Suggerimenti e trucchi per gli account di team Dropbox
Ora che hai appreso le nozioni di base, è il momento di scoprire qualche altro trucco per sfruttare al meglio il tuo account di team Dropbox.
30 minuti di lettura
Trasferire file di grandi dimensioni con Dropbox Transfer
Puoi utilizzare Dropbox Transfer per inviare file su cui non è richiesta collaborazione, anche se il destinatario non dispone di un account Dropbox. Ad esempio, puoi utilizzare Dropbox Transfer per un contratto finalizzato o consegnare un file troppo grande per essere inviato via email.
Quando invii un trasferimento, il destinatario riceve un link condivisibile su cui può fare clic per scaricare i file.
Oltre all’invio di singoli file, quando crei un trasferimento, puoi includere più file e cartelle in un unico trasferimento, personalizzare i trasferimenti con una data di scadenza, una password o un logoe monitorare l’attività di download per tutti i trasferimenti creati. Puoi persino inviare file di Photoshop direttamente dall’app Photoshop.
Nota: le opzioni per aggiungere password, personalizzare i trasferimenti ed estendere le date di scadenza sono disponibili solo per i piani Dropbox Professional, Advanced, Enterprise ed Education.
Come modificare la data di scadenza di un trasferimento inviato
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull’icona della griglia in alto a destra.
Fai clic su Transfer nel menu visualizzato.
Fai clic sul trasferimento da modificare.
Inserisci la nuova data in Scadenza. Verrà salvata automaticamente.
Nota: i trasferimenti scadono automaticamente dopo 7 o 30 giorni in base al tuo piano. I clienti di Dropbox Professional, Education, Essentials, Business, Advanced, Business Plus ed Enterprise hanno anche la possibilità di aggiungere una password e incrementare la scadenza, fino a un anno.
Ricevere file da membri del tuo team con la funzionalità di richiesta file
Le richieste di file Dropbox consentono di ricevere file da chiunque, anche persone che non hanno un account Dropbox.
Richiedi file ai tuoi colleghi e clienti per poi raccoglierli tutti in un’unica cartella Dropbox.
Come funzionano le richieste di file
Le richieste di file consentono ai membri del team di raccogliere e ricevere file(fino a 250 GB) da chiunque, direttamente dal tuo account Dropbox.
Quando qualcuno fa clic sul link della richiesta di file, tutto ciò che deve fare è scegliere i file dal proprio computer, inserire il proprio nome e indirizzo email e fare clic su Carica.
Non è necessario accedere, quindi chiunque può aggiungere file, anche se non dispone di un account Dropbox. È un modo semplice per ottenere file, come le proposte dei fornitori, senza dover assistere le persone nella procedura.
Tutti i file che raccogli sono automaticamente organizzati in un'unica cartella Dropbox. Solo tu puoi visualizzare i file caricati da altri, a meno che tu non decida di condividerli.
Scopri di più su come modificare la tua richiesta di file una volta creata o su come chiuderla.
Come gestire le richieste di file
È possibile chiudere una richiesta di file quando si desidera interrompere la ricezione dei file. Una volta chiusa, chi ha ricevuto un link di invito non potrà più caricare file sul tuo account Dropbox.
Se imposti una scadenza per la richiesta di file, questa si chiuderà automaticamente alla scadenza.
Scopri come chiudere una richiesta di file nel seguente video.
Ripristinare e recuperare file in un account Dropbox
Se elimini accidentalmente un file o ne salvi una nuova versione che non ti soddisfa, non ti preoccupare.
Dropbox memorizza le copie dei file e delle cartelle eliminati per un determinato periodo, comprese le versioni precedenti dei file. Ciò significa che puoi accedere alla cronologia dei file e alle versioni precedenti, per qualsiasi evenienza.
Puoi ripristinare e recuperare le versioni precedenti dei file e recuperare i file e le cartelle eliminati in Dropbox.
Risorse correlate
Creare e modificare documenti con l'app per dispositivi mobili Dropbox
Dopo aver scaricato l’app per dispositivi mobili Dropbox, puoi creare documenti e prendere nota delle tue idee ovunque ti trovi.
L’app per dispositivi mobili ti consente di aprire i file di Microsoft Office archiviati nel tuo account Dropbox e apportare modifiche nelle app Office per dispositivi mobili e sul Web. Tutte le modifiche vengono salvate direttamente nel tuo account Dropbox.
