Consigli e suggerimenti utili su Dropbox Business
Ora che hai appreso le nozioni di base, abbiamo qualche altro suggerimento per aiutarti a sfruttare al meglio il tuo account Dropbox Business.
30 minuti di lettura
Trasferire file di grandi dimensioni con Dropbox Transfer
Dropbox Transfer ti consente di inviare facilmente file di grandi dimensioni per la consegna finale, anche se i destinatari non hanno un account Dropbox.
Oltre a inviare singoli file, puoi includere più file e cartelle in un unico trasferimento, personalizzare i trasferimenti con data di scadenza, password o logo e monitorare l’attività di download relativa a qualsiasi trasferimento creato. Puoi anche inviare file Photoshop direttamente dall’app Photoshop.
Come creare un trasferimento
Creare un trasferimento
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra.
Fai clic su Transfer nel menu visualizzato.
Fai clic su Crea trasferimento.
Scegli i file o cartelle dal tuo computer o account Dropbox.
Fai clic sull’icona dell’ingranaggio per impostare una data di scadenza personalizzata o aggiungere una password.
Fai clic su Avanti.
Fai clic su Copia link o Invia per email.
Nota. Le opzioni per aggiungere password ed estendere le date di scadenza sono disponibili solo nei piani Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise ed Education.
Come modificare la data di scadenza di un trasferimento inviato
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra.
Fai clic su Transfer nel menu visualizzato.
Fai clic sul trasferimento da modificare.
In Impostazioni, fai clic sulla freccia sotto a Scadenza e scegli una data di scadenza.
Fai clic su Salva.
Nota: i trasferimenti scadono automaticamente dopo 7 giorni. L’opzione per estendere la data di scadenza è disponibile solo nei piani Dropbox Professional, Advanced per aziende, Enterprise ed Education.
Come vedere il numero di visualizzazioni o di download di un trasferimento
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra.
Fai clic su Transfer nel menu visualizzato.
Vai su Visualizzazioni e Download accanto a ciascun trasferimento.
Come personalizzare un trasferimento
Aggiungi ai trasferimenti i loghi e gli sfondi che preferisci per fare in modo che rispecchino il branding dell’azienda.
Accedi a dropbox.com.
Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra.
Fai clic su Transfer nel menu visualizzato.
Fai clic su Personalizza il layout.
Fai clic sul menu a discesa accanto a Scegli sfondo o Scegli logo per aggiungere un colore di sfondo, un'immagine di sfondo o un logo.
Fai clic su Salva.
Nota. L'opzione per personalizzare i trasferimenti è disponibile solo nei piani Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise ed Education.
Ricevere file da membri del tuo team con la funzionalità di richiesta file
Le richieste di file Dropbox consentono di ricevere file da chiunque, anche persone che non hanno un account Dropbox.
Richiedi file ai tuoi colleghi e clienti per poi raccoglierli tutti in un’unica cartella Dropbox.
Come funzionano le richieste di file
Le richieste di file ti consentono di raccogliere e ricevere file fino a 50 GB da chiunque direttamente nel tuo account Dropbox.
Quando una persona fa clic sul link della tua richiesta di file, non deve fare altro che scegliere i file dal computer, inserire il proprio nome e indirizzo email e fare clic su Carica.
Non c’è bisogno di accedere a nessun account: anche chi non possiede un account Dropbox può aggiungere file. Con questo semplice metodo si possono proposte di fornitori e molti altri tipi di documento senza dover illustrare tutta la procedura.
Tutti i file che raccogli sono automaticamente organizzati in un'unica cartella Dropbox. Solo tu puoi visualizzare i file caricati da altri, a meno che tu non decida di condividerli.
Come creare una richiesta di file
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su Richieste di file nella barra laterale sinistra.
Fai clic su Nuova richiesta nella barra laterale destra.
Nella sezione Titolo, inserisci un nome da attribuire alla richiesta.
Se vuoi, nella sezione Descrizione puoi aggiungere i dettagli della richiesta.
Nella sezione Cartella per i file caricati, vedrai il percorso della nuova cartella destinata ad archiviare i file richiesti. Se desideri cambiare la destinazione, fai clic su Cambia cartella.
Fai clic sulla casella di controllo accanto a Imposta scadenza per scegliere data e ora. Puoi anche selezionare Consenti i caricamenti oltre la scadenza e scegliere un intervallo di tempo.
