntini di sospensione) nel documento.

3. Fai clic su Salva come modello.

Paper crea un modello in base al contenuto e al layout attuali del documento. Puoi continuare a modificare il modello e tutti i nuovi documenti creati da esso useranno la struttura aggiornata. Le modifiche al modello non influiscono sui documenti che hai già creato.

Dropbox mette a disposizione una libreria di modelli Paper in cui puoi sfogliare e salvare i modelli nel tuo account. I modelli salvati vengono visualizzati come file .papert e i documenti creati da essi vengono archiviati come file .paper nelle cartelle che scegli.

Per lavorare con i modelli in Dropbox Paper:

• Salva i modelli esistenti della libreria di modelli Paper nel tuo account.

• Modifica, condividi o elimina i file .papert come gli altri file Dropbox.

• Quando è tutto pronto per iniziare a lavorare, crea nuovi documenti a partire dai modelli salvati.

Condividere e collaborare in Paper

Paper è pensato per la collaborazione. Invece di inviare allegati e messaggi separati, puoi invitare persone a un documento, discutere dei contenuti nei commenti e assegnare attività direttamente nella pagina.

Inviti

Puoi invitare persone specifiche a un documento di Paper e decidere se attribuire loro l'accesso in modifica o in sola visualizzazione.

Per invitare persone da dropbox.com:

1. Apri il documento di Paper.

2. Fai clic su Condividi.

3. Inserisci gli indirizzi email o i nomi delle persone che vuoi invitare.

4. Scegli Modifica o Visualizzazione.

5. Facoltativo: aggiungi un breve messaggio per dare contesto.

6. Fai clic su Condividi per mandare gli inviti.

Puoi anche creare un link condivisibile per un documento e scegliere chi può aprirlo, in base alle tue impostazioni di condivisione e al tuo piano. Per maggiori dettagli sui link condivisi e sulle autorizzazioni, che si applicano anche ai documenti Paper, consulta il modulo sulla condivisione trattato in precedenza in questo corso.

Per aggiungere un commento:

1. Evidenzia il testo o passa il mouse vicino al contenuto che desideri commentare.

2. Fai clic sull'icona del commento a margine o nella barra degli strumenti di formattazione.

3. Digita il tuo commento, quindi fai clic su Pubblica.

I commenti vengono visualizzati a margine e in un pannello laterale. Tu e i tuoi collaboratori potete rispondere nello stesso thread, contrassegnare un commento come risolto quando il problema viene affrontato e riaprirlo se è necessaria un'ulteriore discussione. Nel corso del tempo, in questo modo si crea una cronologia chiara di domande, risposte e decisioni, tutte collegate ai punti del documento in cui sono più rilevanti.

Per contrassegnare i commenti come non risolti:

1. Apri un documento di Paper.

2. Fai clic su altre opzioni (puntini di sospensione).

3. Fai clic su Cronologia documento.

4. Nella scheda Cronologia commenti, individua l'elenco dei commenti risolti.

5. Scorri fino al commento da riaprire e fai clic su Riapri.

Per menzionare qualcuno:

1. Nel testo del documento o in un commento, digita @ (il simbolo della chiocciola).

2. Inizia a digitare il nome o l’indirizzo email della persona.

Le menzioni possono:

• notificare qualcuno di una domanda o decisione.

• Richiamare l'attenzione su una sezione specifica di un documento.

• Mostrare chi è responsabile di un elemento dell'elenco di controllo.

Attività

Le checklist in Paper fungono da semplice strumento di monitoraggio delle attività, consentendoti di trasformare le note in passaggi successivi chiari senza dover utilizzare uno strumento separato. Ad esempio, dopo una telefonata con un cliente, puoi registrare le attività di follow-up sotto forma di elenco di controllo nello stesso documento che contiene gli appunti della riunione, quindi aggiungere @menzioni e date in modo che la proprietà sia chiara.

Per aggiungere attività in un documento di Paper:

1. Apri o crea un documento di Paper.

2. In una nuova riga, digita [ ] (le parentesi quadre sinistra e destra) e premi la barra spaziatrice per creare una casella di attività.

3. Digita l'attività accanto alla casella e premi Invio per aggiungerne un'altra.

4. Aggiungi una @ menzione per assegnare l'attività.

5. Fai clic sull'icona del calendario per aggiungere una data di scadenza.

Puoi anche inserire un elenco di controllo utilizzando i comandi di aggiunta rapida. In una nuova riga, digita /todo e premi Invio, quindi inizia ad aggiungere elementi.

Esportare documenti di Paper

A volte è necessario portare un documento Paper fuori da Dropbox, ad esempio per inviarlo come allegato email, integrarlo in un altro sistema o condividere una versione che non subirà modifiche. Potresti anche aver bisogno di una copia pulita da rivedere durante una riunione.

Paper consente di esportare i documenti nei formati più comuni, mantenendo comunque la versione originale su Paper per la collaborazione continua. Puoi farlo dal browser su dropbox.com.