Come creare documenti Office nell’app per dispositivi mobili Dropbox
Una volta aperta l’applicazione Dropbox, la creazione di un documento di Office non richiede molto tempo.
Tocca il pulsante Più (+), quindi scegli di creare o caricare un file.
Dopodiché, decidi se vuoi creare un documento Microsoft Word, Excel o PowerPoint.
Ora puoi registrare tutte le tue idee più geniali.
Come modificare documenti con un dispositivo iOS
Modificare i documenti nell’app per dispositivi mobili è facile come crearli. Sul tuo dispositivo iOS, apri un file di Office archiviato nel tuo account Dropbox e tocca l’icona Modifica.
La modifica di file all’interno di un account di team Dropbox richiede un account Office 365.
Su iOS, l’icona Modifica dell’app Dropbox verrà visualizzata per i seguenti tipi di file:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Come modificare documenti su un dispositivo Android
Sul tuo dispositivo Android, puoi visualizzare e modificare altri formati di file Office aprendoli direttamente dalle applicazioni di Office per dispositivi mobili. Tocca la scheda Account nell'applicazione Office appropriata e collega il tuo account Dropbox se non l'hai ancora fatto. Una volta effettuato il collegamento, puoi accedere ai file in Dropbox dalla scheda Apri.
La modifica di file all’interno di un account di team Dropbox richiede un account Office 365.
Sui dispositivi Android, la modifica è disponibile solo per i seguenti tipi di file:
.docx
.xlsx
.pptx
Eseguire azioni rapide con il badge Dropbox
Il badge Dropbox viene visualizzato su qualsiasi file Microsoft Word, PowerPoint o Excel salvato nel tuo account. Quando stai lavorando a un documento, vedrai il badge Dropbox, che ti consente di sapere che ti trovi all’interno di Dropbox.
Puoi selezionare il badge per eseguire azioni rapide, come condividere un link e visualizzare le versioni precedenti. Inoltre, il badge ti avviserà non appena qualcuno apre, visualizza, modifica o aggiorna un file condiviso, in modo da evitare la temuta copia in conflitto.
Come usare il badge di Dropbox
Guarda il video per scoprire un modo semplice per condividere documenti, creare link condivisi e lasciare commenti. Tutto grazie al badge di Dropbox.
Cattura e organizza screenshot
Se ti ritrovi a fare molti screenshot sul computer, potresti aver notato che tendono ad accumularsi e intasare lo sfondo del desktop.
Lo sapevi che puoi utilizzare Dropbox per salvare e condividere istantaneamente screenshot sul tuo account Dropbox?
Dopo aver configurato il computer per il salvataggio automatico di screenshot e registrazioni dello schermo nel tuo account Dropbox, puoi condividerli.
Come condividere e salvare screenshot su Mac
La prima volta che catturi uno screenshot, Dropbox ti chiederà se desideri salvarlo nel tuo account. Seleziona Salva screenshot su Dropbox.
D’ora in poi, ogni volta che acquisisci uno screenshot, l’app lo salverà automaticamente in una cartella denominata Screenshot nella tua cartella Dropbox. Copierà anche un link allo screenshot negli appunti del tuo computer, che puoi condividere immediatamente ovunque (ad esempio direttamente in un messaggio di chat). Chiunque faccia clic sul link vedrà il tuo screenshot in una pagina di anteprima su dropbox.com.
Come condividere e salvare screenshot su Windows
Dopo aver acquisito uno screenshot, premi il tasto Stamp per salvarlo su Dropbox.
Quindi premi CRTL + Stamp per copiare e salvare un link allo screenshot negli appunti del tuo computer, che puoi condividere immediatamente ovunque, ad esempio direttamente in un messaggio di chat.
Chiunque faccia clic sul link vedrà il tuo screenshot in una pagina di anteprima su dropbox.com.
Come salvare gli screenshot dove servono davvero
Se hai un account di team Dropbox e lo hai collegato al tuo account personale e li hai collegati entrambi al tuo computer, puoi scegliere in quale dei due salvare gli screenshot e le registrazioni dello schermo. Per farlo, utilizza il menu a discesa accanto alla casella di controllo Condividi screenshot e registrazioni dello schermo con Dropbox.
Eseguire la scansione di un documento e modificare o eseguire ricerche all’interno del file
Con l’app Dropbox per dispositivi mobili iOS e Android puoi eseguire la scansione di documenti direttamente nel tuo account.
Adesso, tutte le tue idee brillanti scarabocchiate su tovaglioli, scritte su lavagne bianche o chiuse a raccogliere polvere negli schedari possono essere salvate nello stesso luogo.