Fai clic su Crea.
Digita l'indirizzo email, il nome o il gruppo della persona (o delle persone) a cui desideri richiedere file. La persona riceverà un'email contenente la tua richiesta.
Se in alternativa vuoi copiare un link, fai clic su Copia accanto Condividi invece un link.Puoi incollare il link in un'email, in un messaggio o ovunque vuoi che le persone possano accedervi.
Fai clic su Condividi. Riceverai una conferma via email e una notifica ogni volta che i file che hai richiesto vengono caricati.
Scopri di più su come modificare o chiudere una richiesta di file.
Come gestire le richieste di file
È possibile chiudere una richiesta di file quando si desidera interrompere la ricezione dei file. Una volta chiusa, chi ha ricevuto un link di invito non potrà più caricare file sul tuo account Dropbox.
Se imposti una scadenza per la richiesta di file, questa si chiuderà automaticamente alla scadenza.
Guarda il tutorial video per scoprire come chiudere una richiesta di file.
Ripristinare e recuperare file in un account Dropbox
Se elimini accidentalmente un file o ne salvi una nuova versione che non ti soddisfa, non ti preoccupare.
Dropbox archivia copie dei file e delle cartelle eliminati per un determinato periodo di tempo, incluse le versioni precedenti dei file. In questo modo, puoi accedere alla cronologia o a versioni precedenti dei file ogni volta che ne hai bisogno.
Come ripristinare e recuperare versioni precedenti dei file
1. Accedi a dropbox.com.
2. Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.
3. Passa con il mouse su un file oppure selezionalo e fai clic su “…” (puntini di sospensione).
4. Seleziona Cronologia delle versioni.
5. Seleziona una versione per visualizzarla in anteprima.
6. Fai clic su Ripristina sulla versione che desideri ripristinare.
Come recuperare i file eliminati in Dropbox
Accedi a dropbox.com.
Fai clic su File eliminati nella barra laterale di sinistra.
Individua l’elemento eliminato che vuoi ripristinare e fai clic sul relativo nome.
Fai clic su Ripristina.
Scopri per quanto tempo Dropbox conserva le versioni precedenti dei file
Scopri come recuperare più file e cartelle
Scopri cosa succede se si elimina una cartella condivisa
Scopri come rientrare in una cartella condivisa che hai eliminato
Creare e modificare documenti con l'app per dispositivi mobili Dropbox
Dopo aver scaricato l’app per dispositivi mobili Dropbox, puoi creare documenti e prendere nota delle tue idee ovunque ti trovi.
L’app ti consente di aprire i file di Office salvati su Dropbox e apportare modifiche nelle app per dispositivi mobili e Web di Office. Le relative modifiche vengono salvate direttamente nell’account Dropbox.
Come creare documenti Office nell’app per dispositivi mobili Dropbox
Una volta aperta l'applicazione Dropbox, la creazione di un documento di Office non richiede molto tempo.
Tocca il pulsante Più (+), quindi scegli di creare o caricare un file.
Successivamente, potrai decidere se creare un documento Word, Excel o PowerPoint.
Ora sei pronto per registrare tutte le tue idee più geniali.
Come modificare documenti con un dispositivo iOS
Modificare documenti nell'applicazione per dispositivi mobili è facile tanto quanto crearli. Sul tuo dispositivo iOS, apri un file di Office archiviato nel tuo Dropbox e tocca l'icona Modifica.
Tieni presente che la modifica di file in un account Dropbox Business richiede un account Office 365.
Su iOS l'icona Modifica dell'applicazione Dropbox verrà visualizzata per i seguenti tipi di file:
.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx
Come modificare documenti su un dispositivo Android
Sul tuo dispositivo Android, puoi visualizzare e modificare altri formati di file Office aprendoli direttamente dalle applicazioni di Office per dispositivi mobili. Tocca la scheda Account nell’app Office che ti interessa e collega il tuo account Dropbox, se non l’hai già fatto. Una volta effettuato il collegamento, puoi accedere ai file in Dropbox dalla scheda Apri.
Tieni presente che la modifica di file in un account Dropbox Business richiede un account Office 365.
Sui dispositivi Android, la modifica è disponibile solo per i seguenti tipi di file:
.docx
.xlsx
.pptx
Eseguire azioni rapide con il badge Dropbox
Il badge Dropbox viene visualizzato su qualsiasi file di Microsoft Word, PowerPoint o Excel salvato nel tuo account. Quando lavori a un documento e vedi il badge Dropbox, sai che stai lavorando direttamente in Dropbox.