Puoi esportare un documento di Paper come:

• File Microsoft Word (.docx)

• File Markdown (.md)

• Un file PDF (.pdf)

Per esportare un documento di Paper:

1. Apri il documento su dropbox.com, così verrà visualizzato nell'editor di Paper nel tuo browser.

2. Apri altre opzioni (puntini di sospensione) nel documento.

3. Fai clic su Export (Esporta).

4. Scegli un formato di file per il download.

5. Fai clic su Scarica.

Quando esporti:

• I contenuti incorporati, come i video o i lettori audio, potrebbero essere visualizzati come link anziché come anteprime complete.

• Alcuni layout, come tabelle complesse o sequenze temporali, potrebbero avere un aspetto leggermente diverso nella versione esportata.

Spostare, copiare ed eseguire la migrazione di documenti di Paper

In un modulo precedente hai visto come spostare, rinominare e copiare file e cartelle standard in Dropbox in modo da mantenere i progetti in ordine. Gli stessi principi valgono anche qui: stai comunque decidendo dove salvare i contenuti, quali nomi sono più adatti e quando può essere utile mantenere una seconda copia.

Ogni documento di Paper viene visualizzato come file .paper file nelle tue cartelle Dropbox. Puoi:

• Spostare un file .paper Spostare un file .paper in un'altra cartella da dropbox.com, dall'app desktop o dall'app per dispositivi mobili.

• Rinominare un file .paper Il titolo del documento viene aggiornato in base al nuovo nome.

• Crea una copia di un file .paper per ottenere un documento distinto con lo stesso contenuto iniziale.

Queste opzioni sono utili se stai consolidando progetti più vecchi, spostando materiale di riferimento a lungo termine in un altro strumento oppure creando un archivio locale al di fuori di Paper.

Ripristino e cronologia dei documenti di Paper

Quando più persone stanno modificando un documento Paper, è utile sapere che è possibile vedere che cosa è cambiato e, in molti casi, tornare a uno stato precedente. In un modulo precedente hai visto come funzionano la cronologia delle versioni dei file e la pagina dei file eliminati per i file standard di Dropbox. Paper segue un principio simile, ma utilizza strumenti propri per la cronologia e il recupero, poiché è un editor basato sul web e non un semplice tipo di file.

In un documento di Paper, puoi aprire la cronologia del documento per:

• vedere chi ha modificato il documento e quando.

• Tornare alle versioni precedenti e, se necessario, ripristinare una versione precedente.

• Esaminare le modifiche e i commenti risolti nel tempo e annullare la risoluzione dei commenti quando vuoi riaprire una conversazione

Se apporti una modifica che vuoi annullare, puoi ripristinare una versione precedente dalla finestra della cronologia del documento. Una volta ripristinata una versione precedente e apportate nuove modifiche, non potrai più tornare alla versione più recente che hai sostituito, quindi vale la pena verificare attentamente prima di procedere.

Recuperare i documenti di Paper eliminati

Quando elimini un documento Paper, questo appare nella pagina dei file eliminati insieme agli altri elementi rimossi, dove puoi ripristinarlo durante il periodo di recupero. La durata di questo periodo di ripristino dipende dal piano sottoscritto.

L’eliminazione permanente di un documento Paper lo rimuove da queste opzioni di recupero, quindi se non sei sicuro di non averne più bisogno, è più sicuro eliminarlo normalmente e procedere con l’eliminazione definitiva solo in un secondo momento.

Lavorare con i documenti Paper sul telefono

Paper funziona al meglio in un browser completo su computer, ma puoi comunque aprire, rivedere, condividere e apportare piccole modifiche dal telefono quando hai bisogno di continuare a lavorare. Su dispositivo mobile, la principale differenza riguarda il modo in cui accedi ai documenti, che dipende dal fatto che il tuo account utilizzi la versione precedente o quella più recente di Dropbox Paper.

Puoi accedere ai tuoi documenti Paper tramite l'app per dispositivi mobili Dropbox e continuare a modificarli in un browser sul tuo dispositivo.

Sul tuo telefono puoi:

• aprire l'app per dispositivi mobili Dropbox e accedere alla Home o alla sezione File per trovare il tuo documento.

• Toccare il file Paper che vuoi aprire per consentire a Dropbox di caricarlo in visualizzazione.

• Continuare nel browser del tuo dispositivo mobile per modificare il testo e aggiungere commenti, dove supportato.

• Usare l'opzione Condividi nell'app per dispositivi mobili Dropbox per invitare persone o copiare un link.

Se preferisci, puoi anche aprire il browser sul telefono, accedere al tuo account Dropbox e aprire direttamente il documento Paper nell’editor web.

Nota: l'app per dispositivi mobili Dropbox Paper non è più disponibile dal 9 ottobre 2025. Ulteriori informazioni in merito sono disponibili nel Centro assistenza.

Dovresti poter controllare rapidamente le note di una riunione prima di una chiamata, aggiornare un elenco di controllo dopo una discussione oppure copiare un link di condivisione per qualcuno, senza dover tornare al computer.

In questo modulo hai imparato cos’è Dropbox Paper, come creare e formattare documenti, utilizzare i modelli e collaborare tramite commenti, menzioni e attività, oltre a come esportare, spostare e recuperare i documenti. Da qui puoi rivedere qualsiasi modulo per consolidare una competenza oppure iniziare a combinare ciò che hai imparato per costruire i tuoi flussi di lavoro tra file, condivisione, dispositivo mobile e Paper.