Scopri come eseguire lascansione di un documento.
Consiglio: se scatti una foto, punta la fotocamera verso l’oggetto; un bordo delineerà la forma che stai scansionando.
Come effettuare ricerche in una scansione
In qualità di utente di un piano Dropbox per aziende, puoi anche cercare all’interno delle tue scansioni. Inoltre, se hai abbinato il tuo account personale a quello di lavoro, puoi usare la ricerca a testo completo anche dal tuo account personale.
Supponiamo che tu stia cercando una scansione che descrive in dettaglio il budget di spesa che devi consegnare in giornata. Puoi utilizzare la barra di ricerca nell'applicazione per dispositivi mobili o su dropbox.com per trovare il documento che contiene “budget” nel nome del file o anche nel contenuto.
La ricerca nel testo è disponibile solo in alcune lingue. Dunque, se usi Dropbox in una lingua diversa dall'inglese e non vedi la funzione di ricerca a testo completo, ciò significa che la funzione non è disponibile nella tua lingua.
Introduzione al componente aggiuntivo Gmail di Dropbox
Integrare Dropbox con Gmail è un ottimo modo per organizzare meglio i propri file ed evitare gli allegati email.
Comunicazioni più rapide e veloci con Dropbox per Gmail
Con Dropbox per Gmail puoi condividere i tuoi file Dropbox tramite il tuo account Gmail.
Se attivi l’integrazione, nella parte inferiore della finestra di composizione comparirà l’icona di Dropbox.
Quando selezioni questa icona, viene visualizzata una finestra a comparsa che ti consente di scegliere tra i contenuti del tuo account Dropbox.
Nel corpo dell’email, verrà visualizzato un link condiviso ai file o alla cartella che desideri condividere, che funziona proprio come un allegato, ma senza appesantire l’email con un file di grandi dimensioni.
Puoi inoltre salvare i file che ricevi su Gmail direttamente in Dropbox.
Come installare e attivare il componente aggiuntivo Dropbox per Gmail
Accedi a Gmail dal tuo browser.
Fai clic sull’icona del segno più (+) nella barra laterale destra. Se passi il mouse sopra l’icona, verrà visualizzato “Installa componenti aggiuntivi”.
Nota. Se non vedi la barra laterale destra, fai clic sulla freccia rivolta verso sinistra nell’angolo in basso a destra per aprirla.
Cerca Dropbox per Gmail e selezionalo.
Fai clic su Installa.
Segui i messaggi visualizzati. È probabile che tu debba accedere al tuo account Dropbox, se non l'hai ancora fatto.
Il componente aggiuntivo verrà visualizzato nella barra laterale destra del tuo account Gmail, sopra l’icona del segno più (+), ogni volta che apri un’email contenente allegati o link a Dropbox o Google Drive.
Come usare Gmail per condividere link ai file Dropbox
Usare Dropbox per Gmail è semplicissimo. Dopo aver attivato l’estensione e scritto la tua prima email, vedrai comparire un’icona Dropbox nella parte inferiore della finestra.
Seleziona l’icona e scegli il file da condividere dalla finestra popup. Seleziona Inserisci link e vedrai apparire nel corpo dell’email un link condiviso al file.
Anche se il file sembra un allegato, è in realtà un link condiviso! Ciò consente di risparmiare spazio nella posta in arrivo e garantisce che gli altri vedano l'ultima versione del file.
Come usare Dropbox per G Suite
Puoi creare e condividere Documenti, Fogli e Presentazioni Google direttamente da Dropbox. Fai clic su Crea nuovo file su dropbox.com o su Crea nell’app desktop Dropbox e scegli un tipo di file. Ricorda che l’indirizzo email usato per l’account Google deve corrispondere a quello che usi per Dropbox.
Ora non è necessario passare da un Documento Google separato a un link da condividere tramite email: puoi fare tutto da Dropbox. Puoi anche condividere questi file come faresti con qualunque altro file.
Inoltre, le notifiche Dropbox ti aiuteranno a rimanere aggiornato quando qualcuno apporta modifiche a un documento, un foglio o una presentazione.
Lavorare insieme da un unico luogo centralizzato è diventato ancora più semplice.
Hai qualche domanda su Dropbox per Gmail e G Suite?
Probabilmente noi abbiamo la risposta Se hai delle domande che non sono elencate qui, dai un'occhiata al centro assistenza.