Puoi selezionare il badge per eseguire azioni rapide come la condivisione di un link e la visualizzazione delle versioni precedenti. Il badge ti avviserà anche quando altre persone aprono, visualizzano, modificano e aggiornano un file condiviso in modo da essere sempre informato ed evitare la temuta copia in conflitto.
Come usare il badge di Dropbox
Guarda il video per scoprire un modo semplice per condividere documenti, creare link condivisi e lasciare commenti. Tutto grazie al badge di Dropbox.
Acquisire screenshot senza occupare tutto lo spazio del desktop
Se acquisisci spesso screenshot sul computer, avrai notato che tendono ad accumularsi fino a occupare tutto lo spazio del desktop.
Sapevi che puoi usare Dropbox per salvare e condividere gli screenshot all’istante sull’account Dropbox?
Come condividere e salvare screenshot su Mac
La prima volta che scatti uno screenshot, Dropbox ti chiederà se desideri salvarlo nel tuo account. Seleziona Salva screenshot su Dropbox.
In futuro, ogni volta che acquisisci uno screenshot, l’app lo salverà automaticamente in una cartella denominata Screenshot nella tua cartella Dropbox. Inoltre, copierà negli appunti del computer un link allo screenshot che potrai condividere immediatamente, ad esempio in una chat. Chiunque faccia clic sul link potrà vedere lo screenshot sulla pagina di anteprima del sito web Dropbox.
Come condividere e salvare screenshot su Windows
Dopo aver acquisito uno screenshot, premi il tasto Stamp per salvarlo su Dropbox.
Premi quindi Ctrl + Stamp per copiare e salvare negli appunti del computer un link allo screenshot, che potrai condividere istantaneamente ovunque tu voglia (ad esempio, in una chat).
Chiunque faccia clic sul link potrà vedere lo screenshot sulla pagina di anteprima del sito web Dropbox.
Come salvare gli screenshot dove servono davvero
Se hai collegato i tuoi account Dropbox personali e di lavoro, puoi anche scegliere su quale account salvare gli screenshot.
Per cambiare questa impostazione, fai clic sull’icona Dropbox nell’area di notifica(Windows) o nella barra dei menu(Mac) del computer. Dopodiché, fai clic sulle tue iniziali o sulla foto profilo, quindi su Preferenze e Backup.
Eseguire la scansione di un documento e modificare o eseguire ricerche all’interno del file
Con l’app Dropbox per dispositivi mobili iOS e Android puoi eseguire la scansione di documenti direttamente nel tuo account.
Adesso, tutte le tue idee brillanti scarabocchiate su tovaglioli, scritte su lavagne bianche o chiuse a raccogliere polvere negli schedari possono essere salvate nello stesso luogo.
Come eseguire la scansione di un documento
Una volta aperta l’app Dropbox sul dispositivo mobile, tocca il pulsante (+).
Scegli Scansiona documento e scatta una foto del documento che desideri digitalizzare o seleziona un’immagine dal rullino foto.
Se scatti una foto, punta la fotocamera verso l'oggetto; un bordo delineerà la forma che stai scansionando.
Come modificare e organizzare un documento
Dopo la scansione di un documento, la schermata successiva è la vista Modifica.
Le icone in basso rappresentano le azioni che è possibile eseguire per modificare la scansione.
È inoltre possibile toccare Organizza per riordinare le pagine della scansione. Nella visualizzazione Organizza tieni premuta una pagina per trascinarla e ridefinirne l'ordine.
Regolazione della scansione
Dalla schermata Modifica, puoi anche regolare la tua scansione.
Ti basterà toccare l'icona con i tre cursori nella parte inferiore dello schermo e modificare l’area del documento scansionato spostando i punti blu su ciascun angolo della scansione.
Tocca Filtro per decidere in che formato salvare la scansione (bianco e nero, lavagna oppure originale).
Quando sei soddisfatto, tocca il segno di spunta per indicare che hai finito.
Come salvare un documento scansionato
Dalla schermata Modifica, tocca Avanti per accedere alla vista Impostazioni.
Assegna al file il nome che preferisci, scegli il tipo di file (PDF o PNG) e decidi dove salvare il documento.
Noterai inoltre che lo scanner per documenti Dropbox fornirà i suggerimenti sul nome del file e sulla posizione delle cartelle in base alle scansioni recenti.
Come effettuare ricerche in una scansione
In qualità di utente di un piano Dropbox per aziende, puoi anche cercare all’interno delle tue scansioni. Inoltre, se hai abbinato il tuo account personale a quello di lavoro, puoi usare la ricerca a testo completo anche dal tuo account personale.
Supponiamo che tu stia cercando una scansione che descrive in dettaglio il budget di spesa che devi consegnare in giornata. Puoi utilizzare la barra di ricerca nell'applicazione per dispositivi mobili o su dropbox.com per trovare il documento che contiene “budget” nel nome del file o anche nel contenuto.
La ricerca nel testo è disponibile solo in alcune lingue. Dunque, se usi Dropbox in una lingua diversa dall'inglese e non vedi la funzione di ricerca a testo completo, ciò significa che la funzione non è disponibile nella tua lingua.
Introduzione al componente aggiuntivo Gmail di Dropbox
Integrare Dropbox con Gmail è un ottimo modo per organizzare meglio i propri file ed evitare gli allegati email.
Comunicazioni più rapide e veloci con Dropbox per Gmail
Con Dropbox per Gmail puoi condividere i tuoi file Dropbox tramite il tuo account Gmail.
Se attivi l’integrazione, nella parte inferiore della finestra di composizione comparirà l’icona di Dropbox.
Selezionando questa icona, viene visualizzata una finestra popup che ti consente di scegliere tra i contenuti del tuo account Dropbox.
Nel corpo dell'email, verrà visualizzato un link condiviso ai file o alla cartella che desideri condividere, che funziona proprio come un allegato, ma senza appesantire l'email con un file di grandi dimensioni.
Puoi inoltre salvare i file che ricevi su Gmail direttamente in Dropbox.
Come installare e attivare il componente aggiuntivo Dropbox per Gmail
Accedi a Gmail dal tuo browser.
Fai clic sull’icona del segno più (+) nella barra laterale destra. Se passi il mouse sopra l’icona, verrà visualizzato “Installa componenti aggiuntivi”.
Nota. Se non vedi la barra laterale destra, fai clic sulla freccia rivolta verso sinistra nell’angolo in basso a destra per aprirla.
Cerca Dropbox per Gmail e selezionalo.
Fai clic su Installa.
Segui i messaggi visualizzati. È probabile che tu debba accedere al tuo account Dropbox, se non l'hai ancora fatto.
Il componente aggiuntivo verrà visualizzato nella barra laterale destra del tuo account Gmail, sopra l’icona del segno più (+), ogni volta che apri un’email contenente allegati o link a Dropbox o Google Drive.
Come usare Gmail per condividere link ai file Dropbox
Usare Dropbox per Gmail è semplicissimo. Dopo aver attivato l’estensione e scritto la tua prima email, vedrai comparire un’icona Dropbox nella parte inferiore della finestra.
Seleziona l’icona e scegli il file da condividere dalla finestra popup. Seleziona Inserisci link e vedrai apparire nel corpo dell’email un link condiviso al file.
Anche se il file sembra un allegato, è in realtà un link condiviso! Ciò consente di risparmiare spazio nella posta in arrivo e garantisce che gli altri vedano l'ultima versione del file.
Come usare Dropbox per G Suite
Puoi creare e condividere Documenti, Fogli e Presentazioni Google direttamente da Dropbox. Fai clic su Crea nuovo file su dropbox.com o su Crea nell’app desktop Dropbox e scegli un tipo di file. Ricorda che l’indirizzo email usato per l’account Google deve corrispondere a quello che usi per Dropbox.
Ora non è necessario passare da un Documento Google separato a un link da condividere tramite email: puoi fare tutto da Dropbox. Puoi anche condividere questi file come faresti con qualunque altro file.
Inoltre, le notifiche Dropbox ti aiuteranno a rimanere aggiornato quando qualcuno apporta modifiche a un documento, un foglio o una presentazione.
Lavorare insieme da un unico luogo centralizzato è diventato ancora più semplice.
Hai qualche domanda su Dropbox per Gmail e G Suite?
Probabilmente noi abbiamo la risposta. Ma se non trovi quella di cui hai bisogno, visita help.dropbox.com.